xx市XXX档案分类整理方案.docx

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xx市XXX档案分类整理方案

苏州市XXX档案分类整理方案

为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：

一、分类原则

以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。

二、全宗内档案门类

本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档案、专门（业务）档案、设备档案、基建档案共8大类。

三、全宗内各门类档案的分类、编号

（一）文书档案

1.1949~2001年，按保管期限—年度—机构（问题）分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。

保管期限为：

永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。

机构分类类目为：

办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。

注：

机构分类或问题分类选其一，不同时存在。

文书档案档号编制方法：

全宗号—目录号—案卷号。

例：

C80—01—0001

案卷号

目录号（永久）

全宗号

案卷标签采用以下式样：

全宗号

——红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限、蓝色为短期保管期，字体是仿宋4号。

背脊标签粘贴方法：

离底边3公分处粘贴。

C80

目录号

1

年度

1949

卷号

1

2.2002-2006年，采用保管期限—年度—机构（问题）分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。

保管期限为：

永久、长期、短期。

2007年开始，保管期限为：

永久、30年、10年

机构分类类目为：

办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。

文件件号编制为：

按照保管期限—年度—机构（问题）分别编制流水号。

3.归档章的使用：

在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。

填写编号项目的字迹材料应耐久。

归档章的项目为：

全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图）。

全宗号

年度

室编件号

机构或问题

保管期限

馆编件号

总页数

C80

2002

1

办公室

永久

15

全宗号：

C80是由档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。

档案管理软件中可用单位名称的拼音字母代替。

（以下各门类的全宗号填写都按此规定）

年度：

以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。

如二○○二年表示为"2002"，不能简化为"02"。

室编件号：

档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编号，不同类目不能混合编号。

保管期限：

归档文件保管期限统一为"永久"、"长期（30年）"、"短期（10年）"标识。

在2006年前的档案保管期限是永久、长期、短期；2007年开始根据国家档案局8号令保管期限是永久、30年、10年。

机构或问题：

按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；例：

办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委。

按问题分类的，用中文填写类目名称，例：

党群类、行政类。

企业在归章中的“问题”可以填写原大类代号。

馆编件号：

到进馆时按进馆要求填写。

总页数：

每件归档文件的总页数。

计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。

总页数用阿拉伯数字填写。

4.档案盒盒脊：

在盒脊设置的项目有：

全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

盒号，即档案盒的排列顺序号。

馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写，平时用铅笔填写，脊背上的字体是仿宋4号

例：

（下图）

全宗号

C80

年度

2002

保管期限

永久

机构（问题）

办公室

起

止

件

号

1

24

盒号

6.卷盒排列方法：

以件为单位整理的档案按保管期限—年度—机构（问题）顺序排列。

（二）会计档案

按会计档案管理办法规定，以卷为保管单位。

采用核算单位——年度——形式（名称）分类。

核算单位按顺序从1开始编制流水号，每个核算单位对应一个目录号。

如：

核算单位有3个，核算单位代号1为行政会计（目录号4），核算单位代号2为党委会计（目录号5），核算单位代号3为工会会计（目录号6）。

（注：

这里的样本目录号是临时的，各单位要根据你前面的文书档案的目录号确定目录号，核算单位有几个要给几个目录号）

案卷号编制方法：

同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。

会计凭证装盒，财务报告和其他类用硬卷皮装订，会计账薄不另加装具，加贴规定的封面。

会计档案档号编制方法：

全宗号—目录号—年度—案卷号。

例：

C80—04—2009—0001案卷号

年度

目录号（行政会计）

全宗号

标签式样如下：

——用于报表

全宗号

全宗号

C80

C80

核算单位代号

核算单位代号

1

1

目录号

——用于凭证、帐册

目录号

4

4

案卷号

案卷号

1

15

年度

年度

2009

2009

凭证号

保管期限

1-32

永久

蓝色标签代表定期保管期限，红色标签代表永久保管期限，全宗号、目录号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹。

背脊标签粘贴方法：

离底边2公分处粘贴。

（三）照片档案（目录号7）

按年度（内容）分类并组成案卷，以张为单位，按拍摄时间先后顺序排列，编写卷内照片小流水号。

每一本照片册为一个案卷号，混年度编写案卷大流水号，并编制案卷目录。

案卷封面不填写内容，背脊采用标签。

四线格标签（或者用文书档案标签）。

保管期限为永久。

照片档案档号编制方法：

全宗号—目录号—案卷号。

例：

C80—07—0012

案卷号

目录号（照片档案）

全宗号

标签：

式样如下。

5、声像

全宗号

——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

背脊标签粘贴方法：

离底边3公分处粘贴。

C80

目录号

7

年度

2011

卷号

12

背脊标签粘贴方法：

离底边3公分处粘贴。

照片的整理：

题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。

（四）光盘档案（目录号8）

光盘类档案以张为保管单位，每一张为一卷，按形成时间的先后顺序排列。

案卷号的编制按照混年编大流水号。

保管期限为永久。

档号编制方法：

全宗号—目录号—案卷号。

例：

C80—08—0012

案卷号

目录号（光盘档案）

全宗号

标签：

有二种式样如下。

多可以用。

背脊标签粘贴方法：

离底边3公分处粘贴。

全宗号

——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

背脊标签粘贴方法：

离底边3公分处粘贴。

C80

目录号

8

年度

2011

卷号

12-21

（五）实物档案（目录号9）

实物类档案以件为保管单位，每一件为一卷，按形成时间的先后顺序排列。

案卷号的编制按混年编大流水号。

保管期限为永久

档号编制方法：

全宗号—目录号—案卷号。

例：

C80—09—0002

案卷号

目录号（实物档案）

本单位全宗号

标签：

式样如下。

标签在实物背面离底边左边（或者右边）3公分处粘贴。

（上下左右各单位自已统一）

5、声像

（六）专门（业务）档案

业务档案分为公交行政许可档案、出租车行政许可档案、出租车行政处罚档案、三轮车从业人员管理档案四种。

专门（业务）档案的档号编制方法：

全宗号—分类号—年度—案卷号。

分类号一级类目采用代号KG表示，二级类目采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“.”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

案卷号在最低一级编年度小流水号。

例：

C80—KG·1—2011—0002案卷号

年度

分类号（公交行政许可档案）

本单位全宗号

标签：

式样如下。

标签的位子离底边3公分处粘贴。

5、声像

专门（业务）档案分类号附注表

分类号

档案内容

KG·1

公交行政许可档案

KG·2

出租车行政许可档案

KG·3

出租车行政处罚档案

KG·4

三轮车从业人员管理档案

（七）设备档案

设备档案按各种设备型号分类组卷。

档号编制方法：

全宗号—分类号（设备代号民）—案卷号。

分类号一级类目采用代号S（设备）表示，二级类目为设备代号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

案卷号在最低一级类目下编流水号。

例：

C80—S·1—0002

案卷号

分类号（S：

设备档案；1：

设备代号）

本单位全宗号

标签：

在科技档案盒档号位置粘贴。

在档号上面盖期限图章。

式样一如下。

5、声像

式样二如下。

5、声像

（八）基建档案：

基建档案按建设工程项目分类组卷。

档号编制方法：

全宗号—分类号（项目代号）—案卷号。

分类号一级类目采用代号J（基建）表示，二级类目为建设项目顺序号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

案卷号在最低一级类目下编流水号。

例：

C80—J·1—0003

案卷号（建设项目内序号）

分类号（J：

基建档案；1：

建设项目代号）

本单位全宗号

标签：

在科技档案盒档号位置粘贴。

在档号上面盖期限图章。

式样一如下。

5、声像

式样二如下。

5、声像