设备与仪器档案分类整理编目方法培训讲义.docx

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设备与仪器档案分类整理编目方法培训讲义

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云浮市档案人员专题培训指导丛书

设备仪器档案分类整理编目方法讲义

吴勇华陈荣森/2007年4月编著

吴勇华/2009年3月修订

云浮市档案局云浮市档案学会编印

二〇〇九年三月

设备、仪器档案分类整理编目方法讲义目录

一、设备、仪器档案及构成┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3

（一）设备档案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3

（二）设备档案的种类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3

（二）设备档案的构成┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4

二、设备、仪器档案的收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4

（一）同土建工程连在一起的设备的档案收集。

┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4

（二）一些企、事业单位所用的专用设备，是自行设计制造的档案收集┈┈┈┈┈┈┈4

（三）外购设备档案的收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4

（四）设备档案材料的对外收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5

三、设备、设备档案的分类方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5

（一）分类依据┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5

1、《广东省机关档案分类办法》（设备档案部分）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5

2、《工业企业档案分类试行规则》（设备档案部分）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6

（二）型号分类法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7

（三）设备档案分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7

1、性质—型号分类法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7

2、工序—型号分类法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7

3、时间—型号分类法（时间—设备分类法）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8

四、设备、仪器档案的编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9

（一）编制同设备档案的代字、代号表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9

1、设备档案代字、代号表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9

2、设备档案专业代字、代号表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10

（二）确定设备档案号的编制结构，填写设备档案号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11

例：

1、某毛纺厂设备档案号（参见表2）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12

2、市人民医院设备、仪器档案编号模式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12

3、一般单位编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12

五、怎样进行设备档案质量的鉴别、核查工作┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12

（一）通过设备档案同有关目录之间的对比进行鉴别、核查┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈一三

（二）通过设备档案材料相互之间的对比进行鉴别、核查┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈一三

（三）通过设备档案同设备对象之间的对比进行鉴别、核查┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈一三

六、设备、仪器档案归档制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14

（一）归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14

1、机关、事业单位设备仪器档案的归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14

2、企业设备仪器档案的归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14

（二）归档时间┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈一五

（三）归档要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈一五

例：

中国农业银行云浮市分行仪器、设备档案立卷归档制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈一五

七、设备、仪器文件材料立卷整理的基本方法和步骤┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16

八、设备、仪器档案的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17

（一）设备文件材料的组卷┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17

1、鉴别┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17

2、分类组类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17

3、排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19

4、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19

附图：

复制图（蓝图）的折叠方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22

（二）编制设备档案号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23

（三）编制科技档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25

1、科技档案总目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25

2、科技档案分类目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26

3、分类目录一般由《案卷目录》和《卷内目录》两部分组成┈┈┈┈┈┈┈┈┈27

（1）设备档案《案卷目录》（格式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈27

（2）设备档案《卷内目录》（格式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈27

九、统一若干设备档案业务口径的意见┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28

（一）《关于统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔1999〕30号）┈┈┈┈┈┈┈┈28

（二）《二○○○年统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔2000〕36号）┈┈┈┈┈28

（三）《关于统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔2003〕19号）┈┈┈┈┈┈┈┈29

（四）关于印发《二○○六年统一若干档案业务口径的意见》的通知（粤档发〔2006〕25号）┈┈29

十、设备档案分类整理中几点需要注意的问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈30

附录1：

设备仪器档案纳入基建档案部分归档的内容┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31

附录2：

广东省机关档案分类办法（广东省档案局1992年7月4日印发）┈┈┈┈┈┈┈┈34

附录3：

工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）┈┈┈┈┈┈┈┈36

附录4：

云浮市设备档案目录、封面、封底样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈39

1、设备档案封面、备考表内容格式（拟写设备档案封面及备考表内容用）┈┈┈┈┈39

2、设备档案《案卷目录》式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈40

3、设备档案《卷内目录》式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈41

4、设备档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈42

5、设备档案备考表（封底）式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43

6、设备档案总目录式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44

7、设备档案分类目录式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44

8、政府采购项目档案目录（公开招标采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45

9、政府采购项目档案目录（邀请招标采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈46

10、政府采购项目档案目录（询价采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈47

11、政府采购项目档案目录（单一来源采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈48

12、政府采购项目档案目录（竞争性谈判采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈49

一三、政府采购项目档案目录（拍卖文件材料卷内目录）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50

14、设备仪器《档案目录》封面标签、背脊标签式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈51

一五、设备仪器《档案盒》背脊填写式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈53

16、设备仪器《档案盒》式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈54

附录5：

《云浮市人民医院设备、仪器档案分类编号说明》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55

一、设备、仪器档案及构成

（一）设备档案的概念

设备、仪器档案（以下简称为“设备档案”）——是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。

设备——是一种重要的生产手段。

随着科学技术和生产力的发展，在社会生产和科技研究、自然观测的各个领域、各个专业，都逐步地、普遍地以各种设备装备起来。

因此，设备档案是种同基建档案性质相似的，在各个专业的各种不同的企、事业单位中都存在的科技档案。

如工厂里的生产设备档案，运输部门的运输设备档案，地质部门的勘探设备档案，测绘、地震、水文、气象、天文部门的各种观测仪器设备档案等等。

（二）设备档案的种类

1、按设备的构造和使用形式划分为两种：

一种是同土建工程连在一起的，如某些化工装置以及钢铁企业和有色冶金企业的冶炼设备的档案。

这种设备档案，同基建档案一般难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。

另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开，独立存在。

2、按设备来源划分为两种：

一种是在自制设备的设计、研制过程中形成的文件材料（这种设备是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、试验的特殊需要而自制的专用设备）；另外一种是随外购设备的进货而随机带来的文件材料（这种设备是从国内市场或国外市场上购买来的外购设备）。

这两种文件材料都是设备档案，都应该妥为保存，科学管理。

3、此外，在设备的使用、维护、检修、改造过程中，也形成相应的文件材料。

这些材料是在设备投入运行、使用后，各种有关状况包括变化情况的真实记录。

它们也是设备档案的组成部分。

（二）设备档案的构成

1、设备档案的基本特点是：

以型号成套。

2、设备档案的构成

（1）自制设备的档案构成：

包括设备在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用维修、改造过程中形成的文件材料。

（2）外购设备档案的构成：

与自制设备的档案构成不同。

它不包括该项设备在设计、研制、制造过程中形成的文件材料。

外购设备档案的内容基本上包括三个部分：

①设备购置文件材料。

包括设备技术经济计算材料、有关购置设备的谈判文件以及订购协议或合同书等。

②随机文件材料。

包括设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等。

③设备安装、使用后形成的文件材料。

包括设备安装记录，试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备履历表，设备改造记录和总结等。

二、设备、仪器档案的收集

设备档案有几种情况，设备档案部门应根据各种设备档案的不同特点抓住关键环节做好收集工作。

（一）同土建工程连在一起的设备的档案，如石油、化工、冶金等企业的各种大型装置，以及某些管道、线路等设备的档案，可同相应的基建档案一起，在基本建设工程竣工验收阶段进行收集。

（二）一些企、事业单位所用的专用设备，是自行设计制造的。

对自制设备档案的收集工作，可以采用机械产品档案的收集方法，抓住设备定型鉴定这个环节，集中做好有关材料的归档、收集工作。

（三）外购设备档案的收集工作要抓好两个环节：

1、设备开箱验收。

设备到货开箱验收，是随机文件材料收集、归档的关键环节，有利于防止随机文件的散失、损坏。

可以先收集、归档，经过登记后再出借使用，或复制后出借使用。

2、安装、调试（试车）完毕。

外购设备安装、调试（试车）过程中形成的文件材料，应在安装、调试（试车）完毕后，抓住时机组