档案管理规范博融置业集团档案分类整理编号办法Word下载.docx
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正文在前、附件在后；
原件在前、复印件在后；
卷内即有文字又有图纸时文字在前、图纸在后）
4.拟写案卷标题
4.1文字材料类：
“三段式”：
责任者关于问题的名称（公文文种）
例：
重庆博腾投资公司关于重庆酉阳职教中心板溪实训基地项目建设
责任者问题施工合同书名称
4.2表格、图纸材料类：
4.2.1项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称
4.2.2项目名称+表格、图纸名称
例1：
酉阳职教中心教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表
项目名称子项分部表格名称
例2：
教学楼（电气） 竣工图
项目名称专业图纸名称
5.复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。
复查内容：
（1）案卷组成是否合理。
（2）卷内文件是否齐全完整。
（3）卷内文件排列是否系统科学。
（4）案卷题名是否恰当。
6.编页号（位置：
正面—右上角、背面—左上角，编号工具：
用铅笔编写阿拉伯数字）
7.填写卷内文件目录：
序
号
文件
编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
7.1序号：
即顺序号。
序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示。
7.2文件编号：
如：
请示、批复的文件编号就是文号、图纸：
填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”,许可证：
填证号。
7.3责任者：
以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；
有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
责任者可填写规范通用的简称。
7.4文件材料即文件标题或图纸的全称。
7.5日期：
文件或图纸的形成日期。
格式为20020612（8位数）。
7.6页号：
填每份文件的首尾号。
7.7备注
8．填写卷内备考表（标明卷内文件的件数与页数；
说明卷内文件残缺破损情况“无者不写”；
填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间）。
9．填写案卷封面
10．案卷装订或按件装盒（采用装订和不装订两种形式；
采用装订形式用棉线三孔一线“8字装订法”不装订卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章）。
11．案卷排列与档号编制（档号结构：
全宗＋分类号[一、二、三级类目]+案卷号）。
12．填写卷盒、装盒排架
13．编制检索工具（科技档案常用的是《案卷目录》、《总目录》）。
13.1《案卷目录》式样如下：
序号
档号
案卷标题
立卷单位
日期
期限
张（页）
数
备注
《案卷目录》是以类别为特征编制的，属于分类目录。
13.2《档案总目录》打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。
以打破年度的大流水号为登记的顺序号。
13.3根据公司职能部门经营活动和档案形成的特点，每个全宗大类下设置一级类目、二级类目、三级类目（属类）。
13.4档案分类应力求切实和实用。
如果因案卷文件较多，二级类目分类不够应用时须在第二级类目之后增设第三级类目“属类”。
如案卷文件不多，也可仅使用“二级类目”或“属类”二级。
13.5同一“属类”（或细类）的案卷文件以组卷于同一案卷内为原则，如案卷内文件较多，一个案卷不够使用时，可分为两个以上的案卷组卷，并于属类（或细类）之后增设“自然顺序卷号”编号，以便查考。
13.6其它专门档案：
会计档案、人事档案、荣誉档案、录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特性等同纸质载体档案对应分类编号。
13.7每一案卷封面内首页应设置“卷内目录”，案卷内文件归档时依序编号、并以每件文件一个“自然顺序号”编排为原则。
13.8案卷排架的基本要求
13.8.1企业档案按每一个全宗分别排架，要反映出档案分类设置的基本顺序，不同一类全宗之间不得交叉混排。
13.8.2案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。
13.8.3各公司可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。
13.8.4卷单位根据档号编制分类，整理案卷组卷归档，以利于分类标识和管理。
四、档号编制规则
（一）档号是档案室在整理和管理档案过程中以字符形式赋予档案的一种代码，易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
（二）企业档案档号实体分类的标识符号采用大写英文字母顺序标识全宗类，一级类目，采用阿拉伯数字“个位制”标识，二级类目（属类）采用阿拉伯数字“双位制”标识，三级以下类目均采用“双位制”以此类推。
（三）二级类目及二级类目以下的设置
二级类目按其形成特点和文件材料形式设置，三级类目，由部门根据实际情况自行设置，可采用大写字母进行标识。
五、编号办法：
（一）档案实体排架和编号要反映几个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。
（二）案卷排架，按“全宗－年度－（一级类目－二级类目－属类）－案卷顺序号”进行排列，不区分保管期限特征（但同一案卷属类按照永久、长期、短期顺序排列），企业管理类案卷顺序号按全宗、同一年度内流水号编号，建设工程项目、科技、科研、设备、设施项目类案卷顺序号按全宗内同一项目案卷流水号编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录号（一、二级类目）加以区别。
（三）档号编制：
企业管理类档案档号分类：
档号采用公司全宗－年代－机构－问题分类法）、建设工程项目、科技、科研、设备、设施项目类档案档号分类：
档号采用公司全宗－机构－使用性质－单项分类法。
每一级类目之间用间隔号“－”隔开。
档号的结构见示例
（一）、
（二）
1.全宗号:
档案部门（室）给公司能独立行使职权立档单位的代码编号；
（附件一）
2.年度:
档案材料形成的自然年度；
3.案卷目录号：
指全宗内案卷所属一、二级类目的代码；
（附件二）
4.分类号：
指档案类别的代码；
（附件三）
5.项目号：
指建筑工程项目科技、科研、农林药材产业产品开发、设备、设施、产品课题的代码或汉语简称；
6.案卷号：
指案卷排列的顺序号；
7.件号：
指卷内归档文件件的顺序号；
企业管理类档案分类编号大纲（档号：
按公司全宗－年代－机构－问题分类法）
标识举例示意例
（一）如
BR01-2012-2-01-A04-001-012
件号
案卷顺序号
（行政合同）类别号属类
（总裁办）二级类目
（行政中心）一级类目
年代号
博融置业（集团）有限公司:
全宗号
科技、科研、农林药材产业产品开发、设备、设施、建设工程项目类：
按项目单位划分档案分类大纲（档号：
按全宗－机构－使用性质.－单项分类法）全宗号（立档单位）、项目公司、工程项目名称、分类号、案卷顺序号：
工程项目名称可用汉语简称或编码表示。
标识举例示意：
例
（二）如：
乐呵呵房地产公司－项目公司－龙腾盛世项目－施工合同－案卷顺序号－第22号卷：
BR02--3-龙腾盛世-K04 -022
表示案卷顺序号第022卷
表示施工合同（类别号属类）
表示龙腾盛世项目工程（二级类目）
表示项目公司（一级类目）
博融置业（集团）乐呵呵房地产开发有限公司:
8.年代号：
文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如一九九八年应表示为“1998”，不能简化为“98”。
9.件号：
案卷内每件文件的排列顺序号。
它是反映归档文件在案卷中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
用阿拉伯数字直接标注。
10.专门档案特殊载体档案，按载体类别分别编号。
10.1会计资料（档案）的分类整理，按（立档单位）会计年度分类法；
分四大类：
10.1.1会计凭证类：
原始记帐凭证，汇总凭证，其它会计凭证；
10.1.2会计帐簿类：
电子版（总帐，分类帐、明细帐、固定资产台帐，辅助帐簿，其它会计帐簿）、银行日记帐，现金日记帐、；
10.1.3财务报表类：
月报，季报，年度财务报表，年度财务报告，附注及其它说明，其它财务报告；
10.1.4其它类：
银行对帐单，会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册；
例（3）如:
会计档案分类
报表凭证
会计档案归档章
立档单位
类别
册号
保管期限
分类号
案卷号
10.1.5会计档案分类编档号（案卷号）：
全宗（立卷单位）－年度－类别－案卷顺序号－保管期限
11.人事档案：
人事档案的内容、分类、整理、组卷，按组织部、人事部人事干部档案规定；
11.1内容分为十类：
a.履历材料；
b.自传材料；
c.鉴定考核考察材料；
d.学历、评聘、干部专业技术职称评定、职工岗位技能的材料；
e.政治历史情况的调查材料；
h.参加中国共产党、共青团以及民主党派的材料；
i.奖励材料；
j.处分材料；
k.录用、任免、聘用、招用、劳动合同、调动、转业复员退伍、工资保险、辞职、退职、死亡、抚恤、安置、社会保险、劳动保护的材料；
l.其它可供组织参考的材料。
11.2人事档案材料的鉴别：
11.3人事档案的整理步骤：
第一部分类：
在对人事档案分类时按照十大类别，对材料进行归类；
第二部复制；
第三部技术加工；
第四部排序编号；
第五部编制卷内目录；
第六部打孔与装订；
第七部书写卷名；
第八部检查验收。
11.4人事档案的保管和检索：
a.在职人员人事档案保管；
b.离退休、离退职、人员人事档案的保管；
c.死亡人员人事档案的保管；
d.其它人员人事档案的保管。
11.5人事档案的检索：
采用姓氏笔画编号法即按照姓氏分类，然后以名字的笔画的多少为序来编制档案号。
12.荣誉档案：
荣誉档案分类整理方法
12.1分类
通常分为证书、奖牌、奖杯、奖旗、奖章、赠品等若干二级类目，也可下设国家级、部级、省级、市级等三级类目。
12.2编制档号
档号：
全宗（立档单位）＋分类号＋顺序号
分类号：
PY及阿拉伯数字
顺序号：
以最后一级类目的每一个小类为基准编大流水号。
12.3用口区纸填写档号并粘贴在实物正面。
12.4拍照：
12.5编制目录
13.特殊载体档案：
照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物档案分别分类编号，用特殊载体（TZ）·
类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像片（X）、软盘（R）、光盘（G）、实物（SW）]·
顺序号标识。
示例：
档号：
全宗（立档单位）TZ·
R·
001TZ·
Z·
001
六、附则
（一）本暂行办法于2013年X月X日起执行。
（二）本办法由集团公司总裁办起草并负责解释。
博融置业有限公司
二〇一三年五月二十七日
集团公司档案（全宗档号）编码表
一、公司代码（全宗号：
立档单位）
附件：
一
公司名称
全宗号（代码）
博融置业（集团）有限公司
BR01
乐呵呵房地产开发有限公司
BR02
重庆东奥装饰工程有限公司
BR03
重庆腾泉商贸有限公司
BR04
重庆博融酒店管理有限公司
BR05
重庆垚森农业开发有限公司
BR06
重庆乐淘淘物业管理有限公司
BR07
二、公司机构（一级、二级类目主表）
附件：
二
公司
－级类目
二级类目
归档范围代码对应表
（BR01）
股东、董事会：
1
01
A02、A03、A05、C06、D01、D02、D04
行政中心
2
总裁办
A01-A13
人力资源部
02
B01-B11
法务部
03
E01-E04
政策信息部
04
D01-D05
保卫部
05
A11
成控中心
3
合同管理部
F01-F06、L06
审计部
G01-G08、K06、L01、L06
监察部
4
H01-H03
财务中心
5
财务部
C01-C04、C07
资金管理部
C05
融资部
C06
（BR02）
营销公司
综合部
F01-F06、A01-A13、B01-B11、K08、L06
C01-C07
客服部
J01、J03、J05
销售部
J02-J05
策划部
K01-K06
设计管理部
设计部
K03
项目公司
工程科
K01-K09、
财务科
C01-C07
综合科
A01-A13、B01-B11、
J01-J05、G01-G08
合同预算科
K04、K06
质量监督科
L05、L07
开发科
06
K01、K02、K04、K05
监理
07
L05
豪森实业
A01-A13、B01-B11
J01-J05
质安部
L02-L07
成本控制部
F01-F06、G01-G08、K04、K08
经营部
D01-D04、K04
博乐天街
爵尊地产
6
（BR03）
F01-F07、G01-G08、K04
K08
贵州博奥建筑安装有限公司
1
（BR04）
工程管理部
F01-F07、L01-L08、K08、L06
A01-A13、G01-G08
商品代理部
B07、J02-J04
招商部
项目营业部
（BR05）
总经办
A01-A13、G01-G08、K08、L06
市场营销部
物资采管部
F01、F03、F04
（BR06）
A01-A10、B01-B11、F01-F07、G01-G08、K08、L06
苗木事业部
I04
铁皮石斛事业部
I03
油茶事业部
I02
红薯事业部
I01
（BR07）
A01-A13、B01-B11、F01-F07、G01-G08、K08、L06
维护部
J6
三、集团文件材料归档范围与保管期限表
三
一级类目名称
二级类目名称
归档范围
行政管理类
A
01公司各类证照
本企业营业执照、组织机构代码证、土地证、房屋证、基础设施不动产产权登记证、商标权、专利权、著作权、企业特许经营权证、资质证书、税务登记证等公司成立及工商变更的各类证照
永久
02本企业董事会监事会股东会构成及变更的文件资料
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更的文件资料、发起人协议、董事、监事、股东履职和维权过程形成的文件资料、股东决议、讨论通过的文件材料、公司章程、组织架构、公司关、停、并、转或收购公司的方案等
重要的永久
一般的30年
03公司管理制度
行政管理、人力资源管理、财务管理、合同管理、条例、规定、职能部门的实施细则等
04行政合同
公司房产合同、协议单位合同、办公用品物资采购合同等
05公司发文
计划、规划、领导人讲话、总结、报告、决定、请示、报告、重要函件、批复、通报、公报声明、通知、会议纪要、讨论通过的文件材料等
06公司收文
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的行政性、专业性的通知、邀请等文件
重要的永久10年
07对外往来工作函件
重要的有查证价值保存
重要的永久5年
08企业宣传资料
企业获得荣誉、月报、刊物等
一般的5年
09公司资产台帐
固资台账、车辆管理资料、办公用品台账等
重要的30年
10文秘机要档案保密
文秘、机要、档案、保密工作规划、计划的文件材料；
档案开发编研、档案移交清单、销毁清册;
保密资格认证方案、保密工作检查方案、通知、结论、通报等文件材料
11安保工作
安全保卫工作规划、计划、总结报告、报表、安全检查、调查方案、记录、通报、综合治理工作等
12信访工作
信访工作的文件材料
13其他
一般的不归
人力资源管理类
B
01在职员工档案
劳动合同、录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、死亡、抚恤、安置、离退休、离退职、员工考勤、劳动模范、先进工作者、本企业有关人员的处分（本企业有关人员受到警告（不含）以上处分的、受到警告处分等个人资料
一般的10年
02人事任免资料
员工调动、任免、降职文件等
30年
03薪资福利资料
企业人员薪酬福利、待遇等劳动人事管理文件材料
一般的15年
04绩效考核资料
月、季度、年度考评资料
5年
05社保劳动安全资料
参加的社会保险、医疗保险、劳动保护、工伤保险、住房公积金、计划生育保险的资料
重要的永久一般的30年
06人力资源管理工作文件材料
人力资源规划、工作计划、制度、办法、决定、报告
07员工培训学习档案
员工培训计划、总结、方案等
08职称评定档案
职称评聘资料
升级会员 