办公设施、零星物品管理标准.doc
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环城城建企业管理标准HCZH-13
办公设施、零星物品管理标准
版次：
A
修改：
0
HCZH-13
1主题内容与适用范围
1.1为规范办公设施、低值易耗品、通信设备、办公用品、零星物品等的采购、使用、维修、报废的工作程序和管理内容，统一限量,控制用品规格以及节约经费开支，特制定本标准。
1.2本标准适用于公司所有的办公设备、办公家具、办公用品、低值易耗品、通信设备、计算机及附属设备、网络设施、电话机、复印机、打印机等零星物品的管理。
2名词术语
2.1办公设备
指办公使用的计算机、传真机、复印机、打印机摄像机、照相机、等办公机器和设备。
2.2办公家具
指办公使用的办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。
2.3低值易耗品
不能作为固定资产的价值较低，使用寿命较短，损耗较快的各种用具物品。
3组织与职责
办公设施、零星物品的采购、使用及管理由综合管理部负责。
4管理内容与工作程序
4.1采购管理
4.1.1采购由需求部门或需求人提出申请，经综合管理部审核同意后，报分管副经理批准。
4.1.2采购时，综合管理部采购人员应坚持“货比三家，优中选廉”的原则，经过市场询价，对价格、质量、性能等进行综合比较，确定符合条件的供货商，报公司领导同意后，实施采购。
如有不能购买的物品，应及时将审批意见或实际采购情况回复申请部门。
4.1.3零星物品的采购及入库按以下要求办理：
a）日常办公必需品、低值易耗品等小额度的物品，根据工作实际需要实行小批量采购，确保合理库存，便于及时领用；
b）物品购入后，采购人员应与保管员签写物品交接清单，办理入库手续。
保管员应对物品的数量、质量清点核对无误后，方可入库。
各类物品应分类排放整齐，便于出库及盘点，并注意仓库的干燥，防潮、防湿、防霉变等。
4.1.4所有办公设施、零星物品购入后，均应办理入库，且都必须一一填写台账。
4.1.5办公设备、设施等应安排供货方专业人员上门安装调试，确保设备机器应用无误后，方可让专业人员离开。
4.2领用管理
4.2.1零星物品的领用
常备物品的申领，由需求人以部门/项目部为单位，填写物品/设备申领单，经部门经理/项目负责人审核签字后，到综合管理部办理领用手续，保管员负责发放并按部门进行登记。
4.2.2办公设施的领用
以部门为单位领用的设备、设施等，必须由部门负责人签字，办理领用手续，如因工作等原因部门负责人无法亲自办理手续的，应以委托书形式告知综合管理部，安排他人代领。
综合管理部应向使用人或领用人，详细说明设备机器的使用及保养等注意事项。
4.3使用管理
4.3.1零星物品的使用
部门负责人应指定专人对所领物品进行保管。
根据使用需要发放给使用人。
物品的使用人应当爱护、保养所使用的物品，不得故意损坏。
4.3.2办公设备的使用
a）办公设备随机附的说明书、合格证、维修单等由综合管理部分类建档，统一保存。
使用人员可随时到综合管理部查阅，必要时，可由综合管理部复印，使用部门留存。
b）使用部门应爱惜办公设备，并安排专人负责设备的保管、检查、保养和维护。
c）设备使用部门的人员使用办公设备时，应仔细阅读说明书，熟悉操作规范，不得违规操作。
d）非经使用部门负责人同意，他人不得随意操作办公设备。
e）使用人员应随时注意机器的使用情况，出现异常应及时通知综合管理部。
f）使用人员离开机器时，应注意机器是否处于安全状态，下班时应关闭电源。
g）如设备使用人长期休假、调职或离职时，部门负责人应提前安排人员交接使用机器，并做好交接记录，报综合管理部备案。
4.3.3办公家具的使用
a）使用部门负责人对其部门所配置的事务用家具，负有使用与保管的责任，要防止事务用家具被盗，被挪用以及污染与破损。
b）使用责任者调离时，由综合管理部或使用部门负责人作出具体安排，任何人不得擅自调配或使用该事务用家具。
c）事务用家具采取“谁使用、谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任，不得擅自委托他人保管事务用家具。
d）未经使用责任者同意，任何人都不得动用已经投入使用的事务用家具（综合管理部有权调配使用）。
e）综合管理部每年盘点一次，清查账物是否一致。
经检查，确认破损家具已经没有修理必要时，向主管领导请示并得到同意后，予以报废处理。
如属个人原因，造成事务用家具破损、丢失、视其情节轻重，作出相应赔偿。
4.4维修管理
4.4.1零星物品的维修
物品在使用过程中，非人为因素导致的损坏，使用人可持原物品到综合管理部确认后，予以修复或调换。
4.4.2办公设施的维修
a）办公设施损坏时，使用部门应及时以文字形式向综合管理部发出维修申请，并详细注明故障现象及使用紧急程度（紧急、重要、一般）。
b）综合管理部确认后，联系维修人员检查修理。
4.5回收管理
4.5.1设备物品使用完毕或项目竣工撤场、施工任务完成后，生产管理部应提前通知综合管理部，采取及时一次性回收项目部使用全部物品的时间及回收方式等。
4.5.2综合管理部与项目部负责人或物品使用人员须进行资产清点、交接，填写《物品交接清单》。
若与原登记数量、种类、规格型号等不符或仪器设备有损坏的，应在物品交接单上注明原因，报公司领导批示。
4.5.3综合管理部应将回收的物品及时清点入库，并做好入库记录和物品保管工作。
4.6报废的管理
4.6.1日常低值易耗品在使用过程中的正常损耗至不能使用，可自然报废。
4.6.2办公设施等物品经鉴定不能正常使用或无修复价值的，须做报废处理。
《物品报废清单》须经综合管理部、财务管理部负责人联合签署意见后，报分管副总经理批准。
4.6.3经批准的报废申请由综合管理部长期保存。
4.7工作流程
办公设施、零星物品的管理工作程序见图1
5检查与考核
5.1本标准执行情况的检查与考核由综合管理部经理负责。
对部门执行情况的检查考核由分管领导负责，总经理可按排其他人员共同检查考核。
5.2检查与考核采用日常工作考察，检查归档资料的方法进行，留下记录和考核结论。
5.3考核周期和时间由考核人确定，每年不应少于两次。
5.4对未遵守本标准领用保管管理，人为造成损失的，视损失大小扣罚当事人当月工资50-100元。
情节严重的，除扣罚一月工资外，还应做出书面检查。
5.5故意损坏、破坏物品的，责任人负责对损害物品进行维修，维修的所有费用全部由责任人负担。
经鉴定确无法修复的，由责任人按当前市场实际物品的价格予以赔偿。
5.6物品保管不利，导致无故丢失物品的，责任人应将物品丢失原因及过程详细描述，以书面形式上报综合管理部，并按物品的实际市场价格着价赔偿。
经综合管理部调查后，无法分清责任人的，由领用部门共同负责赔偿。
各人实际赔偿的比例根据事件实际责任大小待定。
6归档资料
6.1物品的采购计划审批资料
6.2物品的验收、入库、领用、还库、维修等管理文件
6.3物品报废审批文件及清单
6.4检查与考核记录和结论
7管理表单
物品/设备申领单HCZH-13-01
物品/设备采购计划审批表HCZH-13-02
物品/设备台帐HCHB-01-02
物品/设备领用登记表HCHB-01-03
物品/设备交接清单HCZH-13-03
物品/设备报废审批单HCZH-13-04
本标准由总经理提出
本标准由综合管理部负责起草、修订并解释
本标准于2009年8月20日发布，2009年9月1日实施
需用部门综合管理部常务副总经理
审核查库
办公设施、零星物品
采购计划
需购买？
N
Y
审批
批件存档
询价采购
验收入库登记保管
物品/设备台帐
领用
领用登记表
使用
发放
有回收价值物品、办公设备收回清点入库
还库
图1办公设施、零星物品采购工作流
环城城建企业管理标准HCZH-13
物品/设备申领单
HCZH-13-01领用部门/项目部：
编号：
序号
名称
规格型号
单位
数量
用途
备注
部门/项目部负责人：
年月日
物品/设备采购计划审批表
HCZH-13-02编号：
序号
物品名称
规格型号
用途
单位
数量
估价
需用部门
备注
综合管理部意见：
年月日
财务管理部意见：
年月日
分管领导批示：
年月日
物品/设备交接清单
HCZH-13-03编号：
使用部门
物品名称
规格
用途
单位
数量
价值
备注
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