办公设施、零星物品管理标准.doc

1、环城城建企业管理标准 HC ZH-13 办公设施、零星物品管理标准版次：A修改：0 HC ZH-131 主题内容与适用范围1.1 为规范办公设施、低值易耗品、通信设备、办公用品、零星物品等的采购、使用、维修、报废的工作程序和管理内容，统一限量,控制用品规格以及节约经费开支，特制定本标准。 1.2 本标准适用于公司所有的办公设备、办公家具、办公用品、低值易耗品、通信设备、计算机及附属设备、网络设施、电话机、复印机、打印机等零星物品的管理。2 名词术语2.1 办公设备 指办公使用的计算机、传真机、复印机、打印机摄像机、照相机、等办公机器和设备。 2.2 办公家具指办公使用的办公桌椅、会议桌、洽谈台

2、、文件柜等物品。2.3 低值易耗品不能作为固定资产的价值较低，使用寿命较短，损耗较快的各种用具物品。3 组织与职责办公设施、零星物品的采购、使用及管理由综合管理部负责。4 管理内容与工作程序4.1 采购管理4.1.1 采购由需求部门或需求人提出申请，经综合管理部审核同意后，报分管副经理批准。4.1.2 采购时，综合管理部采购人员应坚持“货比三家，优中选廉”的原则，经过市场询价，对价格、质量、性能等进行综合比较，确定符合条件的供货商，报公司领导同意后，实施采购。如有不能购买的物品，应及时将审批意见或实际采购情况回复申请部门。4.1.3 零星物品的采购及入库按以下要求办理：a）日常办公必需品、低值

3、易耗品等小额度的物品，根据工作实际需要实行小批量采购，确保合理库存，便于及时领用；b）物品购入后，采购人员应与保管员签写物品交接清单，办理入库手续。保管员应对物品的数量、质量清点核对无误后，方可入库。各类物品应分类排放整齐，便于出库及盘点，并注意仓库的干燥，防潮、防湿、防霉变等。4.1.4 所有办公设施、零星物品购入后，均应办理入库，且都必须一一填写台账。4.1.5 办公设备、设施等应安排供货方专业人员上门安装调试，确保设备机器应用无误后，方可让专业人员离开。4.2 领用管理4.2.1 零星物品的领用常备物品的申领，由需求人以部门/项目部为单位，填写物品/设备申领单，经部门经理/项目负责人审核

4、签字后，到综合管理部办理领用手续，保管员负责发放并按部门进行登记。4.2.2 办公设施的领用以部门为单位领用的设备、设施等，必须由部门负责人签字，办理领用手续，如因工作等原因部门负责人无法亲自办理手续的，应以委托书形式告知综合管理部，安排他人代领。综合管理部应向使用人或领用人，详细说明设备机器的使用及保养等注意事项。4.3 使用管理4.3.1 零星物品的使用部门负责人应指定专人对所领物品进行保管。根据使用需要发放给使用人。物品的使用人应当爱护、保养所使用的物品，不得故意损坏。4.3.2 办公设备的使用a）办公设备随机附的说明书、合格证、维修单等由综合管理部分类建档，统一保存。使用人员可随时到综

5、合管理部查阅，必要时，可由综合管理部复印，使用部门留存。b）使用部门应爱惜办公设备，并安排专人负责设备的保管、检查、保养和维护。c）设备使用部门的人员使用办公设备时，应仔细阅读说明书，熟悉操作规范，不得违规操作。d）非经使用部门负责人同意，他人不得随意操作办公设备。e）使用人员应随时注意机器的使用情况，出现异常应及时通知综合管理部。f）使用人员离开机器时，应注意机器是否处于安全状态，下班时应关闭电源。g）如设备使用人长期休假、调职或离职时，部门负责人应提前安排人员交接使用机器，并做好交接记录，报综合管理部备案。4.3.3 办公家具的使用a)使用部门负责人对其部门所配置的事务用家具，负有使用与保

6、管的责任，要防止事务用家具被盗，被挪用以及污染与破损。b)使用责任者调离时，由综合管理部或使用部门负责人作出具体安排，任何人不得擅自调配或使用该事务用家具。 c)事务用家具采取“谁使用、谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任，不得擅自委托他人保管事务用家具。 d)未经使用责任者同意，任何人都不得动用已经投入使用的事务用家具（综合管理部有权调配使用）。e)综合管理部每年盘点一次，清查账物是否一致。经检查，确认破损家具已经没有修理必要时，向主管领导请示并得到同意后，予以报废处理。如属个人原因，造成事务用家具破损、丢失、视其情节轻重，作出相应赔偿。4.4 维修管理4.4.1 零星物品的维

7、修物品在使用过程中，非人为因素导致的损坏，使用人可持原物品到综合管理部确认后，予以修复或调换。4.4.2 办公设施的维修a）办公设施损坏时，使用部门应及时以文字形式向综合管理部发出维修申请，并详细注明故障现象及使用紧急程度（紧急、重要、一般）。b）综合管理部确认后，联系维修人员检查修理。4.5 回收管理4.5.1 设备物品使用完毕或项目竣工撤场、施工任务完成后，生产管理部应提前通知综合管理部，采取及时一次性回收项目部使用全部物品的时间及回收方式等。4.5.2 综合管理部与项目部负责人或物品使用人员须进行资产清点、交接，填写物品交接清单。若与原登记数量、种类、规格型号等不符或仪器设备有损坏的，应

8、在物品交接单上注明原因，报公司领导批示。4.5.3 综合管理部应将回收的物品及时清点入库，并做好入库记录和物品保管工作。4.6 报废的管理4.6.1 日常低值易耗品在使用过程中的正常损耗至不能使用，可自然报废。4.6.2 办公设施等物品经鉴定不能正常使用或无修复价值的，须做报废处理。物品报废清单须经综合管理部、财务管理部负责人联合签署意见后，报分管副总经理批准。4.6.3 经批准的报废申请由综合管理部长期保存。4.7 工作流程办公设施、零星物品的管理工作程序 见图15 检查与考核5.1 本标准执行情况的检查与考核由综合管理部经理负责。对部门执行情况的检查考核由分管领导负责，总经理可按排其他人员

9、共同检查考核。5.2 检查与考核采用日常工作考察，检查归档资料的方法进行，留下记录和考核结论。5.3 考核周期和时间由考核人确定，每年不应少于两次。5.4 对未遵守本标准领用保管管理，人为造成损失的，视损失大小扣罚当事人当月工资50-100元。情节严重的，除扣罚一月工资外，还应做出书面检查。5.5 故意损坏、破坏物品的，责任人负责对损害物品进行维修，维修的所有费用全部由责任人负担。经鉴定确无法修复的，由责任人按当前市场实际物品的价格予以赔偿。5.6 物品保管不利，导致无故丢失物品的，责任人应将物品丢失原因及过程详细描述，以书面形式上报综合管理部，并按物品的实际市场价格着价赔偿。经综合管理部调查

10、后，无法分清责任人的，由领用部门共同负责赔偿。各人实际赔偿的比例根据事件实际责任大小待定。6 归档资料6.1 物品的采购计划审批资料6.2 物品的验收、入库、领用、还库、维修等管理文件6.3 物品报废审批文件及清单6.4 检查与考核记录和结论7 管理表单物品/设备申领单 HC ZH-13-01物品/设备采购计划审批表 HC ZH-13-02物品/设备台帐 HC HB-01-02物品/设备领用登记表 HC HB-01-03物品/设备交接清单 HC ZH-13-03物品/设备报废审批单 HC ZH-13-04 本标准由总经理提出本标准由综合管理部负责起草、修订并解释本标准于2009年8月20日发布

11、，2009年9月1日实施需用部门 综合管理部 常务副总经理审核查库办公设施、零星物品采购计划 需购买？ N Y审批 批件存档询价采购验收入库登记保管物品/设备台帐领用领用登记表使用发放有回收价值物品、办公设备收回清点入库还库图1 办公设施、零星物品采购工作流环城城建企业管理标准 HC ZH-13 物品/设备申领单 HC ZH-13-01 领用部门/项目部： 编号：序号名称规格型号单位数量用途备注部门/项目部负责人： 年 月 日物品/设备采购计划审批表HC ZH-13-02 编号：序号物品名称规格型号用途单位数量估价需用部门备注综合管理部意见： 年 月 日财务管理部意见： 年 月 日分管领导批示： 年 月 日物品/设备交接清单HC ZH-13-03 编号：使用部门物品名称规格用途单位数量价值备注