电子文件与电子档案管理.ppt

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北京市档案局信息化处北京市档案局信息化处田雷田雷20142014年年33月月2424日日Page2Page3一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）

（一）电子文件的概念和管理核心

（一）电子文件的概念和管理核心1.1.电子文件的定义电子文件的定义指指机关、机关、团体、企事体、企事业单位和其他位和其他组织在在处理公理公务过程程中，通中，通过计算机等算机等电子子设备形成、形成、办理、理、传输和存和存储的文字、的文字、图表、表、图像、音像、音频、视频等不同形式的信息等不同形式的信息记录。

北京市北京市电子文件子文件归档与档与电子档案管理子档案管理办法法Page4档案界目前所称的电子文件：

可以归档并成为电子档案的文件。

档案界目前所称的电子文件：

可以归档并成为电子档案的文件。

电子档案：

归档后的电子文件。

电子档案：

归档后的电子文件。

档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他Page5

（一）电子文件和电子档案

（一）电子文件和电子档案的定义的定义电子文件的根本特性：

原生性电子文件的根本特性：

原生性电子文件电子文件具备的性质：

具备的性质：

载体唯一，内容原始、真实和载体唯一，内容原始、真实和完整，是唯一原件完整，是唯一原件传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本不是电子是电子文件；文件；用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子版不是电子文件。

版不是电子文件。

XXXX这两这两类数类数据不据不是电是电子文子文件！

件！

2.2.电子文件的管理核心电子文件的管理核心必必须确保：

真确保：

真实、完整、可用和安全。

、完整、可用和安全。

-电子文件管理子文件管理暂行行办法法（厅字字200939号）号）Page6真实真实电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持不变，即始终与原始生成状态保持一致。

电子文件的内容包括全文不变，即始终与原始生成状态保持一致。

电子文件的内容包括全文信息和元数据。

信息和元数据。

完整完整包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。

电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文算机系统的完整性。

电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。

是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。

可用可用指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

安全安全指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且不会被非授权获取。

不会被非授权获取。

一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）

（二）电子文件的产生系统

（二）电子文件的产生系统

（1）OA（办公自动化系统）；（办公自动化系统）；

（2）ERP（企业资源计划系统）；（企业资源计划系统）；（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；（计算机辅助制造系统）；（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；（计算机辅助工艺设计系统）；（7）CAI（计算机辅助教学系统）；（计算机辅助教学系统）；（8）GPS（全球定位系统）；（全球定位系统）；（9）GIS（地理信息系统）；（地理信息系统）；（10）E-MAIL（电子邮件系统）；（电子邮件系统）；（11）EDI（电子数据交换）；（电子数据交换）；（12）EC（电子商务系统）；（电子商务系统）；（13）EG（电子政务系统）；（电子政务系统）；（14）数码照相与摄像及多媒体系统；）数码照相与摄像及多媒体系统；（15）A/D（模（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。

）。

Page7电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据，电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据，影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。

影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。

一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（三）电子文件的构成要素（三）电子文件的构成要素电子文件由内容、背景与子文件由内容、背景与结构所构所组成，背景信息与成，背景信息与结构信息构信息统称称为元数据。

元数据。

Page81.1.内容内容内容是表达行内容是表达行为主体的思想、意主体的思想、意图及措棕及措棕对象（客体）象（客体）的的过程、程、结果的信息，通俗的果的信息，通俗的说就是文件内容信息。

就是文件内容信息。

内容是电子文件的主体部分。

内容是电子文件的主体部分。

一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）2.2.背景背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。

一般包含以下背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。

一般包含以下内容：

内容：

（1）文件的形成机构及其他相关责任人；）文件的形成机构及其他相关责任人；

（2）与文件有关或曾经有关的其他机构；）与文件有关或曾经有关的其他机构；（3）文件履行机构职责与目的；）文件履行机构职责与目的；（4）文件的形成时间；）文件的形成时间；（5）与文件有关的其他时间；）与文件有关的其他时间；（6）机构职能所体现的文件价值与重要性；）机构职能所体现的文件价值与重要性；（7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；（8）该文件与其它文件和资料间的关系；）该文件与其它文件和资料间的关系；（9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。

）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。

背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。

信息。

Page9一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）3.3.结构结构结构是指构是指电子文件内容信息的子文件内容信息的组织表达方式，如文字的表达方式，如文字的段落安排，段落安排，电子文件使用的代子文件使用的代码、数据、数据结构、格式，以及构、格式，以及载体、附件等方面的信息。

体、附件等方面的信息。

结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。

中始终可以被理解和被利用的重要内容。

Page10电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。

子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。

需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，不可小视。

不可小视。

一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（四）电子文件的类型和格式（四）电子文件的类型和格式1.1.文本文件文本文件使用文字使用文字处理理软件生成的，由字、件生成的，由字、词、数字或符号表达、数字或符号表达的文件。

的文件。

常常见的文本文件格式有：

的文本文件格式有：

TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、HTML、XML等。

等。

适宜适宜归档的文本文件格式档的文本文件格式：

XML、RTF、TXT、PDF。

MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采以及北京市政府采购目目录收收录的其他正版的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接件所生成的文本文件也可以直接归档。

档。

Page11一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）Page122.2.数据文件数据文件以数据表格和数据以数据表格和数据库形式存在的形式存在的结构化数据构化数据记录集。

集。

常常见的的产生数据文件的系生数据文件的系统有：

有：

ACESS，FOXPRO、SQLSERVER、ORCLE、DB2等。

等。

数据文件数据文件应以其以其产生的数据生的数据库环境境为依托依托进行行归档，档，维持数据原始面貌；或将数据文件持数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据可以脱离数据库系系统读取的数据表文件取的数据表文件归档。

档。

脱离脱离数据数据库系系统归档的数据表文件以档的数据表文件以MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采以及北京市政府采购目目录收收录的其他正版的其他正版软件件所生成的表格文件格式所生成的表格文件格式归档。

档。

一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）3.3.图形文件图形文件根据一定的算法根据一定的算法规则绘制的制的图表、表、线图等包括由点等包括由点阵组成成的位的位图和由几何和由几何图形形组成的矢量成的矢量图。

常常见的的图形文件格式有：

形文件格式有：

TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、EPS等。

等。

适宜适宜归档的档的图形文件格式有形文件格式有：

位：

位图以以TIFF、PNG、GIF格格式式归档；矢量档；矢量图以原始生成格式以原始生成格式归档。

档。

Page13一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）4.4.图像文件图像文件使用数字成像使用数字成像设备（扫描描仪、数、数码相机等）采集或制作相机等）采集或制作的静的静态影像影像记录（画面）。

（画面）。

常常见的的图像文件格式有：

像文件格式有：

JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF、RAW等。

等。

适宜适宜归档的档的图像文件格式有像文件格式有：

JPEG、TIFF。

较为重要的重要的拍拍摄图像可以像可以RAW格式格式归档。

档。

Page14一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）5.5.影像文件影像文件用数字用数字视频捕捕获设备录入数字影像或用入数字影像或用动画画软件生成的件生成的多多维动画等画等动态影像影像记录（画面）。

（画面）。

常常见的影像文件格式有：

的影像文件格式有：

MPEG、AVI、MOV、WMV、RMVB、FLV、MKV等。

等。

适宜适宜归档的影像文件格式有：

档的影像文件格式有：

MPEG、AVI。

Page15一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）6.6.音频文件音频文件用数字声音采集、用数字声音采集、编辑设备录入或用入或用编曲曲软件制作的声件制作的声音音记录。

常常见的音的音频文件有：

文件有：

MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。

等。

适宜适宜归档的音档的音频文件格式有：

文件格式有：

WAV、MP3。

Page16一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简）（五）电子文件的归档方式（五）电子文件的归档方式2种方式：

在种方式：

在线归档和离档和离线归档。

档。

-北京市北京市电子文件子文件归档与档与电子档案管理子档案管理办法法Page17在线归档在线归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

离线归档离线归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

交的过程。

一、电子文件概述（简）一、电子文件概述（简