提升计划管理理念建立有序管理体系.docx

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提升计划管理理念建立有序管理体系

提升计划管理理念建立有序管理体系

摘要:

文章首先按照国网公司物资集约化的要求,围绕“三集五大”工作目标阐述全面物资需求计划管理的实施,提出了明确的职责与岗位设置并严谨全面的分析整个管理方案的工作流程。

在物资计划管理上按照逻辑关系建立顺畅的计划管理流程体系,依靠现代管理技术建立支持数字控制的全面物资需求计划管理体系,树立全员计划管理理念,建立有序管理的计划体系。

本文提出绩效评价方案,通过绩效考核可以极大地调动职工的积极性,增强职工责任心,提高物资需求计划的管理水平,为促进物资供应链的高效运转,实现企业科学管理目标服务。

关键词:

“三集五大”物资集约化数字控制绩效评价

1全面物资需求计划管理的实施

1.1全面物资需求计划管理的意义

按照国网公司物资集约化的要求,安阳供电公司物流服务分中心物资管理工作将围绕“三集五大”工作要求,以计划为龙头,以标准化为基础,以信息化为支撑,深入配合国网及省公司集中规模采购,积极构建现代物流体系。

特别是在物资计划管理上按照逻辑关系建立顺畅的计划管理流程体系,依靠现代管理技术建立支持数字控制的全面物资需求计划管理体系,树立全员计划管理理念,建立有序管理的计划体系,为建设坚强智能电网、推动公司又好又快发展服务。

1.2全面物资需求计划管理的实施范围

全面物资需求计划管理从项目规划、立项、设计、审核上报、分析、考评等工作实行全过程管理;全面物资需求计划管理涉及到计划发展、设计、项目管理、物资管理等各个部门,形成企业全方位、多层次的物资计划管理体系;全面物资需求计划管理是构建科学、完善、高效的物资集约化管理体系的重要内容,是促进物资供应链的高效运转,实现企业科学管理目标的重要途径。

1.3全面物资需求计划管理指标体系的分解

全面物资需求计划管理的指标体系可分为四层:

第一个层次是计划的合格率,这主要涉及上报计划的及时性和准确性,特别是计划的准确性它包含物料编码的选择、需求数量、估算价格、技术参数等技术性、专业性较强的指标,它的确定涉及到设计、项目管理等部门,这就要求各层级、各相关人员增强计划上报的责任心,熟悉ERP系统计划申报操作流程,准确把握物资申报范围,把保证计划准确性、全面性和及时性的责任落到实处。

第二个层次是物资需求计划内的采购率,这主要是维护计划上报的严肃性和物资管理工作的良好秩序。

第三层是物资采购标准执行率,这主要是严格执行国网公司物资采购标准,它的确定涉及到设计人员在编制采购清册时必须选择国网公司标准物料,以达到物资管理精细化、标准化建设的实现。

第四层是招标文件规范率,主要涉及技术规范书的完整率和技术参数正确率。

技术规范书编制的好坏直接影响着采购到的物资能不能满足电力施工建设的需要,它的确定涉及到设计人员在编制技术规范时必须使用国网公司下发的标准版本,严格按《标书编制审查要点》认真编写,确保采购规范运作,实现公司物资采购管理工作的高效协调运转。

2全面物资需求计划的职责及岗位设置

2.1完成工作的组织机构

组成由计划发展部-设计单位-项目管理部门-物流服务分中心全方位全过程的全面物资需求计划管理体系,明确部主任对物资计划负责,分管计划的副主任对部主任负责,以项目管理单位牵头并由相关部室、人员组成的物资计划控制体系,对项目物资需求计划形成的全过程进行跟踪管理和监督。

2.2各部门的职责

计划发展部:

负责根据电网的可持续发展及电网经济运行的情况进行可行性研究,决定具体投资项目和设备选用。

设计单位:

是编制物资需求计划的源头,主要负责执行物资采购标准,负责编制符合物资采购标准的采购清册,负责编制符合物资采购标准的技术规范书;从项目设计上把好物资选型和技术规范书编制关。

项目管理部:

作为全面物资需求计划管理的核心部门,主要负责根据年度固定资产投资计划、综合计划、财务预算的编制、调整、批复情况;调整、审核管理范围内的项目物资需求计划清册及技术规范书;并对工程设计单位提出使用物资采购标准、提供物资采购清册等要求,为物资需求部门编制需求计划创造条件。

物流服务分中心计划部:

负责制定本单位物资计划管理的相关制度及办法;负责本单位物资需求计划的汇总、审核、分析、考评等工作;负责组织召开地市物资需求计划审查会;负责制订省公司委托地市实施物资的采购计划,并组织实施;协助省公司做好物资需求计划管理相关工作。

3全面物资需求计划的工作流程

3.1工作流程过程控制方法说明

（1）初审阶段。

①物资计划专责在ERP系统中根据项目专责上报的需求计划清单进行筛选,按项目部门分别导出需求计划清单并下载技术规范书。

②物资计划专责对需求计划清单进行初审,重点审查选取的物料编码是否冻结,对照技术规范书审核是否选用标准物料编码,估算价格是否合理,交货期是否考虑采购周期及设备合理生产周期,交货地点是否按照要求正确填报等注意事项。

③物资计划专责对技术规范书进行初审,重点审查技术规范书中物料描述及需求数量是否与计划清单中采购申请一致,按照省公司下发的《技术规范书编制审查要点》对技术规范书的完整性、规范性及审查要点中明确规定的其他内容进行审核。

④物资计划专责对有问题的需求计划清单及技术规范书在备注栏内注明问题,并编写《xx年第xx批物资需求计划初审后总结》。

（2）内部审查会阶段。

市公司物流服务分中心根据通知要求组织召开内部审查会,内部审查会必须有项目部门主管、项目专责、设计等人员参加。

物资计划专责负责在内部计划审查会上通报计划初审情况,并将需修改内容反馈给项目专责。

修改ERP清单。

①对于选取冻结物料编码的采购申请,项目专责需重新选取并创建新的采购申请,同时在《xx项目部门需求计划变更单》上签字确认。

②对于选取国网公司非标准物料编码的采购申请,项目专责同意更换为标准物料的,需重新选取物料编码并创建新的采购申请,同时在《xx项目部门需求计划变更单》上签字确认;项目专责不同意更换为标准物料的,需提交《非标准物料申清单》,并经项目主管领导签字及省公司项目主管部门批复同意。

③对于物料估价超出价格合理区间、交货期或交货地点未按照省公司要求填报的采购申请,项目专责同意修改清单的要求在内部审查会结束前修改完毕。

有特殊原因不同意修改的由项目专责提供特殊原因说明材料并签字确认。

④在物流服务分中心计划截止日期后内部审查会结束前上报的采购申请,项目专责需填报《超期计划申请单》并签字确认。

⑤项目专责ERP清单修改完毕后,物资计划专责按照国网采购目录在ERP系统中进行招标批次的预设。

⑥对于有紧急需求的物资由项目专责填报《紧急物资申报表》,并签字确认。

（3）修改技术规范书。

①项目专责通知设计人员按照初审及审查会上审查出的问题,依据省公司下发的《技术规范书编制审查要点》进行修改。

②对于需提供图纸的开关柜、组合电器、端子箱、铁塔等设备材料,由项目专责核对图纸中技术参数与技术规范书中是否表述一致,元器件是否无指定品牌或厂家,核对无误后,由项目专责在《技术规范书图纸确认单》上签字确认。

③项目专责将修改完毕后的技术规范书重新上传至ERP系统,核对无误后填写《重新上传技术规范书确认函》并签字确认。

（4）复审阶段。

①物资计划专责从ERP中导出修改后的需求计划清单及技术规范书。

②物资计划专责对照审查会问题清单对项目部门修改后的需求计划清单及技术规范书进行复审,并进行记录。

③物资计划专责将复审中查出的问题及修改要求及时反馈给项目专责并抄送至项目部门主管。

④项目专责对复审中出现的问题在规定时间内修改完毕并重新上传ERP后及时反馈物流服务分中心计划专责。

⑤对于复审过程中的问题,须填写《xx项目部门需求计划变更单》后进行修改。

（5）编写审查报告和总结分析阶段。

①物资计划专责从ERP上导出批次计划上报总清单,并按照省公司统一要求进行分类汇总、统计。

②物资计划专责对批次计划审查情况进行总结分析,形成《关于xx年第xx批物资需求计划内审报告》,经物流服务分中心主管审核、物资主管领导批准后存档备查。

③物资计划专责对批次计划上报情况按照省公司统一模板要求进行总结分析,形成批次计划《物资需求计划上报工作情况》汇报,报物资主管领导批准,盖地市供电公司公章并上报省公司物流服务中心计划部。

④物流服务分中心按照省公司统一模板填写《地市项目单位物资需求计划审核单》,经项目部门主管、物流服务分中心主管以及项目主管领导和物资主管领导签字后盖地市供电公司公章并上报省公司物流服务中心计划部。

⑤每批计划上报项目部门指定1名项目专责参加省公司批次计划审查会,将参会人员名单在规定时间内报送物资计划专责,由物资计划专责汇总编制地市公司参会人员名单,盖物流服务分中心公章并上报省公司物流服务中心计划部。

4绩效评价

4.1绩效评价的组织机构

成立分管领导为主要负责人的考核小组,物流中心、项目管理部门、设计单位参加,物流中心负责日常具体的考核工作。

4.2绩效评价的指标体系（表2）

4.3绩效评价的流程及说明

由物流服务分中心按批次根据各项指标完成情况制作批次计划考核表;第二步将考核报表报物流服务分中心主任审核,第三步审核通过后报人资部业绩考核小组并实施考核。

4.4绩效数据的采集

按照地市、省公司的变更单和批次修改单汇总计算批次计划考核表。

4.5绩效的评价方法

绩效的评价方法主要是通过批次分析会,对批次计划上报进行过程控制;通过季度的计划管理会分析阶段性的计划上报情况进行横向比较,得出该物资需求计划上报的提高率。

4.6绩效评价的纪录形式

绩效考核的纪录形式（表2）。

4.7绩效评价结果的应用

绩效考核可以极大地调动职工的积极性,增强职工责任心,提高物资需求计划的管理水平。

5持续改进

5.1对公司战略的改进方法

积极开展同业对标工作,学习同行的先进管理经验,不断完善管理薄弱环节,适时调整公司战略以适应形势变化。

5.2对全面物资需求计划管理目标的改进方法

创新物资需求计划编报方式,以年度投资计划和年度财务预算编制为起点,同步编制包括所有项目在内的物资需求计划,建立所属单位物资需求计划管理和考核的常态机制,提高物资需求计划的全面性、准确性、及时性。

5.3对指标体系的改进方法

将成本管理指标进一步细化、量化,并完善施工一线指标原始记录,以提高准确度。

5.4对工作流程的改进方法

不断探索最佳工作流程,来改进目前流程中的不足。

进一步加强信息反馈的作用,发挥职能管理部门对物资管理的指导作用。

并按照逻辑关系建立顺畅的物资需求计划管理流程体系,依靠现代管理技术建立支持数字控制的物资需求计划管理体系,树立全员计划管理理念,建立有序管理的计划体系。

5.5对绩效考核改进的方法

进一步完善考核办法,健全分配激励机制,激发职工的工作热情,调动各方面的积极性,建立层层审核、层层把关的计划申报审核机制,从而提高物资需求计划审报的工作效率。

同时要加大监督检查力度,重点抓落实,使全员对物资需求计划上报工作有一定的压力感、危机感和责任感,以不断提高物资需求计划申报率,使全员物资需求计划管理工作更上新台阶。