提高效率的时间管理培训.ppt

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提高效率的良方提高效率的良方时间管理时间管理目标目标1：

学会分析时间哪去了的方法：

学会分析时间哪去了的方法目标目标2：

提高时间管理的技能，并在：

提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变最差的方面做出改变时时间间管管理理不不是是用用来来制制造造额额外外的的时时间间，好好让让你你处处理理紧紧急急变变故故，特特殊殊事事件件或或从从事事休休闲闲活活动动，时时间间管管理理是是让让你你有有效效地地运运用用有有效效的的时时间间去去处处理理有有价价值值的的事事情情。

一一天天只只有有24小小时时时时间间，时时间间管管理理是是一一种种技技巧巧，教教你你如如何何安安排排时时间间，从从容容、高高效效地地达达到你个人的生活目标。

到你个人的生活目标。

有有效效的的时时间间管管理理对对你你助助益益良良多多。

如如果果你你对对时时间间管管理理得得非非常常好，好处显而易见：

好，好处显而易见：

你的工作更有效率你的工作更有效率你将有更多的时间，用来处理有兴趣或具挑战性的工作你将有更多的时间，用来处理有兴趣或具挑战性的工作你会更有生产力，因为你和所有的工作伙伴效率会增加你会更有生产力，因为你和所有的工作伙伴效率会增加一天的工作一天的工作结束后，你会有束后，你会有较多的私人多的私人时间5.提高效率的良方提高效率的良方时间管理时间管理5.1学会分析学会分析“时间哪里去了时间哪里去了”的方法的方法指指导导：

将将本本“日日记记”复复印印份份，连连续续十十天天进进行行，详详细细填填写写，每每到到一一个个小小时时，停停下手中的事，这不难，也不浪费你的时间。

下手中的事，这不难，也不浪费你的时间。

日日記記姓名：

姓名：

日期：

星期：

解析：

小时小时时间范围时间范围准确时间准确时间活动描述活动描述评注更好的时间分配法评注更好的时间分配法891011121234567895.1.1每日时间分每日时间分析析将将此此单单复复印印份份，在在接接下下来来的的天天里里每每天天工工作作结结束束后后回回答答问问题题。

答答案案要要尽尽量量详详细细一一些些。

具具体体写写出出你你将将怎怎能能样样更更好的安排下一天。

好的安排下一天。

、今天我做了什么？

为什么？

、今天我做了什么？

为什么？

、今天我做错了什么？

为什么？

、今天我做错了什么？

为什么？

、我我是是何何时时着着手手于于最最首首要要的的任任务务的的？

为为什什么么？

能能否否开开始得更早？

始得更早？

、我在工作时间表中发现了什么模式？

、一天中何时效率最高，何时最低？

、今天最耗费时间的三件事？

、哪哪件件事事需需要要花花更更多多的的时时间间，哪哪件件事事需需要要较较少少的的时时间间？

、明天我会怎样更有效地分配时间？

5.1.2分清分清习惯的好坏的好坏养养成成良良好好的的时时间间分分配配习习惯惯是是有有可可能能的的，你你应应了了解解哪哪些些活活动动需需要要花花费费更更多多的的时时间间，哪哪些些活活动动可以忽视甚至删除掉。

可以忽视甚至删除掉。

天天后后重重新新检检查查你你的的日日记记，找找出出这这天天之之中中你你所所从从事事的的件件最最有有收收效效和和件件无无收收效效的的活动。

计算出在此活动上花费的时间总额。

活动。

计算出在此活动上花费的时间总额。

件最有收效的事件最有收效的事时时间间范范围围1总时间总时间2总时间总时间3总时间总时间4总时间总时间5总时间总时间6总时间总时间件最无收效的事件最无收效的事时时间间范范围围1总时间总时间2总时间总时间3总时间总时间4总时间总时间5总时间总时间6总时间总时间5.1.3找出浪费时间的事找出浪费时间的事情情一些徒劳无功的行为活动是很普遍的，确认你在后两项的次数并累加，看看你属于哪种情况。

一些徒劳无功的行为活动是很普遍的，确认你在后两项的次数并累加，看看你属于哪种情况。

从不从不有时有时经常经常、为销售电话作过多的准备、为销售电话作过多的准备、把次要的工作放在前面、把次要的工作放在前面、没有仔细考虑就开始工作、没有仔细考虑就开始工作、做事半途而废、做事半途而废、去做那些本来可以交由别人去做的事、去做那些本来可以交由别人去做的事、做那些可以由技术设备代替的工作、做那些可以由技术设备代替的工作、做职责范围外的工作、做职责范围外的工作、做过多繁杂的记录、做过多繁杂的记录、管理太广泛的业务、管理太广泛的业务10、无法让自己的谈话顺利进行、无法让自己的谈话顺利进行11、允许协商或谈论时离题、允许协商或谈论时离题12、不必要的会议、参观、访问、通话、不必要的会议、参观、访问、通话13、太过注意细节、太过注意细节14、社交活动占用时间过多、社交活动占用时间过多5.1.4摒弃浪费时间的事摒弃浪费时间的事情情、浪费时间的事情、浪费时间的事情淘汰策略淘汰策略、浪费时间的事情、浪费时间的事情淘汰策略淘汰策略、浪费时间的事情、浪费时间的事情淘汰策略淘汰策略5.2设定优先级设定优先级以下是有关掌握时间的至理名言：

以下是有关掌握时间的至理名言：

帕金森：

“在有限的时间内做尽量多的工作。

在有限的时间内做尽量多的工作。

”柏拉图说：

柏拉图说：

“百分之二十的时间投入产生百分百分之二十的时间投入产生百分之八十的成果效益。

之八十的成果效益。

”有效运用时间的秘决就是建立优先级。

也就是说了解哪个活动最有效运用时间的秘决就是建立优先级。

也就是说了解哪个活动最能带来收益。

分别从你的经理、潜在客户以及自已的角度出发，列能带来收益。

分别从你的经理、潜在客户以及自已的角度出发，列举出举出55件收益很大的活动。

使用这三个清单将有助于你明确哪些活动件收益很大的活动。

使用这三个清单将有助于你明确哪些活动最能使你受益。

最能使你受益。

从经理的角度出发：

最高优先级活动：

从自身的角度出发：

从客户和潜在客户的角度出从客户和潜在客户的角度出发：

发：

5.2.1每周计划指每周计划指南南使使有有效效率率地地使使用用时时间间成成为为一一种种规规律律，为为此此你你必必须须每每天天进进行行实实践践活活动动，也也要要学学会会组组织织每每一一天每一周计划，并用各种活动来充实自已。

天每一周计划，并用各种活动来充实自已。

如果你事先用星期天晚上的时间来计划不如果你事先用星期天晚上的时间来计划不周的时间安排，你计划到星期一的早上，但是周的时间安排，你计划到星期一的早上，但是工作表会提高工作效率。

使用优先工作表来确工作表会提高工作效率。

使用优先工作表来确定你必须在一周内实现的五个目标，在纸张上定你必须在一周内实现的五个目标，在纸张上记录下来，然后大略的写出达到这些目标所需记录下来，然后大略的写出达到这些目标所需的活动。

每周在需要一个新计划。

的活动。

每周在需要一个新计划。

计划你的工作时计划你的工作时间间表来完成计划目表来完成计划目标标目标（一周之内希望完成的工作）目标（一周之内希望完成的工作）达到目标所需进行活动达到目标所需进行活动优先考虑的事优先考虑的事所需时间所需时间哪一天哪一天5.2.2时间分配和行动计时间分配和行动计划划选选择择能能够够提提高高效效率率的的领领域域。

对对他他们们进进行行优优先先考考虑虑并并首首先先选选择择重重要要的的事事情情去去做做。

在在履履行行其其它它计计划划之之前前，参参照照你你的的行行动动计计划划和和一一些些成成功功经经验验，影影响响以以上上行行为为计划也同样在别的目标中使用。

计划也同样在别的目标中使用。

我将要使用哪一种重点时间管理方法？

有什么潜在障碍要克服？

试想这些活动的益处是什么？

我将怎样全力以赴实现这个计划？

活动的目标为何？

怎样以及何时来判定自已的成功？

什么使我不得不放弃这种行为变化？

5.2.3将每天优先考虑的事将每天优先考虑的事进行合理的日程安排进行合理的日程安排如如果果你你合合理理地地把把优优先先考考虑虑的的事事安安排排到到每每天天的的工工作作当当中中，你你的的条条理理性性和和生生产产效效率率将将会会提提高高。

安安排排每每天天最最好好的的方方法法是是使使用用你你的的日日程程表表书书面的或使用电子工具。

面的或使用电子工具。

组组织织“计计划划表表”在在下下一一页页上上，把把第第二二天天的的工工作作在在前前一一天天晚晚上上制制定定出出来来，列列出出主主要要活活动动。

最最重重要要的的是是开开始始对对每每个个活活动动制制定定具具体体时时间间以以及及希希望达到的效果。

望达到的效果。

每每天天使使用用“线线路路图图”一一样样的的计计划划表表，为为了了达达到到你你的的日日常常目目标标，有有规规律律地地对对当当前前工工作作进进行行计计划划。

结结束束一一天天工工作作后后，保保存存“计计划划表表”以以备备下下次参考。

次参考。

今今日日日日程程事事项项优先级别优先级别所需时间所需时间完成情况完成情况日期日期/安排事项安排事项8：

008：

309：

009：

3010：

0010：

3011：

0011：

3012：

0012：

301：

001：

302：

00附注：

附注：

2：

303：

003：

304：

004：

305：

005：

306：

006：

307：

007：

308：

008：

30晚间：

晚间：

5.2.4学会控制处理学会控制处理中断问题的时间中断问题的时间你你曾曾经经想想过过，有有中中断断你你工工作作的的情情况况吗吗？

中中断断时时间间需需要要被被控控制制，这这里里有有一一些些方方法法来来阻阻止止和和技技巧巧性性地地处处理这些问题。

理这些问题。

在在你你接接电电话话时时需需要要圆圆滑滑的的而而不不是是直直接接地地安安排排通通话话时时间间，试试着着说说：

“工工现现在在很很忙忙，让让我我待待会会给给你你打过去。

打过去。

”只要你使用这种方法可以做任何事情。

只要你使用这种方法可以做任何事情。

最最好好的的方方法法是是有有一一个个助助手手或或者者是是有有电电话话的的接接待屏幕，答话机也是比较好的。

待屏幕，答话机也是比较好的。

当当你你回回电电话话时时一一定定要要在在最最佳佳时时间间给给你你的的客客户户打电话。

打电话。

为为你你得得电电话话做做好好准准备备，在在你你拨拨电电话话前前取取出出档档案或拿出客户资料。

案或拿出客户资料。

你你的的电电话话简简短短并并切切入入重重点点，注注意意言言谈谈：

“你你好好”。

也也可可以以说说“嗨嗨，*，我我现现在在给给你你回回电电话话，我我能能为你做什么？

为你做什么？

”?

给给顾顾客客打打电电话话时时在在你你的的头头脑脑里里要要有有一一个个明明确确的的目目的的。

写写下下主主要要问问题题防防止止离离题题。

当当你你想想要要顾顾客客珍珍惜惜你你的时间时，你也要珍惜你的时间。

的时间时，你也要珍惜你的时间。

把把你你的的电电话话分分类类，例例如如：

销销售售电电话话，尤尤其其是是开开门门见见山山式式的的电电话话应应该该被被放放在在一一起起。

其其它它类类型型的的电电话话包包括收集、确认约见和解决问题。

括收集、确认约见和解决问题。

对对待待电电话话来来访访者者，尽尽可可能能为为来来访访者者留留出出一一定定时时间间，通通过过站站起起来来或或暗暗示示会会议议结结束束等等技技巧巧地地结结束束会会议议或或不中断会议。

不中断会议。

5.2.4学会控制处理学会控制处理中断问题的时间中断问题的时间

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