固定资产投资项目档案验收.docx

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固定资产投资项目档案验收

“985二期”9021项目档案

验收专题培训资料

档案馆

2012年10月

1．归档情况自检表

2．归档整改通知单

3．归档审查单

4．仪器设备档案归档范围（电子版到档案馆网上查，网址如下）

5．基建档案归档范围（电子版到档案馆网上查，网址如下）

6．归档工作流程

7．档号编制说明

8．项目名称、子项目名称

9．设备档案归档目录样本

10．设备档案归档目录（空表）（一式三份）

11．基建档案归档目录样本

12．基建档案归档目录（空表）（一式三份）

13．备考表

档案馆网址：

校园网主页——管理机构——档案馆——办事指南——“985二期”9021项目档案验收相关材料。

北京理工大学固定资产投资项目档案

归档情况自检表

项目名称

子项目名称

完成单位

项目负责人

联系方式

归档时间

归档负责人

联系方式

项目建设概况

任务来源

项目建设

依据性文件

投资总额

项目立项时间

项目完成时间

设计单位

施工单位

设备安装单位

监理单位

项目档案自检情况

项目实际新

增仪器设备

共（）台

项目改扩建

共（）项、（）平方米

项目现有

档案数量

共（）卷

其中

设备档案共（）卷，其中40万元以上（）卷，40万元以下（）卷。

基建档案共（）卷。

验收要求

自检内容

自检结果

（在符合要求项后划√）

情况说明

项目档案的完整性

1．项目实际新增仪器设备台套数与归档台套数相符

2．项目中基建内容全部归档

项目档案的准确性

3．归档材料均为原件（盖红章）

复印件占总归档材料%

4．归档材料中签章手续齐备

5．竣工图图面整洁，线条清晰，竣工图章规范，所有竣工图按手风琴样要求统一折叠

项目档案

的系统性

6.每台（套）设备材料组成一卷，卷内按设备的计划选购（研制）、开箱验收、安装调试、运行、维护修理、技术改造等形成过程排序。

7．编目：

文件封面、归档目录（一式两份）、卷内备考表、案卷背签

填表单位（盖章）

年月日

注：

此表随文件材料一同归档北京理工大学档案馆68914240

北京理工大学固定资产投资项目档案

归档整改通知单

项目名称

子项目名称

完成单位

项目负责人

联系方式

归档时间

归档负责人

联系方式

整改内容

验收要求

详细内容

需整改内容

备注

项目档案的完整性

1．项目实际新增仪器设备台套数与归档台套数相符

2．项目中基建内容全部归档

项目档案的准确性

3．归档材料全部为原件（盖红章）

4．归档材料中签字手续完备

5．竣工图图面整洁，线条清晰，竣工图章规范，所有竣工图按手风琴样要求统一折叠

项目档案

的系统性

6.每台（套）设备材料组成一卷，卷内按设备的计划选购（研制）、开箱验收、安装调试、运行、维护修理、技术改造等形成过程排序。

7．编目：

文件封面、归档目录（一式两份）、卷内备考表、案卷背签

项目负责人

意见：

签字：

年月日

归档负责人

意见：

签字：

年月日

注：

此表随文件材料一同归档北京理工大学档案馆68914240

归档审查单

项目名称

档号

子项目名称

学院

项目负责人

归档负责人

归档内容

序号

应归档材料

是否归档

1

合同、合同附件、技术协议、补充协议

2

采购记录单、申请表

3

装箱单

4

装箱单所列材料必归档

5

合格证（质量证书）

6

软件使用许可协议、授权证书

7

培训技术资料

8

北京理工大学仪器设备验收单

9

北京理工大学贵重仪器设备履历书

10

光盘

档案馆：

年月日

缺档原因

项目负责人：

年月日

注：

此表随文件材料一同归档北京理工大学档案馆：

68914240

仪器设备档案归档范围

外购仪器设备文件材料归档范围和保管期限表

序号

文件材料归档范围

保管期限

1

计划购置阶段

1.1

购置申请单或申购请示及批复

长期

1.2

选型、选厂调研报告，技术考察报告、经济技术论证报告及评审文件

长期

1.3

招投标文件：

招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。

评标报告、议标报告、中标通知书

长期

1.4

合同、合同附件、技术协议、补充协议

长期

1.5

谈判备忘录、附录、附件

长期

1.6

重要来往函件、电文

长期

1.7

预验收文件

长期

1.8

报关单、货运单、减免税单

长期

2

开箱验收、安装调试阶段

2.1

开箱验收单

长期

2.2

装箱单、合格证（质量证书）、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册（清单）、检定证书（报告）、商检及索赔文件等随机文件

永久

2.3

仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单

长期

2.4

开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书（报告）或校准证书（报告）

永久

2.5

安装调试计划（大型设备）

短期

2.6

设备安装调试记录、测试记录、试车记录、验收鉴定记录

长期

2.7

安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程、测量记录等

永久

2.8

存在问题及处理意见（验收备忘录）

短期

2.9

安装调试技术总结报告、最终验收报告（中、英文）

长期

2.10

计算机及管理系统软件文件；软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告；测量机还包括软件、硬件部分的文件

长期

2.11

培训技术资料及培训总结报告

短期

2.12

固定资产交接单、出入库单

永久

3

使用维修阶段

3.1

设备履历书、履历卡

长期

3.2

仪器检定证书

长期

3.3

设备修理、维修记录

永久

3.4

设备保养记录

永久

3.5

精、大、贵、关仪器设备机时统计表

长期

3.6

重要设备维护保养和安全操作规程

长期

3.7

仪器设备事故分析、记录及处理结果报告

长期

4

改造阶段

4.1

合理化建议及处理结果

短期

4.2

仪器设备改造、改装的报告及批复

长期

4.3

改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图

永久

4.4

仪器设备改造、改装的验收文件

长期

4.5

仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件

长期

4.6

技术鉴定及成果申报奖励文件

长期

自制仪器设备文件材料归档范围和保管期限表

序号

文件材料归档范围

保管期限

1

方案论证及设计阶段

1.1

调研报告

长期

1.2

招投标文件：

招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。

评标报告、议标报告、中标通知书

长期

1.3

设计任务书、合同、技术协议

长期

1.4

有关问题的请示及批复

短期

1.5

方案论证报告、设计方案文件

长期

1.6

评审文件（设计方案评审、设计评审、工艺评审）

长期

1.7

计算文件

短期

1.8

技术条件、技术说明书

长期

1.9

设计文件（包括零件图、装配图、布置图、原理图、系统图等）

永久

1.10

试验文件、校准文件

长期

1.11

设计技术总结、研制工作总结

长期

2

制造加工阶段

2.1

工艺文件（关键件工艺规程、工艺说明书、重要工艺装备图纸及说明书、工艺总结）

长期

2.2

外购件的合格证和使用说明书

长期

3

安装调试及验收阶段

3.1

出厂前预验收文件

长期

3.2

调试大纲

长期

3.3

安装调试试车、试验记录、调试试验报告、检定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单

长期

3.4

安装调试技术总结报告、验收报告及评审文件

长期

3.5

装箱单、合格证、使用维护说明书等随机文件

长期

3.6

安装基础图、电气接线图、安装工艺规程、竣工图等相关文件　

长期

3.7

仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单

长期

3.8

配套软件研制需求分析、设计、测试、源程序、使用说明书、操作手册等文件及软盘

长期

3.9

技术问题会议纪要、备忘录等文件

长期

3.10

存在问题及处理意见

短期

3.11

固定资产交接单、出入库单　

永久

3.12

培训材料

短期

3.13

技术鉴定及审批文件

永久

3.14

成果申报及奖励文件

永久

4

使用维修阶段

4.1

设备履历书、履历卡

长期

4.2

仪器检定证书

长期

4.3

设备修理、维修记录

永久

4.4

仪器设备维护保养和操作规程

永久

4.5

精、大、贵、关仪器设备机时统计表

长期

4.6

重要设备维护保养和安全操作规程

长期

4.7

仪器设备事故分析、记录及处理结果报告

长期

5

改造阶段

5.1

合理化建议及处理结果

短期

5.2

仪器设备改造、改装的报告及批复

长期

5.3

改进、改装过程中形成的图样、技术文件

永久

5.4

仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件

长期

5.5

技术鉴定及成果申报奖励文件

长期

5.6

仪器设备改造、改装的验收文件

长期

特种仪器设备文件材料归档范围和保管期限表

序号

文件材料归档范围

保管期限

1

计划购置阶段

1.1

购置申请单或申购请示及批复

长期

1.2

选型、选厂调研报告，技术经济论证报告及评审文件

长期

1.3

招投标文件：

招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。

评标报告、议标报告、中标通知书

长期

1.4

订货合同、技术协议

长期

1.5

谈判备忘录、附录、附件

短期

1.6

重要来往函件、电文

短期

2

开箱验收、安装调试阶段

2.1

开箱验收记录

永久

2.2

装箱单、特种设备的设计文件、说明书、制造单位的资质证明文件（制造许可证、营业执照等）、产品质量证明文件、说明书等随机资料

永久

2.3

压力管道元件的合格证及使用说明书、安装使用说明书、产品质量合格证

永久

2.4

锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明

永久

2.5

起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明

永久

2.6

锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法

永久

2.7

反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片

永久

2.8

安装调试计划

短期

2.9

电梯、吊车空、满、超载运行记录

长期

2.10

电梯、吊车安装调试、测试记录、试验报告、年检证明

长期

2.11

压力容器、储气罐、锅炉等安装调试、测试记录、试验报告、设备检测、安全使用许可证明文件

长期

2.12

安装基础图、地基图、电气接线图、竣工图、安装工艺规程等

永久

2.13

存在问题及处理意见（验收备忘录）

短期

2.14

安装调试技术总结报告、验收文件

长期

2.15

培训材料

短期

2.16

设备移交使用单位的附件和随机工具清单

永久

2.17

固定资产交接单、出入库单

永久

3

使用维修阶段

3.1

设备履历书、履历卡

长期

3.2

仪器检定证书

长期

3.3

设备修理、维修记录

永久

3.4

设备保养记录

永久

3.5

精、大、贵、关仪器设备机时统计表

长期

3.6

重要设备维护保养和安全操作规程

长期

3.7

仪器设备事故分析、记录及处理结果报告

长期

4

改造阶段

4.1

合理化建议及处理结果

短期

4.2

仪器设备改造、改装的报告及批复

长期

4.3

改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图

永久

4.4

仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件

长期

4.5

技术鉴定及成果申报奖励文件

长期

4.6

仪器设备改造、改装的验收文件

长期

计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表

序号

文件材料归档范围

保管期限

1

计划、购置阶段

1.1

购置申请单或申购请示及批复

短期

1.2

选型、选厂调研报告，技术经济论证报告及评审文件

短期

1.3

招投标文件：

招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。

评标报告、议标报告、中标通知书

长期

1.4

订货合同、技术协议

长期

1.5

谈判备忘录、附录、附件

短期

1.6

重要来往函件、电文

短期

1.7

软件及硬件质量证明

长期

1.8

授权书、软件许可协议、原产地证明

长期

1.9

企业法人营业执照正或副本（复印件）

长期

2

开箱验收阶段

2.1

计算机装箱单、开箱验收单、安装指南、重要信息、三包凭证、用户手册、保修证书、使用说明书、软盘、光盘

长期

2.2

工作站装箱单、合格证、保修卡、使用说明书、安装指南、许可信息、随机光盘

长期

2.3

服务器补充调整指南、电线位置说明、快速安装和硬件配置、安全指南、快速入门、保修及材料限制、安装提示、重要安全信息

长期

2.4

交换机装箱单、授权书、重要信息、快速参考指南、启动指南、快速安装指南、手册、保修卡、软件发行记录、文件概要、随机光盘

长期

2.5

网络入侵检测系统用户手册、产品保修证书、光盘

长期

2.6

防火墙用户手册、产品保修证书、光盘

长期

2.7

磁带库装箱单、使用指南、安装操作指南、软件说明书、重要安全信息、许可协议、客户信息

长期

2.8

磁盘阵列柜装箱单、保修卡、操作手册

长期

2.9

备份软件管理员指南、许可协议、序列号码、光盘

长期

2.10

安全使用指南、入门指南、用户许可协议、专用产品序号、用户信息反馈卡

长期

2.11

双机热备软件指南、光盘

长期

2.12

网络应用安全平台快速安装手册、客户端用户手册、管理员手册、光盘

长期

2.13

软件模块词典、许可协议、最终用户许可协议、许可实施有关问题解答、用户指南、快速启动指南、资源指南、快速参考指南、光盘

长期

3

安装调试阶段

3.1

计算机及管理系统安装测试记录、系统预验收报告

长期

3.2

存在问题及处理意见（验收备忘录）

长期

3.3

最终验收报告

长期

3.4

培训总结材料

短期

3.5

设备移交使用单位的附件清单

长期

3.6

固定资产移交单、出入库单

长期

4

升级、换版阶段

4.1

升级、换版的请示与批复

短期

4.2

技术文件

长期

4.3

设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件

长期

4.4

设备及软件升级、换版的验收文件

长期

4.5

技术鉴定及成果申报奖励文件

长期

北京理工大学基建项目档案归档范围及保管期限

（按汇总目录形式编写）

阶段

序号

归档文件

保管期限

档

案

管

理

1

项目档案管理登记表

长期

2

基建项目档案形成说明书

永久

3

项目档案自查报告

长期

4

基建项目档案验收申请书

永久

5

项目档案验收意见表

永久

可

行

性

研

究

及

任

务

书

1

上级关于工程立项的通知、文件

永久

2

建设单位工程立项申请报告

永久

3

项目建议书及批复

永久

4

可行性研究报告、专家评审意见几批复

永久

5

项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件

永久

6

项目调整的请示、报告及批复

永久

7

环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

永久

8

设计任务书、计划任务书、报批文件

永久

9

项目资金来源（投资、集资、贷款）材料

永久

设

计

基

础

1

工程地质、水文地质、勘察设计合同、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

4

工程探墓、考古发掘材料

永久

设

计

文

件

1

总体规划设计

2

方案设计

3

初步设计及批复，初步设计调整报告及批复

永久

4

技术设计

永久

5

施工图设计

短期

6

技术秘密材料、专利文件

永久

7

关键技术试验

永久

8

工程设计计算书

9

设计评价、鉴定及审批

永久

10

工程总平面图

永久

11

工程设计总结

永久

北京理工大学基建项目档案归档范围及保管期限

（按汇总目录形式编写）（续一）

阶段

序号

归档文件

保管期限

工

程

管

理

文

件

1

工程环境污染、人防安全等方面的评估审批文件

永久

2

工程建设位置图及城建部门的批复文件

永久

3

建设工程选址申请及选址规划意见通知书、征用土地申请及批准文件、国有土地使用权证、用地规划许可证、建设工程规划许可证、规划验收合格证及附图、红线图、红线定位册、征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书

永久

4

承发包合同、协议书、合同变更文件；索赔等涉及法律事务的文件；招标、投标、评标、议标文件、中标通知书、租赁文件

永久

5

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划、概算、预算管理、差价管理文件

永久

6

施工执照、工程施工许可证

永久

7

环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件；水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件

永久

土

建

施

工

文

件

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2

施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件

长期

3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

4

建筑材料试验报告

长期

5

设计变更、工程签证单、材料代用核定审批

长期

6

施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、地质勘探

永久

7

土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

8

施工记录、日记、大事记

长期

9

隐蔽工程验收记录

永久

10

工程记录及测试、沉陷、位移、变形监测记录、事故处理报告

长期

11

分项、分部、单位工程质量检查、评定。

工程综合质量评定表

长期

12

交工验收记录证明

长期

13

施工总结、技术总结

永久

14

竣工报告、竣工验收报告

永久

北京理工大学基建项目档案归档范围及保管期限

（按汇总目录形式编写）（续二）

阶段

序号

归档文件

保管期限

设

备

及

管

线

安

装

施

工

文

件

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

长期

3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

4

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

5

隐蔽工程检查验收记录

长期

6

强度、密闭性试验报告

长期

7

设备、网络调试记录

长期

8

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

9

系统调试、试验记录

长期

10

管线清洗、通水、消毒记录

长期

11

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

12

中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

13

竣工报告、竣工验收报告

长期

电

气

仪

表

安

装

施

工

文

件

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

长期

3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

4

调试、整定记录．

长期

5

性能测试、校核

长期

6

施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

7

操作、联动试验

长期

8

电气装置交接记录

长期

9

中间交工验收记录、工程质量评定

长期

10

竣工报告、竣工验收报告

长期

北京理工大学基建项目档案归档范围及保管期限

（按汇总目录形式编写）（续三）

阶段

序号

归档文件

保管期限

监

理

文

件

1

监理单位招标、投标、评标、议标文件、中标通知书

长期

2

监理单位资质证书

长期

3

监理合同、协议、监理大纲、监理规划、监理细则

长期

4

施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审

长期

5

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审

长期

6

开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书

长期

7

设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件

长期

8

协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

长期

9

工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

长期

10

监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录

长期

11

各项测控、测量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

长期

12

工程质量事故、施工安全事故报告

长期

13

工程进度计划、实施、分析统计文件

长期

14

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

15

单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估

长期

16

工程监理总结报告

长期

17

主要材料及工程投资计划、完成报表

长期

18

监理工作声像文件

长期

北京理工大学基建项目档案归档范围及保管期限

（按汇总目录形式编写）（续四）

竣

工

文

件

1

工艺平面布置图

永久

2

项目竣工验收报告

永久

3

全部竣工图

永久

4

项目质量评审材料

永久

5

工程现场声像文件

永久

6

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明

永久

7

主要材料消耗、器材清单

短期

8

交付使用的固定资产文件

永久

9