秘书实务实训.docx

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秘书实务实训

秘书实务实训

　　模块一办会

　　案例一会前准备如何做

　　【职业情景】

　　波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。

参加的有本单位、外单位的人员。

总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。

而公司没有放映机。

租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。

会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。

刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

　　9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。

刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。

刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。

眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````思考题：

　　1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？

　　2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？

3、向总经理报告后，你还应该做些什么？

　　4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？

　　案例二会务准备要细致、周密

　　【职业情景】

　　一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。

　　事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。

大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。

后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。

会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。

幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。

会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。

但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。

思考题：

　　本案例中，会务准备方面存在哪些问题？

　　案例三“时装秀”方案

　　【职业情景】

　　某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。

秘书小李拟了一个方案，内容如下：

　　1．会议名称：

“XXxx服装集团夏季时装秀”。

　　2．参加会议人员：

上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。

另请模特公司服装表演队若干人。

　　3．会议主持人：

xx集团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：

XX年5月18日上午9点30至11点。

　　5．会议程序：

来宾签到，发调查表。

展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

　　6．会议文件：

会议通知、邀请函、请柬。

签到表、产品意见调查表。

服装集团产品介绍资料。

订货意向书、购销合同

　　7．会址：

服装集团小礼堂。

　　8．会场布置：

蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。

搭设t型服装表演台，安排来宾围绕就座。

会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

　　9．会议用品：

纸、笔等文具。

饮料。

照明灯、音响设备、背景音乐资料。

足够的椅子。

纪念品（每人发xx服装集团生产的t恤衫1件）

　　10．会务工作：

安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。

安排交通车接送来宾。

展示会后安排工作午餐。

　　问题讨论：

　　小李的会议方案有无改进的地方？

　　案例四请柬发出之后

　　【职业情景】

　　某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

　　接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。

一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。

几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?

一气之下，都回家去了。

　　事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

　　但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。

尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

　　问题讨论：

　　这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

　　案例五会议方案制订

　　【职业情景】

　　中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。

为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。

　　产量增加了，销售必须跟进。

目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。

同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。

会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。

　　为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。

同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。

总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。

　　根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。

实训要求：

　　1．为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。

　　2．根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

3．以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。

　　4．请根据会议的内容制作一份会议日程表（要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项）。

5．请根据会议内容拟写一份会议通知。

6．制作一份会议签到单。

　　案例六会场布置

　　【职业情景】

　　菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨“龙”牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙”牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素，具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点，为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。

产品经公司下属的大壮猪场试验饲养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。

　　再过一个月，就是企业成立50周年。

为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方

　　面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。

　　在系列纪念活动中，安排了4次会议：

（1）庆典大会。

邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工，以及企业员工代表约300人出席。

根据会议方案，主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。

（2）报告会。

请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。

会议规模为100人。

　　（3）企业发展战略研讨会。

邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部，共同研讨企业下一步的发展战略，请专家为企业把脉，为企业开出处方。

　　（4）劳动模范座谈会。

拟邀请企业内各级劳动模范11人，与企业4位党政领导及工会主席进行座谈，回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。

　　本着节俭办会的原则，根据公司的安排，4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。

实训要求:

　　1、实训分小组进行，每个小组确定一名负责人。

2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。

要按真实会场布置的要求进行实训，并达到：

1．布置庆典大会会场要热烈、隆重。

2．布置报告会会场要庄重、美观。

3．布置研讨会会场要庄重、舒适。

4．布置座谈会会场要轻松、和缓。

　　案例七会务服务

　　【职业情景】

　　滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、?

五金、交电等。

公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代销，薄利多销为该公司的一大特色。

　　该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。

各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。

适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业

　　大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。

剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。

在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。

由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。

期间还有很多传接电话。

作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。

　　事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。

实训要求：

　　1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。

2、模拟演示会间奉送茶水。

3、模拟演示会议记录。

　　4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。

　　5、针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：

（1）与会者偏离议程；

（2）会议决定片面；（3）与会者沉默，没有气氛；

　　（4）会议决定与现行政策或规定相抵触。

　　案例八会见与会谈的安排

　　【职业情景】

　　南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校，学校占地10万平方米，建筑面积6万平方米，设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业，在校生4500余人，每年除有500名毕业生对口报考高职外，

　　约有1000名毕业生走上就业岗位。

为此，该校专门设立了就业办公室，负责学生的就业指导，搜集用人单位信息，向用人单位推荐应届毕业生。

　　又到了毕业生推荐的时节。

由于南方职业技术学校近年来每年均向xx工业园区的外资企业输送600多名毕业生，而且通过毕业生跟踪调查，毕业生