物料清单的编制流程及方法.docx
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物料清单的编制流程及方法
物料清单的编制
编制过程：
物料分类——物料号——物料主文件——到物料清单
对制造业来讲，各项核心业务都是围绕产品来开展的。
表述产品构成和形成过程的模型是“时间坐标上的产品结构”，而物料清单（BillofMaterial，BOM）是报表化的物料集成模型。
因此，如果没有正确完整的物料清单，等于不知道企业产品生产的流程，一切业务都将无法有效进行。
所以，应用ERP系统首先要理解物料清单的重要意义，知晓不同产品类型建立物料清单的正确方法。
20世纪60年代，早期的MRP就是从一种物料清单处理程序（BOMProcess）的软件起步的，尽管最初的BOM没有考虑库存、提前期和批量，但却说明了BOM对制造业的重要性。
一、物料和产品结构
任何制造业都要生产产品，在ERP系统，产品是按描述其形成的过程的产品结构模型来表达的。
物料清单是产品结构的报表形式，是在产品结构的基础上建立的；它不仅说明了产品结构上下层级的从属关系，而且说明了需用和投入的时间关系，是信息化管理环境下的“期量标准”概念。
因此，在讨论物料清单编制问题之前，需要先对物料和产品结构有一个比较深入的理解。
1．1物料的定义和特性
组成产品结构的最小单元是物料。
在英文里“物料”有多种叫法，当我们说“物料需求计划”时，“物料”在英文里对应的是material。
当我们说“物料编码”时，英文里的物料是item或part。
在一些国产ERP软件里，也有用“物项”、“物品”、“物件”的，很不统一。
我们顺着“物料需求计划”的词义，采用“物料”的叫法。
这里所说的物料，指的是：
凡是要列入计划、控制库存、控制成本的物件的统称。
包括所有的原材料、配套件、毛坯、半成品、联产品、副产品、回收品、需要处理的废品、包装材料、标签、说明书、技术文件、合格证、产成品、工艺装备、甚至可以是不能存储的某些能源等。
换句话说，物料是计划的对象，库存的对象和成本的对象。
从管理的角度看，物料的管理特性（就像材料有物理性能和化学性能一样）主要是3个方面。
1）．相关性
从供需链的概念出发，任何一种物料都是由于某种需求而存在的，没有需求的物料，就没有生产或保存的必要。
一种物料的消耗量受另一种物料的需求量制约，如购买原材料是为了加工零件，而生产零件又是为了装配产品：
MRP理念的基本出发点就是平衡供需关系。
从大范围来讲，一个企业的原料是另一个企业的产品：
一个企业的产品，又是另一个企业的原料；无数的供需关系联系到一起形成供需链或供需网。
只有当市场有需求时，企业生产的产品才有价值。
这种相关需求不但有品种规格、性能、质量和数量的要求，而且有时间和空间（需用时间和地点）的要求。
2）．流动性
既然任何物料都是由于某种需要而存在，它就必然处于经常流动的状态，而不应当在某个地点长期滞留。
物料的相关性必然形成物料的流动性，不流动的物料只能是一种没有需求的积压浪费。
通过物料的流动性来检查物料在相关性上存在的问题，是物料管理或物流管理的一项重要内容。
3）．价值
物料是有价值的。
库存或存货是流动资产，要占用资金；而资金又是有时间价值的，使用了资金就应体现资金成本，要产生利润。
因此，不仅要把库存物料看成是一种资产，还要看到它也是一种“负债”（尤其是超储物料）；它占用了企业本来可以用来在其他方面获取利润的资金，应当计算机会成本。
产品研发人员需要知道每个零部件的价值，从设计源头把住成本关；这也是价值工程学要做的分析工作流程。
只有理解物料的这些管理特性，才能应用好ERP系统，做好计划管理、物料管理和成本管理。
1．2产品是由众多“单层结构”组成的
物料和由物料组成的“单层结构”是产品结构的基本单元。
任何一个产品都是由若干个“单层结构”组成的，单层结构中的上层物料，我们称为“母件（parent）”，下层物料称为“子件（component）”。
有些软件采用“父件”的叫法，但就一般公司的组成来讲，通常称母公司和子公司，而不用“父公司”。
我们认为母子的血缘关系较之父子更为明确，符合信息数据准确定义的要求，所以采用“母件”的叫法。
单层结构是由一个母件和从属于母件的一个或多个子件组成的。
如果对应设计图纸，母件指的是组装图上的装配件，子件是零件明细表中众多的零部件。
不少企业在自行开发管理软件时，由于没有“单层结构”的概念，对所有产品的描述都从最顶层一直扎到最底层，相同的“单层结构”在各个产品文件中多次重复出现，数据的冗余量很大，极不合理。
以图13．1的产品结构为例，X作为最上层的母件是一个要销售出厂的产品，它由A、B、C、D4个子件组成。
件X同件A、B、C、D组成一个“单层结构”，在MRP系统中用“单层物料单（singlelevelBOM）”报表格式表示。
图13．1中，件B对应于X来讲是子件，但它对应于件E、F来讲又是母件，并一起组成一个第2个层次的单层结构。
同理，件E同件G、H、I；件D同件I又组成位于不同层次的单层结构。
任何一个产品都是由这样众多“单层结构”组成的。
母件同子件的关系可以是一对一，也可以是一对多，但必须是惟一的。
如果众多子件中有品种或数量的差异，就是另一个不同的单层结构，是不同的母件，应有不同的母件代码。
如果子件有多个可选品种，则按模块化产品结构处理，母件是虚拟件，子件是可选件。
母件同子件之间的连线对加工件来讲是加工流程（工艺路线）和加工周期，对采购件则是入库前的采购流程和采购周期（供应商的制造周期、运输、通关、检验等），单层结构上每一项方框代表的是物料的完工状态，可以入库存储，而不是正在工序之间流动、处于尚未成形的状态。
只有明白产品是由多个单层结构组成的道理，才能处理好“借用”、“通用”、“选用”之间的区别，正确编制物料清单。
在MRP系统中，对每项“单层结构”的文件只须建立一次，所有借用这个单层结构的产品就可以共享。
建立物料清单是从建立一个个反映“单层结构”的“单层物料单”开始的，系统会根据各单层结构母件同子件的相互关系，自动逐层地把所有相关的单层结构挂接起来，最后形成整个产品的产品结构。
产品结构有多少个层次，依产品而异。
ERP软件设计可以多到99层，一般不少于25层，但实际应用多在10层以下。
层次越多，管理和计划就越复杂，车间定单或加工定单的数量也很庞大。
以汽车为例，如果汽车厂要自己生产所有的零部件，产品结构就会层次很多，非常复杂。
如果所有的零部件都是外购外协，汽车厂就是一个总装配厂，产品结构就将是一种“扁平的结构”：
产品结构外协的部分被分散到各个协作厂，成为协作厂的产品结构。
如果协作厂对它的零部件也采取外协外包的方式，它的产品结构也将是扁平的，体现了专业化分工给管理带来的好处。
这些众多层次的外协外包，构成了一个企业上游供应链，是SCM（供应链管理）或SRM（供应商管理）产品的管理对象。
各个协作单位发挥各自的特长，形成供需链的竞争优势。
如果一个企业提供性能各异的众多产品是由一定数量标准的“单层结构”配置而成，即用少量的标准“单层结构”组成性能多样的各种产品或产品系列；这就是我们常说的标准化和系列化，形成配置式的产品。
MRP系统可以通过“反查（whereused）”物料清单功能，查询每一个物料（零件）是用在哪些“单层结构”上：
每一个“单层结构”又是用在哪些产品（顶层）上。
如果有许多产品都“借用”相同的单层结构（组件），说明产品零部件设计的通用性很好，对简化管理和降低成本都会带来好处，尤其是产品研发部门，应特别关注这个问题。
MRP系统还可以通过“物料分类”功能查询每一类别下所有不同规格品种的物料，通过分析，作为确定标准化过程中优先选用的依据，对简化和优选诸如各种原材料、紧固件等带有通用性物料的品种规格很有帮助。
把这些功能同成组技术结合起来应用，正是产品研发部门的主要工作。
作为MRP基础管理文件的物料清单对产品设计标准化、系列化工作，能够提供指导性信息，对产品研发人员同样是一个得力的工具。
所以说：
“编制物料清单只会增加产品设计研发部门的工作量，对研发部门没有任何用处”是不正确的。
国内外有些MRP教材把“单层物料单”仅仅说成是物料清单的一种形式，这样的解释没有说到“单层物料单”的实质。
1．3编制物料清单的顺序
在整个ERP系统的实施过程中，都会遇到“前导工作”和“后续工作”的概念，这是项目管理工作方法的一项基本原则。
在编制物料清单之前，也要先做好一些前导工作。
首先要做的是定义企业所有物料的分类，建立各种分类码的基本要求是说明物料的来源（自制、外购等）、物料的处理方式（虚拟、库存、选配等）以及同会计科目的关系。
使任何一种物料都必须归属于至少一种分类之下。
每一项物料必须有惟一的代码（物料号）。
然后为每一种物料建立各自的物料主文件（物料文档，itemmaster）。
只有建立了物料主文件的物料才允许进入物料清单。
从物料分类——物料号——物料主文件——到物料清单依次编制，是一个非常规范的操作程序，前道程序没有完成，后道程序不能进行。
下面我们要逐一详细讨论。
二、物料分类
按照各种不同的需求对企业所有物料进行分类，是一项基础的管理工作。
物料分类的主要作用如下。
1．定义相关的会计科目
物料分类最主要的目的，是说明每一类物料同什么会计科目有关，也是实现物料信息与资金信息的静态集成的第一步。
2．查询物料库存
分类的另一个重要作用是物料查询。
例如，按管理要求可以把物料分为钢材、化工材料、机电配件、低值易耗品等；如果管理上需要再划细，可以把钢材再分为板材、型材、棒材：
化工材料再分为橡胶制品、油漆等，机电配件可分为电机、轴承等。
如果再要细分，板材又可分为厚板、中板、薄板：
型材又可分为角钢、槽钢、工字钢等。
按分类查询可以帮助业务人员知道仓库现有的圆钢都有哪些规格，哪些有积压，尽可能先用掉。
也可以把规格相近的物料，归并为一种优选规格，以简化采购、运输和保管，降低成本。
3．说明物料的来源
物料有不同的来源，最基本的来源有两类，即自制或采购。
MRP系统在展开运算时，按照“来源码”将物料分别归属到车间定单和采购定单，执行加工作业或采购作业。
4．说明处理方法
不同特征的物料，系统的处理方法也不同，有不同的处理类型码。
（1）如果物料是一种可供客户选择的基本组件（feature，特征件），有多种选择，系统会自动进入一个选择目录，由客户选定后记入销售合同，并生成“定制物料单”。
（2）如果物料是一种搭配出售件（kitting），就是说根据客户要求，一个包装中有各种搭配的规格，则要确定搭配的方案。
如一个工具箱中有不同规格的各种工具、一个纸箱衬衫中有面料相同的几种尺码搭配、一包缝纫针有不同大小规格的缝针等。
（3）如果是虚拟件，在制定计划时系统会自动越过。
（4）对流程行业中的联产品、副产品，会按照同主导产品的比例关系，分摊成本。
（5）对计算非库存件或某些消耗品存量时，又有不同的处理方法。
5．便于建立物料文档
同一类物料往往涉及相类似的属性，在建立物料主文件时，只要复制同类型物料的数据，然后更改编码、名称和少量参数就可以形成一个新物料的主文件，带有一种参数化设置的性质。
一个物料可以从不同角度设置多种分类。
不同的软件采用的分类所用的名词是不同的，例如，称为物料分类、物料类型、产品组、来源码等，要弄清楚协同软件各种名词的真正含义和作用，这也是系统实施进程中，原型测试阶段的重要任务。
三、物料编码
3．1物料编码的基本要求
物料的编码要求，有以下几点。
1．识别物料
计算机识别和检索物料的首要途径是物料的代码，通称物料号（itemnumber或partnumber）。
各软件的叫法很不统一，也有叫项目号、物品号、识别码、物件号、零件号等。
有的软件也可以通过物料名称的拼音字母顺序来检索物料，但物料号总是检索的第一选择。
2．，唯一性
物料编码最基本的要求是物料号的惟一性和字段长。
所谓惟一性就是说，同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。
通俗地讲就是：
“一个人不能起两个名字，两个人不能用同样的名字”。
如果一个零件经过修改，就必须更改编码（可以加一个说明版次的后缀），并说明它的有效期，以免造成管理上的混乱。
3．字段类型
物料号多为字符型，字段长度有一定限制，各个软件规定不一，但一般为15～20位（空格也算位数）。
物料号的位数过长会增加系统的存储空间，增加录入时间，而且容易出现差错。
确定物料号时还要考虑所选软件的其他查询功能，若电子商务软件可以通过其他代码（如分类码、分组码）查询，在物料号中不必考虑过多的标识段，以免重复并增加字段长度。
对那些在各类商场销售的产品，编码要遵守中国物品编码中心有关条码设置的规定（如厂商识别、商品项目、校验码……等）。
4．应用自动识别技术
在物料编码问题上一定要结合条码技术应用。
随着条码技术的发展，二维条码可以包含物料的更多信息（例如：
批号、工艺记录、作业的指导性信息等等），已经在国内一些企业（如汽车制造）得到普遍应用。
此外，无线射频识别（RFID）技术在ERP系统数据采集应用方面，将随着这些装备设施成本费用的下降，在一些行业会有所应用。
5．集团统一编码
对一个集团性质的企业，在物料编码问题上，不仅要保证一个分公司、一个工厂物料编码的惟一性，而且要从集团全局的角度，考虑整个集团所有产品和物料编码的惟一性，建立物料编码标准。
举例说，一个以家电为主导产品的集团企业，有几家分公司生产不同类型的制冷产品，如电冰箱、空调机、冷柜等，它们之间有共用的物料是很自然的事。
这时编码的惟一性就不能仅仅限于一种产品类型，而是要全集团统一考虑。
否则，因为不同分公司产品的备件往往是在一个地区仓库里集中管理，而不是按分公司分别设立的，如果没有从集团总体考虑物料编码，很可能在备件仓库出现重号的问题，造成管理上的混乱。
另一方面，如果集团对大宗物资采用集中采购，集团所属各企业必须对这类物资使用相同的物料号，以便汇总。
6．不同图纸的同一性
如果一家企业从不同的国家引进技术图纸（例如分别从日本和德国引进的机床制造技术），来源不同的产品图纸中，极可能有图号不同、但零件完全相同（材质、形状、精度等）的物料，对这种情况需要注意，如果几种产品是经常同时生产的，最好予以重新编号，以便汇总安排加工计划和采购计划，减少不必要的无效作业。
7．区别零件与毛坯
传统的做法，往往把零部件的毛坯（铸坯或锻坯）上铸上零件的图号，如汽车发动机箱体铸件等。
这时，必须把毛坯的编码同加工后的零件编码区别开来。
铸件可后缀字母“—Z”字或一个数字，因为铸件是要单独定货和储存的，并单独计算成本和结算，不能同加工后的零件混为一谈。
参见本章稍后的图13．3。
3．2物料编码含义问题
1．无含义
在有物料分类的情况下，物料号可以是无含义的，按顺序数字编号。
这样做有很多好处，例如：
Ø代码简短、存储量少（6位数就可以满足近100万种物料的编码，即100000～999999：
只要再增加一位数，即7位数，就能近1000万）、保证惟一性，易于发展和扩充；
Ø全部采用数字，可防止数字同字母的混淆（如数字0与大写英文字母O：
数字1与字母I；2与Z等），减少差错；
Ø方便录入（可以按规定的指法，用计算机键盘右侧的数字辅键录入），提高录入速度，减少差错，对不熟悉英文键盘的业务人员使用要方便得多。
为了能够按顺序正常查询，尽管数字编号的长度可以不同，但不要用0作为代码左方的第一位数，要考虑方便检索的要求。
2．有含义
物料号也可以是有含义的，例如，将总位数分成几段，依次表示产品、部件、零件、版次或其他标识（例如：
XXXX-XXX-XXX-XXXX-X）。
这种传统的编码方法在很多机械制造厂是非常普遍的。
随着设计标准化、系列化、通用化的发展，一种零件在几个产品之间相互“借用”的情况会越来越多。
这种“借用件”实质上已经是一种通用件，不宜再采用依附于部件或产品的编码方法，而应当赋予一个象征通用件的编码（例如，T-XXX）：
不然，当有些产品已经淘汰了，而借用零件还挂着标识产品的编码标志就不合适了。
有些产品，往往用几个段落表达产品的规格，如钢管编码用几个段落依次表达产品码、品种、外径、壁厚、钢号和螺纹码，例如，将总位数是15位的编码分成6段：
9C13970772N800L，比较直观，也是可取的。
3．混合应用
还可以采用代码中某些位数是有含义的，而另一些位数是无含义的流水号，结合起来编码。
例如：
XXX—XXX，前3位是产品代码（有含义），后3位是零件的序列号（无含义，零件数量少于999）。
这里的下划线如果用空格代替，虽然是可行的，但如果录入时忘了空格不容易发现。
3．3其他注意事项
1．物料特征
对定单组装类的产品也可按基本组件、可选件和通用件分别标识。
例如：
赋予不同的前缀号，或以某些字符作为物料号的前几位代码。
2．物料号与图号
设计图号如果能保证惟一性，而且字段长度不超过规定，考虑到企业多数员工已相当熟悉，也可以用图号作为物料号。
各种ERP软件都能列出物料号同图号的对应关系，但只以物料号作为检索依据。
我们应当明白：
图号是识别图纸用的，而物料号是识别物料用的，尽管有时两者会完全相同，但它们的性质和目的是不一样的。
3．成组码
成组技术采用的成组编码，由于它不是惟一的，不能作为物料号。
必要时，可在物料号中用某些位数反映成组特征，供编制计划时参考。
有些软件中设有“成组码”，便于把某个时期内（如1周）工艺相似的零件组织到一起生产，减少准备时间。
成组码并不是一个完整的成组代码，主要是为了标识对编制计划有参考意义的工艺特征。
在软件设有成组码的情况下，物料号中不一定要考虑成组特征的含义，要尽量简化。
4．来源不同的物料
同一种物料，例如，冰箱的压缩机、拖拉机的发动机，来源不同，应当用基本物料号加后缀来处理。
但是同一种零件，如油泵上的油嘴偶件或柱塞偶件，由于公差不同而划分几个档次，只有同一公差范围内才可以互换，可以通过诸如批次代码来处理，不一定要改变物料号，要根据OA软件功能和管理要求的具体情况确定。
5．自制外购区分
同一种物料，同时有自制和外购两种来源，不同来源的成本会不一样，或有批号跟踪的要求，可以有各种处理方法。
这种情况多数是以自制为主，在自制能力不足时，部分外购。
可以从加工单中划出采购的数量，系统生成采购单，用采购单代码跟踪，不一定要给予不同的编码。
通常要结合软件的功能设计具体研究，灵活运用。
国外对实施ERP有一种诙谐的提法：
要KISS（KeepSimpleandStandard），就是越简单越标准越好。
千万不要把本来是简单的事搞复杂了，这是一条基本原则，不仅在物料号上要遵守这个原则，在任何地方都要用到这个原则。
人们容易把简单的事搞复杂了，但要简化复杂的事就比较难。
6．慎重编码
一些软件对设定好的物料号不允许轻易变动，如要修改，必须先把所有与该物料相关的记录（如库存、加工单、会计科目等记录中有该项物料时）统统清除干净，这是一件十分麻烦的工作。
因此，确定物料号的编码原则要特别慎重，不但要考虑当前的方便，而且要考虑今后发展和扩充的需求。
3．4相关的对照代3-5
同一个物料，在不同情况下会有不同的代码，如图纸号、国标号、供方代码或需方代码等。
ERP软件应满足能够录入对应参照代码的功能。
1．国标
一种物资的国家标准（如GB）之下还会有许多规格，必须在物料号中明确表达出来，不能只简单地以国家标准作为物料号。
2．供需方的代码
采购件在供方有其自己的物料号，同样，销售件在客户方也会有其自己的物料号，都应当记入相应的对照编码字段中。
一旦建立了这些相关的代码，在检索物料号时，会自动与物料号同时显示出来。
在签订采购合同或销售合同时，对照代码也会自动显示在相应的字段上。
3．销售要求的代码
有些产品的销售出库记录，如汽车，要包括汽车编号、汽车底盘号、发动机号、汽车类型、颜色等；家电行业的产品除产品号外还要有序列号。
这不属于对照代码的概念范畴，可以用二维条码来处理，或采用专用的程序。
四、物料主文件
必须为每一种物料建立一份文档，称为物料主文件或物料文档，说明物料的各种参数、属性及有关信息，反映物料同各个管理功能之间的联系，通过主文件来体现信息集成。
物料主文件中包罗的数据项很多，一般都要用多个屏幕画面分类分页显示，每一页对应一项业务，便于查询和明确维护数据信息的责任人。
举例说明如下。
1．主要同设计管理有关的信息
如机电产品的图号或食品、药剂、烟草的配方号（或原料、成分）、物料名称、重量、体积（对比重小或占空间大的物料需要说明，如空心构件、箱体或棉花包）、设计修改号或版次、生效日期和失效日期等。
一个物料在不同产品上的用量是不一样的，因此，物料的需用数量只在物料清单上标识，在物料主文件里是无法说明的。
这也是为什么许多ERP软件把物料主文件同仓库、货位、批次等文件一起，放在物料管理或库存管理子系统中维护；而把物料清单同工作中心、工艺路线等文件一起，放在制造数据子系统中维护的缘故。
2．主要同物料管理有关的信息
如计量单位（计量单位可以是单体（件、盒、箱……），也可以是长度、重量、面积或体积单位。
采购、销售与存储可能采用不同的计量单位，存储与发料又可能采用不同的计量单位，这种情况要有相应的换算系数。
例如，盘钢采购计量单位是吨，发料是米。
紧固件采购单位是盒，发料是件等）、成品率（18．4．3节）、ABC码（18．6．1节）、循环盘点间隔期（18．6．2节）、默认的仓库和货位、分类码、现有库存量、安全库存或最小库存量（18．3节）、最长存储天数、最大库存限量、批量规则及调整因素（18．4节）等。
对那些有有效期和易于变质的物料要规定复验周期或保质期，到时系统会发出警告或提示。
对外购件来讲还应有采购员码、主要和次要供应商以及物料在供方的代码等。
3．主要同计划管理有关的信息
如处理方法的分类代码、独立需求（MPS运算）或相关需求（MRP运算）标识（有的物料如备件及可包装或不包装的产品，都可以是既是相关需求件又是独立需求件，协同软件必须满足这个要求）、需求时界和计划时界、固定、变动和累计提前期、低层码、计划员码、成组码、主要工艺路线码（当物料有几种加工方法时）等。
4．主要同销售管理有关的信息
如销售员码、计划价格、折扣计算、佣金、物料在买方使用的代码等。
5．主要同成本管理有关的信息
如标准单位成本、实际单位成本、采购费等。
6．主要同质量管理有关的信息
如批号、待验期、复验间隔天数、最长保存期等。
以上数据中有些直接影响MRP的运算结果，如提前期、成品率、安全库存、批量规则等，在确定这些数据时要特别慎重。
物料主文件中会包含一些动态数据，如现有库存量、实际成本等，它们与有关程序集成，可以随时显示更新的数据.
五、物料清单
5．1物料清单的作用
物料清单是企业所有核心业务都要用到的共享管理文件，关键词是“共享”，就是说，它对任何业务都是重要的，不是某一种业务所独占的文件。
但要求物料清单全面细致、使用最频繁的是计划与控制部门。
物料清单的作用可以分以下几方面来谈。
1．使系统识别产品结构
用计算机辅助管理，首先要使系统能够“读出”企业制造的产品结构和所有涉及到的物料。
为了便于计算机识别，必须把用图表表达的产品结构转换成数据报表格式，也就是物料清单。
物料清单同产品结构图所说明的内容是一致的。
本书将以家庭和办公室最常见的电子挂钟为例来讲解物料清单。
2．联系与沟通企业各项业务的纽带
物料清单是运行ERP内部集成系统的主导文件，企业各个业务部门都要依据统一的物料清单进行工作。
Ø它确定配置产品需用的可选件、计算累计提前期、是销售部门洽谈客户定单的依据：
Ø物料清单是按照实际的生产装配顺序编制的，是计划部门编制生产计划和采购计划的依据：
Ø是仓库部门向生产工位配套发料的依据；
Ø是跟踪物流、工序及生产过程、追溯任务来源的依据；
Ø是供应部门采购和外协
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