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crm客户关系管理系统需求分析LWD剖析

软件需求规格说明书

项目名称：

客户关系管理系统项目

项目代号：

CRM-001

撰写人：

李海静、吴治波、董志云

创建时间：

2014-05-19

修订记录

Date（日期）

Version（版本）

Description（描述）

Author（作者）

2014-05-19

V1.0

文档完成初稿

李海静

2014-05-23

V1.1

文档完成稿

李海静、吴治波、董志云

1概述

客户是公司最宝贵的资源，为了更好的发掘老客户的价值，并开发更多新客户，远创软件技术有限公司决定实施客户关系管理系统。

希望通过这个系统完成对客户基本信息、联系人信息、交往信息、客户服务信息的充分共享和规范化管理；希望通过对销售机会、客户开发过程的追踪和记录，提高新客户的开发能力。

客户服务是一个涉及多个部门，存在一定流程的工作。

客户服务水平的高低决定着公司的核心竞争力。

该客户关系管理系统应提供一个客户服务在线平台，使客户服务处理过程中相关人员可以在线完成服务的处理和记录工作。

1.1目的

本文档描述远创软件技术有限公司客户关系管理系统的需求。

通过LWD项目组对远创软件技术有限公司客户关系管理的需求进行调研，并且与远创软件技术有限公司人员进行反复交流后形成该文档。

编写此文的目的是为下一步进行系统设计和系统开发提供参考依据，同时本文档也作为项目评审验收的依据之一。

1.2范围

本系统包括：

营销管理、客户管理、服务管理、基础数据四个功能模块。

1.3读者对象

文中涵盖用户对系统的要求，因此本文的主要读者为LWD项目组需求部门人员及设计和开发人员。

1.4参考文档

网上的CRM客户关系管理系统资料

1.5术语定义

系统用户：

远创软件技术有限公司员工。

客户：

购买LWD公司产品或有意向购买LWD公司产品的单位客户，不包括个人客户。

客户服务：

由客户提出申请，需要LWD公司员工对其做出响应的活动。

分咨询、建议、投诉等类型。

2系统说明

2.1概述

客户关系管理系统用于管理与客户相关的信息与活动，但不包括产品信息、库存数据与销售活动。

这三类数据将由远创软件技术有限公司销售系统进行管理。

2.2用户与角色

与本系统相关的用户和角色包括：

系统管理员：

管理系统用户、角色与权限，保证系统正常运行。

销售主管：

对客户服务进行分配。

创建销售机会。

对销售机会进行指派。

对特定销售机会制定客户开发计划。

客户经理：

维护负责的客户信息。

接受客户服务请求，在系统中创建客户服务。

处理分派给自己的客户服务。

对处理的服务进行反馈。

对特定销售机会制定客户开发计划。

执行客户开发计划。

对负责的流失客户采取“暂缓流失”或“确定流失”的措施。

高管：

审查客户贡献数据、客户构成数据、客户服务构成数据和客户流失数据。

2.3系统功能

系统功能结构图如下：

图2-1客户关系管理系统功能结构图

2.4当遵循的标准或规范

本系统采用MicrosoftAccess数据库开发及展示。

数据库设计原则上符合第三范式，且规范，易于维护。

3功能性需求

本系统分营销管理、客户管理、服务管理、基础数据四个模块。

3.1营销管理

营销管理模块包含销售机会的管理和对客户开发过程的管理。

营销的过程是开发新客户的过程。

对老客户的销售行为不属于营销管理的范畴。

客户经理有开发新客户的任务，在客户经理发现销售机会时，应在系统中录入该销售机会的信息。

销售主管也可以在系统中创建销售机会。

所有的销售机会由销售主管进行分配，每个销售机会分配给一个客户经理。

客户经理对分配给自己的销售机会制定客户开发计划，计划好分几步开发，以及每个步骤的时间和具体事项。

制定完客户开发计划后，客户经理按实际执行情况填写计划中每个步骤的执行效果。

在开发计划结束的时候，根据开发的结果不同，设置该销售机会为“开发失败”或“开发成功”。

如果开发客户成功，自动创建新的客户记录。

3.1.1销售机会管理

3.1.1.1创建销售机会

3.1.1.1.1业务概述

见3.1节的描述。

3.1.1.1.2使用者

销售主管、客户经理

3.1.1.1.3输入要素

创建销售机会时需录入以下信息：

表1

数据项

说明

输入格式

是否必填

编号

系统自动生成

输入框只读

机会来源

文本

客户名称

文本

是

成功机率

从0到100的数字

数字

是

概要

对销售机会的简要描述

文本

是

联系人

文本

联系人电话

文本

机会描述

文本

是

创建人

自动填入当前登录用户，用户不可更改

输入框只读

是

创建时间

当前系统时间

输入框只读

是

3.1.1.1.4处理流程

从页面获取输入信息，在数据库中创建新记录。

3.1.1.1.5输出要素

提示“保存成功”，或报告相应错误。

3.1.1.2修改销售机会

3.1.1.2.1业务概述

对未分配的销售机会记录可以编辑。

3.1.1.2.2使用者

销售主管、客户经理

3.1.1.2.3输入要素

在销售机会管理的列表页面列出所有状态为“未分配”的销售机会记录，可选择一条进行编辑。

在编辑页面，可以对机会来源、客户名称、成功机率、概要、联系人、联系人电话、机会描述进行编辑。

3.1.1.2.4处理流程

在列表页面选择“未分配”的销售机会进行编辑，跳转到编辑页面；在编辑页面填入更新的信息，提交表单，保存新的信息到数据库。

3.1.1.2.5输出要素

提示“保存成功”，或报告相应错误。

3.1.1.3删除销售机会

3.1.1.3.1业务概述

状态为“未分配”的销售机会可以删除。

删除时需要判断当前登录用户为该销售机会的创建人，否则不可删除。

3.1.1.3.2使用者

销售主管、客户经理

3.1.1.3.3输入要素

在“未指派”的销售机会列表中选择一项删除。

3.1.1.3.4处理流程

点选删除操作后应提示“确认删除？

”，用户选“确定”则执行删除操作，否则不执行。

3.1.1.3.5输出要素

删除成功后提示“删除成功”。

3.1.1.4指派销售机会

3.1.1.4.1业务概述

销售主管根据各客户经理的负责分区、行业特长等对销售机会进行指派。

每个销售机会指派给一个客户经理，专事专人。

指派成功后，销售机会状态改为“已指派”。

3.1.1.4.2使用者

销售主管

3.1.1.4.3输入要素

进行指派时需要选择输入客户经理，输入指派时间。

3.1.1.4.4处理流程

选择要指派的销售机会，察看销售机会的详细信息并选择客户经理进行指派。

3.1.1.4.5输出要素

指派成功后提示“指派成功”，该销售机会状态改为“已指派”。

3.1.2客户开发计划

对“已指派”的销售机会制定开发计划，执行开发计划，并记录执行结果。

客户开发成功还将创建新的客户记录。

3.1.2.1制定开发计划

3.1.2.1.1业务概述

客户经理对分配给自己的销售机会制定开发计划。

3.1.2.1.2使用者

客户经理

3.1.2.1.3输入要素

在制定开发计划时，应显示出销售机会的详细信息。

客户经理可以通过新建计划项，编辑已经有的计划项，即删除计划项来针对一个销售机会来制定客户开发计划。

每个计划项包括两个输入要素：

日期和计划内容。

3.1.2.1.4处理流程

首先选择一“已指派”的销售机会进行指定计划的操作，然后制定计划。

3.1.2.1.5输出要素

提交并更新当前页面时在计划项列表中显示新建的计划项。

3.1.2.2执行开发计划

3.1.2.2.1业务概述

完成客户开发计划的制定后，客户经理开始按照计划内容执行客户开发计划，并按时记录执行结果。

3.1.2.2.2使用者

客户经理

3.1.2.2.3输入要素

对每个计划项填写执行效果，并保存。

3.1.2.3开发成功

3.1.2.3.1业务概述

某个客户开发计划执行过程中或执行结束后如果客户同意购买公司产品，已经下订单或者签订销售合同，则标志客户开发成功。

客户开发成功时，需修改销售机会的状态为“开发成功”。

并根据销售机会中相应信息自动创建客户记录。

3.1.2.3.2使用者

客户经理

3.1.2.3.3输入要素

从列表中选择一个状态为“已指派”的销售机会，点选“开发成功”操作。

或者在执行计划页面点选“开发成功”操作。

3.1.2.3.4处理流程

修改销售机会的状态为“开发成功”。

根据销售机会中相应信息（包括客户名称、联系人和联系人电话）自动创建客户记录。

3.1.2.3.5输出要素

操作成功后提示“操作成功”。

3.1.2.4开发失败

3.1.2.4.1业务概述

某销售机会在确认客户的确没有采购需求后，或不具备开发价值时可认为“开发失败”。

3.1.2.4.2使用者

客户经理

3.1.2.4.3输入要素

从列表中选择一个状态为“已指派”的销售机会，点选“终止开发”操作。

或者在执行计划页面点选“终止开发”操作。

3.1.2.4.4处理流程

修改销售机会的状态为“开发失败”。

3.1.2.4.5输出要素

操作成功后提示“操作成功”。

3.2客户管理

客户信息是公司资产的构成部分之一，应对其进行妥善保管、充分利用。

每个客户经理有责任维护自己负责的客户信息，随时更新。

在本系统中，客户信息将得到充分的共享，从而发挥最大的价值。

有调查表明，公司的大部分利润来自老客户，开发新的客户成本相对较高而且风险相对较大。

3.2.1客户信息管理

3.2.1.1编辑客户信息

3.2.1.1.1业务概述

客户经理可以编辑状态为“正常”的客户信息。

3.2.1.1.2使用者

客户经理

3.2.1.1.3输入要素

新建客户信息时要输入客户编号、名称、地区、客户经理、客户等级、客户满意度、客户信用度、地址、电话、邮政编码、客户类型等。

3.2.1.1.4处理流程

从列表中选择要编辑的用户点选“编辑”按钮，编辑特定客户的信息，输入新信息后点“保存”按钮，返回列表页面。

3.2.1.1.5输出要素

提示“保存成功”或报告错误。

3.2.1.2管理客户联系人

3.2.1.2.1业务概述

每个客户可以有多个联系人。

3.2.1.2.2使用者

客户经理

3.2.1.2.3输入要素

新建联系人时要输入姓名、性别、职位和办公电话。

还可输入手机号码和备注信息。

注意：

联系人是属于某个客户的。

3.2.1.2.4处理流程

选择一个客户，显示其所有联系人的列表，从中选择进行编辑或删除操作，还可以给该客户添加联系人。

3.2.1.2.5输出要素

客户的联系人信息。

3.2.1.3管理客户交往记录

3.2.1.3.1业务概述

系统可以保存每个客户的交往记录。

3.2.1.3.2使用者

客户经理

3.2.1.3.3输入要素

客户经理完成客户服务后，需记录和客户交往的内容，特别是里程碑事件或有重大影响的事件。

添加一个客户交往记录时需要记录事件发生的日期、地点、概要和详细信息，还可以填写一个备注信息。

交往记录可以修改。

3.2.1.3.4处理流程

首先选择一个客户，然后针对这个客户维护交往记录信息。

3.2.1.3.5输出要素

客户的交往记录数据。

3.2.1.4查看客户历史订单

3.2.1.4.1业务概述

客户的历史订单数据是一个客户重要的信息。

本系统中不提供订单管理的功能。

订单数据需要从销售系统中读取。

读取时只读取订单状态为“已发货”或“已回款”的数据。

3.2.1.4.2使用者

客户经理

3.2.1.4.3输入要素

本系统根据客户展示历史订单。

3.2.1.4.4处理流程

首先选择一个客户，然后查看这个客户的历史订单，再选择一条历史订单查看订单明细。

3.2.1.4.5输出要素

针对某一客户显示其全部已发货或已回款的历史订单，分页显示，最新的订单显示在前面。

需要在列表中显示订单的编号、下单日期、送货地址、订单状态。

对每个订单可以查看明细。

在订单明细中需要显示订单的总金额。

3.2.2客户流失管理

系统将对超过6个月没有购买行为的。

3.2.2.1客户流失预警

3.2.2.1.1业务概述

系统自动检查超过6个月没有下单的客户，并在本系统中提出预警。

订单数据需要从销售系统中获得。

3.2.2.1.2使用者

客户经理

3.2.2.1.3输入要素

本功能由后台程序完成，没有输入界面。

3.2.2.1.4处理流程

每周六凌晨02：

00系统自动检查订单数据，如果发现有超过6个月没有下单的客户，则自动添加一条客户流失预警记录。

客户经理登录本系统后在客户流失管理中就可以看到。

对客户流失预警可以采取“暂缓流失”和“确认流失”两种措施。

但在确认流失前一定要采取措施“暂缓流失”。

3.2.2.1.5输出要素

客户流失预警记录。

3.2.2.2暂缓客户流失

3.2.2.2.1业务概述

对于系统自动产生的客户流失预警，负责该客户的客户经理要第一时间采取措施，充分了解客户流失的原因，并采取应对措施。

然后在系统中使用“暂缓流失”功能点，填写采取的措施。

3.2.2.2.2使用者

客户经理

3.2.2.2.3输入要素

暂缓措施可以不断追加，系统要保存每次追加的暂缓措施。

3.2.2.2.4处理流程

选择客户流失预警记录，追加暂缓措施。

3.2.2.2.5输出要素

系统保存每次追加的暂缓措施。

3.2.2.3确认客户流失

3.2.2.3.1业务概述

如果确是存在不可逆转的因素，客户不可能再购买本公司的产品，则确认该客户的流失。

3.2.2.3.2使用者

客户经理

3.2.2.3.3输入要素

在确认客户流失时要填写客户流失的原因。

3.2.2.3.4处理流程

选择一条客户流失预警，填写客户流失原因，确认客户流失。

3.2.2.3.5输出要素

确认客户流失后，该客户的状态修改为“已流失”。

3.3服务管理

处理流程

图

3.3.1服务创建

3.3.1.1业务概述

客户服务是客户管理的重要工作。

通过客户服务我们的销售团队可以及时帮助客户解决问题、打消顾虑，提高客户满意度。

还可以帮助我们随时了解客户的动态，以便采取应对措施。

3.3.1.2使用者

客户经理

3.3.1.3输入要素

当客户经理收到客户服务请求的时候，要创建一条服务单据。

服务单据录入界面如下图所示。

服务编号由系统自动生成；服务类型由数据字典维护，选择输入；创建人为当前登录用户；创建时间为当前系统时间。

3.3.1.4处理流程

服务添加成功后仍返回服务创建页面，显示空表单准备填写下一条服务。

3.3.1.5输出要素

添加成功的服务数据，状态为“新创建”。

3.3.2服务分配

3.3.2.1业务概述

销售主管对状态为“新创建”的服务单据进行分配，专事专管。

3.3.2.2使用者

销售主管

3.3.2.3输入要素

分给的对象通过选择输入，候选项包括所有状态为“正常”的系统用户。

3.3.2.4处理流程

选择一条状态为“新创建”的服务单据，分配给专人。

3.3.2.5输出要素

服务分配给专人后，服务单据的状态修改为“已分配”。

需要记录分配时间。

3.3.3服务处理

3.3.3.1业务概述

被分配处理服务的客户经理负责对服务请求做出处理，并在系统中录入处理的方法。

3.3.3.2使用者

客户经理

3.3.3.3输入要素

填写处理的方法，系统自动记录处理人和处理时间。

3.3.3.4处理流程

首先查询得到状态为“已分配”的服务单据，选择一个进行处理。

填写处理方法后提交。

3.3.3.5输出要素

处理完成的服务单据状态改为“已处理”。

3.3.4服务反馈

3.3.4.1业务概述

对状态为“已处理”的服务单据主动联系客户进行反馈，填写处理结果。

3.3.4.2使用者

客户经理

3.3.4.3输入要素

需要填写处理结果，并选择客户对服务处理的满意度。

客户满意度为1~5的值。

3.3.4.4处理流程

首先查询得到状态为“已处理”的服务单据，选择一个进行反馈。

填写处理结果和满意度后提交。

3.3.4.5输出要素

根据客户满意度不同，服务单据的流转也不同。

如果客户满意度大于等于3，服务单据状态改为“已归档”。

如果服务满意度小于3，服务状态改为“已分配”，重新进行处理。

3.3.5服务归档

3.3.5.1业务概述

系统可以对已归档的服务进行查询、查阅。

便于参考解决类似问题。

3.3.5.2使用者

客户经理、销售主管

3.3.5.3输入要素

可以根据客户、概要、服务类型、创建日期进行查询。

对每条服务单据还可以查看明细。

3.3.5.4处理流程

3.3.5.5输出要素

服务单据信息。

3.4基础数据

3.4.1数据字典管理

3.4.1.1业务概述

对系统中需要已选择的方式输入的输入项的候选项，统一通过数据字典来配置。

比如服务类型、客户等级等。

3.4.1.2使用者

系统管理员

3.4.1.3输入要素

每个数据字典项包括系统自动生成的编号、类别（如：

服务类型）、条目（如：

咨询）和值（如：

1）构成。

数据字典项有的能编辑。

在数据字典项的列表中，对可编辑的数据字典项显示“编辑”和“删除”的操作按钮。

3.4.1.4处理流程

3.4.1.5输出要素

数据字典数据。

4非功能性需求

4.1软件环境需求

系统应可运行于Windows平台。

系统数据库使用MSAccess2010。

4.2文档需求

需交付的文档清单：

《需求规格说明书》

《概要设计说明书》