采购管理用户手册.docx

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采购管理用户手册

采购管理

采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。

1.1采购标准业务流程

采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。

采购业务基本流程：

采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票

（1）采购申请单：

用户吴伟登录K/3主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：

采购申请单进入路径界面

（2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：

采购申请单编辑界面

（3）采购合同：

点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息，

1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据，如图所示：

采购合同编辑界面

（4）采购订单：

点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示：

采购合同下推订单界面

（5）调出采购订单编辑界面，合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】。

如图所示：

采购订单编辑界面

提示录入采购订单有三种方式，一种是下推关联方式，如上例所示；第二种是上拉关联方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头的“选单类型”处选择“合同（应付）”，再在“选单号”处按【F7】调出合同界面，将对应的合同选中双击，此时合同信息将回填采购订单相关字段，此方式实质上与第一种是同一种方式，只是操作方法不同；第三种是手工新增方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入所有信息。

（6）收料通知单：

点击【供应链】—【采购管理】—【收料通知】—【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单POORD000001选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据，如下图所示：

收料通知单编辑界面

注意采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。

而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示。

（7）外购入库单：

点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单DD000001选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员等其他信息后，保存、审核单据，如下图所示：

外购入库单编辑界面

提示1、审核后的单据是不能进行修改的，若发现错误需要修改已经审核的单据，要先反审核，在单据序时簿界面选择需要反审核的单据，点击【编辑】菜单下的【反审核】即可。

2、若已经关联了下游单据则需要先删除下游单据，再反审核当前单据来进行修改。

（8）采购发票：

点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据，如图所示：

图采购发票编辑界面

（9）在采购发票编辑界面的【查看】菜单下，选择“采购费用发票”，如图所示，系统会调出费用发票录入界面，如下图所示：

关联生成采购费用发票界面

费用发票编辑界面

提示费用发票表头的“应计成本费用”有两个选择“计入成本”和“不计成本”，本案例中的运费是要计入材料成本的，此处选择“计入成本”。

（10）将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，如下图所示：

采购发票序时簿界面

系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如图所示，在“费用发票”页签下是关联的费用发票，如下图所示，点击【钩稽】的按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提示钩稽成功，如下图2-1-14所示

采购发票与外购入库单钩稽界面

费用发票钩稽界面

钩稽成功界面

提示已经钩稽的采购发票可以通过反钩稽取消钩稽操作，具体操作是在采购发票序时簿界面【编辑】菜单栏下进行【反钩稽】。

（11）进行外购入库核算：

点击【供应链】—【存货核算】—【入库核算】—【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击“分配”按钮，如下图所示：

费用分配完毕界面

提示

1、费用分配的作用：

将该笔采购业务中发生的费用按一定的方式分配到物料上，计入对应的原材料成本中。

在【外购入库核算】界面，【核算】菜单下，参数【费用分配方式】

有两个选择“按数量分配”和“按金额分配”，本案例选择“按数量分配”。

本案例中采购CPU和内存条的业务中，有200元的运费，经过费用分配后，分别更新了采购发票上“应计成本费用”字段。

分配原理如下：

CPU：

80=100×200÷（100+150）；内存条：

120=150×200÷（100+150）。

费用发票分配完毕后，进行入库成本核算。

仍然在此界面，点击【核算】按钮，如下图所示，核算完成后系统会提示核算成功，如下图所示：

外购入库核算界面

核算成功界面

2、核算的作用在于将该笔采购业务最终通过采购发票上的实际金额来确认物料的入库成本，包括两部分：

原材料的实际价款和价外费用（两者都不含税），分别更新了外购入库单上“金额”字段。

在该外购入库核算界面上【查看】菜单下“对应入库单”中可以查看的到该笔采购业务中物料的入库成本，如下图所示：

核算后的外购入库单序时簿界面

注意外购入库核算完成后若想查询核算结果，除上述方式外，还可以通过【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-维护】，进入外购入库单序时簿界面进行查询。

（12）账务处理：

首先要进行凭证模板的设置。

点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法——外购入库”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，如下图所示：

凭证模板新增界面

凭证模板的具体设置如下图所示：

凭证模板设置界面

提示

新增的凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制定，否则就是取系统自带模板。

（13）凭证模板设置完成后，点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法——外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证的采购发票过滤出来，如下图2-1-21所示。

勾上【选择标志】点击【生成凭证】的按钮，系统会自动生成一张外购入库的凭证，如下图所示：

生成凭证界面

生成外购入库凭证界面

1.2采购暂估业务流程

实际采购业务中经常出现本期收到向供应商购买的货物，但是当月并未收到供应商开具的采购发票账单等结算凭证，无法确认应付账款的情况。

为了比较正确反映企业库存材料的情况，往往需要对材料的价格进行暂估，并按暂估价入账。

原材料暂估入账后，如何进行后续处理？

系统提供两种暂估凭证冲回处理方式：

月初一次冲回和单到冲回，它们分别的基本流程如下：

月初一次冲回：

材料入库时直接做外购入库单，期末发票未到达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按根据上期生成的暂估凭证，对应生成暂估冲回的红字凭证。

若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。

在此种方式下，当暂估的存货发票长期未收到时，会多次生成暂估和暂估冲回凭证。

直到收到发票时才确认应付账款和材料的实际入库成本。

具体做法为：

在系统中录入采购发票，将此发票与对应的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，之后重新按照采购发票金额生成外购入库凭证。

具体流程如下所示

月初一次冲回流程图

单到冲回：

材料入库时与前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供应商的采购发票时，才对暂估的外购入库单进行操作，具体做法为：

在系统中录入采购发票，与之前暂估的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。

具体流程如下所示

单到冲回流程图

（1）采购订单：

点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单录入界面，录入日期、供应商、物料代码、数量等信息，然后将单据保存并审核，如下图所示：

采购订单编辑界面

（2）外购入库单：

点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单序时簿界面，选择POORD000002号订单，点击【下推】下的“外购入库单”，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核，如下图所示：

外购入库单编辑界面

（3）外购入库单拆分：

点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】，如下图所示：

外购入库单序时簿界面

系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多出“拆分数量”一列，把需要拆分的数量录在此字段下，然后保存单据，系统会提示拆分单据成功，如下图所示：

外购入库单拆分界面

，系统控制不允许部分钩稽，所以在遇到上述部分到票的情况时，就需要做拆分单据的处理。

（4）采购发票：

点击【供应链】——【采购管理】——【采购发票】——【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处录入WIN000003A，回车后即可带出外购入库单上的相应信息，手工录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核，如下图所示：

采购发票编辑界面

注意本文案例中应收应付系统参数设置中勾选了“启用对账与调汇”，所以系统控制，发票上必须录入“往来科目”，否则单据审核不成功。

暂估的库存单据上也必须录入往来科目，否则无法生成暂估凭证。

提示上拉式关联单据时，在选单号处可直接录入需要关联的单据编号，若不记得单据编号则可通过按F7调出单据序时簿界面进行选择。

（5）将商品“键盘”的外购入库单与发票钩稽，进行外购入库核算，再进行账务处理，具体做法与《第二章采购管理》2.1采购标准流程类似，此处不再赘述，如下图所示：

外购入库单与采购发票钩稽界面

外购入库核算界面

外购入库凭证界面

（6）暂估入账：

点击【供应链】—【存货核算】—【入库核算】—【存货暂估入账】，进入暂估入账序时簿界面，即本期未与发票钩稽的外购入库单，双击打开WIN000003号外购入库单，录入往来科目，在“单价”字段下录入暂估单价，保存单据。

如下图所示：

暂估入账编辑界面

（7）账务处理：

点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法——外购入库暂估入账”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，并将此模板设置为默认模板，具体设置如下图所示：

凭证模板设置界面

点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法——外购入库暂估入账”事务类型，点击【重设】按钮，将暂估外购入库单过滤出来，点击【生成凭证】按钮，系统会按照以上模板生成一张暂估凭证，如下图所示：

凭证生成界面

生成的暂估凭证界面

（8）期末结账：

8月结束后将账套结账到第9期，点击【供应链】—【存货核算】—【期末处理】—【期末结账】，进入期末结账界面，如下图所示：

期末结账界面

1.3采购退货业务流程

企业的采购业务中，若发现采购的物料有质量问题、与订单不符等情况，需要将货物退还给供应商，要求供应商退款或者进行换货处理。

退货业务基本流程：

退料通知单—→红字外购入库单—→红字采购发票

（1）退料通知单：

点击【供应链】—【采购管理】—【退货通知单】—【退料通知单-新增】，进入退料通知单新增界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单DD000001选中双击，相关信息会自动携带到退料通知单上，手工将“数量”修改为10，再录入日期、等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：

退料通知单编辑界面

（2）红字外购入库单：

点击【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张红字外购入库单，源单类型选择“退料通知单”，选单号处录入POOUT000001，回车后将退料通知单上的相关信息关联到此单上，手工录入日期、保管等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：

红字外购入库单编辑界面

提示：

外购入库单录入可由两个路径进入：

一个是【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-新增】；另外一个是【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【外购入库单-新增】。

（3）红字采购发票：

点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张采购发票，源单类型处选择“外购入库单”，选单号处录入WIN000004，回车后将红字外购入库单上的相关信息带到此单上，手工录入日期、往来科目等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：

红字采购发票编辑界面

（4）将红字外购入库单与红字采购发票钩稽，点击已审核的采购发票上【钩稽】按钮，如下图所示：

已审核的发票界面

系统会调出钩稽界面，点击【钩稽】按钮进行钩稽，钩稽完成系统提示【钩稽成功】，如下图所示：

红字外购入库单与红字发票钩稽界面

（5）外购入库核算：

具体做法与采购标准流程的核算一样，点击【供应链】—【存货核算】—【入库核算】—【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击【核算】按钮，如下图所示：

外购入库核算界面

核算完成后，发票金额会反写对应外购入库单的“单价”和“金额”字段，即入库单位成本、成本，如下图所示：

核算后红字外购入库单界面

（6）账务处理：

点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法——外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将本期的红字采购发票过滤出来，“实际价凭证模板”处指定对应的凭证模板，点击“生成凭证”按钮，选择对应的凭证模板。

系统会按照以上模板生成一张红字外购入库凭证，如下图所示：

凭证制作界面

红字凭证界面

报表

1、物料收发汇总表点击【供应链】—【仓存管理】—【报表分析】—【物料收发汇总表】，系统调出过滤条件，设置如下图所示：

物料收发汇总表过滤条件界面

点击【确定】进入物料收发汇总表，可以查看指定物料本期收发汇总数据，如下图所示：

物料收发汇总表界面

2、物料收发明细表

双击汇总记录可直接查看明细表，如下图所示

物料收发明细表界面

退货业务流程与正常采购流程类似，区别在于：

正常采购是做蓝字单据，增加库存，而退货则是相反用红字单据处理，库存将被冲减，实际上是正常采购的相逆过程。