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外国秘书工作概况论述题集
外国秘书工作概况论述题
1.在人类政治、经济、科学、文化领域中，秘书有什么作用？
答：
在人类政治领域，首先，在国家的组织体系中，秘书机构是各级各类国家机构中的组成部分；在国家实行统治的过程中，秘书工作是一个不可缺少的辅助环节；在国家公务人员联合体中，秘书是具有特殊辅助和服务职能的工作人员。
其次，无论是资产阶级政党，还是无产阶级政党，无论是执政党、参政党还是在野党，只要有党的组织存在，就有党的秘书机构；只要有沉积管理活动，就有党的秘书辅助和服务性工作。
再次，一般社会公众在参与政治活动时，也要与秘书工作发生某种关联。
在人类经济活动领域，首先，在各种经济决策过程中，每一个环节都需要秘书工作的辅助和服务；其次在经济运行中，各举措都需要秘书的办文、办会、办事的公务辅助；再次，在经济变革调整中，秘书和秘书工作是不可缺少的纽带和中介环节。
在科学文化领域中，首先，任何国家的科技研究机构、管理机构、文化团体、学校，都有综合办公的秘书部门和秘书。
秘书工作是这些机构维系日常公务有效运转的不可缺少的辅助环节。
实践表明，综合性的秘书辅助和办公服务，有利于优化科技文化的管理。
其次，在科学技术文化发展中，秘书的近身辅助和服务，不仅对科技文化管理是必不可少的，对科技文化活动主体（群体或个体）的积极辅助作用也是不可低估的。
在国际交往中，不仅大量会见、会谈、会商、签约需要秘书做筹备和辅助工作，而且在某种情况下秘书还可作为领导人的代表，从事国际交往活动。
2.东方早期奴隶制国家留下的远古文书包括哪些方成的内容？
答：
从已经发掘的出来的文物材料来看，东方早期奴隶国家留下的远古文书包括以下几方面内容：
（1）宗教活动方面的内容。
这是古代东方国家文书中最常见、数量最丰富的文书。
两河流域和古埃及的宗教文书以宗教祭祀活动为主，实际上就是古代祭祀会议留下的会议文件和会议记录片印度宗教文书以记载佛祖事迹、佛教典籍为主，是宣传佛教信仰和教义的记言记行性文书。
还有常见的崇拜神灵、宣扬君权神授、进行权力争夺的档案文书。
（2）国王活动内容。
这类文书是当年秘书性人员为国王或大奴隶主记录战功、炫耀胜利而撰拟的。
这些纪年史料，是古代东方国家文书的重要内容之一。
（3）经济方面的内容。
两河流域泥板文书中，关于社会经济活动的记载已经比较普遍，数量也比较多，可见当时两河流域的经济发展，已达到相当高的水平，优于世界其他地区。
埃及纸草文中也有不少关于古代社会经济活动的内容。
从古代经济文书内容的广泛性来看，当时的秘书性活动，已经广泛地涉及社会生产和经济活动的各个领域。
（4）军事和外交方面的内容。
古代东方国家之间频繁的战争和签约修好结盟等军事外交活动，是古代政治活动的重要内容。
古代秘书性人员为记载军事外交活动，留下了不少珍贵的文书。
埃及的古代文书中，就记载有法老与巴比伦王、亚述王、米坦尼王、赫梯王等之间的外交函件和军事条约。
（5）法典方面的内容。
法律典章是实施国家管理、规范社会行为的重要工具。
古代东方国家的法典大多刻于石柱、石板、石壁上，所以有相当一部分保存比较完整。
现已经发现的比较著名的法典有汉穆拉比法典、亚述法典、赫递法典、苏美尔法典、俾拉拉玛法典等。
从这些法典的表述方式来看，当时秘书性人员在撰拟法律文书的手法、体式方面，均已达到了一定的水平。
（6）科学文化方面的内容。
科学文化活动是人类社会生活的重要内容。
古代秘书性活动中也记载了这类活动的史实。
如在埃及古代文书中就有大量关于医学、数学、文学、天文台、气象等方面的知识和经验的记载。
这类文书，对我们了解古代社会科学文化的发展状况，具有极为珍贵的史料价值。
古代东方国家的文学作品也成发掘出的文物中大量发现。
如刻在墓壁上的古埃及民歌，反映水手冒险生涯的《遇难船故事》，以及古亚述文学的代表作《吉尔加美什史诗》等。
3.东方早期奴隶制国家文书档案利用主要体现在哪些方面？
答：
古代社会对文书档案的利用，大体包括以下几个方面：
一是国内事务中形成的文书，一般作为亡灵和凭证由秘书性人员将重要政务记载下来，主要用于巩固政权、为王室歌功颂德以及宗教仪式、法律诉讼和社会经济、社会管理事务等，如巴比伦新国王那波勃来萨即位时下令取消地方官吏的某些特权，地方官吏的反对，新国王害怕王权不稳，又下令查阅先王时期的文书档案，并以此为依据宣布恢复地方官吏的特权。
文书档案作为依据的凭证，为其巩固政权起到了不可低估的作用。
埃及法老谢提一世曾在神庙墙上刻写歌功颂德的文书。
古代文书档案利用的范围比较广泛，在实行阶级统治和管理社会中有着重要的作用。
二是用于古代国家与国家之间的外交事务。
每汉本国与其他国家签订条约或发生其他国际交往问题时，必须查阅以前积累的有关问题的外交文书档案，作为依据和凭证，以防出现疏漏或不当，正确妥当地处理外交问题。
古埃及、古巴比伦和赫梯等国在周边小国都设有代理机构，相当于现代外交工作中的驻外使团，其作用是协调国家关系，扩充自身的势力范围。
这类机构中就有不少处理外交文书的秘书性工作人员。
三是在科学文化事业中发挥重要的作用。
随着社会生产力的发展，科学文化及历史资料方面的文件材料越来越多。
历代学都十分重视对这方面的资料的研究，特别在编写历史著作方面，这类文书档案材料是不可缺少的基础性资料。
如公元3世纪的埃及祭司马涅挺难，就利用神庙里保存的文书档案编写了第一部《埃及史》。
巴比伦祭司的罗苏斯也利用神庙内保存的文书档案编写了一部古巴比伦史。
二人都是同时代的秘书性工作人员。
可见当时秘书性工作人员除了在办理文书档案辅助公务方面发挥职能作用外，在开发利用文书档案，辅助政治、外交、经济及科技文化管理方面，同样能够发挥极为重要的作用。
4.试述古希腊秘书性活动所涉及的领域。
答：
古希腊秘书性活动所涉及的领域如下：
众神崇拜中的秘书性活动。
古希腊人从公元前8世纪起开始修改筑祭坛、供奉台，后来发展为普造神庙。
古希腊人认为，众神住在奥林匹斯山上，宙斯是众神之首，阿波罗是太阳神等等，人间万事万物都有相应的神主宰。
因而，大量修建供奉诸神的建筑物，使得神庙成为了古希腊文化的象征和缩影。
神庙等建筑的底座、两侧、柱石、额首、墙壁等处，铭刻着大量图纹、浮雕和文字。
一般称之为铭文。
这类神庙等建筑和铭文文书档案在古希腊各地都有，它为研究古希腊历史提供了重要的史料。
从题铭文书档案实物可以看到，古希腊时代的秘书性活动，已涉及国家管理、宗教事务以及社会主义经济、文化等活动。
秘书性活动的内容，已有办文辅政、操办祭祀会务和参与管理税收、账目等事务。
可见，当今秘书工作的重要职能活动办文、办会、办事等，在古希腊时期已经发端。
神庙秘书性活动。
公元前6~前5世纪，雅典、斯巴达等古希腊最大的几个城邦内的阶级斗争恶化、贵族、农民、手工业者三个等级之间矛盾不断加剧，因此对秘书性工作及文件档案集中保管和利用也提出来了相应的要求，对文件档案的利用和保管，已经成为一种政治斗争的需要，哪一方面的政治势力都不会轻易放弃。
梭伦改革发生时，文书材料向元老院集中，元老院在阿瑞斯山上的阿瑞斯神庙里。
文书档案向神庙内集中保存标志着题铭文书档案时代被神庙文书时代取代。
伯里克利执政时期，修建了密特伦神庙。
密特伦是土地神，传说来自东方，并代表平民利益。
这样，密特伦神庙成了平民圣地和文书档案馆。
这神庙内保存有五百人会议和公民大会的法令、会议记录、国家收入账目、财产决算、诉讼案卷等内容的文件材料。
当时，贵族也有自己的神庙，即太阳神庙。
贵族文书档案保存在太阳神庙内。
太阳神庙设有祭司，具有预言者的职能。
凡是重点、出航、缔约和其他重要活动，祭司作为预言者均要预告发出预言，日积月累，形成预言书。
王国秘书性活动。
公元前4世纪末，马其顿王亚历山大建立了强大的亚历山大帝国。
他为了建立和巩固专制王权，对平民民主势力和贵族势力均进行严厉的打击。
平民和贵族的神庙遭到破坏，神庙内的文书档案也被洗劫。
这时文书档案基本上归王室统管，史称王室文书档案。
此时的秘书性活动主要为王国政权服务。
亚历山大病死后，帝国分裂为三个王国和几个小国。
各国王室不断地收集希腊原来保存的文书档案。
埃及国王托勒密在首都亚历山大建立了世界著名的档案图书馆。
在这个时代，王国文书档案及其档案馆发展到鼎盛时期。
当时学者洪在亚历山大图书馆从事研究工作，并能得到免费提供资料的服务。
5.试述古罗马文书档案利用的领域及其说明的问题。
答：
古罗马与古代社会前一时期相比，其文书档案利用的范围更为广泛和普遍。
具体体现在以下三个方面：
（1）文书档案为政治斗争及巩固政权服务。
古罗马执行政官西塞罗曾说，总督的一切命令和公告，都是要使奴隶手无寸铁。
在统治阶级内部，贵族、官僚、包税人、包工头和骑士阶层，为利益和权力争夺，为夺政权和达到某种目的，也非常注重文书档案的作用，有时甚至不惜伪造或销毁文书档案。
因此，当时有人说文书档案馆是伪造文件的工厂，文书档案是断送执政官的文字依据和记录。
由此可以看出，文书档案及秘书性工作已与罗马的政治斗争，有了极为密切的联系。
（2）文书档案是社会公务活动的凭证。
公务文书档案是在公务活动中秘书性工作人员代表组织意图而撰制的，是公务活动的历史记录。
因此古罗马政府官员大进行审判活动和各种公务活动中，经常要利用各种文书档案文件，要查阅、摘抄和复制各种文件资料，作为凭证和依据加以利用。
当时，外地官员也可以在国家文书档案馆内查阅、摘抄所需的文件资料，其管理中的保密制度和规定比较笼统，具有一定的随意性。
（3）文书档案是科学研究和学术活动的重要资料。
人们进行科学研究和学术活动需要查阅有关文书档案时，要经过元老院和皇帝批准。
在研究历法、天文、数学、医学等科学时，往往要查阅大师文献资料；在研究政务活动经验，研究法律、历史等问题时，往往也离不开大量的文献资料。
古罗马著名的历史学家塔西佗曾著有历史巨著《历史》和《编年史》，也是在研读了大量文书档案历史文献的基础上撰写而成的。
史料表明，古罗马的政务和社会管理活动中，秘书性工作突然间文书档案工作发展研究中心为不可缺少的重要环节，已经成为实施政治统治、进行社会公共管理和开展科学研究的重要工具。
6.试述中世纪中期欧洲国王的秘书性工作。
答：
中世纪中期，国王的秘书性工作随着社会的发展和王权的加强，而取得了长足发展。
特别在英、法两国，秘书性工作的发展最为显著。
1086年，英王开始对全英土地、劳动力、财产状况等进行全面社会调查，产生了大量调查记录的文件材料。
史称这套调查记录为“末日审判书”。
从这套社会调查“末日审判书”的产生及影响来看，一是可见当时英国的秘书性工作已经具备全国统一进行大规模社会调查的能力；二是可见当时国王的秘书性工作特别是研究工作在体制和运作诫的种种弊端；三是可见调查研究不深入、不彻底、不真实，所得的虚假材料，对社会的消极影响是十分严重的。
1578年，英国女王伊丽莎白下令成立国家公文馆，以收藏内政文件和外交文件，原有的保存文书档案的“藏卷馆”就成为了历史档案馆。
这说明，一是当时苗圃的文件生产量骤增，原有的史料与现实文书档案合存一处的体制已不适应社会管理和秘书性工作发展的需要了；二是说明英国的历史文献与现实文件，外交文件与内政文件，在管理、使用、保存上已经进行了分类，这也是秘书性工作的一大进步；三是国家文书集中统一管理，标志着英国文书档案工作又向前迈进了一步，文书档案在社会生活中发挥的作用越来越大。
法国国王当时的宫廷设六部，各部都有秘书性工作。
国王的文书档案集中由库房部管理，与国王的军事管制同存一处，国王出巡、重点也带秘书性人员和文书档案同行，以便随时办文办事和查考利用文件档案。
公元14世纪，法国将文书档案专存在王宫教堂内，称“宪典宝库”。
“宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权，对文书档案更加珍视；二是标志法国在集中保存国家文书档案上有了重大发展；三是对法国秘书性工作的撰拟文件昨利用文书档案均有很大的促进作用。
欧洲封建社会中期，国王的秘书性工作已成为其统治机器的重要组成部分。
特别是是在办文辅政中形成、保管、和利用的文书档案，各国国王都十分重视。
这一时期的文书档案有以下特点：
一是不可接触性，二是神秘性，三是权力的凭证性，四是财富的等同性。
7.试述欧洲中世纪晚期国家机关秘书性工作情况。
答：
中世纪晚期，欧洲国家封建王权的不断加强和发展，形成了一个以专制君主为核心的庞大的官僚机关网络，使原有的王室机关发展成为国家机关。
在英国，度支局属王室枢密院，负责财政事务，早期并无独立权力，地位较低，到中世纪中期，它独立设局，地位上升，成为掌握经济大权的机关。
到中世纪晚期，度支局发展成财政部，与枢密院完全分开，各自有管理职能和权力，各自有其一整套办文、办事、办会日常公务系统。
国家机关的秘书性工作由此产生。
在法国，原属王室咨议院的一些部门独立出来，设立为国家机关。
这些机关有首席参议院、税收局长、国库局、审计局、钱币局等十余个。
这些部门由王室的部门发展成相对独立的国家机关后，依法拥有了独当一面的专项行政职能和相应的权力，有行文权，在其管辖范围内有整理权，并承担相应的责任。
由此这些机关必须有一套日常办公体系，必须通过办文、办会、办事等秘书性工作，辅助机关主管履行职责。
这样，法国的国家机关秘书性工作也就产生了。
这一时期的欧洲国家机关秘书性工作具有相对独立性、专业性强、保密程度高等特征，所产生的文书档案被视为各自的独家财产，其流传下来的文献资料，是研究中世纪国家政治体制、国家官僚机构演变的重要史料。
8.试述美国各级主管希望得到的最佳秘书的具体要求。
答：
美国各级主管对其秘书的要求，主要体现在以下几个方面：
（1）准时。
美国主管要求其秘书自始至终遵守时间，在办公时间内一呼即应。
经常迟到早退或生病制度的秘书会导致繁忙办公室的工作混乱。
这样的秘书人员很快就会被解雇，被热爱秘书工作并能准确塞的秘书人员取代。
（2）可靠。
主管十分重视申请者的气质和个性，以判断其可靠程度。
如在办公室出现情况时，申请者是一到下班回家，还是留下来承担必要的责任。
（3）学习能力。
主管一定会了解申请者的受教育程度。
不仅要了解正式学历和文凭，而且要了解自觉情况和单科结业情况。
这些都可以体现申请者学习的自觉性和学习能力。
如果申请者有良好的学习能力和自觉性，即使在业务知识上有某一方面的欠缺，也可以通过学习迅速弥补。
（4）遵守指示的自觉性。
主管希望申请者认真细心自觉遵守指示。
始终想要按照自己的意愿行事的秘书，往往不愿意遵守别人的指示，对上司的每项指示都进行争辩和怀疑，这样就会对上司工作产生干扰。
尽管秘书提出的明智意见和建议是受欢迎的，但上司更希望秘书对自己已经决定了的事情不做争论，因为有许多比解释某项决定的原因更重要的事情等待上司去做。
上司更需要执行决定的秘书，工作高效的秘书，而不是阻力。
当然，秘书发挥主观能动性积极开展工作是可贵的，但当上司做出决定时，一定要自觉地遵循上司的指示去执行。
（5）忠诚和保守机密。
每一个上司都希望自己的秘书忠诚，能严守秘密。
在办公室里，没有什么比说三道四的“快嘴”更令人讨厌的了，喜欢打听和散布小道消息，传播闲言和制造谣言的人，是不受上司和同事欢迎的。
人们必须时刻提防他们，不让他们知道机密和重要信息，不管这种人的文化水平和业务能力有多么高，都不宜担任秘书。
主管对秘书的要求还不止这些，如对敏捷性、机智感、灵活性、工作责任感、谈吐举止、风度礼貌等，均有颇高的要求。
9.试述美国文书的归档步骤及注意事项。
答：
一是通读档案文件材料；二是确定哪些文件可以归档贮存，并打上相应的记号；三是将数字归档号或名称或主题名称打在文件的上角，以标明所存文件的来源；四是在文件档案上记上档案经手人事部门的时间；五是检查已有的文件档案是否需要开列“互相参照条目”。
如果这些文件有一个以上的题目，就在文件的边际上写“X”，并准备一张对照索引卡；六是将文件档案材料按同一分类存放，以便尽快分档；七是将一些必要的标记巾在备忘录卷宗上；八是移动回形针以免增加磨损，弄平折皱，补好已被磨损的文件页；九是将文件放到文件夹的适当格子中，日期最近的文件放在最上面，每份文件的左侧紧靠文件夹中，放进一张该文件的对照参考单。
将特大尺寸的文件放在适当的位置。
做好以上十项工作后，下面的工作，一是要阅读、浏览档案文件；并将其按各自的需要编号；二是要根据文件的保存价值，确定其保存期，并标在文件档案上；三是相互参照目录卡，检查立卷的合理性；四是复查；五是分类放置文件档案。
10.试述美国文书档案管理的措施和程序。
答：
建立健全文件档案存放、转移和控制的有关管理制度，是做好文件档案工作的基础。
如果没有严格规范的制度，应可能发丢失、误传和难以查找等现象。
秘书收到各种文件档案后，要根据其特征和要求，分别妥善保管。
档案管理中心收到需贮存的档案时，也必须采取相应行星教室昨保护。
在美国，除了被授权的秘书、人事部门或档案管理人员外，其他任何人不得从室中随意取走文件。
当某人正式提出申请要求借用一段时间并获准后，档案文件才能外流托管于此人。
要办理的手续是填写一种专门报表、一份包括文件内容说明、日期、申请书和申请者署名的流动申请表。
文件档案供出后，流动申请表放在供出档案原存放的位置，以便管理者了解档案文件的去向。
对于机密档案文件的管理，必须遵照国家专门的规定办理。
办公室中不再使用的文件档案应送到档案中心或非常用档案保存处。
档案中心或非常用档案保存处备有档案转移专用箱、档案转移表以及档案转移指示标签。
档案可以在一年或半年后定期转移，也可采取连续转移的方式。
不重要的档案收阅后可尽快销毁，不必归档。
此外音像档案、缩微档案等必须根据其特殊的性质要求，妥善保管。
11.试述美国秘书保密的主要范围及措施。
答：
美国秘书的保密工作范围包括：
（1）美国的公文保密。
美国公文分为非保密的（U）、秘密的（C）、机密（S）和绝密（ST）四个等级。
这四种密级都通过印章标明在信件和其他材料上。
政府要求的一般标记程序：
一是所有保密文件，不论它是永久性装订的还是抄本或者复制件，都必须在封面（如果有的话）、扉页（如果有的话）、第一页、最后一页和封底（如果有的话）的顶端和底部，显著地标明保密等级或者加盖保密等级印章。
二是当文件中有几个密级的情况时，应当在文件的各个部分标适用的保密等级的缩写式：
（TS）、（S）、（C）、（U）。
三是综合性文件中可能会单独使用大的组成部分，应当标适用的保密等级。
这些部分包括备忘录或信件的附件和附录、方案或计划的附件和附录、报告的主要部分。
四是秘密文件的卷宗、文件夹和文件袋应在封面和封底上都显著地标其中文件的最高保密等级。
美国国防部为加强保密工作，还对有关保密的专用术语和定义编印了小词汇表。
随着时间和形势发展，秘密材料一旦不再需要规定的密级保护时，就降低这些材料的等级，直到公开化。
美国国防部为绝密文件、机密文件、秘密文件的材料规定了自动降级的期限。
（2）美国档案的安全保密。
美国的公务文件的保密要求放，都适用于档案管理。
同时档案材料的保密安全措施还强调以下方面：
一是要求专门的保密库房和保险柜，存放机密档案；二是机密档案文件可制成副本或缩微胶卷交律师或银行妥善保管；三是私营公司存有与政府签订的有关制造、加工、分配贮藏政府的机密物件或产品的合同，国防部都要求对每一份机密文件档案都编上专门的控制号；四是秘书和其他人员都必须能够识别档案文件上的保密标记，并按这些标记的要求办理；五是机密档案文件不得随便落入私人手中，不得毫无遮掩地遗留在书桌上；六是机密档案文件用一个镶有红边的信封装入，必要的用亲手交付的方法代替寄送的办法，交接中还要办理必要的手续。
（3）数据信息系统的安全保密。
为了保护信息数据不受到计算机犯罪的威胁，一是对曾经使用计算机系统的人进行审计记录，记下时间、用户名字、个人存取的文件及退出系统的时间。
计算机将这些数据保存在特定的安全文件中。
如果发生计算机犯罪，这些记录可为专家提供控诉罪犯的必要证据。
二是回拔调制解调器，保护计算机系统。
三是编码加密，从而防止窃密者使用数据。
四是使用反病毒软件，预防病毒传染。
五是防止出现自然破坏和机械问题。
六是注意各种安全事项。
通常的注意事项有：
检查防盗设备，将计算机锁在桌面上。
②在机器内部安装小风扇控制高温，延长使用寿命。
③用稳压器防止电子噪声和电源跳跃，对付计算机系统的破坏。
④用不间断电源获得更多安全性。
⑤将保存的数据全部备份。
⑥始终审记软盘及软盘驱动器的基本使用注意事项。
12.美国秘书对办公环境的整理包括哪些内容？
要注意哪些要领？
答：
美国秘书对办公环境的整理包括：
（1）领导办公室的整理。
秘书对待这项工作应注意：
一是要了解和熟悉领导者的工作习惯和偏好，不要违背领导的工作习惯和程序而经其增添麻烦或干扰。
二是要在领导认可的前提下，为其整理办公桌，清理和叠好需要办理或正在商议中的文件，将已经办理过的文件资料取出并送到应该存放或处理的地方去。
而经其是对已经存放了一段时间的材料，要格外小心。
不能超出自己的职权范围去挪动或提取领导认为是个人的或私人的文件。
三是要保持领导办公桌上放置文件材料独特方式，要让领导需要某份文件时能够按习惯随手取来。
四是未经领导许可不要随便翻动领导极为重视的文件。
五是当领导从外面打电话要秘书在他的办公桌上寻找某份文件时，必须在找出所需文件后，将其他文件材料放归原处。
六是在为领导安排会见或其他活动时，要在领导和自己的工作台历上都留下记录，并要提醒领导准时参加。
七是要保持领导办公室的整洁、光照温度适当，确保领导有一个良好的办公环境。
八是妥善处理电话和来访者，减少领导办公时意外的干扰等。
（2）秘书办公室的整理。
每天走进办公室，首先要调节房间的通风和温度，然后吞吐量办公桌，准备办公用品如笔记本和铅笔，准备随时记录电话或完成领导布置的记录任务。
查阅办公日历或电脑日程，确定当日必须做的全部工作，核实要做工作的日程表：
约会、发薪日期、账目、纳税或保险费的付款截止期。
提醒领导当天的约会或其他活动项目，并取出领导所需要的文件材料。
秘书在离开办公桌去做某件事情时，必须随手把桌上的文件或未写完的文稿清理存放好，避免丢失，每天下班离开办公室时，要进行清理，要制定好下一个工作日要做工作的清单，要说得好所有已经办好或未完成的文件或文稿，将它们放在抽屉里或者文件柜里。
对那些特别敏感的或保密性材料，应存放到保险柜里。
秘书还应经常保持办公地点的清洁，定期清理办公桌抽屉，擦净电脑、打字机和其他办公设施。
除了平时保持清洁外，还要定期进行全面打扫和清理，加强办公设备的保养和维护。
13.试述苏联秘书办公室的位置及办公室内的环境布置要求。
答：
苏联秘书办公室地点安排上有以下要求：
一是秘书办公室要紧邻首长办公室，并与有密切关系的工作部门距离不远，最好在各处室办公室的中间，这样便于联系，提高效率。
二是秘书办公室内的用具、设备的摆放和要整齐有序，不能过于拥挤，更不能混乱无序。
三是秘书办公室内的活动空间不能太小，要充分合理地利用墙面、墙角和墙边。
四是秘书办公室内的办公家具、办公设备，要有利于提高秘书工作效率，桌椅的尺寸要适合的身高、体态等特点，照明、空调、隔音设备要完备，要使秘书人员在繁忙的工作中有一个良好的工作环境，能够实力充沛地、心情愉快地进行工作。
14.苏联秘书为首长服务时，怎样做到信息资料服务的有效性？
答：
秘书每天都要收到大量文件资料。
他必须将大量的信息资料归类，并根据首长的指示和有关管理制度，将首长办理和阅知的文件资料送给首长，另外一些文件资料则按照管理分工分送给各部门或各有关工作人员。
送交给首长的文件分三类：
一是定期性文件材料；二是首长在固定的时间内每天批阅一次的文件材料；三是首长需与有关主管负责人一同商议决定的文件材料。
秘书应该从职权分工和首长批阅文件的需要出发，把握哪些问题首长需亲自答复，哪些问题首长批转给有关部门办理。
秘书应具备正确差别和将文件材料分类处理的能力。
对于最重要、最紧急的文件材料，秘书收到后应立即交首长处理。
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