企业电子商务推介会活动策划方案.docx
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企业电子商务推介会活动策划方案
电
商
推
介
会
策
划
方
案
目录
一、活动概要1
1、推介会目的1
2、活动类型1
3、策划与实施1
二、前期论证1
1、市场调研1
2、活动目标1
三、活动筹备1
1、制定初步业务解决方案1
2、确认费用支出预算2
3、会议议程2
4、申请报批2
5、预定会场2
6、成立项目组和工作小组3
7、邀请客户4
8、邀请媒体4
9、推介资料准备4
10、物料准备5
11、实施方案7
四、活动执行8
1、会场布置8
2、客户签到入场9
3、会议议程9
4、媒体采访10
五、后续工作11
1、会后总结11
2、后续跟进11
附表1：
会议议程12
附表2：
推介会工作流程12
附表3：
物料/会议资料等的分工表13
附表4：
会场布置工作分工表14
附表5：
礼品袋15
附表6：
抽奖活动物料15
一、活动概要
1、推介会目的
电商推介会是通过集中目标客户和媒体，由公司专业人员进行讲解并回答提问的形式，实现介绍公司、推介产品与服务、提升公司形象及品牌知名度等目的的市场营销活动。
2、活动类型
电商推介会主要分为行业推介会和产品推介会两类。
行业推介会：
是指针对特定的行业选择适合的产品或产品组合，对特定行业的客户举行的推介会。
产品推介会：
是公司根据重点推广的产品，针对特定的产品筛选出其目标客户群而举办的推介会。
3、策划与实施
全国性推介会活动由总公司市场部统一策划，分公司市场部负责会议形式的策划、会议组织、推进落实及具体实施。
注：
分公司可根据当地的市场、客户情况，由市场部自行策划、组织推介会。
二、前期论证
1、市场调研
初期市场调研由当地公司市场部门和上级公司市场部门共同完成，以当地公司市场力量为主。
目的是准确掌握当地市场特点、找出客户共性，为后期的决策分析提供正确的依据。
2、活动目标
（1）提升公司形象及品牌知名度
（2）向目标客户详细介绍公司
（3）推介适合大多数参会客户的产品和服务
（4）与目标客户建立联系，为后期开发做准备
三、活动筹备
1、制定初步业务解决方案
确定推介主题后，市场部门与业务部门共同探讨保障能力，并制作初步的业务解决方案。
2、确认费用支出预算
（1）市场部统计目标客户和具有挖潜能力的客户的数量，以确定会议人员规模；
（2）拟定推介会日期，建议选择周五。
由于推介会准备工作比较多，从准备到会议召开最好预留三个星期左右的时间。
（3）选择2-3个本地较好的会议场所（如：
星级酒店、会议中心），实地考察场地情况，确认场地条件及各项费用。
场地费用包括场地使用费、设备租用费（投影仪、音响等）、饮料费用等。
根据考察结果制定初步的支出预算。
3、会议议程
做一个简单的会议议程，确定会议讲解人员和会议内容。
时间
内容
建议时间
XX：
XX-XX：
XX
来宾签到入场
开会前30分钟开始入场
XX：
XX-XX：
XX
主持人开场白，与会领导嘉宾介绍
10分钟
XX：
XX-XX：
XX
宅急送领导致欢迎辞
10分钟
XX：
XX-XX：
XX
宅急送介绍、业务/产品推介
40-50分钟
XX：
XX-XX：
XX
客户代表发言（1-2人）
20分钟
XX：
XX-XX：
XX
问题研讨、答疑
40-50分钟
XX：
XX-XX：
XX
抽奖活动
20-30分钟
XX：
XX
会议结束
注：
详细会议议程见附表1
为增强现场推介效果，借助推介会增加宅急送与客户之间的沟通，推介会必须包括以下两个环节：
1、要有客户代表发言，介绍与宅急送合作情况；
2、要有研讨环节。
会前要充分准备研讨问题，列举客户关注点，现场互动交流，活跃气氛。
4、申请报批
基于前述各项工作的结果，制定推介会方案并以批阅件方式报分公司总经理审批。
方案包括就其关注的市场效果、会议议程、费用预算等问题予以解答。
总经理审批后报大区市场部、总公司市场部备案。
推介会方案（范本）另见附件。
5、预定会场
推介会方案通过审批后立即预定会场。
需要确认的事项如下：
（1）投影仪、幕布的数量及分布（投影幕是在两侧，还是中央是主投影幕、侧面有一或两个辅助投影幕）；
（2）会场免费提供的服务（如：
桌牌、引导牌、记录纸、瓶装矿泉水）；
（3）背景板尺寸；
（4）停车位置数量。
6、成立项目组和工作小组
为了达到预期效果，会场和时间确定后要成立项目组和工作小组，分工负责推进各项工作，并明确完成时限。
（1）项目组
组长：
分公司总经理
副组长：
分公司市场部经理
组员：
分公司相关人员
项目组职责：
项目组负责推介会整体方案的制订、各项准备工作的推进、活动的执行实施。
（2）工作小组
项目组下设若干工作小组，各工作小组依据项目组的指示执行落实各项具体工作。
工作小组分工及人员基本要求：
工作小组
责任人
组员
工作内容
人员准备组
〇〇〇
1-2人
1、确定主持人、公司/业务/产品介绍等的讲解人；
2、确认公司与会领导、行业协会领导。
物料准备组
〇〇〇
2-3人
1、背景板/X展架的制作
2、请柬/礼品/鲜花的准备
3、会议相关的其它物料（如：
公司简介、礼品等）
会议资料组
〇〇〇
3-4人
1、活动方案；
2、主持人串词、领导/嘉宾/客户发言稿、公司/业务/产品介绍PPT（包括串词），会议议程；
3、媒体通稿；
4、调查问卷。
行业协会邀约组
〇〇〇
1-2人
负责邀请行业协会领导
媒体邀约组
〇〇〇
1-2人
负责邀请媒体，预约会后采访、报道
会场布置组
〇〇〇
3-4人
1、会场内的布置（背景板、X展架、鲜花、桌牌等）、投影设备、音响设备、灯光空调的调试；
2、签到处的布置
后勤保障组
〇〇〇
4-5人
1、客户签到、礼品袋的发放、引导客户进退场；2、抽奖活动的现场互动
车辆安排组
〇〇〇
1-2人
1、接送领导/嘉宾、工作人员的车辆安排；
2、物料运送车辆的安排
行业协会接待组
〇〇〇
1-2人
与会行业协会领导的接待
媒体接待组
〇〇〇
1-2人
来访媒体的接待，安排会后采访、报道
摄影组
〇〇〇
1-2人
现场录像、拍摄
（3）制定工作计划
制定详细工作计划，明确各项工作的责任人和完成时间。
工作计划范本见附表2。
7、邀请客户
（1）制作客户邀请名单，名单中应该明确客户的公司全称、职务、姓名、联系方式；
（2）将简要的会议议程及重要到会人员（例如：
公司领导、行业协会领导等）以电话、e-mail等方式告知客户；
（3）使用总公司统一印制的请柬。
邀请函用淡绿色B5纸打印，对折后夹在请柬中间。
（4）将请柬正式送至客户、行业协会领导处。
客户请柬建议由销售经理或项目经理完成（注：
发出请柬后要随时关注客户的时间安排变化）。
（4）客户邀请直接关系到推介会的成功与否。
重点客户要有专人负责跟进邀请工作，务必将这些客户邀请到场。
市场部要给销售代表及营业所厅经理下达客户邀请指标，确保到场客户人数。
邀请函范本另见附件。
8、邀请媒体
（1）了解当地主流媒体和专业板块，包括电视台、广播电台、报纸、杂志、网站等；
（2）明确各家媒体刊登（播出）的方式、时间、次数、长短；
（3）确认各项费用，包括播出（刊登）费以及个人的服务费；
（4）约定到场时间并告知我方到场领导名单；
（5）探讨答记者问时的提问内容；
（6）探讨会后采访的内容与形式。
媒体邀请函范本另见附件。
9、推介资料准备
（1）讲解资料是整个推介会的核心，必须是在业务部门保障方案的基础上编写，并经过公司相关领导认可的内容，主要包括演示和文字两部分。
（2）讲解与普通说话不同，要求每一个用词都要很准确的表达讲解人的意思。
演示部分的内容应该比较丰富，图片应该是经过设计的。
（3）PPT采用总公司规定的统一模板。
10、物料准备
（1）背景板：
由总公司市场部统一设计版式，有以下两种版式供分公司选择（版式已经过总公司领导审核），背景板标题可根据分公司推介会的主题进行适当的调整。
分公司将会场背景墙尺寸告知总公司市场部，市场部设计后下发电子版，分公司负责制作。
背景板版式（2012年）：
（2）X展架：
总公司市场部统一设计，分公司负责制作。
设计图（尺寸：
80cm×180cm）
（3）礼品：
用于答谢与会客户，由分公司市场部打批阅件向总公司总裁办行政采购处申请。
（4）请柬：
总公司统一设计、印刷，市场部负责下发；
（5）公司简介：
由分公司行政部门通过采购系统向总裁办行政采购处申请。
11、实施方案
实施方案应该尽可能详细地将会议涉及到的各方面的事情纳入计划，包括：
•最终确定的时间地点、会议目标
•会场布置（包括签到处）
•会议议程
•到会领导
•客户清单
•工作人员（详细到每个环节的工作人员）
•车辆安排
•媒体方案
•礼品选定
•讲解内容（需要报至与会的最高领导通过）
•礼品袋准备（手提袋、礼品、公司简介、产品/服务宣传折页、媒体对宅急送的报道等）
•物料准备
•现场摄影（可请摄影师到现场拍摄）
四、活动执行
1、会场布置
会场布置组至少提前2小时到达会场，布置现场。
现场布置包括但不仅限于以下项目：
（1）会场内的布置
•背景板、X展架
•调试投影仪、音响设备
•确认灯光/空调的正常使用
•摆放桌牌、带宅急送广告的圆珠笔、调查问卷、记录纸、瓶装矿泉水
•演讲台（摆放鲜花）、麦克风
（2）签到处
•签到桌、桌布、椅子、X展架
•嘉宾/客户名单、请赐名片盒、黑色水性笔（数支）
•礼品袋（内装公司介绍、业务/产品宣传折页、礼品等）
•会场引导牌
工作人员着装要求：
男士：
深色西服、白色衬衣、深色领带、深色西裤
女士：
深色职业装（长裤或裙），化淡妆，不戴复杂、耀眼的饰物。
※）全体工作人员要佩戴工牌。
2、客户签到入场
（1）签到入场
嘉宾、客户在签到处签到后留下名片、领取礼品，然后由工作人员领至指定座位上坐好。
客户开始入场后，会场内要放轻音乐，营造轻松、舒适的氛围。
（2）到会确认
在会议开始前30分钟，签到处人员要确认已签到未签到人数，并再次通过电话和客户确认能否准时到会。
对于不能按时到会的客户，要随时电话联系确认预计的到达时间。
如果迟到的客户较多，需要主持人宣布会议推迟10分钟开始。
（3）嘉宾介绍
嘉宾客户到达后，应介绍给公司领导认识，并与之交谈。
有不愉快合作历史的客户到场后，要安排公司领导接待。
注意事项：
Ø从会议中心（酒店）的大门到电梯、到会议室门口的签到处，要设置引导牌或安排工作人员，以便来宾尽快找到会场；
Ø来宾在指定座位上坐好后，最好由邀请人员或指定接待人员与之简单交谈，避免冷落客户；
Ø注意不要让客户自己在会场内寻找自己的位置。
尽量不要让客户再离开会议室；
Ø如果临时不能参加的客户较多，可以安排不被认出的工作人员坐在空的位子上。
（4）媒体接待
媒体人员到场后，应该由指定的接待人员与之探讨灯光效果、会后采访等问题。
（5）播放宣传片
在会议正式开始前10分钟，经主持人示意，工作人员开始播放宅急送宣传片，将大家的注意力集中起来。
考虑到观看效果，可以播放两遍。
3、会议议程
（1）主持人开场白
主持人示意PPT播放人员停止播放宣传片，大屏幕显示标志会议开始的字样。
主持人宣布会场纪律，通常要求是手机调至震动状态。
主持人开场白，会议正式开始。
（2）公司领导致欢迎词
由与会公司领导致欢迎词，向来宾表示欢迎及感谢。
（3）行业协会领导致辞
由受邀行业协会领导致辞。
（4）业务/产品推介
由指定人员向来宾介绍公司发展历程、主营业务、核心产品，重点推介平台资源及产品优势。
（5）客户代表发言
由1-2名已合作的客户简单介绍合作情况。
（6）问题研讨
解答客户提问采用研讨的方式可以增加推介会现场效果。
由公司领导、行业协会领导（1-2人）、客户代表（1-2人）围坐在主席台，就客户关注的问题进行讨论。
（6）抽奖活动
为活跃会场气氛，议程最后一项安排现场抽奖活动。
从客户的名片中抽取，奖品分为一、二、三等。
（7）会议结束
由主持人宣布会议结束，工作人员引导来宾退场。
工作人员回收调查问卷并交指定人员保管。
场内工作人员回收设备和物料并送回公司。
4、媒体采访
媒体接待组人员安排媒体对公司领导进行采访。
五、后续工作
1、会后总结
会后市场部要组织召开会议，对推介会的成果进行总结。
为今后的市场推广工作积累经验，培养后备人才。
2、后续跟进
企业间的合作决策需要一定的周期，需要经过双方多次沟通讨论、领导决策等多个环节才能实现合作，因此对推介会现场签约不要过于期待，做好后续跟进工作才能促进双方合作的实现。
分公司市场部要针对推介会上有意向的客户制定跟进计划，明确责任人。
销售代表对这些客户进行重点跟进和持续营销，以达到合作的目的。
附表1：
会议议程
时间
内容
发言人
备注
XX：
XX-XX：
XX
来宾签到
XX：
XX-XX：
XX
主持人开场白，与会领导嘉宾介绍
〇〇〇
XX：
XX-XX：
XX
公司领导致欢迎辞
〇〇〇
XX：
XX-XX：
XX
公司介绍及业务/产品推介
〇〇〇
XX：
XX-XX：
XX
客户代表发言（1-2人）
〇〇〇
增加说服力
XX：
XX-XX：
XX
研讨、答疑
〇〇〇
现场互动，活跃气氛
XX：
XX-XX：
XX
抽奖活动
〇〇〇
属于可选环节
XX：
XX
会议结束
附表2：
推介会工作流程
序号
工作内容
责任人
完成时限
完成情况
1
场地确定
1.1
选择并预约会场
1.2
制定支出预算，并上报总公司
2
客户邀约
2.1
邀请客户
2.2
派发请柬
3
行业协会领导邀约
3.1
邀请行业协会领导
3.2
派发请柬
4
媒体邀约
4.1
了解当地主要媒体并确认费用
4.2
预约媒体到场时间
4.3
确认会后采访方式及内容
5
物料/资料准备
5.1
会场物料准备
5.2
会议资料准备
6
会场布置
6.1
布置会场、签到处
6.2
调试音响、投影设备、灯光、空调
7
车辆安排
7.1
客户接送车辆安排
7.2
公司领导接送车辆安排
7.3
工作人员接送车辆安排
8
客户签到／入场
8.1
客户签到
8.2
客户引导
8.3
场内客户接待
8.4
播放宣传片
8.5
嘉宾介绍
8.6
媒体接待
8.7
到会人数确认
9
会议召开
9.1
主持人开场白
9.2
公司领导致欢迎词
9.3
行业协会领导致辞
9.4
业务产品介绍
9.5
客户代表发言
9.6
问题
9.7
抽奖
9.8
主持人宣布会议结束
10
会后安排
10.1
引导客户退场
10.2
回收调查问卷
10.3
回收会场的设备、物料并送回公司
11
媒体采访
11.1
安排公司领导接受媒体采访
12
后续工作
12.1
会后总结
12.2
后续跟进
附表3：
物料/会议资料等的分工表
序号
工作内容
责任人
完成时限
完成情况
1
会场物料
1.1
背景板
1.2
X展架
1.3
礼品
1.4
宅急送手提袋
1.5
圆珠笔（带广告）
1.6
请柬
1.7
客户名单/签到薄
1.8
请赐名片盒（箱）
1.9
抽奖礼品
1.10
抽奖箱
1.11
鲜花
1.12
引导牌
1.13
桌牌
2
会议资料
2.1
公司简介
2.2
宣传片光盘
2.3
业务介绍折页
2.4
公司/产品/业务介绍PPT
2.5
邀请函（客户/协会领导/媒体）
2.6
会议议程
2.7
公司领导发言稿
2.8
主持人串词
2.9
媒体通稿
3
媒体接待
3.1
媒体费用报批
3.2
准备红包（给记者）
4
车辆安排
4.1
接送车辆
附表4：
会场布置工作分工表
序号
工作内容
工作组
责任人
1
会场布置
1.1
布置背景板
会场布置组
1.2
摆放X展架
1.3
演讲台上摆放鲜花
1.4
音响调试（试播公司宣传片）
1.5
空调调试
1.6
灯光调试
1.7
投影调试（试放PPT）
1.8
摆放公司领导/嘉宾桌牌
会议桌上摆放的物品：
1.9
会议议程
1.10
调查问卷
1.11
圆珠笔（带广告）
1.12
记录纸
1.13
瓶装矿泉水
2
签到处
2.1
签到桌（含桌布）/椅子
后勤保障组
2.2
X展架
2.3
嘉宾签到本（客户清单）
2.4
嘉宾胸花
2.5
请赐名片盒（箱）
2.6
黑色水性笔（数支）
2.7
礼品袋（内装会议资料及礼品）
2.8
引导牌
附表5：
礼品袋
序号
工作内容
工作小组
责任人
3
礼品袋
3.1
公司简介
物料准备组
3.2
业务介绍折页
3.3
媒体对公司的业务报道
3.4
礼品
附表6：
抽奖活动物料
序号
工作内容
工作小组
责任人
4
抽奖活动物料
4.1
抽奖箱
后勤保障组
4.2
抽奖礼品
升级会员 