工程档案管理作业指引.docx

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工程档案管理作业指引

工程档案管理作业指引

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日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

1流程概况

流程目的

为了进一步完善项目公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集、整理和保管工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。

流程范围

适用于项目公司工程档案资料的收集、整理和保管工作

术语及定义

工程档案：

是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体资料等。

档案员：

项目公司综合部档案管理岗

流程主责部门

项目公司综合部

流程参与部门

项目公司工程部、项目公司成本部

上游流程名称

下游流程名称

子流程名称

《工程文件管理作业指引》

《工程图纸管理作业指引》

流程KPI

责任部门/岗位

数据来源

流程关键点

关键点说明

备注

2流程图

无

3工作程序

3.1工程档案必须实行集中统一管理的原则。

3.1.1此项工作要做到工程一开始就与建立档案工作同步进行；

3.1.2工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；

3.1.3工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收同步进行。

3.2工程档案的归档范围、内容、要求

3.2.1工程档案归档范围详见附件：

《建设工程文件归档范围和保管期限》。

3.2.2工程档案归档的主要内容为六个方面，即：

工程基建文件、监理文件、施工文

件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。

3.2.3工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是

包括竣工图在内的全套图纸。

3.2.4不归档的文件材料包括：

3.2.5正式施工前的草图，未定型的图纸；

3.2.6重份文件材料和重份图纸；

3.2.7无查考价值的临时性的文件。

3.2.8工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通

知单，并履行批准手续。

3.2.9归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国

家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。

3.3工程档案的归档流程

3.3.1流程简要示意图

1）各部门在工作中形成的文件材料（主要为工程基建文件）；勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料；

1项目公司各部门、各单位自行收集、积累。

②档案员每周进行收集、检查。

1分类——按工程项目及专业分类。

2整理组卷——

①按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；

②修补、粘贴破损或过小的文件材料；

③将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；

④打页号：

每卷单独编号，页号从1开始；

⑤填写卷内文件目录——包括序号（以一份文件为单位，从１开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注；

3案卷装订——

①拆除文件材料上的金属物；

②全卷文字材料集中装订（三孔一线）；

③即有文字材料，又有图纸的案卷装订（三孔一线）。

4填写备考表——包括标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明；立卷人；审核人；立卷时间。

5填写案卷封面——包括档号（由分类号、项目号、案卷号组成）、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名（包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）、编制单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期（填写案全部文件形成的起止日期）、密级（分为绝密、机密、秘密三种）、保管期限（分为永久、长期、短期三种）、共几卷、第几卷。

6案卷进盒。

7归档验收。

8填写移交档案目录——

包括顺序号；档案号；案卷题名；日期；页；

保管期限；移交单位；移交经手人；接收单位；

接收人；交接日期。

9移交档案案卷。

3.3.2流程简要示意图的部分说明

1）项目公司各部门在接到工程项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累工程文件材料的任务。

因公司各部门均为立卷单位，故由项目公司综合部档案员负责每周定期向公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据工程文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累，具体参照《建设工程文件归档范围和保管期限》执行。

2）工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向项目公司工程部项目秘书提交完整、准确、系统的工程档案资料。

项目公司综合部档案员进行汇总、整理。

3）工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时项目公司工程部项目秘书提交完整、准确、系统的工程档案资料。

项目公司综合部档案员进行汇总、整理。

4）项目公司工程部项目秘书收集和汇总勘察、设计、监理等单位立卷归档的工程档案资料。

项目公司成本部成本文员收集和汇总成本立卷归档的工程档案资料。

提交项目公司综合部档案员归档。

5）工程开工时，项目公司综合部档案员负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。

工程项目在竣工验收前，项目公司综合部档案管理岗通知城建档案馆对准备归档的工程文件材料进行检查、验收，由城建档案馆出证明，否则不能组织工程竣工验收。

3.4工程档案的移交办法和归档时间

3.4.1项目公司综合部报批报建岗必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及时把原件交给定时来收集资料的档案员，双方做好文件材料的移交工作，由档案员集中统一整理、归档、立卷后送交城建档案馆。

3.4.2勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。

审查合格后向建设单位移交。

由工程部项目秘书在档案预验收前完成归档工作，并移交综合部档案员。

3.4.3监理单位应在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。

施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位应根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。

审查合格后向建设单位移交。

由工程部项目秘书于档案预验收前完成归档工作，并移交综合部档案员。

3.4.4项目公司综合部档案员于工程竣工验收后三个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外）。

3.4.5项目公司综合部档案员于工程竣工验收后三个月内，向集团办公室综合档案室移交一套工程档案（除竣工决算外）。

档案移交前，应先对移交资料进行自检，无误后经施工单位、监理单位签字、盖章后随同资料移交目录，一式两份，经集团办公室综档案管理岗检查、清点无误后，交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。

项目公司的综合管理文件由项目公司综合部按公司确定的《建设工程文件归档范围和保管期限》清单要求的内容及时间移交给集团办公室综合档案室。

3.5工程档案的管理

3.5.1根据工程档案的特点，遵循档案管理的原则和分类方法，以查找和利用方便为目的，采取必要的保护手段，对工程档案进行分类编号、编目、排架和保管工作。

3.6工程档案的借阅

3.6.1借阅的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经项目公司综合部档案员允许。

底图档案只供复制，不能借出。

如工作需要外借，须填写借阅档案审批单，经部门经理批准后方能借阅。

3.6.2借阅者对借阅的档案要妥善保管，要严守机密。

不得毁坏、涂改、外传或遗失。

阅后及时归还。

3.6.3外单位查阅本公司档案，须经行政分管领导批准，方可查阅。

3.7工程档案的鉴定、销毁

3.7.1工程档案的保管期限分为永久、长期（即等于该工程的使用寿命）、短期（即保存20年以下）。

对于超过保管期限的工程档案定期进行鉴定。

3.7.2对已失去保存价值的工程档案必须经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。

销毁时须与集团办公室档案管理岗一起进行，双方并在销毁清册上签字，以备查。

3.8档案员的岗位责任制

3.8.1认真贯彻档案工作的法规文件，严格遵守档案管理的各项规章制度。

3.8.2集中统一管理工程项目建设的全部档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管

和提供利用工作。

3.8.3做好档案的保密、保卫工作，防止档案泄密、损失等事件的发生。

3.8.4严格把好档案的鉴定关，档案销毁须经领导审批后才能进行。

4归档质量要求：

4.1文字材料

4.1.1文字材料必须是真实的原件（打印、印刷、手写和复写首页签章完整的为原件）归档（企业及个人资质文件材料采用复印件由单位盖公章确认；批量产品合格文件材料提供复印件的应由供货单位盖公章并注明供应的数量）。

4.1.2所有表格及其他文件材料可采用打印、印刷、或使用黑色墨水正楷填写，各种技术指标必须按照规范要求严格填写完整，必须经表中明确的相关人员审核签章确认（监理工程师及总监理工程师必须是谁签字盖谁的注册章）；对综合管理类文件材料必须盖单位公章，对技术表格中注明‘公章’的，可由合同签署单位授权使用项目公章。

4.1.3工程用表、归档目录、卷封、档案盒的要求：

4.1.4统一使用档案行政管理部门监制的表格、目录、案卷封面、档案盒,对使用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（深圳版）（简称深圳版）软件的，应当选用合格软件，并选用符合长期和永久保存档案的A4规格优质打印纸打印。

4.2竣工图纸

4.2.1竣工图纸必须是最新版的新蓝图；

4.2.2编制工程竣工图必须根据“变更文件”（包括图纸会审纪要、设计变更通知单、经设计单位确认的工程洽商单等）修改完善，在修改部位空白处盖上红色印油的“修改专用章”，保证图物相符，确保竣工图准确性，可按以下方式编制：

4.2.3按设计施工图施工没有发生变更的,可采用施工图作为竣工图；

4.2.4在施工中,有一般性变更,能将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的,可直接在施工图中采用“扛改”或“叉改”或“引线修改”方法修改后作为竣工图（“扛改”方法一般适用于字数更改，“叉改”方法一般适用于删除更改，“引线修改”方法一般适用于要修改的内容无法在所在位置进行更改）；

4.2.5平面、结构形式、工艺、项目等较大改变,无法将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的,必须重新绘制竣工图；

4.2.6为了统一工程项目竣工图的格式，可委托设计或施工等其他单位将所有变更内容修改补充完整,重新绘制新版竣工图；

4.2.7所有变更修改的依据，必须与变更汇总表的数量一致；

4.2.8所有图纸会审、设计变更单、工程洽商单等应逐条注明所修改的对应图纸编号，对有修改的图纸在竣工图卷内目录备注栏中注