物业合同项的主要内容及注意事项.docx

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物业合同项的主要内容及注意事项

物业合同项的主要内容及注意事项

物业合同包括合同项和具体条文两部分。

合同项是物业合同的框架，具体条文拟定要求语句表达严谨，措词使用准确。

本次培训主讲合同项的主要内容及需要注意的事项。

1、规定合同服务内容、服务标准

（1）合同需明确具体服务内容，且服务内容必须界定清晰，因其直接与服务成本和费用相关。

服务内容可以写在合同里，也可以放在附件里，但大部分写在合同里面。

（2）服务标准较多，一般作为合同附件；

（3）同时作为附件的还有平面图、公共设施设备清单、公司资质证明、相关证照等；

2、临时管理规约

合同明确要求甲方与小业主签订《售房合同》的同时签订《临时管理规约》。

因《临时管理规约》中存在有利于乙方的不平等条款，如果由乙方单独与小业主签订，困难较大。

3、移交资料、备品备件

合同需明确相关内容及详细清单。

例如各类图纸、设施设备说明书、维保合同等资料，维修工具、检测工具、壁纸、石材、设施设备易损件等备品备件。

4、外委公司管理

合同明确约定外委公司由乙方管理，如果甲方要求参与外委公司管理，原则上乙方不能同意，但可以同意甲方参与外委公司招投标监督。

5、物业用房、导视、标识、园区交房条件

合同明确物业用房、导视、标识、园区交房条件等内容。

例如:

（1）合同明确物业用房需装修完善、具备乙方直接入驻办公条件等;

（2）导视、标识由甲方负责配置完善；

（3）园区交房条件包括......（内容尽量详细，避免甲方推卸责任）。

6、经营用房

合同明确约定经营用房位置、面积、收益处置等具体事项。

7、服务标准的承诺

（1）服务标准不能随意承诺，服务标准要根据管理费高低来确定。

例如南昌新地中心项目管理费13.8元/平方米·月，服务标准根本不可能很高；

（2）对于管理费较低的项目，制定服务标准时表述尽量笼统、简化，切忌服务标准“量化”。

8、服务品质的违约

（1）平时质量违约条款

a、基础服务达不到要求的处罚条款。

例如保安、保洁、维修达不到要求而引起的有效投诉（一般视书面投诉为有效投诉）；

b、出现重大事件时的处罚条款；

c、处罚条款一般采用扣除乙方管理费用。

扣除管理费用有两种情况：

1、定额扣款；2、按物业费比例扣款；

d、如果按物业费比例扣款，和甲方谈判时一定要注意，扣款比例不能太大，因乙方利润不过10%，一般合同约定扣物业费比例2%—5%。

（2）终止合同的违约条款

a、包干制赔偿甲方一定额度百分比的管理费，但比例不要定的太高；

b、酬金制赔几个月酬金，例如酬金制一般赔三个月酬金。

9、违约程度的认定

（1）口头投诉/通知，一般乙方承诺15日内改正；

（2）正式投诉/通知，一般乙方承诺15日内改正；

（3）同类事情反复出现或重大事项出现问题，一般甲方会对乙方罚款处理；

（4）以上违约第一条最轻微，第三条最严重

10、品牌的使用

品牌使用的时间、范围、使用方式等需在合同中界定清楚，不能搞“偷梁换柱”。

例如五大行仅做顾问服务，但甲方宣传时也将物业管理的广告标为五大行。

11、承诺

（1）承诺包括收费率、满意率、重大事故率、维修及时率、投诉处理及时率等内容。

（2）软性承诺可以在合同中明确，例如维修及时率、投诉处理率等；

（3）其他承诺在合同条款中一定要慎重，尽量在合同中不体现。

例如收费率、重大事故率等。

12、甲方资产经营

（1）停车场的经营

a、临时停车场（在项目红线范围内，非规划停车位，但可收取停车费，车位数较少，最多不过四十个），一般在合同中明确所收费用归乙方所有；

b、甲方停车位，在合同中明确收入和支出。

约定收入的分成比例（除正常管理费以外的分成），具体分成看项目大小，大项目三七分或二八分，小项目四六分或五五分；

c、支出费用在合同中的约定，停车场零星小修费用由乙方停车场管理费支出，但大修或大的支出需要甲方承担。

13、甲、乙方经营管控

原则上，甲方只有：

（1）、检查、监督乙方服务品质、服务内容是否达到合同要求的权利；

（2）、监督乙方经营是否合理、合法的权利。

除了上述两点，甲方其他要求均不能答应。

14、乙方造成的损失

甲方制定合同时常用的表述“由乙方造成的损失，乙方全额赔偿”。

在合同谈判中，坚决不能同意此条款，一些大型项目突发事件造成巨大损失时，物业公司根本无力赔偿，该条款应修改为“由乙方造成的损失，乙方承担相应的管理责任”

15、招聘核心人员的要求

（1）如果甲方没有在合同中提出要求，乙方一般不主动提出；

（2）合同中甲方提出的核心人员硬性条件一定要慎重。

例如，甲方要求项目经理需工程专业统招本科学历等要求很难满足；

（3）合同明确如果甲方要求更换核心人员需要至少一个月准备时间；

（4）避免甲方在合同中要求“到岗项目经理必须与投标所报的项目经理为同一人”，此条款在实际操作中很难实现。

16、人员数量

（1）自己的项目（新地），人员数量预算以内以附件形式出现，双方发文确认即可；

（2）外接项目，尤其是接管异常项目，合同中需明确：

a、人员数量发生变化时费用如何结算。

例如售楼处或者酬金制管理的项目，合同需以附件形式告知甲方项目预算、人员架构、人员数量等，当甲方要求人员数量需要增加时，可根据合同约定由甲方支付相关费用；

b、人员成本上升因素解决方案。

例如合同可以约定管理费每年按政府指导价上涨或每年递增8%-10%。

酬金制项目必须考虑成本上升因素；

c、酬金制项目年底双薪由甲方承担。

17、人员处理

（1）酬金制项目需在合同中明确；

（2）开除员工。

合同需明确开除员工的补偿费用由甲方承担（项目团队刚组建时因岗位不适合开除部分员工很正常）；

（3）遣散员工。

合同需明确遣散员工费用由甲方承担。

费用支付方式可以在甲方每月支付乙方管理费时计提（此办法政府较提倡）或遣散发生时由甲方负责（备选）。

例如售楼处阶段性的物业管理（一般2-3年），售楼处撤场时，除主要管理人员外，其他保安、保洁、工程人员一般就地遣散。

（4）每月计提的遣散费需要挂账处理，不能按收入做账（作为收入做帐时需要计税）。

18、人员管理

（1）员工入职前甲方有权参与审核，但入职后无权管理；

（2）不合格员工甲方可建议撤换，但至少预留一个月调整期；

（3）甲方有一定的建议权；

（4）以上三条第一条最轻微，第三条最重，合同中尽量不同意“甲方持有建议权”。

19、年休假、调休

酬金制项目中，合同需明确“在正常情况下，甲方允许乙方员工年休假、调休，如不能同意，甲方补偿相应假日工资”。

20、质保期内的维保责任

（1）甲方为主，甲方协调施工单位处理，且费用由甲方协调；

（2）如果甲方协调施工单位困难，可以委托乙方维保，但费用由甲方承担。

21、遗留问题

合同可以明确“对于遗留问题，乙方书面通知甲方（）天内完成整改，限期未整改的，乙方可以进行整改，所有费用由甲方承担”。

22、遗留问题的处理

目前各种合同版本基本将该条款固化，基本内容为：

甲方有权利和义务协调施工单位处理各类遗留问题，如果施工单位未能处理，遗留问题由甲方处理。

23、甲方原因影响乙方服务质量

（1）合同明确“因甲方原因影响乙方服务质量的，乙方不承担违约责任”；

（2）合同明确“因甲方原因造成乙方相关赔偿的，所有费用由甲方承担”。

24、甲、乙双方争议解决办法

（1）甲、乙双方争议可通过协调、仲裁、法院三种办法解决；

（2）作为乙方，首选协调解决，如果协调未果，选择法院解决（尽量不要选择仲裁）；

25、独立账户

酬金制项目中，合同需明确使用独立账户，便于甲、乙双方财务监管。

26、费用包含项表述

甲方制定合同时常会表述“××费用均包含在此费用内”。

此条款乙方坚决不能同意，尽量更换成“××费用包含但不限于…”。

再详细的合同也会有某些费用考虑不到，且物业行业受各种因素影响很大，合同中尽量争取对乙方有利的条款。

27、预算的审核、执行

（1）酬金制项目的预算由甲方审核后执行；

（2）甲方审核后的预算作为附件置于合同中，乙方在合同期内需按合同预算执行，并且在合同执行过程中甲方有权按照预算复审；

备注：

预算的审核不仅甲方关注，乙方也同样关注，因售楼处、会所的管理往往多变、亏损，乙方也需要时刻关注预算执行情况。

28、保证金

（1）酬金制项目需要甲方支付一定额度的保证金；

（2）具体额度看甲、乙双方谈判结果，五大行一般收取三个月运营费用作为保证金；

（3）保证金用途主要是防止甲方违约，正常情况下不能使用，在甲方费用支付不及时情况下使用。

29、保证金正常使用原则

合同需明确在甲方拨款不及时的情况下乙方可以不通知甲方使用保证金，并要求甲方及时补拨款项。

乙方在甲方拨款到帐后下个月将保证金补齐。

30、前期介入费用

合同需明确前期介入的费用、人员、时间、服务内容等具体事项，以避免各种纠纷和开发商的无理要求；

31、前期开办费用

（1）合同需明确开办费用由甲方支出，一般包括人员费用、办公设施设备、工具费用、维修材料费用、能源费用等；

（2）原则上，开办费用必须由甲方支出，除非优质、长期管理的大型项目可以稍微让步。

32、加班费用

（1）酬金制项目必须在合同中明确加班费用的核算和收取；

（2）预算中，仅能考虑到正常加班，本条提到的加班费用主要是对于甲方要求的非正常加班所产生的费用。

例如售楼处的各类活动而产生的非正常加班会产生大量人工成本费用；

（3）加班费用有两种方式向甲方收取：

第一可以按实际发生的加班费用收取，第二以甲方正式发文或书面函件制定加班方案，交甲方审核生效后执行并以此作为依据向甲方收取加班费用。

33、售楼处、样板间、会所费用的构成

（1）合同中常见的表述“包括但不限于”；

（2）费用构成一般包括：

a、人员工资及福利

b、能源费用

c、维护费用

d、税金

e、其它费用

34、会所收入、支出

由于前期项目的会所经营基本全部亏损，一般情况下，乙方除人员管理外其余全部由甲方负责。

合同可规定会所所有收入归甲方，支出也由甲方负责（例如能源费、设施设备维修等）。

35、多种经营的收入分配（常规）

（1）广告收入的分配要在合同中约定，一般情况下三七分，如果项目比较大，也可以接受二八分，小项目可谈到四六分或五五分；

（2）公共空间租赁。

收入的分配也需要在合同中约定（分配比例同上），例如在地下室加建库房出租所得租金的分配等；

（3）合同需明确多种经营收入中，甲方所得需作为维修基金（年底制定下一年维护计划时全部花掉）和补贴物业公司亏损，甲方不能提取、占用。

36、收取的押金、装修管理费、垃圾清运费等费用的界定

合同明确乙方收取的押金、装修管理费、垃圾清运费等甲方无权占用。

37、专项维修资金的使用

（1）合同明确专项维修资金的使用范围；

（2）合同明确专项维修资金使用的审批流程（一般由乙方制定方案报甲方或业委会审批）。

38、人员保险

（1）酬金制项目合同中需明确由甲方承担各项保险费用；

（2）如果甲方不给员工缴纳保险，合同需明确如果发生员工追讨，甲方承担全部责任。

39、付款

（1）合同需明确甲方要及时付款；

（2）付款超时需要加扣滞纳金，加扣比例：

每日2‰—5‰。

40、物业费收缴

（1）住宅各区域不同，例如深圳每月一收，北方大部分城市每季一收；

（2）写字楼项目每月一收。

41、追缴欠费的律师费

酬金制项目中，合同需明确因追缴欠费产生的律师费由甲方承担。

42、物业费不足以支付员工工资、外委、设备采购费用的情况

（1）酬金制项目中，合同明确如果出现物业费不足的情况，外委、设备采购费用由甲方直接支付；

（2）可以借鉴五大行签订甲、乙、外委三方协议，内容主要是：

在乙方费用充足情况下由乙方支付，乙方费用不足由甲方支付。

43、审计时间、费用

（1）酬金制项目中，合同需明确审计条款，且费用由甲方承担；

（2）甲方审计至少每年一次，一般由甲方聘请第三方审计公司进行（如果甲方从当地市场聘请第三方审计公司，费用较低，约几千元）；

（3）世联雅园属于世联地产上市业务包，每年必须进行两次第三方审计，审计费用尽量由甲方承担（世联地产第三方审计公司全国统一指定，费用较高）;

（4）在审计实际操作中，可从为了管理更加规范、为甲方节省费用的角度说服甲方认可我公司的审计，避免重复审计，并承担审计费用。

44、解除合同的财务及注销费用

酬金制项目中，合同需明确因解除合同的财务及注销公司所发生的费用全部由甲方承担。

45、合同终止清算

酬金制项目中，合同终止清算大的原则：

（1）剩余费用归开发商；

（2）不足费用由开发商补偿。

46、预算外申请

对于酬金制项目，合同需明确哪些事项可以预算外申请，以及申请审批流程、审批人。

例如合同明确预算外申请项目包括：

因组织活动需要额外加班、物品采购等。

47、税费

酬金制项目中，合同需明确所有税费由甲方承担。

48、物业合同终止

（1）合同终止分两种情况：

第一种情况是被甲方赶走，第二种情况是合同期结束；

（2）如果乙方被甲方赶走而终止合同，乙方与外委公司签订合同尚未到期，乙方需要和甲方、外委公司签订三方《权利转移合同》，其主要内容是：

如果乙方与外委公司合同尚未到期，甲方同意代表乙方继续履行乙方和外委公司合同，并承担相应权利和义务；另外，甲方承诺结清已发生的所有费用。

49、合同终止后的移交项目

（1）目前建设部合同范本已有明确规定，具体情况视项目更改；

（2）主要移交项目有物业用房、资料、办公设备（酬金制全交、包干制后期物业利润购买的办公设备可以不用移交）、预售物业费、专项维修资金剩余款项等。

50、酬金制终结公司周期

合同需明确乙方终结公司周期至少需要90天（终结公司周期一般在3—6个月）。

51、乙方终结公司，甲方协助办理相关手续

合同明确乙方在终结公司时，甲方协助配合办理相关手续。

例如甲、乙双方共同向业主发出公告，所有移交程序需要甲方主导进行等。