建设工程监理资料归档管理办法.docx
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建设工程监理资料归档管理办法
建设工程监理资料归档管理办法
一、监理资料的基本内容
1、合同文件
1）施工招投标文件
2）施工承包合同、分包合同、各类定货合同，分包单位资格报审表
3）工程监理招投标文件
4）监理委托合同
5）中标通知书
2、设计文件
1）施工图纸
2）工程地质勘察报告
3）施工图审查报告及审查批准书
4）测量基础资料
3、工程项目监理规划及监理实施细则
1）监理规划
2）监理实施细则
3）项目监理部编制的总控制计划
4、工程变更文件
1）图纸会审、设计交底纪要
2）设计变更文件
3）工程洽商文件
5、施工组织设计（方案）报审
6、进度控制资料
1）工程开工报审表（含必要的附件）
2）施工进度计划报审表
3）工程暂停令
4）工程复工报审表
7、质量控制资料
1）施工现场质量管理体系报验表（附上《施工现场质量管理检查记录》及相关资料
2）施工管理机构及人员资格报验申请表
3）工程材料/构配件/设备报审表
4）测量放线报验表
5）检测单位资格报验表
6）施工设备报验表
7）检验批、分项、分部工程质量报验表
8）隐蔽工程报验表
9）监理抽检记录
10）不合格项处置记录
11）工程质量事故报告
12）监理旁站记录
13）见证记录
8、投资控制资料
1）工程计量单
2）工程款支付申请表
3）工程款支付证书
4）工程变更费用报审表
5）竣工结算文件
9、监理工程师通知及回复单
10、安全管理资料
1）施工现场安全管理检查记录及相关资料
2）材料/施工设备报验申请表
3）中间交接验收记录
4）现场安全考评表
11、合同事项管理资料
1）合同变更材料
2）费用索赔申请表
3）费用索赔审批表
4）工程延期申请表
5）工程延期审批表
6）合同争议和违约处理
12、工程验收资料
1）工程竣工报验单
2）工程竣工报告
3）工程竣工预验收报告
4）工程初验整改情况表
5）工程质量评估报告
6）工程竣工验收记录
7）竣工移交证书
13、其他事项管理资料
1）监理工作联系单
2）会议纪要
3）来往函件
4）监理日记
5）监理月报
14、监理工作总结
二、监理文件的归档范围
监理文件材料归档范围表
序号
归档文件
表格
编号
保存单位
备注
建设
单位
监理
单位
城建
档案馆
1
合同文件
此部分文件由建设单位提供或编制
施工招投标文件
╱
√
○
施工承包合同、分包合同、各类定货合同，分包单位资格报审表
A3
√
○
√
工程监理招投标文件
╱
√
○
监理委托合同
╱
√
√
√
中标通知书
╱
√
√
2
设计文件
此部分文件由建设单位提供或编制
施工图纸
╱
√
○
工程地质勘察报告
╱
√
○
√
施工图审查报告及审查批准书
╱
√
○
√
测量基础资料
╱
√
○
√
3
工程项目监理规划及监理实施细则
此部分文件由监理单位提供或编制
监理规划
D1
√
√
√
监理实施细则
D2
√
√
√
项目监理部编制的总控制计划
╱
√
√
√
4
工程变更文件
此部分文件由建设单位提供，由施工单位编制归档
图纸会审、设计交底纪要
A14
√
○
√
设计变更文件
C2
√
○
√
工程洽商文件
C2
√
○
√
5
施工组织设计（方案）报审
A2
√
○
施工单位提供
6
进度控制资料
施工进度计划报审表
A11
○
○
施工单位提供
工程开工报审表（含必要的附件）
A1
√
√
√
此部分文件由监理单位编制归档
工程暂停令
B2
√
√
√
工程复工报审表
A1
√
√
√
7
质量控制资料
施工现场质量管理体系报验表（附上《施工现场质量管理检查记录》及相关资料）
A4
○
施工单位提供
施工管理机构及人员资格报验申请表
A4
○
施工单位提供
工程材料/构配件/设备报审表
A9
√
√
此部分文件由施工单位提供或编制归档
测量放线报验表
A4
√
√
检测单位资格报验表
A4
○
施工设备报验表
A4
○
检验批、分项工程质量报验表
A4
√
√
分部工程质量报验表
A4
√
√
√
隐蔽工程报验表
A4
√
○
√
序号
归档文件
表格
编号
保存单位
备注
建设
单位
监理
单位
城建
档案馆
监理抽检记录
B7
○
此部分文件由监理单位提供或编制归档
不合格项处置记录
B8
√
√
√
工程质量事故报告
B9
√
√
√
监理旁站记录
B10
√
见证记录
A12
√
8
投资控制资料
此部分文件由监理单位编制归档
工程计量单
╱
√
○
工程款支付申请表
A5
√
○
工程款支付证书
B3
√
○
工程变更费用报审表
╱
√
○
竣工结算文件
╱
√
○
√
9
监理工程师通知及回复单
此部分文件由监理单位编制归档
有关进度控制的监理通知及回复单
B1
A6
√
√
有关质量控制的监理通知及回复单
√
√
有关安全管理的监理通知及回复单
√
√
有关造价控制的监理通知及回复单
√
√
10
安全管理资料
施工现场安全管理体系报验表（附上《施工现场安全管理检查记录》及相关资料）
A4
○
此部分文件由施工单位提供
材料/施工设备报验申请表
A4
○
中间交接验收记录
A4
○
现场安全考评表
JGJ59
—99
○
此项由监理单位编制
11
合同事项管理资料
此部分文件由监理单位编制归档
合同变更材料
╱
√
√
√
费用索赔申请表
A8
√
√
费用索赔审批表
B6
√
√
工程延期申请表
A7
√
√
√
工程延期审批表
B4B5
√
√
√
合同争议和违约处理
╱
√
√
√
12
工程验收资料
工程竣工报验单
A10
○
√
施工单位提供
工程竣工报告
╱
○
√
工程竣工预验收报告
B11
○
√
此部分文件由监理单位提供或编制
工程初验整改情况表
B12
○
√
工程质量评估报告
B13
√
√
√
工程竣工验收记录
A13
√
√
√
施工单位提供
竣工移交证书
B14
○
√
监理单位提供
13
其他事项管理资料
此部分文件由监理单位提供或编制归档
监理工作联系单
C1
○
√
会议纪要
D3
√
√
√
来往函件
╱
○
√
监理日记
D4
√
监理月报
D5
√
√
√
14
监理工作总结
D6
√
√
√
注：
“√”表示归档文件，“○”表示过程提交文件，“╱”表示表格形式不限。
三、监理资料管理流程
四、监理资料的日常管理
1、监理资料管理的基本要求是：
整理及时、真实齐全、分类有序。
2、总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，总监理工程师为总负责人。
3、监理人员应及时收集相关资料，并及时对其进行整理归档。
4、利用计算机建立监理资料的管理台帐。
5、监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料管理人员存放。
6、在监理工作过程中，监理资料应按单位工程建立案卷盒（夹），分专业存放保管，并编目，以便于跟踪检查。
7、监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。
五、监理资料编制与组卷
1、归档文件的质量要求
1.1归档文件应为原件。
1.2归档文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》（GB50319-2000）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的有关规定。
1.3归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
1.4归档文件应采用打印及耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
1.5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
1.6归档文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
2、载体形式
2.1监理资料采用纸质和光盘两种载体形式。
2.2纸质载体的监理档案经城建档案馆和有关部门验收合格后，进行电子档案的核查，核查无误后，进行电子档案的光盘刻制。
3、归档文件的立卷
3.1立卷的原则和方法
3.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
3.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
对各单位工程共性的文件，可建立综合卷。
3.1.3案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
3.1.4案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
3.2卷内文件的排列
3.2.1卷内文件应按监理文件的归档范围进行编制，并按工程监理文件封面（附录A）、工程监理文件目录（附录B）、工程监理文件说明（附录C）、卷内文件内容的顺序排列。
3.2.2文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3.2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
3.3案卷的编目
3.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：
1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
2）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3.3.2案卷封面的编制应符合下列规定：
1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，案卷封面的式样应符合附录D的要求。
2）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写。
3）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
4）编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
3.3.3卷内目录的编制应符合下列规定：
1）卷内目录的式样应符合附录E的要求。
2）序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3）责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4）文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
5）文件题名：
填写文件标题的全称。
6）日期：
填写文件形成的日期。
7）页次：
填写文件在卷内所排的起始和起止页号。
3.3.4卷内备考表的编制应符合下列规定：
1）卷内备考表的式样应符合附录F的要求。
2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
3.4案卷装订
3.4.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
3.4.2当采用卷盒时，卷内文件的文字材料必须装订成册；图纸材料可装订成册，也可散装存放；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订成册。
3.4.3当采用卷夹时，须将案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表与封底一起装订成册。
3.4.4装订时要剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。
3.4.5案卷采用棉线在左侧三孔装订法，棉线装订结打在背面。
装订线距左侧20mm，上下两孔分别距中孔80mm。
六、监理文件的提交
在监理过程中，属于建设单位归档范围的监理资料，监理部应及时整理提交于建设单位，在监理工作结束时，监理部仅向建设单位提交监理工作总结。
在工程竣工验收后，总监理工程师必须组织监理部档案管理人员及其他相关人员按监理文件的归档范围及时组卷装订，并在竣工验收后2个月内向建设单位移交1套档案资料，并填写工程监理档案移交目录（附录G）和工程监理档案移交书（附录H），办理移交手续。
建设单位在竣工验收后3个月内向城建档案馆移交监理归档文件。
向监理单位移交的档案资料应在竣工验收后3个月内向监理单位档案室移交，并填写工程监理档案移交目录（附录G），办理移交手续。
附录A
建设单位归档□
监理单位归档□
城建档案馆归档□
工程监理文件封面
工程名称：
案卷题名：
编制人：
总监理工程师：
编制日期：
共册第册
福州市建设工程监理有限公司
附录B
工程监理文件目录
工程名称：
序号
资料题名
资料编号
页次
备注
附录C
工程监理文件说明
工程名称：
内容：
1、本工程监理文件编制依据：
《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、公司管理制度及地方档案部门的有关规定。
2、本工程监理文件根据建设单位、监理单位、城建档案馆不同的归档范围分别进行编制。
3、本工程监理文件的原件以城建档案馆、建设单位、监理单位的顺序优先存放，所有复印件上则应注明原件存放处。
附录D
附录E
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
附录F
卷内备考表
本案卷共有文件材料页，其中：
文字材料页，图样材料页，
照片张。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
附录G
工程监理档案移交目录
序号
案卷题名
文字材料
图纸材料
其它
备注
册
张
册
张
移交人：
移交时间：
接收人：
接收时间：
附录H
工程监理档案移交书
监理单位（全称）按有关规定向建设单位（全称）
办理××××工程监理档案移交手续。
共计册。
其中文字材料册，图样材料册，其它材料张。
附：
工程监理档案移交目录
移交单位（公章）：
接受单位（公章）：
单位负责人：
单位负责人：
技术负责人：
技术负责人：
移交人：
移交人：
移交日期：
年月日
七、监理资料表格的基本形式
A类表（承包单位用表）
A1工程开工/复工报审表
A2施工组织设计（方案）报审表
A3分包单位资格报审表
A4报验申请表
A5工程款支付申请表
A6监理工程师通知回复单
A7工程临时延期申请表
A8费用索赔申请表
A9工程材料/构配件/设备报审表
A10工程竣工报验单
A11施工进度计划报审表
A12见证记录
A13工程竣工验收记录
A14图纸会审、设计交底纪要
B类表（监理单位用表）
B1监理工程师通知单
B2工程暂停令
B3工程款支付证书
B4工程临时延期审批表
B5工程最终延期审批表
B6费用索赔审批表
B7监理抽检记录
B8不合格项处置记录
B9工程质量事故报告
B10监理旁站记录
B11工程竣工预验收报告
B12工程初验整改情况表
B13工程质量评估报告
B14竣工移交证书
C类表（相关单位用表）
C1监理工作联系单
C2工程变更单
D类表（监理单位用表）
D1监理规划
D2监理实施细则
D3会议纪要
D4监理日记
D5监理月报
D6监理工作总结
A1
工程开工/复工报审表
工程名称：
编号：
致：
（监理单位）
我方承担的工程，已完成了以下各项工作，具备了开工/复工条件，特此申请施工，请核查并签发开工/复工指令。
附:
1.开工报告
2.（证明文件）
承包单位：
（章）
项目经理：
日期：
年月日
审查意见：
项目监理机构：
总监理工程师：
日期：
年月日
填表说明：
1、用于工程项目开工及停工后恢复施工。
如整个项目一次开工，只填报一次，如工程项目中涉及较多单位工程，且开工时间不同，则每个单位工程开工都应填报一次。
此时将表头的“复工”两个字划掉。
2、因各种原因工程暂停，承包单位准备恢复施工，工程复工报审时，将表头上的“开工”划掉。
3、表中证明文件，是指证明已具备开工或复工条件的相关资料。
应具备开工的条件如下：
----施工许可证已获得政府主管部门批准；
----征地拆迁工作能满足工程进度的需要；
----施工组织设计已获总监理工程师批准；
----承包单位现场管理人员已到位，机具、施工人员已进场，主要工程材料已落实；
----进场道路及水、电、通讯等已满足开工要求；
----承包单位的《施工现场质量管理检查记录》经总监理工程师核查合格；
----法律、法规关于对开工条件的其他规定。
A2
施工组织设计（方案）报审表
工程名称：
编号：
致：
（监理单位）
我方已根据施工合同的有关规定完成了工程施工组织设计（方案）的编制，并经我单位上级技术负责人审查批准，请予以审查。
附：
施工组织设计（方案）
承包单位：
（章）
项目经理：
日期：
年月日
专业监理工程师审查意见：
专业监理工程师：
日期：
年月日
总监理工程师审核意见：
项目监理机构：
总监理工程师：
日期：
年月日
填表说明：
1、工程项目开工前约定的时间（一般为7天）内，承包单位必须完成施工组织设计的编制及自审工作，并填写《施工组织设计（方案）报审表》（附录A2表）。
2、总监理工程师应在约定的时间（一般为7天）内，组织专业监理工程师审查，提出意见后，由总监理工程师审定批准。
需要承包单位修改时，由总监理工程师签发书面意见，退回承包单位修改后重新报审。
3、已审定的施工组织设计由项目监理机构报送建设单位。
4、承包单位应按审定的施工组织设计文件组织施工。
如需对其内容做较大变更，应在实施前将变更内容书面报送项目监理机构审定。
5、规模大、结构复杂或属新结构、特种结构的工程，项目监理机构对施工组织设计审查后，还应报送监理单位技术负责人审查，提出审查意见后由总监理工程师签发。
必要时与建设单位协商，组织有关专业部门和有关专家会审。
6、规模大、工艺复杂的工程、群体工程或分期出图的工程经建设单位批准可分阶段报审施工组织设计；技术复杂或采用新技术的分项、分部工程，承包单位还应编制该分项、分部工程的施工方案，报项目监理机构审查。
A3
分包单位资格报审表
工程名称：
编号：
致：
（监理单位）
经考察，我方认为拟选择的（分包单位）
具有承担下列工程的施工资质和施工能力，可以保证本工程项目按合同的规定进行施工。
分包后，我方仍承担总包单位的全部责任。
请予以审查和批准。
附：
1.分包单位资质材料；
2.分包单位业绩材料。
分包工程名称（部位）
工程数量
拟分包工程合同额
分包工程占全部工程
合计
承包单位：
（章）
项目经理：
日期：
年月日
专业监理工程师审查意见：
专业监理工程师：
日期:
年月日
总监理工程师审核意见：
项目监理机构：
总监理工程师：
日期：
年月日
填表说明：
1、承包单位对部分分部、分项工程（主体结构工程除外）实行分包必须符合施工合同的规定。
2、对分包单位资格的审核应在工程项目开工前或拟分包的分项、分部工程开工前完成。
3、承包单位应填写《分包单位资格报审表》（附录A3表），附上经其自审认可的分包单位的有关资料，报项目监理机构审核。
对分包单位资格应审核以下内容：
----分包单位的营业执照、企业资质等级证书、特殊行业施工许可证、国外（境外）企业在国内承包工程许可证；
----分包单位的业绩；
----拟分包工程的内容和范围；
----专职管理人员和特种作业人员的资格证、上岗证
升级会员 