办公用品管理规定等.docx
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办公用品管理规定等
办公用品管理规定
第一章办公用品的购买
第一条为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公室统一负责。
第二条根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向采供部办公用品管理室报告，确定订购数量。
如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向采供部提出。
调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门印刷厂或商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去购买或者订购的方式。
第四条在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经办公室确认后直接报采供部进行购买。
办公用品管理部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及在哪里订购等。
第五条按订购单以及订购进度控制卡检查所订购的办公用品，以及在预定日期送到与否。
第六条所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。
然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。
第七条收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。
第八条办公用品原则上由酒店统一采购、分发给各个部门。
如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。
在这种情况下，办公室有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交审计部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第二章办公物品的申请、分发领用及报废处理
第九条各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用用品台帐登记。
在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。
第十条1、接到各部门的申请书（两份）之后，有关人要进行核对，并在申请受理册上做好登记，填上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后在填一份用品分发传票给分发部门；
2、分发部门进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门；
3、用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等，一份申请书连同用品发出通知书转交办公室记帐存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
第十一条对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第三章办公物品的保管
第十二条所有入库办公用品，都必须一一填写台帐（卡片）。
第十三条必须清楚地掌握办公物品的库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。
第十四条办公用品仓库一季度盘点一次。
盘点工作由办公用品负责人负责。
盘点要求做到帐物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。
第十五条印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台帐为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。
一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公室。
第十六条必须对酒店各部门所用有的办公日用低值易耗品（主要指各种用纸及印刷制品）作出调查。
调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）作出统计，向上报告。
办公用品负责人对报告进行核对，检查各部门所批统计数据是否与仓库的各部门领用台帐中的记录相一致。
最后分部门进行编辑保存。
第四章对办公物品使用的监督与调查
第十七条对酒店各部门进行调查，调查内容包括：
1、核对用品领用传票与用品台帐；
2、核对用品申请书与实际使用情况；
3、核对用品领用台帐与实际用品台帐；
第十八条1、核对收支传票与用品实物台帐；
2、核对支付传票与送货单据。
办公物品管理制度
第一条总经办负责酒店办公用品、办公设备、低值易耗品、通讯设备的采购、保管与发放、电脑及附属设备的购置与管理由总办设专人负责。
第二条酒店各部门将所需办公用品提前半个月报至总经理办公室，总经办将根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置。
第三条特需办公用品、低值易耗品和通讯设备，须经总经理批准、由总经办负责购置，然后记入备品保管帐目。
第四条备品发放采取定期发放制度，每月的一日和十五日办理，其他时间不予办理。
第五条备品仓库设专人负责，备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上帐。
未办入库手续，财务一律不予报销。
第六条备品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、帐目清数量清，摆放整齐、库房整齐，张、卡、物一致，做到日清月结。
第七条做好出库管理。
在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
第八条各部门设立耐用办公用品档案卡，由总经办定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
第九条总经办负责收回酒店调离人员的办公用品和物品。
第十条总经办建立酒店固定资产总帐，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。
文具用品管理制度
第一条为使办公文具用品管理规范化，特制定本制度。
第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品：
铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等；
2、管理消耗品：
签字笔、荧光笔、修正液、电池等；
3、管理品：
剪刀、美工刀、钉书机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。
第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种。
个人领用指个人个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮、直尺等。
部门领用指本部门共同使用用品，如打孔机、钉书机、打码机等。
第四条消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第五条消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。
第六条管理品移交如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
第七条文具的申请应于每月二十五日由各部门提出“文具用品申请单”交管理部统一采购，并于次月一日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。
第八条各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时做登录使用，并控制文具领用状况。
第九条文具严禁带回家或宿舍私用。
第十条文具用品一般由管理部门采购，其中必需品、采购不易、或耗用量大的，应酌量库存，特殊文具管理部无法采购的，可以经管理部同意授权各部门自行采购。
第十一条新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时应将剩余文具一并交管理部。
文具用品一览表
文具名称
规格
单位
单价
（元）
代号
文具名称
规格
单位
单价
（元）
代号
修正液
笔记本
胶水
便条纸
图钉
信纸
大头针
橡皮
曲别针
夹子
印台
签字笔
印油
荧光笔
印泥
电池
胶带台
直尺
胶带
剪刀
复写纸
美工刀
强力夹
打孔机
弹簧夹
钢笔
抽杆夹
圆珠笔
铅笔
计算机
钉书机
笔筒
订书钉
公文袋
刀片
墨水
办公用品需求计划表
单位：
人数：
个人领用类（每人每月50元）
业务领用类
办公用
品名称
代号
单位
数量
单价
金额
备注
办公用
品名称
代号
单位
数量
单价
金额
备注
小计
小计
预算金额：
实际金额：
部门主管：
经办人：
办公物品请购单
财管字第号
填单日期年月日
财产名称
规格
用途
单位
数量
需用日期
估计价值
签注
请购部门负责人意见：
总经办主任意见：
总经理批准：
年月日
年月日
年月日
重要办公用品登记卡
管理部门：
总经理办公室
使用部门：
名称：
编号：
规格：
厂名或牌号：
构造：
附属设备：
存放地点：
耐用年限：
原价：
增加价值：
日期
摘要
凭证号数
单位
数量
增加
减损
结存
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
领物卡
年月日
部门
领用人
核发
领用物品及规格
用途
数量
单位
单价
总价
总务部经理：
保管员：
办公用品登记卡
姓名：
部门：
文具名称
日期
单位
数量
主管签章
领用登记
备注
办公用品领用单
部门：
年月日
项次
品名
规格
单位
数量
单价
金额
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
合计金额
保管
管理部门
领用部门
主管
经办
主管
经办
点收
注：
本单一式二联：
第一联交领用部门，第二联为出库凭证，由管理部门入帐。
月度文具领用统计表
月份
部门
品名
数量
姓名
圆珠笔
铅笔
曲别针
订书机
刀片
修正液
稀释液
圆珠笔芯
文件夹
橡皮
美工刀
抽杆夹
胶水
胶带
备注
办公用品耗用统计表
部门
上月耗用金额（元）
本月耗用金额（元）
差异额（元）
差异率100％
人数
说明
部门
上月耗用金额（元）
本月耗用金额（元）
差异额（元）
差异率100％
人数
说明
代号
名称
代号
名称
总务部经理：
经办人：
注：
差异额为本月耗用金额减去上月耗用金额的代数差。
办公用品盘存报告表
年月日
编号
名称
规格
单位
单价
上期结存
本期购进
本期发放数
本期结存
备注
数量
金额
数量
金额
主管：
保管员：
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