浅论企业管理中的秘书人才定位概要.docx

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浅论企业管理中的秘书人才定位概要

第６卷第２期淮海工学院学报（社会科学版）

ｖ０１．６

Ｎｏ．２

２００８年６月

Ｊｏｕｒｎａｌ

ｏｆＨｕａｉｈａｉＩｎｓｔｉｔｕｔｅｏｆＴｅｃｈｎｏＩｏｇｙ（Ｓｏｃｉａｉ

Ｓｃｉｅｎｃｅ

Ｅｄｉｔｉｏｎ）

Ｊｕｎｅ２００８

文章编号：

ｌ００８—３４９９（２００８）０２一０１２１一０３

浅论企业管理中的秘书人才定位

段德娟

（连云港市煤炭工业公司．江苏连云港

２２２００２）

摘

要：

从在企业管理中的信息准备过程、领导决策过程及决策实施过程中的作用入手，分析了秘

书人才在企业管理中扮演的角色和发挥的作用，指出现代企业管理对秘书人才提出了更高的要求，秘书人才应做到服务观念创新、工作内容创新、角色意识创新；并对秘书人才的角色定位对企业发展的影响进行了探讨。

关键词：

企业管理；秘书人才；角色定位中图分类号：

Ｃ９６９

文献标识码：

Ａ

随着我国市场经济的进一步深化和企业市场化取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助的逐步成熟，现代企业的组织结构日趋扁平化，现代化管理将许多中层管理职位削减，然而“秘书”这个职位却在现代企业国际化、集团化、信息化、知识化的今天更显得不可或缺，秘书人才尤为重要。

据北京、上海两市人事局统计，从１９９５年起至今，企业秘书一直都是两市十大紧缺人才之一。

企业管理是以领导者为主导中心，秘书为辅助外围，因此秘书的工作具有辅助性。

但是，主辅运作协同，是领导发挥秘书作用和秘书服务于领导工作的共同需要，只有秘书与领导工作主辅协同、配合默契，才能有效地提高工作效率和企业的效益。

这就要求企业秘书人员提高自身素质，找准角色定位。

一、秘书人才在企业管理中的作用

（一）在信息准备过程中的作用

信息是决策的依据和必要条件，没有信息，就没有科学决策。

因此，收集信息就成为了秘书的一项重要工作。

秘书进行市场调查是针对客观环境的数据收集和情报汇总，在调查的基础上对客观环境收集数据和｛［总情报的分析、判断，为企业目标服务。

（二）在领导决策过程中的作用

在领导的决策过程中，秘书不是主持者和表决者，而是重要的协助者，要为领导提供各种信息，设计多种决策方案和提出修改决策的建议。

当领导酝酿决策方案时，秘书人员要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听

领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将结果加以分析综合，报告领导供决策参考，为领导拟定备选决策方案。

（三）在决策实施过程中的作用

决策在实施过程中，秘书是重要的协调角色。

秘书处于中枢环节，又是领导的助手、参谋，在决策实施过程中，要有效地发挥其协调职能，保证决策实施顺利进行。

在领导和员工，上级和下级之间，秘书要如实反映下级的情况和要求，全面传达贯彻领导人的指挥意图，使上下级之间保持协调统一。

秘书的协调辅佐，在决策实施中对于保持组织的合力，确保决策方案的顺利实施，起着有效的促进作用。

二、现代企业管理的高要求促使秘书人才确立新的角色定位

（一）服务观念创新，适应改制后企业的要求近年来，我国的国有企业进行了改制改革，使企业成为产权关系明晰的法人实体；按市场需求组织生产的生产单位；面向市场创造利润的经营实体。

企业与政府，企业与社会的关系都发生了很大的变化，这一变化必然影响到在企业中起参谋、服务、协调作用，承担着为企业经理办文、办会、办事职责的秘书人员及其秘书工作。

作为秘书人员，首先必须转变传统服务观念，尽快适应现代企业制度的要求。

ｌ

转变思维方式，抓住工作中心长期以来，

由于体制的原因，我国的秘书人员基本上形成了一

收稿日期：

２００７一０９—２０；修订日期；２００８一０５—２２

作者简介：

段德娟（１９６８一），女，吉林辽源人，连云港市煤炭工业公司政工师，主要从事企业管理与企业文化方面的研究。

万方数据

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淮海工学院学报（社会科学版）

２００８年６月

套“唯上”的思维方式。

养成了按红头文件办事的习惯，领导怎么说，秘书就怎么干。

改制后。

企业以市场为导向，独立自主地进行经营决策。

为此。

秘书人

员必须改变思维方式，将“唯上”的思维方式改为以

市场为导向的思维方式，树立起经营意识和市场竞争意识，积极介入企业的经营活动，主动参加市场调研和预测分析，为企业决策服务。

２转变价值观念，实现自身价值传统的秘书

是一种“行政职位”，属于干部编制。

企业领导按干

部标准选择秘书，秘书人员也往往把这一职位作为今后发展的一个阶梯。

改制以后，企业与行政部门的关系逐渐被割断，企业不再套用行政级别，取消了企业管理人员的国家干部身份。

由此，企业秘书人员的自身价值观念也要发生转变。

秘书不再是一种“行政职位”，而是一种职业，选择秘书职业不再是进入干部编制和提升的阶梯，而将成为一种实现自身

价值或谋生的终身职业。

３转变服务观念，找准服务对象传统的企业是大而全，作为企业领导既要管企业的生产经营，又要管好职工的生活，诸如医疗、保险、待业就业、养老等。

同样，秘书工作既要为领导服务，又要为职工服务；既要为生产经营服务，又要为职工生活服务。

改制以后，秘书人员仅仅受聘于经理，对经理负责，在经理的指导下开展工作。

为职工及职工生活服务的工作由社会系统所代替，这样，秘书工作由多向服务转向单方服务，这势必要求秘书人员转变服务观念，找准自己的服务对象和目标。

（二）工作内容创新，强化辅助决策作用

现代企业制度的建立使企业转换了经营机制，由生产封闭型经济向开放型经济转变，同时将与生产经营无关的事务推向社会系统，这样企业的内外部环境、经营机制、工作重点都发生了变化。

作为企业的秘书也要适应这种变化，从传统的办文、办会、办事转向按市场经济和现代企业制度的要求更多地参与企业的生产经营活动。

为此，改制后企业秘书工作必须减少杂务、拓宽职能，做到“三个强化”。

１

强化信息工作市场经济条件下现代企业，

要想在市场竞争中获胜，抓好信息工作成为一个不可或缺的环节。

传统的秘书工作只注重一般性的上情下达和下情上达的纵向信息，改制以后，秘书人员主要面向市场抓市场信息、经济信息和产品信息。

秘书人员要从信息的超前性（预测性）、客观性、多元性的特点出发，经常捕捉包括原料、生产、科技、产品、价格、市场、消费等各个方面的信息。

并且把信息工作的立足点由原来着重为上级行政机构服务转移到全力为企业经理的经营决策服务，做到提供的

信息及时、准确、有用，真正当好领导的参谋和助手。

２

强化调研工作

调研工作是秘书最基础性

的工作。

传统的调研主要是行政性政策调研，改制后秘书的调研工作主要是市场性、经营性调研，必须

围绕着本企业经营的热点、疑点、难点开展调研。

特

别是对那些有争议的、具有普遍意义和代表性的问题要广泛深入地开展调查研究，解剖典型事例，发掘一些有价值、有创造性的意见和建议，拿出好的预

案，从而实现为决策服务的实效性和科学性。

３

强化协调工作对内对外的协调工作是秘

书工作的一个重要组成部分。

改制以后，企业直接

进入市场竞争，所面对的各种关系更为繁多，协调工

作更显重要和繁重。

由于企业间的交往主要是一种经济关系、供求关系。

秘书的协调工作将主要是对外协调和经济关系的协调。

为此，秘书人要改变以

往的协调方式，更多运用经济手段、法律手段，站在

国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调。

（三）角色意识创新，建立新型上下级关系

１

摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动

性的关系

秘书是为领导的活动提供服务的，必须

摆正工作的辅助性与工作要求的主动性的关系。

（１）参与而不干预，决不越权。

秘书人员与领导者朝夕相处，必须清醒地认识到秘书在决策中的辅助性，要求秘书人员自觉接受领导指示，在职责范围内和领导授予的权限内决定事项，提出建议或方案，即使决定事项被认可，建议和方案被采纳，秘书人员也不应由此认为这是自己在决策，更不能产生与领导共同决策的错觉，进而干预、干扰领导决策。

现代企业制度下强调企业秘书Ｉ作的主动性、超前性，对于有规律、有程序的工作要早动手，对于随机性的工作则要立足当前，从速办理。

（２）遵从而不盲从。

企业秘书与领导在工作中目标是一致的，各自的行为都服务于既定目标，秘书必须按照领导的要求和意图及时提供有效服务，这就是遵从。

做到遵从，一要领会并体现领导意图；二要为领导拾遗补缺。

但遵从决非盲从，领导的意图和认识，有时难免会出现偏差，如果秘书人员发现领导对某个问题看得不太准，委婉地提个醒，必要时敢于规谏，这也是秘书参谋的一种具体形式。

２

摆正秘书人员与领导工作目标的同一性和

职权任务差异性的关系

一个单位确定的组织目

标，是领导者和秘书人员的共同目标，是两者为之共同努力实现的“标的”。

但是，领导与秘书人员的职

权和任务不同，领导的任务表现为决策、指导、组织

和仲裁等，而秘书人员的任务表现为辅佐。

秘书常常在领导的授权下代理处理一些日常事

万方数据

第２期段德娟：

浅论企业管理中的秘书人才定位１２３

务。

即使领导授权，也应事前请示，事后汇报。

在承办领导决策前的准备、决策方案的确定和决策后的信息反馈中，秘书要做大量周密的工作，但必须清楚秘书的职能是辅助领导决策而不是自作主张，是为领导出主意，提建议，想办法，发挥参谋助手作用，是协助领导搞好决策，而拍板定案则非领导莫属。

３

摆正秘书人员与领导政治地位上的平等与

工作分工上的主从关系在我国，领导和秘书人员

都是普通公民，有平等的政治权利，组织上的上下关系不应影响政治地位上的平等，但是，由于分工不同，秘书与领导的工作性质不一样，领导在“台前”，居主动地位，秘书在“幕后”，居从属地位。

所以，在工作中，秘书人员应时时处处找准“位”，站到“位”。

（１）自信而不自傲。

秘书处在领导之下，受领导支配，要学会摆正位置，不卑不馁，培养自信心，充分发挥自己的聪明才智Ｉ当然，秘书人员与领导接触多，领导较信任，地位重要、责任重大，如果秘书因此产生优越感，产生自傲，会引起领导和群众反感。

正确的心态应该是：

自尊自信，谦虚谨慎，平等待人。

（２）尊重而不迎合。

尊重领导一是要维护领导威信，从内心尊重领导；二是尊重领导个性，给领导“补台”，在为领导集体服务时，要从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信。

（３）有所建树而不自矜炫耀。

秘书的劳动成果一般是以领导名字出现，或者隐匿在领导的劳动成果中，这是秘书工作的辅助性、服务性所决定的，所以，秘书人员要树立正确的人生观，以为领导做出成绩为荣，在服务工作中锻炼自己。

在处理与领导的关系中，要以为领导提供有效服务为根本宗旨和出发点，要注意自身修养，博学广采，不断提高自己的

素质和能力，通过学习，调研，琢磨，提出自己的独特见解，为企业和领导服务，做好领导的参谋和助手。

三、秘书人才的角色定位对企业发展的影响

（一）提高领导工作效率

现代企业秘书的工作，是宣接协助企业领导者履行其领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、管理活动中，是为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务等一些辅助性的工作。

领导者的工作对于企业目标的实现是非常重要的，而秘书的角色是为领导服务的，在领导工作中扮演着辅助的角色，因此，秘书在企业管理中正确的角色定位，协助领导完成各项工作，为领导提供优质的服务，使领导的工作顺利的进行，能够为领导提高工作效率。

（二）促进企业的发展

当今社会企业之间的竞争越来越表现为企业中各部门工作协调的竞争，一个企业要想在市场经济中站稳脚跟并不断发展壮大，企业中部门之间的协调工作尤为重要，秘书的协调将起着更为重要的作用。

秘书人员要将企业中的一切要素、工作或活动和谐配合，以便于企业整体目标得到顺利实现。

参考文献：

［１］

袁华云．现代企业秘书之我见口］．秘书，２０００（２）：

２６－２７．

［２］董敏．王金．浅谈秘书在企业管理中的角色定位［Ｊ］．商

场现代化，２００６（１０）：

２４６．

［３］张继缅．普通秘书学［Ｍ］．北京：

中央广播电视大学出