高校档案工作规范.docx

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高校档案工作规范

高校档案工作规范

一、高校档案的定义

二、高校档案工作的依据

三、高校文件材料的归档范围

四、高校档案材料归档时间

五、档案的保管期限

六、高校文件材料的整理

七、高校档案的保管

八、高校档案工作服务的方向

高校档案工作规范

一、高校档案的定义：

高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

这一定义包含了档案的四个要素：

1、档案的来源：

在实践活动中形成的。

2、档案的条件：

第一，必须是办理完毕的文件；第二，必须是具有一定保存价值的文件；第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。

文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过整理，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。

归档过程，这是文件和档案的分界线，是文件转化为档案的标志。

3、档案的载体，形式多样。

4、档案的性质是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。

二、高校档案工作的依据

  教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（第27号令），自2008年9月1日起施行。

此《办法》的发布实施是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意见。

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，高校档案是支撑高等教育持续健康发展的基石。

只有依靠强有力的法制保障，才能从根本上保证高校档案事业不断向前迈进。

三、高校文件材料的归档范围

（一）归档范围：

党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十一大类，分别标识为“DQ”“XZ”“XS”“JX”“KY”“JJ”“SB”“CP”“CB”“WS”“CK”，每类的归档范围详见附件。

（二）不归档的文件材料

1、上级有关普发的（非专指高校）、不办的文件；

2、上级有关未定稿的文件；

3、重份文件；

4、无查考利用价值的事务性临时性文件；

5、非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件；

6、与校外单位交换来的材料；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

四、高校档案材料归档时间

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档：

（五）财会类档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

五、档案的保管期限

高校文件材料的保管期限的确定要体现合法性和合理性的统一。

高校党政管理部门形成的综合性文件材料可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，即保管期限定为永久、定期（30年、10年）；教学、科研、基建及其他专门文件材料的档案保管期限，定为永久、长期、短期，可分别标枳为“Y”、“C”、“D”；财会类档案定为永久、定期（25年、15年、10年、5年）。

六、高校文件材料的整理

高校文件材料归档可以按卷来整理，也可以按件来整理，按件整理要参照《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）执行。

2001年国家档案行业标准《归档文件整理规则》开始执行，此标准的最大特点是推行文件级整理，取消了案卷，使档案人员从繁重、复杂、主观随意性大的立卷整理工作中解脱出来，简化了整理工作程序，提高了工作效率，达到“简化整理，深化检索”的目的。

（一）形成与积累

1.年初各部门布置工作时，同时布置形成积累文件材料的任务。

2.部门专、兼职档案员按档案归档范围和保管期限表分别积累文件材料，并定期进行整理。

3.归档的文件材料应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

最耐久字迹材料：

墨、墨汁、黑油墨（碳黑）、碳素墨水；

较耐久字迹材料：

彩色油墨、红印泥、蓝黑墨水、铁盐晒图线条；

不耐久字迹材料：

各种彩色墨水（酸性染料）、圆珠笔、复写纸、印台油、重氮盐晒图线条、石墨铅笔、彩色铅笔；

静电复印字迹材料是墨粉—较耐久字迹材料；

激光打印字迹材料是炭黑—较耐久字迹材料；

喷墨打印不能作为档案字迹采用；

热敏传真字迹—不耐久字迹材料。

4.部门产生的文件材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。

（二）整理方法

归档文件以件为整理单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

1.装订

归档文件一般以每份文件为一件，按件装订，统一在左侧装订，要求文件材料左、下侧边整齐。

装订时，文件正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；来文与复文可为一件，复文在前，来文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件。

2.分类

各类档案为一级类目。

归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分。

3.排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目（即：

保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。

（归档章规格，长：

3×15mm,宽：

2×8mm）

归档章式样如下：

全宗号

归档年度

室编件号

问题DQ11或XZ11

保管期限Y或30或10

馆编件号

归档年度，使用自然年度；

5.编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

归档文件目录

2009-DQ11-Y

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

归档文件目录编写要求

件号：

填写室编件号。

责任者：

填写制发文件的组织或个人的全称或通用简称。

有审批的文件，填写最后一个审批机关。

责任者过多时可适当省略，但其中有本单位是责任者的必须抄录；出现未署责任者的加以考证并填写。

文号：

照实抄录。

题名：

文件标题照实抄写，没有题名或含义不清的，重新拟写标题，外加“[]”号；正件不能反映出附件的内容时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号，

日期：

以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030101。

页数：

每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

备注：

填写归档文件需要补充和说明的情况。

归档文件目录使用A4纸型

6.装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。

档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。

7.备考表

备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：

归档文件整理完毕的日期。

七、高校档案的保管

（一）排架

十一类档案分别装入档案柜或架，柜或架内依次自上而下，从左到右竖立排放；先排永久，后排30年，再排10年。

同一保管期限内，按件号顺序排放。

（二）保管

档案存放在适合条件的库房内，集中统一管理，专人负责，借阅有登记。

库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。

库房环境对档案实体的保管和保护具有重要的意义。

在档案的保护中，库房温、湿度是影响档案材料老化变质速度的重要因素。

不适宜的温、湿度不仅直接影响档案纸张的脆化和字迹的褪变、录音和录像档案的失真，而且会加速一切不利因素对档案制成材料的破坏。

因此，控制好档案库房的温、湿度，使之达到规定的标准，这是延长档案“自然寿命”的一项重要措施。

八、高校档案工作服务的方向

高校档案工作的最终目的是为学校师生及社会提供档案信息服务。

高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、计算机查询系统、举办档案展览、陈列、建设档案网站等等，为社会利用档案创造便利条件。

附件一:

高等学校文件材料的归档范围

高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

文件材料的归档范围是：

（一）党群类（DQ）：

主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

详见附件二；

（二）行政类（XZ）：

主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

详见附件三；

（三）学生类（XS）：

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、奖惩记录、党团组织档案、毕业成绩表、毕业生登记表、就业介绍信副联、实习鉴定等。

学生类档案其本质而言就是学生的人事档案。

（四）教学类（JX）：

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

详见附件四

（五）科研类（KY）：

按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

归档的主要内容包括科研项目与批件、课题计划书、开题报告、学术活动、发表的论文、科研奖励、专利、个人著作等

（六）基本建设类（JJ）：

按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，

（七）仪器设备类（SB）：

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类（CP）：

主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类（CB）：

主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类（WS）：

主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类（CK）：

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。

附件二：

高校党群类档案归档范围和保管期限表

  1.党务综合（DQ11）

1.1本校党的代表大会

1.1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论

通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料　　　永久

1.1.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、

会议服务机构的计划、总结等文件材料                     30年

1.1.3 讨论未通过的文件  　　　　　　　　 10年　　　　　　　　　　　　　　　

1.2本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、

党委中心组会议记录、纪要、决议及讨论通过的文件材料   永久

1.3 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久

1.4党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久

1.5以党委名义召开的工作会议材料永久

1.6校党委和上级党委调研、检查、巡视学校形成的文件材料永久

1.7党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

1.8党委工作简报、大事记永久

1.9党群系统启用和作废印章的文件和印模永久

1.10党群系统重要统计材料永久

1.11党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复30年

1.12党委保密、秘书工作的有关文件30年

1.13重要的群众来信来访及处理材料30年

1.14党委与有关机关联系、协调工作的来往文件30年

1.15分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、

调查材料、会议记录和统计表、建党工作、人员奖励及有关材料30年

1.16上级党组织有关党的建设的文件材料10年

2.纪检（DQ12）

2.1纪检工作中形成的综合性报告、调查材料、会议记录、统计

  2.1.1 重要的                              　　　　　             永久

2.1.2 一般的30年

2.2纪检工作规章制度30年

2.3党员处分、复查材料

  2.3.1 受到警告（不含）以上处分的                       　　　　　　永久

  2.3.2 受到警告处分的                             　　　　　　      30年

2.4群众来信来访及处理意见10年

2.5上级纪委关于纪检工作的文件10年

3.组织（DQ13）

3.1本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久

3.2本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久

3.3副科级以上干部任免、调动、和离休报告、决定、批复、通知等永久

3.4副科级以上干部名册永久

3.5党员名册永久

3.6总支、支部改选报告、审批材料30年

3.7发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料30年

4.宣传教育（DQ14）

4.1本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久

4.2反映本校重大活动的剪报及图表永久

4.3教职工政治思想工作动态及调查材料30年

4.4理论学习的决定、通知、计划、总结30年

4.5本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例、计划、报告、总结永久

4.6学生思想政治工作典型调查材料和统计30年

4.7关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件30年

4.8各系政治工作人员名单30年

4.9上级关于宣传工作、学生工作的文件10年

5.统战（DQ15）

5.1本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久

5.2统战工作情况调查、典型材料、统计报表战永久

5.3本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料永久

5.4各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久

5.5统战工作重要会议记录永久

5.6台、港、澳和侨务工作材料30年

5.7上级关于统战工作的文件10年

6.工会（DQ16）

6.1工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久

6.2教职工代表大会暨工会会员代表大会

6.2.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、

讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料　　　永久

6.2.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、

会议服务机构的计划、总结等文件材                       30年

6.2.3 讨论未通过的文件   　　　　　　　　 10年　

6.3表彰工会先进集体个人的材料、名单30年

6.4处分会员的有关材料30年

6.5基层工会干部名册永久

6.6会员名册永久

6.7妇女工作材料30年　

6.8家属工作材料30年

6.9工会委员会会议记录、纪要10年

6.10上级有关工会工作的文件10年

7.团委（DQ17）

7.1共青团代表大会、学生代表大会的文件材料

7.1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、

讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材　　　永久

7.1.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、

会议服务机构的计划、总结等文件材                      30年

7.1.3 讨论未通过的文件   　　　　　　　　 10年　　

7.2团委工作计划、报告、总结及规章制度永久

7.3表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

7.3.1校外受县级（含）以上表彰、奖励的                     　　　　　　永久

7.3.2校外受县级以下表彰、奖励的                  　　　　　　  30年

  7.3.3受本校表彰、奖励的30年

7.4处分团员的材料及复查材料30年

7.5批准入团、离团材料及名单永久

7.6团干部名单、团员名册永久

7.7团委会议记录30年

7.8学生会文件、材料30年

7.9本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料30年

7.10各分团委的有关材料30年

7.11研究生会的有关材料30年

7.12团委牵头进行的重大活动的有关材料30年

7.13勤工俭学、社会实践有材料30年

7.14上级关于团的工作文件10年

附件三:

高校行政类档案归档范围和保管期限表

1．行政综合（XZ11）

1．1全校性的规章制度永久

1．2学校年度、工作计划、报告、总结永久

1．3校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久

1．4本校教育事业规划、计划及上级批复永久

1．5学校评估材料永久

1．6全校性的工作会议、专题会议文件永久

1．7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿永久

1．8校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久

1．9本校向上级的请示及其批复永久或30年

1．10有关全校性工作的调查材料和经验总结永久

1．11年度报表及综合统计永久

1．12启用印章的文件及印模永久

1．13本校历史沿革、情况介绍永久

1．14本校大事记、简报、信息、动态等永久

1．15校史工作材料永久

1．16上级机关、上级领导检查、视察本地区、本校工作时形成的文件材料

1．16．1 重要的                                         　　　　　　　永久

1．16．2一般的                                     　　　　　　　　30年

1．17群众来信来访文件材料30年

1．18校友工作材料30年

1．19校庆工作材料30年

1．20院、系、所、中心统计年报及重要资料30年

1．21院、系、所、中心会议记录、纪要、简报30年

1．22院、系、所、中心工作计划、总结、报告30年

1．23院、系、所、中心开展各种学术活动的文件30年

1．24院、系、所、中心与国内单位协作的材料30年

1．25本校各单位的请示及学校的批复永久或30年

1．26上级有关与本院、所、中心的来文10年

1．27普选工作材料10年

1．28上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

1．28.1 重要的 永久

1．28．2一般的 10年　　　　　　

1．29上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料  　　　　10年

2．人事（XZ12）

2.1人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久

2.2关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久

2.3人事统计报表、职工名册、人事考核、职称评审工作文件材永久

2.4人事处权限内的干部任免文件及名册永久2.5表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

2.5.1校外受县级（含）以上表彰、奖励的                     　　　　　永久

2.5.2校外受县级以下表彰、奖励的                    　　　　　　  30年

2.5.3 受本校表彰、奖励的30年

2.6行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

2.6.1  重要的                                        永久

2.6.2  一般                  　　　　　　           30年

2.7师资培养、管理工作计划、规定、总结永久

2.8教师进修计划、安排、总结30年

2.9教师工作量的规定及执行情况30年

2.10教师业务考核材料30年

2.11职工录用、聘任、调资、定级、停薪留职、

辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久

2.12职工调动工作的行政、工资关系介绍信和存根         　　永久

2.13本校人事工作的规章制度、规定、办法等文件            　　　　　30年

2.14上级机关有关人事工作的文件10年

3.监察、审计（XZ13）

3.1本校监察、审计工作方面的规章制度30年

3.2监察、审计工作计划、总结、调查报告30年

3.3监察、审计工作统计年报及重要报表永久

3.4上级有关监察、审计工作的文件10年

4.武装、保卫（XZ14）

4.1本校复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表永久

4.2本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书永久

4.3本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复永久

4.4本校武装、保卫的工作计划、总结、规章制度、报告调查材料30年

4.5本校武装、保卫工作统计年报及重要报表30年

4.6消防、军训等业务性文件材料30年

4.7上级有关公安保卫、武装、人防、民兵工作的文件10年

5.总务（XZ15）

5.1本校后勤工作规章制度、工作计划、报告、调查材料30年

5.2国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

5.2.1重要的                                            　　　　　　永久

5.2.2一般的                                            　　　　　　10年

5.3职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续         　　　　　　永久

5.4职工住房分配、出售的规定、方案、细则30年

5.5职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年

5.6与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

5.6.1 重要                                　　　　　           永久

5.6.2 一般的  10年