资料控制流程.docx
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资料控制流程
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核
核
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修改内容及理由
修订人
批准
1目的
规范公司图纸及设计文件、工艺文件、工装图纸及设计文件（以下简称图纸和文件）等技术资料的归档、保管、复制、借用、发放及管理的要求。
2适用范围
适用于涉及产品生产的原材料毛坯图纸、半成品图纸、成品图纸及设计文件、工艺文件、工装图纸及设计文件资料的管理。
3职责
3.1文控中心制定和执行本规定；
3.2质量部经理审核本规定；
3.3总经理批准实施；
3.4各部门配合行。
4基本要求
4.1成品图纸必须由主计划负责从ZVS图纸系统中下载打印最新版图纸，其随生产工单一起下发；
4.2生产主管、经理负责接收成品图纸和生产工单；
4.3生产工单、产品图纸与工序流转卡与产品一同流转；
4.4产品加工完成后，文控中心文员负责回收生产工单、产品图纸和工序流转卡等存档；
4.5原材料毛坯图纸、半成品图纸、工装图纸和工艺文件等，采购部或工艺工程部进行起草，部门领导审核后，申请受控发行；
4.6文件起部门负责人提交审批后的毛坯图纸、半成品图纸、工装图纸和工艺文件等电子档给文控中心文员进行受控，发行；
4.7流出文控中心的毛坯图纸、半成品图纸、工装图纸、工艺文件等由接收部门负责管制及承担相应责任，如图纸和文件在使用、借用过程中因使用不当造成污损无法正确使用、遗失等，当无法找到具体责任人时由资料使用部门主管负责。
技术资料接收部门文件管理工作内容如：
传送、更换、回收、清点、送还等；
4.8用于工艺、生产和经营的复制图纸和文件，使用部门应妥善保管和使用，应保证其有效性和完整性，防止污损失效和遗失。
4.9原件和复制图，以及同一代号不同介质的技术文件必须确保一致，其更改程序和操作应按4.5、4.6条款进行重新审批受控发行。
5图纸和文件原件的归档和管理
5.1归档图纸和文件的要求
5.1.1原件应无破损、无污迹和皱褶，打印清晰；
5.1.2归档图纸和文件应由起草部门领导进行审批，无审批的图纸和文件不能予以归档；
5.1.3归档的产品图纸（ZVS系统中的图纸）无需审批，可直接予以归档和备份；
5.1.4归档的图纸和文件以及电子文件必须保证准确无误和保持一致，包括：
不同软件平台的文件名称和编号，电子文件与纸质文件编号和名称，保证归档文件是有效的同一版本；
5.1.5归档图纸和文件应完整，产品图纸和设计文件至少包括：
设计图纸、物料清单、送货清单等；工艺文件包括：
工艺流程卡、工装图纸和设计文件包括：
工装图纸、工装物料清单；
5.1.6图纸和文件编号应准确无误，按照KTR集团的统一编号原则执行；
5.1.7工程更改后归档的图纸和文件及CAD文件应有正确的标识和正确填写“更改栏”和“更改文件号”；
5.2图纸和文件的归档流程：
5.2.1归档的图纸和文件由起草人员按本规定“5.1”节的要求进行检查；（起草人员和审核人员对图纸和文件的准确性和完整性负全责）；
5.2.2起草人员把图纸和文件以及电子文件移送文控中心；
5.2.3文控中心按本规定“5.1”节要求进行辅助性检查，发现如有不符应尽快送还起草人员重新核对和整理；
5.2.4文控中心根据收到的图纸和文件以及电子文件检查无误后整理编号，并请起草人员签署姓名和归档日期；
5.2.5文控中心接收人员签名；
5.2.6文控中心归档原件，复印备份件，按产品分类标识保存；
5.2.7文控中心根据接收内容建立和编辑相应的文件登记记录表，并进行整理存档；
5.3文控中心着重检查归档原件是否有通、借用件关系，如有应按要求规定编制《借用件使用情况登记表》并建立和编辑《借用件汇总表》；
5.4图纸和文件归档原件的保管
5.3.1原件归档后由文控中心加盖“受控文件”章并复制出备份件后按A4或A3的幅面折叠保存。
5.3.2原件的保管按产品分类存放，由多张组成的同一代号的原件，应保存在一起。
5.3.3原件一律装入文件袋中平放，文件袋上应粘贴标识完整的打印标签（用标签打印机打印），并按分类及顺序整齐存放。
5.3.4存放原件的文件柜应按存放的实际内容粘贴打印标签，以方便文件资料的查找。
5.3.5存放原件的文档室应加锁保护，并由专人负责管理，其它人员不得随意查找原件。
5.3.6原件要经常检查、清点，若有遗失应查明原因并追究责任人相应责任，及时联系起草人员重新打印归档，技术人员无特殊情况应在一个工作日内打印、签署并送达文控中心。
文控中心应在相应的技术资料《台账》中注明“遗失重归档”和日期，以确保原件的完整性。
5.3.7对破损、污损不能使用的原件应及时联系起草人员重新打印，技术人员无特殊情况应在一个工作日内打印并送达文件中心进行归档。
更换的旧原件，应在其上加盖“作废”章存入“作废待处理文件夹”备查。
5.3.8对技术更改需更换图纸和文件时，须由起草人员提供《技术更改通知单》和新的图纸及文件，由文控中心整理《技术资料归档入库单》起草人员签名确认，更换旧图纸和文件，在旧图纸和文件加盖“作废”章，存入“作废待处理文件夹”备查。
5.5图纸和文件归档原件的借用
5.4.1原件禁止非技术人员借阅及流出文控中心，一般只在设计更改或起草人员重新核对、整理时允许外借，并须填写《技术资料借用签收单》办理借用手续方可外借。
5.4.2其它部门需借用技术资料的，由文控中心复制技术资料加盖“复印无效”章和“归还日期”提供借用，如必须借用原件时，经总经理或授权人批准方可外借。
以上借用均须填写《技术资料借用签收单》办理借用手续方可外借。
5.4.3原件借用须在“归还日期”前送还到文控中心，需继续借用的可将文件资料送还文控中心清点并办理退还手续，然后再重新办理借用手续借用。
5.4.4原件借用期限不得超过十天。
6复制图纸和文件的管理
6.1复制图纸和文件的发放：
6.1.1复制图纸和文件必须完整和清晰，制程用的图纸和工艺流程卡应正反两面复印，以节约用纸。
6.1.2各类图纸及文件复制件的发放范围和份数按下表规定发放。
部门
发放内容
用途
份数
生管部
图纸
制程用
1
工艺流程卡
制程用
1
物料清单
制程用
1
采购部
外购外协部分图纸
制程用
1
物料清单
制程用
1
品管部
图纸
制程用检验
1
工艺流程卡
制程检验用
1
文控中心
所有图纸及文件
文件发放用
1
6.1.3外购外协件图纸和文件加盖“外购外协用”章，制程检验用的图纸和文件加盖“检验专用”章，发放时由文控中心整理《技术资料发放签收单》各部门签收使用。
6.1.4生产返工用的图纸和文件，由生产部以“内部工作联系单”的形式向文控中心申请复印，复印图纸和文件上加盖“生产专用”章，生产部签收后进行使用，返工完成生产部应及时将返工用图纸和文件退回文控中心。
6.1.5在发放规定以外，包括因技术转让或客户需要等原因发放的复制图纸及文件，应按《技术资料发放申请工作流程》《技术资料发放申请单》，经总经理签字确认后才可发放。
此类图档及文件盖“外部使用”章，更改时不予调换。
6.1.6提供外购外协用的复制图纸及文件由采购部外发采购组负责转发、更换。
6.2复制图纸和文件的保存
6.2.1由于目前各部门文件资料管理条件有限，技术资料复制件暂不分发至各部门保存管理，只在文控中心保存复制图纸和文件，当制程需要时由文控中心按规定发放。
6.2.2存档后的复制图纸和文件应按客户、产品逐级分类存放于文件夹中，存放时应按《物料清单》中零部件排列顺序进行存放，以便于查阅。
6.2.3存放复制图纸和文件的文件夹按存放内容作相应准确的标识，按客户分类有序排列，并应经常清点检查，确保帐物一致和复制图纸和文件的整洁、完整。
6.2.4当技术更改需更换新的复制图纸及文件时，按照《技术资料更换工作流程》（见附近件Q），由文控中心复制新的制程图纸和文件并整理《技术资料签收单》（见附件C），盖章后更换所有在产制程图纸和文件并签收，被更换的复制图纸和文件上盖“作废”章，存放于“作废待处理文件夹”中，并定期处理。
更换过程中如无法找回旧图的按《技术资料管制处罚规定》对责任人进行处罚。
6.2.5制程使用复制图档及文件由于人为污损而无法使用，由污损责任人申请向文控中心更换，文控中整理《技术资料签收单》办理更换手续并收回旧图，加盖“作废”章销毁。
6.2.6复制图纸和文件如有遗失将追究遗失者责任，并视情节轻重予以处理。
并采取相关防止遗失图、稿被利用的有效措施避免损失。
一旦遗失，由文控中心整理《技术资料遗失登记表》交由相关人员确认并按结论处理。
6.3复制图纸和文件的借用
6.3.1存档的复制图纸和文件一般情况不准外借，临时查阅时可在文控办公区翻阅，用后即还，严禁进入资料存放室。
已发放资料的部门人员应查阅本部门已签收的技术资料，不得到文控中心查阅。
6.3.2非已发放资料的部门人员需长时查阅已归档复制图纸和文件时，可向文控中心口头申请，由文控中心整理《技术资料借用签收单》并复印借用图纸和文件，复制图纸和文件加盖“复印无效”章和“归还日期”章交借用人签收。
借用的复制图纸和文件应在规定时间内归还。
6.3.3所有借用的复制图纸和文件，借用人应注意保护资料完整和版面清洁，凡在借用过程中造成的污损影响正确使用。
6.3.4存档复制图纸和文件借用期限不得超过十天。
6.4制程用的复制图纸和文件回收。
6.4.1自制用复制图纸和文件由上道工序清点并送至下道工序。
6.4.2自制用复制图纸和文件（外发部分及其子部件图纸）由生产车间清点并送至外发组；
6.4.3自制用复制图纸和文件在产品外发完成后由外发组回收清点并送至仓库；
6.4.4自制用复制图纸和文件（不用外发直接入库部分）由生产车间清点并送至仓库；
6.4.5采购外协用复制图纸和文件由采购外协组回收清点并送至仓库；
6.4.6检验用复制图纸和文件由品管部回收清点并送还文控中心；
6.4.7其它复制图纸和文件由接收部门负责回收清点并送还文控中心。
7图纸和文件电子文件（以下简称电子文件）的归档和管理
7.1产品设计确认后所有图纸和文件归档三天内，文控中心应及时备份电子文件；
7.2电子文件应与相应的纸质文档保持一致、保存完整、无错误。
7.3电子文件应存放在规定的电子文件夹路径中，以方便文控中心分类管理。
7.4归档的电子文件应为产品设计本阶段的最终版本。
归档时由文控中心整理《技术资料电子文件归档入库单》交起草人员签字确认。
7.5归档的电子文件应按要求存入硬盘和不可擦除型光盘，光盘包装袋上应标识正确的文件内容和产品信息。
7.6电子文件归档后由文控中心检查文件有无病毒、光盘有无划痕、是否符合归档要求；检测《技术资料电子文件归档入库单》规定的电脑平台上能否准确读出电子文件，确定无误方可归档。
7.7电子文件应定期检查，每二年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏等问题，应及时拷贝。
如软、硬件平台发生改变，则应及时通知设计人员转换。
7.8归档光盘不外借，如需外借或发放电子文件（包括网上传输的电子文件），应填写《技术资料发放申请表》，经总经理签字确认后，由硬盘的归档文件复制一份发放。
7.9对超过保管期限，经鉴定确无保存价值的电子文件，按第8章程序处理。
8作废图纸和文件的处理程序
8.1归档原件、电子文件和复制图等，应进行不定期清理和鉴定。
对失去利用价值，又无继续保存意义的应按《技术资料销毁工作流程》（见附件S）报废处理。
8.2凡需要鉴定销毁的图纸和文件，须编制《技术资料销毁申请表》（见附件T），向设计人员、技术部长、技术总监申请鉴定。
通过鉴定，形成结论意见，包括：
作废销毁、延长保管期、转换成电子文件介质保存、原图销毁等，经总经理批准后，以予处理。
8.3凡作废的原件和复制件，应保存六个月以上，超过六个月的作废原件和复制件应编制《技术资料销毁申请表》再行销毁。
同一代号的原件、复制图应一并处理。
8.4工程更改后作废的复制图。
按上述程序鉴定销毁。
8.5制程用复制件回收后应保存三个月以上再行销毁，制程图纸和文件销毁时无需编制《技术资料销毁申请表》。
8.6图纸和文件销毁后的《技术资料销毁申请表》要永久保存。
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11实施
12流程图
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