预约报账流程.docx

预约报账流程.docx

《预约报账流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《预约报账流程.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

预约报账流程

网上预约报帐操作手册

业务咨询：

682586

浙江师范大学计划财务处

2013年12月21日

一、

登录系统

登录计划财务处网站点“财务查询”进入财务处综合信息门户（http:

//10.1.131.10），输入用户号，密码（原财务查询用户号和密码相同），附加码，点击登录后，选择网上预约报销系统。

请使用IE8浏览本系统！

为了达到最佳使用效果，同时将屏幕分辨率调整为1024×768或以上。

（图1）

点击首页上的【网上预约报账】按钮，进入网上预约报账系统。

二、预约报账流程

网上预约报账首页如下：

预约管理包括：

报销单管理、历史报销单。

【报销单管理】：

进行预约申请、修改预约单、撤销报销单、进行预约时间安排、打印报销单等。

【历史报销单】：

查询已经财务报销的预约单历史记录。

注意事项：

1）预约业务都将实时冻结项目金额（实行预算管理的项目将冻结预约报销的预算项金额），直到财务报账为止。

因此，如有作废或错误的预约记录请及时撤销，以免造成项目经费无法正常使用的情况。

2）为了确保在财务处柜台顺利办理报销（转账）业务，对有预算控制的项目，请您确保申请预约报销（转账）的本次开支在预算允许的的范围和额度内。

点击【申请报销单】，页面上显示本人当前已经授权的项目，没有授权的项目在【非授权项目报销】

申请报账单的步骤为：

1）选择报销项目

2）填写报销基本信息

3）选择业务类型

4）填写报销费用项金额

5）填写支付信息

6）选择预约时间，打印预约报销单

第一步、选择报销项目：

系统将列出本人有权限使用报销的项目，请根据需要选择一个项目，然后点击【授权项目报销】，如果本次报销的项目不在上述列表中，可以在【非授权项目报销】，或者先让项目负责人授权给自己。

（授权步骤见11页）

【选定项目报销】：

系统将进行项目余额、预算金额检查，如果您填写的报销金额超过项目余额或某一项预算，系统将提示您已经超支，反之如果您能够顺利保存报销单，则说明您报销的项目有足够的余额或预算完成本次报销，当您持报销单到财务处报销时，就自然能顺利通过项目余额、预算金额的检查。

选定项目后，如果该项目存在未核销的借款，系统会自动列出所有未核销往来款清单。

请您根据需要选择冲销，也可以选择【不冲销往来】跳过。

若本次报销需要冲销，请先勾选需要核销的往来账，并填写“本次冲销金额”，然后点击【冲销往来】。

往来余额：

表示财务已正式入账的未核销往来账余额。

已预约往来金额：

表示已填写预约单，其中有冲销金额，但财务尚未正式入账的金额。

本次冲销金额：

表示本次需要冲销的金额。

第二步、填写报销基本信息:

所有红色“*”均为必填项

“报销项目号”：

本次报销所使用的项目号。

如果第一步为“选定项目报销”，则“报销项目号”中将会自动填入你选择的项目号，并且不允许修改；如果是【非授权项目报销】，则此处默认空白，需要你手工输入项目号，项目号所填字母均为大写。

“申请人工号”：

报销单的申请人工号（或学号），系统默认为本报销单的填写录入人，不允许修改。

“申请人姓名”：

报销单的申请人姓名，不允许修改。

“实际报销人”：

报销单业务的实际经办人，默认与“申请人姓名”相同，你可以根据需要做修改，实际报销人将会出现在财务凭单中的摘要栏中。

例如：

申请人姓名为甲某某，实际报销人为乙某某，如果报销办公用品，财务入账后摘要会出现“乙某某报办公用品”。

“电话”：

请填写联系电话，方便联系，必填项。

（可在“个人信息维护”中输入手机号，以便联系。

再次预约时，手机号会自动出现）

“电子邮件”：

请填写电子邮件，方便联系，选填项。

“附件张数”：

请填写报销的发票等附件张数，必填项。

最大附件张数为50，超过50张另外预约。

第三步、选择业务类型

请点击选中一种业务类型，然后点击【下一步】。

第四步、填写报销费用项金额：

1）一般业务报销：

如果有预算模板的项目，预算模板和费用项如下图：

列出该项目预算模板及其下级允许报销的费用项，其中加粗的蓝色字体为费用项

所有的业务填写完毕后，点击【下一步】即可。

（如果选择了前面的冲销往来，在此步骤中的费用项填写的金额如果与冲销的金额相等，点击下一步直接进行预约时间和窗口即可。

）

2）差旅费报销：

填写差旅费明细清单：

清单填写完毕后，请点击保存

若教师或学生要发放补贴，须打勾。

不打勾默认为不予补贴。

3）暂借款业务：

用于临时性的借款和归还借款

第五步、填写支付信息：

目前支付方式支持“汇款”、“转卡支付”、“支票”、“现金、“冲账”等，请根据需要选择不同的支付方式，不同的支付方式需要填入不同的信息，请务必填写完整。

汇款：

请先填写“收款单位名称/收款人名称”、“收款人银行账号”，然后选择收款人开户银行，如下图：

在“开户银行”右侧输入框中输入开户银行的关键字，然后点击【查询】，系统将列出根据关键查询出的银行列表，请选择对方账户的开户银行，然后点击【确定】。

输入关键字时，只需要输入开户银行的一个或多个关键字，如果输入多个关键字，则多个关键字中间用空格分隔。

比如，对方的开户银行为“中国银行上海市交通大学支行”,则输入“中国上海交通大学”三个关键即可。

对方的开户银行为“中国工商银行南京市雨花支行”，则输入“工商雨花”两个关键字即可。

转卡支付：

在“工号”输入框中输入收款人的工号，然后点击“姓名”框，系统自动跳出该工号对应的姓名，然后再输入“金额”，需要转入多个人的银行卡中时，点击“操作”列中的【＋】按钮可增加一条转卡记录。

填写完毕后，点击【保存转卡记录】，保存当前转卡信息

支票：

在“金额”输入框中输入支票金额，“单位”输入框中输入转入单位名称，需要开多张转账支票时，点击“操作”列中的【＋】按钮可增加一条支票信息。

填写完毕后，点击【保存支票信息】，保存当前支票信息。

冲其他项目借款：

输入需冲账的项目号和核销号，输入“金额”，需要冲销多笔借款时，点击“操作”列中的【＋】按钮可增加一条冲账记录。

填写完毕后，点击【保存冲账信息】

现金：

直接填写“金额”即可，然后点击【保存现金金额】

POS刷卡：

直接填写“金额”即可，然后点击【保存金额】

提示：

系统支持同一张报销单同时使用多种支付方式，比如报销总金额为10000元，给对方单位汇款9000元，剩余1000元转入个人卡中，则先填写“汇款”，然后填写“转卡支付”，两种支付方式合计填写金额为10000元，填写完毕后，必须点“确定”后，会提示“执行成功”，再点击【下一步】进入预约时间安排。

第六步、预约时间，打印预约报销确认单

首先选择预约的日期，然后选择预约的校区，系统自动列出各窗口的预约情况，选择一个合适的时间段后，点击【预约】（

提示：

1、目前预约时间为3个自然日，开始时间默认为当日，双休日、法定节假日除外。

2、预约数4/4的分母“4”代表该时段最大可预约数，分子“4”代表该时段剩余可预约数

预约完成后，系统提示打印预约单，请核对相关报销信息，然后点击【打印确认单】即可完成整个预约流程。

请持打印好的报销单，办理好相应签字、盖章手续后，按预约时间到财务处指定窗口报销。

为保证得到及时优先办理，请务必按预约起始时间前往。

修改报销单

本功能只能修改报销单的报销费用内容、支付方式等信息。

如果要更换经费项目报销，因为要解除原来冻结项目的金额，并重新检查新项目的可用余额及预算控制情况。

请先撤销原来的报销单，并重新申请新的报销单，不能通过修改报销单来更换经费项目。

如果需要重新预约时间或窗口，直接在网上预约首页先选中一个报销单，然后点击【预约安排】按钮即可进行重新预约时间和窗口。

需要修改报销单时，请先在主界面选择一个报销单，然后点击【修改报销单】，其它操作同【申请预约单】。

撤销报销单

本功能是将作废或错误的报销单直接删除，撤销报销单时，将同时解除预约时冻结的相应预算额度和可用余额。

因此，如有作废或错误的预约记录请及时撤销，以免造成项目经费无法正常使用的情况。

需要撤销报销单时，请先在主界面中选择一个报销单，然后点击【撤销报销单】

打印报销单

一般情况下，在预约的最后一步，可以完成打印报销单。

此处的打印报销单，可用于报销单丢失等原因进行补打，打印报销单也可多选预约单进行连续打印。

预约安排

如果原来预约安排的时间无法来报销，可以通过“预约安排”重新安排预约的时间，安排好后打印报销单。

历史报销单

点击网上预约报账主界面的【预约管理】，选择【历史报销单】，进入历史报销单查询模块。

个人信息维护

可以将个人常用的信息保存在系统中

三、项目授权

进入财务处综合信息门户，左侧的系统导航，选择【项目经费管理】进入

【授权管理员】和【授权无限额经办人】项目负责人可以授权经费管理员或无限额经办人。

见（图4）

建议：

各学院及机关各部门日常工作经费可以由负责人授权专人为经费管理员，该管理员可以再根据需要使用授权功能。

被授权人必须是本校教职工

点击【授权管理员】，选择【添加管理员】，输入工号自动跳出姓名。

（图5）

点击【确认】添加。

四、预约完成

网上预约完成后，报销人可在预约时间前将报销单据及预约报销单一并送至计划财务处报销大厅相应的预约窗口，如出现问题无法报销的，请您及时取回单据，。

五、注意事项

1.务必妥善保管您的财务信息门户用户名及密码，切勿向外泄露给他人。

2.报销金额与计划财务处最终审核金额不一致时，审定金额小于负责人签字金额，按计划财务处审定金额支付；审定金额大于负责人签字金额，需要重新审批

3.未按预约日期递交的报销票据，请重新预约。

4.预约成功未及时报销，或者通过其他途径报销的老师，将已预约的报销单撤销，否则该笔预约的金额会被冻结，影响项目经费的使用。

5.根据项目经费管理要求，网上预约仅支持一个预约单对应一个项目经费卡号，不支持一个预约单对应多个项目经费卡号。

6.为规范财务报销管理，节约报销时间，提高工作效率，报销人应按规定整理好原始单据，按票据性质分类加总，将正确的金额填写到对应报销项中，如不按规定填报，将予以退回处理。

7.办理多笔预约业务，应按步骤逐笔预约，并将“预约时间”选择同一窗口，便于在同一或相邻时间段办理报销业务。

严禁只预约一张报销单，办理多笔无预约报销单业务，否则予以退回处理。

感谢您使用计划财务处网上预约报销系统，欢迎您多提意见和建议！