展会展览操作规程详细操作流程及表格绝对实用解读.docx
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展会展览操作规程详细操作流程及表格绝对实用解读
时尚实业展会展览操作规程（提案）
1．0参展目的及原则
2．0展会信息收集
3．0参展前准备工作
3．1信息调研
3．2真实性调查及风险防范
3．3询价和议价
3．4财务预算
3．5订立合同
4．0展会策划
4．1展位选择
4．2展台布置
4．3广告信息发布
4．4潜在客户邀请
4．5展品及布件的运输和保管
5．0参展人员
5．1参展人员的分工
5．2参展人员行为规范和培训
6．0展会总结
6．1效果分析
6．2信息收集
6．3总结报告
附件：
1．年度展会信息收集表格
2．参展信息及参展提案
3．展会预算表
4．参展方案模板
5．展会信息收集概要
6．客户信息登记表
7．总结报告模板
/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。
/
1．0参展目的及原则
沈阳时尚实业有限公司参展目的：
企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集
沈阳时尚实业有限公司参展原则：
1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。
避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。
2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作
3．参加展会应做详细周密的策划,包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。
5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。
6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。
2．0展会信息收集
市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。
展会信息渠道为：
互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等
对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。
3．0参展前准备工作
3．1信息调研
参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包括：
主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。
如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。
3．2真实性调查及风险防范
展会的选择应注意防范风险，尤其是首次参加，参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话，以确认其真实性。
如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点，并验看举办方营业执照和身份证明，如有可能，请当地律师予以确定。
应尽量选择高规格，有实力的主办和承办单位操作的展会；尽量避免参加首次举办的展会，而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。
3．3询价和议价
参展前应与举办方商议价格，或争取其他方面的优惠政策。
对我方拟长期重点合作的展会，应与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。
3．4参展财务预算
在提交参展提案时应做好财务预算，包括：
参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。
参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。
3．5定立合同
决定参展后应与举办方订立合同，并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。
4．0展会策划
4．1展位选择
展位应选择有利位置，主要考虑：
出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。
避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。
应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。
展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地，原则上建议选择非标准展位（特形展示以适合品牌形象策略。
展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整
4．2展台布置和展品陈列
展台布置的基本原则：
Ø远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调
Ø展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向
Ø无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光
Ø展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角
Ø展区微观细节构造应考虑：
展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）
Ø展示空间重点考虑：
四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4）
图1图2图3图4
4．3广告信息的发布
根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和内业文章形式发表；
可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告
在参加展会前三个月，可以考虑以软文的形式在有影响力的刊物上发布报道，以扩大知晓度。
4．4目标客户的邀请
参展前应邀请潜在客户，原宥客户，目标客户前来参加。
邀请应附门票和礼券，增加吸引力。
4．5展品及展示布件的运输和保管
各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失进行汇报。
5．0参展人员
根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。
人员主要包括：
展示经理、展示助理、专业演示和讲解、销售人员、女性演示和解说员
5．1参展人员的分工
Ø展示经理
了解市场和广告需求
管理和监督设计项目
管理和监督展位的制作和设计方案
控制材料，交流和运输保管
保证布展时技术设备和文件的到场
保证展期提供充足的材料和宣传品
保证各参展人员各尽其职
提交总结报告
Ø展示助理
分管对内、外的联络
协调与主办方的关系
协调展会与公司高级负责人的关系
确保公司形象反映在展会上
组织培训
报告展会上销售趋势
负责资料和宣传品的分发管理
负责展品的清点和汇报
负责信息的收集、汇总和整理
Ø销售人员
跟踪每个具体销售目标，保证自己管辖的部分在控于整体管理
实施现场销售和引导
分发宣传品并解答提问
撰写信息收集报告
展示或演示员（专业技术人员）
必须是经验丰富的技术专家，对产品和技术细节非常了解
在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示频率
对客户提出的技术问题进行回答
撰写信息收集和产品反馈报告
女性接待和解说员
女性在展会上容易被接受，特别是行业产品形象机械死板，因此可能起到良好的弥补作用
要求女性解说员形象端淑，声音甜美，有亲和力，并能进行耐心、细致的接待和引导
主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍
将参观者引导给销售人员和专业讲解人员
分发宣传品和纪念品
指导客人填写信息和联络表格
恭送问询者离开
5．2人员规范和培训
全体参展人员要求统一照装；佩戴员工名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情。
对参展的必要事项，信息和规范应该做事前培训。
培训内容：
参展意义、目的和理念
展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）
行为规范和礼仪
职责分配和合作沟通
活动时间表
产品知识及常规问题的统一回答
信息的收集
6．0展会的总结
展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。
必须指出，展览的效果尤其是潜在影响力不易测定，因此对展览的实效分析不宜作不切实际的要求。
6．1效果分析
包括参观流量，有效客户数量，展览对销售的促进效果，客户对该次展览的印象等等。
6．2信息收集
信息收集应作为展会活动的一项重要内容。
信息内容包括：
行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等。
可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。
6．3总结报告
总结报告应在参展后1个月内由展示负责人提交，内容涵盖信息收集概要，效果分析，展会评价，改进建议等等。
附件12005年电力行业展览会信息一览表：
（其中推荐指数仅为粗略分析，缺乏科学的评价，谨作参考，不可作为决策依据）
按时间排序
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
1
第九届中国（广州）国际工业控制自动化及仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
4
2005.03.08-2005.3.11
广州国际会议展览中心*广州市新港东路
6800/720
30000
电话：
020-********
020-********
传真：
020-38823677
主办单位：
中国对外贸易中心（集团）广东省科学技术厅广州市自动化学会
承办单位：
中国对外贸易广州展览公司广州富洋商业展览策划有限公司
已过报名期限
2
2005中国（广州国际电力电工及备用发电机组展览会
相关度：
3
影响力：
3
时间：
2005年3月8-11日
地点：
广州国际会议展览中心（广交会新展馆
广州富洋展览有限公司
地址：
广州市天河路365号天俊国际3104
邮编：
510620
电话：
020-38823660/1/2/3
传真：
020-********
联系人：
任重先生、万枫先生
主办单位：
中国对外贸易中心（集团广东省电力行业协会
承办单位：
中国对外贸易广州展览公司广州富洋展览有限公司
3
第五届苏州国际自动化技术与仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
3
时间：
2005-3-9至2005-3-11
地点：
苏州国际博览中心
主办机构：
江苏省自动化学会
苏州新华展览有限公司
4
第二届中国（北京）国际水、电、气三表展览会
相关度：
3.5
影响力：
4
3.21-23
北京海淀展馆
6800
18000
010-********
fax:
同上
杨浩：
136********
注意调查
国际经济技术交流中心
北京市仪表行业协会
时间紧，不参加
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
5
2005中国国际电能计量仪表及检测设备展览会
相关度：
5
影响力：
3
2005年3月23日-25日上海展览中心（延安中路1000）
RMB880元/m2
联系电话：
021-62476980
图文传真：
021-********
中国电机工程学会
高电压专委会
世博集团上海外服国际展览广告有限公司还有网上展厅
6
2005第五届上海国际电力电工及电气成套设备展览会
相关度：
3
影响力：
4
时间：
2005年4月5日－7日
地点：
上海世贸商城（延安西路2299号
8800/900
上海一统展览服务有限公司
地址：
上海市桂林路595号1204室
电话：
021-********、54263256
联系人：
唐小姐
主办单位：
中国机电产品流通协会
承办单位：
上海一统展览服务有限公司北京企发展览服务有限公司
海外代理：
韩国JES传媒公司
7
2005第四届中-越电力能源工业博览会
相关度：
3
影响力：
3
2005年4.6-8
广西南宁
越南河内
4800
10000
0771-*******
fax:
58587485859748
封面实际价格7000
已做广告，不参会
8
2005第八届南京工业自动化仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
3
时间：
2005年4月6日—8日地点：
南京国际展览中心
5000/500
8000
电话：
025-********、85333431、85337596、85337490
传真：
025-********、85338485
E-mail：
nj_dy@
联系人：
王芳131********
主办单位：
南京自动化及仪表协会、南京东亚会展服务有限公司
9
2005年重庆仪器仪表及自动化展览会
相关度：
2
影响力：
3
时间：
2005年4月22日-28日 地点：
重庆展览中心
5800/600
50000
联系人：
徐韩英、
联系电话：
023-********、
传真：
023-********、89088396
网址：
协办单位：
香港贸易发展局
澳门贸易投资促进局
中国物流与采购联合会
中国仪器仪表学会
中国电器工业协会
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
10
第三届国际工业自动化及仪器仪表（无锡）展览会
相关度：
2
影响力：
3
2005年4月23日-25日
地 点：
无锡市展览馆
5000/500
10000
联络方式：
上海升泰展览服务有限公司无锡办事处
地 址：
无锡市景丽苑西区58号402室
邮 编：
214074
电 话：
0510-511284351028438832863
传 真：
0510-51128435102843
联系人：
潘兴荣
E-mail:
pxrshi@
主办单位：
江苏省机械工程学会 无锡市自动化学会
承办单位：
上海升泰展览服务有限公司
11
2005年第二届东北电力展
相关度：
4
影响力：
4
5．12-14
沈阳工业展馆
5500
15000
024-62167573
传真：
024-********
祝波-13842037303
辽宁省电力有限公司辽宁省电力行业协会主办，号称东北最大
12
2005长三角仪器仪表与自动化展览会
相关度：
2
影响力：
4.5
开展时间：
2005年5月20日-22日 展会地点：
杭州·浙江世界贸易中心
600/600
20000
浙江省仪器仪表学会
地址：
杭州市大学路高官弄9号
邮编：
310009
电话：
0571-********
传真：
0571-********
邮件：
mkr4m18@
联系人：
马可人、杨越
主办单位
浙江省仪器仪表与自动化联合会（浙江省仪器仪表学会、浙江省仪器仪表行业协会、浙江省自动化学会、浙江省仪器仪表技术服务中心、杭州市自动化行业协会、杭州市自动化学会、杭州市仪器仪表学会、杭州市电子学会）
中国仪器仪表学会过程检测控制仪表分会
上海市仪器仪表学会
江苏省仪器仪表学会
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
13
2005第三届中国（重庆国际工业控制自动化仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
3
时间：
2005年7月6--8日
地点：
重庆展览中心
5500/600
10000
联系电话：
023—62810018 62834443 62800189 传真：
023—62834443
联系人：
丁 力
E-mail：
gaocezhanl@
主办单位：
信息产业部中国电子工业科学技术交流中心
重庆市机械工程学会
协办单位：
北极星电技术网
5117我要仪器网
14
2005第五届上海国际电力、电工高低压电器展览会
相关度：
3
影响力：
2
时间：
2005年4月5日-7日
地点：
上海世贸商城（延安西路2299号）
上海一统展览服务有限公司
地址：
上海市桂林路595号1204室
邮编：
200233
联系人：
唐小姐
电话：
021-********、54263256
传真：
021-54970635
E-mail：
shyt@
同上
15
2005第五届上海国际电能计量仪表及检测设备展览会
相关度：
5
影响力：
4
4．5-7
上海世贸商城
8800/900
20000
021-********
邓一同136********
邓越34140592
中国电机产品流通协会
中国电机产品流通协会一起仪表分会
16
2005第八届中国东北国际仪器仪表及工业自动化展览会
相关度：
2
影响力：
3
2005-4-6--2005-4-9
地点：
沈阳国际会展中心（沈阳市浑南新区营盘西街19号甲）
联系人：
常明明
联系地址：
沈阳市三好街93号金源大厦5F
邮政编码：
110004
传 真：
024-********
联系电话：
024-********
电子信箱：
siep@
会议网址：
主办单位：
中国国际贸易促进委员会辽宁省分会\中国国际商会辽宁商会
承办单位：
北方工商业展览有限公司
协办单位：
辽宁省高低压开关成套设备质量技术协会\联合国TIPS辽宁总站
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
17
第六届国际电力电工及电气自动化设备展览会
相关度：
4
影响力：
4
时间：
2005年4月21-23日
会址：
黑龙江省哈尔滨国际会展中心
大会组委会：
地址：
黑龙江省哈尔滨市南岗区宣化街400号海富名都城1栋1单元403室
电话：
0451-********
传真：
0451-82566234转1006邮编：
150001电邮：
yangfan2159@
联系人：
叶瑶0451-********
主办单位：
黑龙江省工业经济联合会 黑龙江省电力行业协会黑龙江省自动化学会黑龙江省机械工程学会
18
2005中国（浙江）国际电力电工及输配电设备展览会
相关度：
1
影响力：
4
日期：
2005年5月31日—6月2日
地点：
浙江·杭州和平国际会展中心（绍兴路158号）
联系方式
承办单位:
上海胜定展览策划有限公司杭州联系处
地址:
杭州市庆春路52号东清大厦E座1006室
邮编:
310003
电话:
+86-571-87240231*80687240250
传真:
+86-571-87240230
联系人:
吴倩136********
电子邮件：
wuqian792003@
主办单位：
浙江省电力学会
承办单位：
上海胜定展览策划有限公司
协办单位：
浙江省电力公司 上海市电力学会 杭州市电力学会 杭州市电力局
19
莫思科国际电力电子展览会
相关度：
2
影响力：
4
时间：
2005年6月7―11日
地点：
莫斯科国际展览中心
中国国际贸易促进委员会电子信息行业分会组委会华南办
电话：
020-********
传真：
020-34052023
联系人：
唐净芸137********
E-mail:
tjy2233@
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
20
2005中国国际电力、电工技术与装备（上海）博览会
相关度：
2
影响力：
3
2005年6月29日-7月1日
地点：
上海世贸商城（延安西路2299号）
上海昱豪展览服务有限公司
地址：
上海市澳门路519弄华生大厦1号楼1401室
邮编：
200060
电话：
+86-21-32270969
传真：
+86-21-32270969
联系人：
赵屹先生
E-mail:
yuhao-8866@
DSM系统
组织单位：
中国电工技术学会
电力测试专业委员会上海电工技术学上海电机工程学会上海昱豪展览服务有限公司
承办单位：
上海昱豪展览服务有限公司
21
2005中国上海国际仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
2
地点：
上海展览中心
时间：
05年6月8-10日
6500/700
30000
联系：
021-62477218/62477258沈晓蓉
22
2005第三届
中国（重庆国际工业控制自动化仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
2
时间：
2005年7月6--8日地点：
重庆展览中心
5500/600
10000
组委会筹备处：
重庆市高策展览策划有限公司
地址：
重庆市南坪北路12号工贸大厦1305室邮政编码；400060联系电话：
023—628100186283444362800189传真：
023—62834443联系人：
丁力E-mail：
gaocezhanl@
主办单位：
信息产业部中国电子工业科学技术交流中心
重庆市机械工程学会
23
2005第三届成都国际工业控制自动化及仪器仪表展览会
相关度：
2
影响力：
3
时间：
2005-8-15--2005-8-16
地点：
成都国际会议展览中心（沙湾路258号）
联系人：
刘东131********
地址：
成都市金牛区沙湾路新77号新天地大厦3c-5
邮政编码：
610031
传真：
028-********电话：
028-********
电子信箱：
liudong456285@
主办单位：
四川省科学技术协会 四川省机械工程学会
承办单位：
四川省机械工程学会 成都好博展览有限公司
编号：
展会名称
推荐指数（5分满）
时间/地点
价格指数
（展位/空地/封面）
联系方式
备注信息
24
第二届中国国际电能计量仪表及检测设备展览会
相关度：
4.5
影响力：
4
9．1-3
北京中国国际展览中心
7800
20000
010-********
fax:
8582914585829146
北京电力行业协会
中国电器工业协会电工分会
北京电力公司
25
第五届北京国际电力电工及高低压电器展览会
相关度：
4
影响力：
4
时间：
2005年9月1—3日
地点：
北京中国国际展览中心
北京企发展览服务有限公司
电话：
010—85829145、85829146
传真：
010—85829145、85829146
地址：
北京市朝外十里堡北里1号恒泰大厦6008室邮编：
100025
E—mail:
lsy_zl@网址：
联系人：
陈红136********
主办单位：
中国北京电力行业协会 中国电器工业协会电工分会 中国北京电工技术学会 北京企发展览服务有限公司
26
第十六届多国仪器仪表展览会
相关度：
3.5
影响力：
5
2005年9月13日-16日
上海光大会展中心
6500/650
2500
升级会员 