周年庆典及客户答谢会方案.docx

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周年庆典及客户答谢会方案

深度合作，发展共赢

“XXXX产业集团成立15周年庆典暨2012年客户答谢会”策划案（初稿）

2012年7月8日

一个成功的会议，可以迅速提高品牌知名度、建立良好的客情关系、签订订单和建立营销体系，还可通过会议集中向客户展现公司发展成就、未来前景；将企业文化和品牌价值传递给客户，同时为来年销售奠定基础。

“凡事预则立，不预则废”，一个成功的会议，要做到会前有计划、会中有秩序、会后有跟进，方才有可能达到预期目的。

成立活动组委会、明确分工、负责到人、对于会议中的每一个环节、每一个细节都要有充分的安排与准备，灵活处理、并做好危机处理应对方法等，各部门、各人员相互协调合作，方能保证活动的顺利举办和圆满成功。

一、活动概述

1、活动介绍

2012年客户答谢会，通过会议、庆典、晚会、参观、旅游等形式与内容，将XXX企业文化及发展远景与客户进行充分的沟通，以使客户真正理解到XXX品牌的价值，实现合作共赢。

在活动方案活动公司审批后，向客户发送邀请信（请柬），通过销售人员的沟通，确认到会人员，公司根据到会人员详细信息安排住宿、交通、餐饮，并按照预先的活动流程进行。

2、活动时间

待定（初步按照2012年12月15日-16日的时间进行安排）

3、活动地点

待定（4-5星级宾馆，要求有能够容纳240人左右的大型会议室、100间标准间、专业演出台、可同时容纳参会人员就餐的餐厅等）

4、参会对象及人数

渠道商、终端用户、战略合作伙伴、媒体，预计200人，公司职能部门人员30人，总计共230人。

5、活动目的

（1）借助15周年庆典，向客户展现公司实力和行业地位；

（2）增强公司与客户的交流，传递企业信息和文化，增强认同感；

（3）提升客户品牌忠诚度、美誉度；

（4）签订2013年合作协议，为2013年销售奠定基础；

二、活动策略

1、活动主题

深度合作，发展共赢-XXX测量产业集团成立15周年庆典暨2012年客户答谢会。

2、活动思路

以15周年庆典和答谢客户作为整个活动各板块、环节的创意基础。

3、活动板块

整个活动分为以下几个板块：

15周年庆典、公司参观、客户答谢晚宴、旅游（会议前组织和会后送客户不作为活动整体板块内容）。

4、活动创意设计

各版块创意紧扣主题，深化记忆

（1）各种外在宣传物料，均以公司LOGO和活动主题相互衔接，对外形象统一，传递理念清晰；

（2）小礼品的使用：

鉴于会议时间为12月，天气寒冷，可设计制作一条具有“XXX色彩”的围巾赠送客户，这样在晚会、旅游时能够形成一道独特的景色，一种晚会元素；

（3）客户签到墙：

在晚会入场时，在门口设置签到墙，与会人员入场发一张彩色纸，根据签到墙的颜色提示将彩色纸贴到背景上，签到后，背景上将呈现出一幅紧扣活动主题的像素画；

（4）为了营造效果，拉近客户与公司之间的距离，晚会开始时，可由公司管理人员与部分客户代表，合唱歌曲，如“在路上”“我相信”等；

（5）参观时，在公司大厅内，制作“15周年历程展示墙”，向客户展示公司发展轨迹；

（6）晚会游戏环节，入场嘉宾，每人发一张卡片，在游戏环节，抽取卡片号码参加游戏，游戏获胜者获得礼品，并可抽取会议奖品。

三、部门及人员分工

1、人员及工作安排

名称

负责事务

负责人

组委会主任

全面负责活动

行政副总

副主任

具体管理工作、监督、推进

行政部负责人、市场部负责人

酒店主管

负责酒店预定、房间安排、餐饮、庆典会场布置、照相、录像、领导贺词与讲演稿、公司宣传载体等

市场部门

客户主管

客户邀请、客户详细信息登记、客户接待、客户对接、送客户、飞机票、火车票预订等

销售部门

晚会负责人

晚会主持人、节目编排、晚会舞台布置、演出人员服装、化妆等

行政人事部门

后勤主管

车辆安排；公司参观管理；旅游；纪念品、会议用品、酒水烟、奖品、横幅、鲜花、展架、桁架、宣传册、礼品袋等的购买与制作等

采购部门

2、重要工作及时间节点

序号

工作内容

时间节点

1

与会客户人数统计

11月5日

2

酒店预订

11月7日

3

各种宣传物料、礼品准备到会

11月30日

4

签到处及签到人员到位

12月13日22时

5

会场布置

12月14日22时

6

晚会布置

12月15日15时

3、具体工作时间表

工作职责表

部门

工作细则

完成时间

备注

市场部门

1、活动方案的确定

10月31日

活动方案审批后，各项准备工作全面开始

2、酒店选择、客房与餐饮的预订

11月18日

3、宣传资料的设计：

包括宣传册、招商手册、单页、企业介绍、条幅、展架、签到处、晚会背景灯的设计

11月23日

4、宣传片的制作、录像及照相的确认

11月12日

5、庆典会场布置

12月14日

6、企业宣传PPT（包含产品）、领导致辞等

11月30日

7、客户签到管理

12月3日

销售部门

1、客户邀请，确认到会人数

11月5日

2、客户沟通、新品推介、合作意向

12月14日-15日

3、预订客户返程飞机票、火车票

12月14日

客户到达后确认返程时间及方式

行政人事部门

1、主持人、演出节目排练，最终舞美方案

11月30日

控制在1个小时内

2、演出人员服装、化妆安排等

12月12日

3、晚会舞台布置

12月15日12-15点

采购部门

1、客户接送车辆、公司日用车辆的安排

12月10日

2、会议物资选定：

烟、酒、工牌、胸牌、24小时联系卡、签名簿、花卉、节目单

12月11日

3、招待用品，包括烟、茶、水、饮料、餐巾纸、水果、零食、鲜花

12月11日

4、会议礼品的定制

11月30日

5、会展布置所需的海报、X展架、横幅、指示牌、桁架租用等外在宣传的制作与确认

11月30日

6、参观路线的确定、公司及车间环境的维护

12月10日

四、活动内容及流程

序号

日期

活动内容

时间

地点

备注

1

12月14日

迎接客户、签到、安排住宿

8:

00-21:

00

酒店

50元/人餐饮标准

2

对接客户

21:

00-22:

30

3

住宿

4

12月15日

早餐

7:

30-8:

00

酒店餐厅

5

会议

董事长欢迎词

8:

30-8:

35

酒店会议室

6

总经理讲历史与成就

8:

35-10:

00

7

茶歇

10:

00-10:

10

果品、茶点

8

会议

行业专家培训

10:

10-11:

40

行业专家

9

午餐及午休

11:

40-13:

30

800元/桌，23桌

10

会议

2012年新品推介

13:

30-14:

15

11

客户代表发言

14:

15-14:

45

2-3人

12

参观

公司及车间参观、合影

14:

45-16:

45

公司

13

休息

16:

45-17:

00

酒店

14

晚会

客户答谢晚宴

17:

00-20:

30

酒店会议室

包括演出人员及工作人员，1000元/桌，25桌

15

对接客户

20:

30-22:

00

酒店

16

住宿

17

早餐

7:

00-7:

30

酒店餐厅

18

12月16日

旅游

7:

30-18:

00

1日游，210人，每人300元，10人为公司陪同人员

19

晚餐

18:

00-19:

00

酒店餐厅

60元/人自助餐

20

住宿

酒店

21

12月17日

早餐

7:

00-12:

00

酒店

22

退房、送客户

五、费用预算

序号

类别

内容

费用（元）

备注

1

客户往返交通

客户往返交通费用

120000

按照往返火车卧铺600元预算，卧铺票实报实销，最多承担卧铺费用

2

住宿餐饮费用

住宿费用

60000

2天，100间/天，300元/间

3

餐饮

65400

14日晚50元/人，50元*200人=10000元：

15日中午800元/桌，23桌，18400元，晚上1000元/桌，25桌，25000元；16日晚餐60元/人，200人，12000元；

4

会议费用

会议室

5000

5

专家培训费用

10000

6

全程摄像、拍照费用

5000

7

宣传品费用

20000

包括请柬、展架、易拉宝、手提袋、会议笔记本、笔、会议流程表、24小时联系卡、拉网展架、桁架、条幅、气球、拱门等

8

礼品

与会人员礼品、优秀客户（渠道商）奖章、晚会抽奖礼品等

36000

定制礼品100元，200人，共计20000元；围巾20元/条，4000元；抽奖奖品10000元；2000元优秀客户奖章。

9

烟酒食品

10000

晚宴提供酒150元/桌，30瓶，4500元；烟酒、饮料、纯净水、水果、零食等

10

晚会节目

10000

主持人、节目编排、服装、化妆凳

11

旅游

63000

12

车辆费用

5000

车辆过路费用、油费等

13

其他费用

3000

发送邀请信、礼品运输费用等小额支出费用

11

合计

412400

六、活动控制

在整个活动准备与执行过程中，各部门人员人尽其责，对在过程中发现的问题进行与组委会沟通，鼓励“补位”精神。

1、费用控制与流程

（1）活动单独设计“费用审批单”，在活动方案中提及的费用均以审批单的形式，报组委会主任审批后，方可支出。

（2）宣传物料：

各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后，提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。

（3）活动截止时间为2012年12月17日中午，退房后，公司将不承担客户在XXX的其他费用，届时将为暂时不离开XXX的客户介绍旅行社和其他商务酒店；

2、会议控制

（1）发言文字：

董事长、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。

（2）在活动时间确认后，应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议。

3、参观与旅游控制

（1）参观由后勤主管进行监督与管理，并用气拱门、气球等对公司进行装饰；彰显喜庆色彩；

（2）旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；

4、晚会控制

（1）晚会在不影响正常工作情况下，有员工自编自演，可邀请专业人士进行指导，各节目积极向上，与“15周年庆典、客户答谢”密切联系，晚会之中穿插优秀客户表彰，游戏抽奖等环节，时间控制在90分钟内；

（2）晚会节目安排、抽奖、游戏环节，将在11月30日以前开专题会议予以确定；

5、客户便利与安全

（1）参会的公司人员均佩戴工牌，便于与会嘉宾了解其职位与工作你，便于沟通；

（2）对与会嘉宾每人发送活动流程表和24小时联系卡，以便与会人员在任何时间联系到相关工作人员；

（2）组委会准备常用药品，以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时，能够在第一时间处理。

6、客户对接

在14日、15日晚，可由公司高管携业务人员对20%的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美誉度。

七、预案

1、与会嘉宾人数：

与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时，与会人员未到，应尽快通知组委会，及时对相关安排进行调整，以降低损失；对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系，确保到会；

2、为了确保活动正常进行，在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰；

3、活动中得客户代表发言环节，应安排1-2名忠诚客户，以防无人发言的情况发生；

八、宣传与效果

1、活动全程，邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加，全程感受活动的组织与进行，让其切实的感受到公司的文化与氛围，同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件，宣传公司活动与品牌；

2、借助“15周年庆典、客户答谢”的契机，在专业杂志刊登“促销”广告，配合媒体宣传扩大影响力，促进2013年销量；

3、第一时间图文并茂形成新闻稿，发布在公司网站，并通过官方“微博”“论坛”等形式进行转载或转发；

4、对会议视频、照片进行存档，在公司宣传视频制作时将作为重要元素，同时在各种展会、宣传活动时播放，以彰显公司实力，树立品牌；

5、通过充分的沟通与交流，与20%的重点客户形成2013年的合作协议，提升公司在中小客户中得美誉度和信任度，让潜在客户了解公司、产品及文化，为2013年销售做好铺垫。