设置与维护.docx
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设置与维护
设置与维护-写给管理员
·系统规划与准备
·程序分布与安装
·首次运行
·科室设置
·医生设置
·病房设置
·药库设置
·药房设置
·操作人员与权限
·系统选项
·清除练习数据
·管理员日常维护
规划与准备
在规划使用医院管理系统以前，请首先设计以下内容：
①本院有哪些科室？
确定每个科室的名称，并根据科室名称确定该科室的助记码，并为每个科室分配一个唯一的编码（从0001到9999之间的任意数值）。
科室包括医院内部的所有部门。
在确定科室编码时，推荐将临床科室（医疗科室、医疗辅助科室、医技科室）和行政管理、后勤保障科室分类并顺序编码。
一般情况下，请按如下顺序编码：
首先，所有门诊科室，编码为1xxx。
其次，所有病区科室，编码为2xxx。
再次，所有医技科室和医疗辅助科室，编码为3xxx。
最后，所有行政管理科室（包括后勤保障），编码为4xxx。
注意：
把所有有经济收入（包括药品性收入和医疗收入）的科室全部标记为“临床科室”，这些科室将出现在所有有关科室工作统计的列表中。
②本院有哪些医生？
医生特指有处方权（包括药品处方和非药品处方）的人员。
按一定的顺序为每个医生分配一个0001到9999之间的编码，并根据每个医生的姓名确定该医生的“助记码”。
也许在急诊环节中，可能由不具备处方权的值班护士为应诊病人开具注射、治疗单等进行常规处置。
在这种情况下，推荐设置一个虚拟的医生，命名为“急诊”或其他名称，并确定相应的助记码。
③住院病人费用由住院处统一输入吗？
《住院费用管理系统》提供两种管理住院病人费用的方式。
即：
①由住院处统一录入管理；②由病区科室分别录入管理。
其中，住院处统一管理模式包含了病区科室分别管理的全部功能。
如果采用住院处统一管理模式，请在住院处的计算机上安装《住院费用管理系统》后，从“工具”菜单中加载“系统选项”，并选中“安装并用于住院处”。
如果住院处安装了多台计算机，请分别进行以上操作。
如果采用由病区科室管理住院病人费用模式，请在相应病区科室的计算机上安装《住院费用管理系统》，首次运行时，从“工具”菜单中加载“系统选项”，并选中相应的科室名称。
如果要管理多个病区科室的住院病人，请逐一选中这些病区科室的名称。
注意：
在这种分散管理住院费用的模式下，安装在病区科室的《住院费用管理系统》只能管理通过上述方式指定科室的病人，而无权管理其它科室住院病人的费用。
通过权限协调住院处与病区科室对住院病人和费用的管理
《住院费用管理系统》也支持以上两种管理模式的结合方式。
在这种情况下，就需要通过“操作权限”来协调住院处和病区科室对住院病人和住院费用的管理。
采用这种混合管理模式时，住院处具有管理所有科室住院病人和相应住院费用的权限。
所谓协调管理权限，实际上就是通过限制病区科室的操作权限实现的。
通常有以下几个方面工作需要调整病区科室的“操作权限”或者需要由医院制定相应的工作制度：
第一、病人入院登记由哪里办理？
如果由住院处办理，请取消病区科室的“入院登记”权限；
如果由病区科室办理，请开放病区科室的“入院登记”权限。
第二、预交金由哪里办理？
如果由住院处办理，请取消病区科室的“预交金管理”权限；
如果由病区科室办理，请开放病区科室的“预交金管理”权限。
第三、医技检查和医技处理费用由哪里录入？
这需要医院制定相应的工作制度进行确定。
第四、病人出院结帐手续由哪里办理？
如果由住院处办理，请取消病区科室的“出院结帐”权限；
如果由病区科室办理，请开放病区科室的“出院结帐”权限。
④药品目录维护和药品价格管理
首先应当确定系统使用的药品目录（药典）由哪个环节负责创建和维护。
因为药品目录是全院共享的药品（包括药品性材料）目录，药品目录编码质量直接关系到整个系统的运行速度和性能以及数据精度。
药品目录不仅定义了药品名录，同时也确定了药品的“助记码”、医保分类和农合编码，以及药库、药房的计量单位和换算比例等。
药品价格管理既是政策性很强的工作，也是医院药品管理的基础，也是本系统药品处理的关键环节。
通常情况下，药品目录由医院财务科或药剂科协调药库、药房进行创建并指定专门人员负责维护。
药品价格应由专门的药品价格管理人员负责。
注意：
药品编码一经确定使用，请不要进行变更和删除。
⑤本院有哪些医疗服务收费项目？
针对所有医疗、护理、诊断、服务和设施等非药品性收费进行分类。
所有收费项目最多可以分为26个类别，每个类别内最多可以包括9999个明细收费项目。
在分类的基础上，按照这些类别的使用频度进行顺序编码，把使用最频繁的项目排列在最前面（当然也可按需要的顺序自行决定）。
26个收费类别分别用字母A到Z表示，为每个类别内的每个明细项目分别分配一个0001至9999之间的唯一编码。
同时确定类别和明细收费项目的名称、助记码、医保、农合编码等。
注意：
收费项目编码一经确定使用，请不要进行变更和删除。
⑥医院需要制定哪些制度？
医院信息管理系统的实施是一个系统工程，完善的硬件设施和计算机软件需要相应管理制度、规范和管理上的密切配合。
作为本系统稳定高效运行的基本条件，医院最少需要制定或加强以下制度规范建设：
第一、加强计算机使用管理，保证计算机运行状态良好，健全安全和应急防范措施；
第二、使用标准的药品和收费项目名称。
一药多名时应采用国家药典的命名（药品应当采用“通用名称”）；
第三、医生处方应当规范。
西药、中成药、中草药、药品性材料、检查检验等应按照处方规范分别处方；规格、剂量清晰；书写规范；
第四、鼓励计算机操作人员、特别是收费（包括门诊划价收费、住院费用录入）人员不断提高工作水平、强化基本操作技能训练。
程序分布与安装
在做好以上规划的前提下，可以将新思维医院信息管理系统的各个客户端软件分布到相关的客户机上。
以下是本系统各客户端程序预定最大分布配置列表：
系统名称
节点数
系统名称
节点数
药库管理系统
4
住院费用管理（病区科室）
16
药房管理系统
8
信息统计系统
4
门诊划价收费系统
16
院长查询系统
4
住院费用管理（住院处）
4
维护管理系统
2
注：
节点数是理论估计值，并受限于网络环境。
安装
注意：
如果您想在同一台机器上再次安装相同的客户端软件，请务必先从Windows控制面板中执行“添加/删除程序”卸载原来的安装。
第一、将医院信息管理系统光盘放到CD-ROM驱动器；
第二、从“我的电脑”或“Windows资源管理器”中打开CD-ROM中相应的文件夹（如果安装程序已经复制到服务器上，请打开“网上邻居”中的“服务器”，并找到相应的安装包文件夹）；
第三、用鼠标双击“Setup.EXE”，启动安装程序；
第四、在开始画面上点击“开始安装”以继续；
第五、安装程序显示本手册所附带的软件授权许可协议。
请务必仔细阅读，如果您不同意本协议，安装程序会自动放弃安装操作；
第六、在显示的用户信息窗口中，输入管理员姓名和医院名称。
同时输入下述软件产品序号：
8637070121368928
第七、根据安装程序的提示，一直选择“确定”或“继续”按钮，直到程序安装结束；
第八、检查是否存在已经更新的程序（通常在“更新”或“最近更新”文件夹中）。
如果有更新的程序，请直接“复制”相应的程序文件，并粘贴到程序的安装目录中。
在默认情况下，程序的安装目录是：
C:
\ProgramFiles\新思维××系统\
第九、如果继续安装其它客户端程序，请重复上述安装步骤。
首次运行
安装完成且在首次运行时，程序会自动检测原来创建过的共享数据库。
如果程序无法找到该数据库文件，将自动弹出一个“创建/查找数据库”的窗口。
如果您从未创建过共享数据库，请选择“创建数据库”并按下“确定”按钮；如果您原来曾经创建过数据库、并且想继续使用原来的数据库（在内部网络上，您只需在服务器的共享文件夹内创建一次数据库），请选择“查找数据库”并按下“确定”按钮。
根据您的选择程序将通过Windows打开一个“创建数据库”或“查找数据库”的窗口，此操作等同Windows的文件操作。
程序默认的共享数据库文件名是“FnHISce.MDB”，推荐不要修改此名称。
“创建数据库”或“查找数据库”完成后，程序将显示“登录”窗口（首次创建数据库时，程序自动创建一个具有最高管理权限的“管理员”帐号，默认密码为“Admin”）。
请首先选择“管理员”帐号，然后按“Tab”键，在“密码”框内输入管理员的默认密码Admin，以登录到系统。
首次运行登录成功后，请立即将“管理员”的默认密码“Admin”修改为新的密码。
新的密码从下次登录系统时生效。
医生设置
通过此操作将有处方权的医生添加到系统中，操作窗口如右图所示。
医生编码为四位数字，自0001至9999，姓名最多八个汉字，助记码为医生姓名汉语拼音的首字母组合。
在医生设置窗口中，每行设定一个医生。
连续按回车键可以使输入焦点按从左到右、自上而下的顺序变化，也可以使用键盘上的四个“箭头键”上下左右移动输入焦点。
设置完成后按F7键、或单击保存按钮进行存储。
按F12键可结束医生设置。
注意：
医生编码一旦确定下来，特别是被使用以后，绝对不要进行修改，更不能进行变更。
否则，将导致“医生工作统计”数字失误。
要点：
一个医生调离本院后，也不能立即将其从医生设置中删除。
而应当在本年度结帐（至少是月结帐）以后，才可以进行删除。
否则，医生工作统计的合计数据中，将不能包含该医生的数据。
科室设置
用于完成医院内部机构的设定。
医院科室包括临床医疗科室、医疗辅助科室、医技科室、行政管理和后勤保障科室。
在本系统中，临床科室泛指所有有经济收入的科室。
科室设置与医生设置具有相同的操作方式。
按照约定的编码方式，首先设置所有门诊科室，其编码为1XXX；其次为全部病区科室，编码为2XXX；再设置所有医疗辅助和医技科室，编码为3XXX；最后设置全部行政管理和后勤科室，编码为4XXX。
“科室编码”必须唯一，可以不连续。
“科室名称”一般不要超过八个汉字。
“助记码”一般采用科室名称汉语拼音的首字母组成。
“临床科室”在本系统中，泛指所有有经济收入的科室，就是那些需要统计其工作量的科室。
如果某科室属于“临床科室”，在光标移动到“临床”列时，输入字母Y并按回车键；如果某科室不是临床科室，请取消“临床”列内的所有内容后按回车键。
科室设置过程中，可随时按F7键进行保存。
按F12键结束工作。
注意：
科室编码一旦确定下来，特别是被使用以后，绝对不要进行修改，更不能进行变更。
否则，将导致“科室工作统计”数字失误。
要点：
遇到医院机构调整时（包括科室分设、合并和撤销），也不要立即变更科室设置。
而应当首先将新的科室添加到科室设置中，在本年度结帐（至少是月结帐）以后，再将已经撤销的科室予以删除。
否则，科室工作统计数据中，将不能包含被删除科室的数据。
历史数据：
应该特别注意的一点，就是科室的调整势必影响到历史数据的完整。
为避免或尽量减少这种影响，遇到科室调整时，必须打印并保存科室调整前的全部科室统计数据进行存档。
病房设置
本系统中涉及的病房，泛指住院病人进行住院治疗的场所，病房与病区科室具有不同的含义和用途。
病房设置与科室设置具有相同的操作方式。
系统中设定的病房仅供病人入院登记安排床位和结帐出院打印发票时使用。
除此之外，病房设置在当前版本中暂时没有其它用途。
药库设置
如以上所述，本系统中描述的“药库”是一个供应药房药品的药品储存场所，而不是表示医院的一个科室级部门。
本系统支持多药库设置。
可以按药品（包括药品性材料）至多设定四个药库。
如右图所示，可以将药库细分为西药库、中成药库、中草药库、材料库。
当然，可以在一个药库中，同时包括上述种类的药品和材料。
添加药库
单击“新增”按钮，可向系统中添加一个药库。
单击“新增”按钮后，程序自动打开窗口左下部的“属性”区，并将输入焦点定位到药库“编号”输入框中。
首先，确定新增药库的编号。
药库编号为1到99之间的任意数值，设定多个药库时，药库编号必须唯一，但不必连续。
其次，输入药库的名称，比如“西药库”，药库名称不要超过八个汉字。
再次，输入该药库的助记码。
最后，选定该药库储存药品的种类（最多四个类别）。
上述信息输入正确后，单击“保存”按钮将该药库添加到系统中。
若单击“取消”按钮将放弃添加药库的工作。
修改设置
首先从窗口上部的表格中选定要修改的药库，然后单击“修改”按钮。
使用修改功能可以变更指定药库的设置信息（名称、助记码和药品种类）。
其操作过程等同新增药库，但是系统不允许修改药库的编号。
删除药库
首先从窗口上部的表格中选定要删除的药库，然后单击“删除”按钮。
使用删除功能可以将指定药库的设置信息从系统中注销。
注意：
药库可以根据需要随时新增或者进行修改。
但是，药库设置一旦被使用（向药房发药）后，绝对不要进行删除操作。
药房设置
在本系统中，药房特指为病人发放药品的场所，不表示医院的科室。
系统支持多药房模式，按照病区和药品种类，系统允许同时设定一至八个药房。
每个药房都有一个从1到99之间的唯一编号，药房名称一般不要超过8个汉字。
为便于操作使用，每个药房都需要分配一个助记码。
同时，在进行药房设置时，要指出该药房的发药范围（区域）和发放药品的种类。
如上图所示，一个药房可同时为门诊和病房发药，也可同时发放全部（四类药品及其材料）。
药房设置包括新增、修改、删除三种操作，与药库设置具有相同的操作方法。
要点：
同一药房可以同时为门诊和病房发放药品，也可同时发放多种类别的药品。
但是，绝对不能设定两个或两个以上的药房同时为门诊、或同时为病房发放同种类的药品。
比如，任何时候都不能设定两个门诊西药房。
多个药房向同一病区发放同种类药品，将导致门诊收费或住院费用管理系统工作失误。
因为在这种情况下，门诊划价收费系统和住院费用管理系统无法确定从哪个药房中取药并减少该药房的药品库存。
但这种限制并不表示一个药房中只能安装一台计算机。
实际上，系统允许在同一药房中安装多台计算机，并且可以设定每台计算机的发药种类（请参阅药房管理系统）。
操作人员与权限管理
系统允许根据工作需要按工作场所和性质，确定每个操作人员的操作权限，这在网络环境中尤为重要。
系统目前提供八个工作组。
同一操作人员可同时属于多个“工作组”，并可同时拥有不同工作组的多种权限。
但作为一种极限，一个操作人员最多可以同时拥有80种左右的权限。
在此窗口中，可以添加操作人员、修改现有操作人员、删除现有操作人员。
添加操作人员
1、在“姓名”框内输入操作人员的姓名，最多8个汉字，且必须唯一。
遇操作人员重名时，必须在姓名上进行唯一性标记；
2、如果该操作员属于“门诊收费组”，请在“收款代号”框内输入4个字母或数字，该代号必须唯一，用于门诊收费时产生“流水号”。
非“门诊收费组”人员，可以在此框内输入任意四个字符；
3、设定该操作人员的最初密码；
4、指定该人员的组别；
5、仔细确定该操作人员的操作“权限”（最多83个权限）；
6、单击“添加”按钮，将该操作人员添加到系统中。
修改操作人员
1、从窗口左侧的人员列表中找到要修改操作人员的姓名，并单击；
2、在“设置”区域内修改需要变更的项目；
3、如果此时“修改”按钮不可用，请在姓名后添加一空格，并立即删除该空格；
4、单击“修改”按钮，将变更信息记录到系统。
删除操作人员
1、从窗口左侧的人员列表中找到要修改操作人员的姓名，并单击；
2、单击“删除”按钮。
要点：
1、删除操作人员后，该操作人员将不能使用本系统的任何程序；
2、任何时候系统都不允许更改“管理员”信息。
3、任何操作员的姓名中，都不允许包括“管理员”三个汉字。
系统选项
系统选项定义了本系统运行时的一些可选项目，但它们却影响着整个系统的运行，在变更这些设置以前，必须充分考虑到变更后对系统的影响。
系统选项随各客户端程序用途不同而具有不同的设置项目。
右图为管理维护系统所附带系统选项的设定窗口画面。
网络共享
此选项出现在系统所有客户程序中。
它规定了当网络拥塞发生共享冲突时，各客户端程序需要自动重试网络连接的次数。
此数值一般根据医院所连接客户端机器总数和同一工作组联机最大数目以及网络速度并经试验确定。
通常情况下，联网计算机数目越多，发生网络冲突的机会就越高，自动重试的次数也就应该设定的越大。
但此数值越大，网络冲突发生时客户程序的延迟时间就越长。
虽然本系统内部已经采用了具有一定程度智能避免网络冲突的算法，但当遇到大数据量（比如信息统计系统和院长查询系统，以及各客户端程序内工作量统计模块）操作运行时，将消耗大部分网络带宽，此时势必影响其它客户端数据的正常传递而造成网络拥塞甚至冲突。
根据经验，建议网络冲突重试次数设定不少于10次，不多于80次。
当网络冲突发生时，各客户端程序将自动重试指定次数，如果此时仍不能解决冲突问题，客户程序将报告“网络正忙，请稍候再试...”的对话框。
虽然各客户端程序的重试次数相等，但并不表示各客户端程序具有相同的延迟时间。
即便规定只重试一次，某客户程序的延迟时间可能为0.01秒，而另外客户程序的延迟时间可能是1秒。
药库库存
用于确定药库库存是否允许出现负数和是否按进价管理药库的药品库存。
本系统默认不允许药库出现库存负数。
即，只有药库有足够库存时，才允许药品出库。
但在实际工作中，经常会发生急用未结帐付款（未入库）药品的情况，在这种情况下就应该允许出现库存负数。
但是，允许库存负数的一种潜在可能，会导致账目难以理解。
年深日久可能造成不宜对帐，甚至出现账目混乱的情况，特别容易发生在药品规格、产地、批号和效期上。
如果采用进价核算药品库存，请选中相应的复选框。
价格精度
用于规定药库和药房管理药品的价格精确度。
一般情况下，药库采用较大的计量单位，因而其价格可以精确到分（2位小数）；而药房可能采用较小的计量单位，因而其价格可能需要精确到3位或4位小数。
价格精度界限为0到4位小数。
住院病人预交金
当住院病人预交金不足时，是否可以继续为其处方用药或由医院垫支医疗费用。
本系统默认：
当住院病人预交金不足时，将停止记帐发药。
根据经验，加强住院病人预交金的管理，对于提高数据精确度、防止欠费等都具有明显的实践意义。
一般情况下，不要允许欠费。
如果选择了允许住院病人欠费，将加大住院费用的管理难度，且极不容易对帐。
根据设计，当住院病人欠费时，程序将禁止办理出院结帐手续。
那些已经欠费出院的病人，将被本系统认为继续住院中，从而导致工作失误。
发票打印
用于《山东省医院门诊收费专用票据》和《山东省医院住院收费专用票据》打印的定位。
可以在一定范围内上下左右调整打印页面的位置布局。
清除练习数据
在正式使用以前，请首先将练习用的数据从数据库中清除。
清除方法如下：
①、通知各科室关闭程序
②、在服务器上启动Access2000或者Access2003，打开共享数据库文件
③、输入数据库密码luv-w2608
④、点击“对象”下面的“表”
⑤、请依次双击打开除下列之外的表：
表格样式表
打印页面参数表
科室医生表
结构化查询权限表
权限表
收费项目表
系统表
药典编码表
⑥、在一个已经打开的表中，按Ctrl+A键，选择全部记录，然后按Del键，确认删除。
依次删除除上面列出的数据表之外的全部表中的记录。
⑦、关闭数据库，关闭Access2000
⑧、启动管理维护程序，执行一次紧缩数据库
经过以上操作，全部练习数据已经被删除。
【注意】
《科室医生表》中存放科室设置、诊所、医生、取药单位、供药单位
《收费项目表》中存放了所有辅助检查、医疗服务的收费项目设置
《药典编码表》中存放了全部药品目录
如果确定要删除这项记录，也可按以上办法进行。
在任何时候，都不要清除权限表和系统表的记录，否则程序将无法运行。
管理员日常维护
除去管理维护系统每日进行的备份操作以外，管理员应当定期或者不定期进行以下各项工作（这些工作一般是在服务器或“主机”上进行）：
①、整理自动备份数据
管理维护系统自动按照每日进行备份的方式，在计算机磁盘上创建备份数据库文件。
当这些文件足够多时，会占用大量计算机硬盘。
当硬盘空间不足时，将导致自动备份无法进行。
建议只保留最近2天的自动备份记录，手工删除以往的全部备份文件。
建议将每日最新的备份文件手工存储到另外的硬盘（比如移动硬盘）或另外的计算机上。
默认情况下，备份数据存放在服务器“D:
\备份数据库”文件夹中。
备份数据文件名称中包含备份文件的日期和时间。
可以根据需要保留或删除2天以前的备份文件。
②、定期紧缩数据库
在业务量比较大的医院，管理员应隔日紧缩数据库，以保持数据库文件的最佳工作状态。
在紧缩数据库前，请通知所有连接到共享数据库的用户正常关闭程序，然后从管理维护系统的“数据”菜单中运行“紧缩数据库”
推荐每15天紧缩一次数据库。
即便是业务量不大的医院，至少每月要紧缩数据库一次。
紧缩数据库可能需要较长时间，建议在晚上或者业务空闲时进行。
紧缩数据库操作，建议在服务器上运行。
③、结帐数据
药库和药房可以按月在结帐日执行“月结帐”功能，结帐时会自动创建结帐时点的药品库存记录。
药品库存记录以数据库文件形式存储在药库或药房计算机的程序驻留文件夹中。
对于药房，药房药品库存时点记录存储在药房计算机的“C:
\ProgramFiles\新思维医院药房管理\结帐备份”文件夹中；
对于药库，药库药品库存时点记录存储在药库计算机的“C:
\ProgramFiles\新思维医院药库管理\结帐备份”文件夹中；
注意：
如果药库或药房计算机需要重新安装操作系统，请首先备份这些文件；
是否存储这些文件或将这些文件保留多长时间，可根据需要自行决定。
④、保持时间一致
管理员应当经常检查各科室计算机上的日期和时间，应当保证各科室计算机日期和时间的同步。
程序容纳50秒的时间误差（客户机与服务器）。
⑤、排除数据库故障
当某台计算机报告“××被××计算机上的××用户锁定”时，应当通知所有运行的程序正常关闭，然后在管理维护系统中首先备份数据库，再重新启动计算机。
或者，通知“××计算机”重新运行程序后再关闭一次。
当某台机器出现错误代码“运行时间错误3343”或者提示“不可识别的数据库格式”时，通常表明因为某台计算机的突然停电、强行关闭或者网络故障、或者因为感染计算机病毒，导致了数据库格式不能被数据库系统正确识别。
此时，应当抓紧时间在仍正常运行的计算机上执行备份数据库操作。
备份完成后，通知所有运行的程序正常关闭，最后在管理维护系统中执行“紧缩数据库”。
当紧缩失败时，表明数据库已经被损坏，请参见下述的“故障恢复”。
当某台机器出现“无效索引”、“键值冲突”、“项目不存在”时，请通知所有运行的程序正常退出，然后紧缩数据库。
⑥、故障恢复
如果经过紧缩数据库仍然不能排除错误（启动程序时总是报告“无效的数据库格式”），表明数据库文件已经遭受损坏。
有两种方法进行恢复：
第一、使用数据库修复工具
a，找到主机上的共享数据库文件（一般存放在服务器“D:
\医院数据库”文件夹中），记下文件名。
比如是FnHISce.MDB
b，启动Access2000，创建一个空的数据库文件db1.mdb，存储到“桌面”或者“我的文档”中
c，启动数据库修复工具JetCOMP.exe。
点击左上角文本框右侧的按钮，查找到要修复的数据库文件（即上面a的位置）；点击左下角文本框右侧的按钮，查找到刚刚新建的空数据库文件db1.mdb（即上面b的结果）；点击右上角的按钮“Compact”
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