借款及报销制度差旅招待费等相关制度规定.docx
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借款及报销制度差旅招待费等相关制度规定
财务借款及报销制度
1目的
加强公司财务制度，规范借款管理，清晰员工费用报销手续，减少资金不合理占用，规避借款坏帐损失风险，特制订本规定。
2范围
适用于公司各职能部门人员借款及报销。
3文件执行者
3.1财务管理部：
负责制定与修正本制度。
3.2会计中心：
为费用报销的监控部门。
4正文
4．1借款规定
4.1.1借款是因业务需要的临时借款，包括出差差旅费借款、日常办公用品的采购、固定资产采购及各种临时性借款。
借款按性质和用途不同分为：
员工因公借款、备用周转金借款。
4.1.2借款原则：
当月借款当月报销，前一次借款在约定还款日期未冲账或还款的，不得另行借款。
“前账不清，后款不借”的原则。
4.1.3借款人规定：
（1）员工因公借款，坚持“先预算后开支”的费用控制制度。
各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划、周计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用，特殊情况报总经理审批。
（2）对于因公借款的，当事人应使用借款单并附相关公派书面证明，借款单由借款当事人部门负责人签批、由财务部、总经理审核批准。
如果是借支差旅费的还需要出具借款当事人部门负责人或分管领导核准的“出差申请“，财务部门根据差旅费限额标准及费用预算进行审核受理借款手续。
总经理外出不在公司的，可在微信平台请示，由财务部负责人签批后付款，但借款单应由出纳员在总经理返回公司后及时履行补签字手续。
公派业务借款应专款专用，严禁公款私用，不论业务是否完成，业务经办人均须在返回公司当日内，凭有效合法的原始凭证，经部门负责人签批后办理报销手续，冲抵借款单或返还现金，报销单不足冲抵借款单的，经办人要补交现金；实际业务未使用或暂不用的借款，借款应如数清偿原借款单。
（3）对于需频繁借支的部门，可设立周转备用金。
但需部门负责人出具书面“备用金申请表”，报总经理审批后交财务部备案。
备用金由各公司出纳负责保管，使用此周转备用金产生的业务需依照报销制度按时报销，否则按报销制度给予处罚；日常办理业务时，设立部门备用金的，该部门工作事项内，原则上不得再另行借款。
备用周转金应专款专用，财务部门有权检查备用金的使用情况。
如遇特殊事项，需借款金额超过核定的岗位或部门备用金额度1000元时，方可申请借款。
备用金借款仍实行“前帐不清，后款不借”的原则，报销还款后仍有超周转金额度借款的，财务部门将拒绝借支（总经理特批的除外），所有备用周转金的部门负责人在年度终了或在离岗前应将所借备用周转金结清。
（4）职能部门人员需对外支付非商品采购款项时，未取得原始发票而要先付款时，可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。
（5）其他部门的临时借款只允许部门负责人产生，部门其他人员均不得借款。
（6）各公司间的借款，应签定借款协议书，约定还款期限，利率等，经总经理审批方可借款。
4.1.5还款期限规定：
借款单内均应注明借款、还款时间及借款用途，由出纳员负责按规定催还，并及时向财务部负责人反馈情况。
财务部将严格控制员工借款额度，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借支，对超过借款单中约定的还款时间一周的，财务部将从借款人当月工资中扣除借款。
备用金借款在额度内的或总经理特批可以延期还款的除外。
备用金还款日期为当年末12月31日。
4.1.6任何个人不得私借或私用公款，公司不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款的，需公司总经理审批同意或授权审批同意。
4.1.7借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采购、其他等,并按规定审批权限审批后，由财务部付款。
4.1.8出差借款，需注明出差目的地及出差期间;按出差申请表审批金额申请借款。
4.1.9借款额度超过5000元以上，须提前1天申请。
4.1.10借款对账单确认：
除备用金借款外，每月8日为借款确认时间，各借款人必须亲至财务部确认上月对账单，否则视为默认财务账面余额。
4.1.11借款责任：
（1）如审批人审批的借款造成损失的，审批人需要承担一定的经济责任。
（2）对于按制度规定应收回的借款，如因出纳员没有及时催收或未反馈信息而造成借款损失的，出纳员需承担一定的经济责任。
4．2费用报销相关规定
4.2.1报销时间：
原则每月集中报销费用两次，每月8号、18号下午2点-5点集中报销付款。
4.2.2报销时限：
所有报销应于业务发生后3个工作日内提交，特殊情况下超期限借款的，须于约定的借款还款日期前报销。
超过报销期限按约束办法中的规定给予相应处罚，重大节假日顺延。
4.2.3报销单签批原则：
任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程执行。
4.2.4报销票证要求
（1）所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”方为有效。
（2）发票必须是发票联和报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。
（3）凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。
（4）内容要齐全抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效。
（5）发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。
4.2.5下列票据不得报销
（1）无正规的发票或收据;
（2）审批手续不全的票据;
（3）内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据;
（4）无公章、无私人签章（字）的白条收据;
（5）数量、单价、金额不符的票据。
4.2.6费用报销的其他注意事项
（1）报销凭证必须注明本人所在部门、项目名称、事由、发票张数;
（2）各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用"0"补齐;
（3）报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如招待费、办公费用）分类、分次、粘贴填制;按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴（除特小的发票之外）;
（4）报销单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整，并用楷体书写;报销单据下面的签字栏不能打印，须手签;
（5）日常招待费，报销单上的摘要及原始发票上不能随便填写，不得将说明原因写于发票上，详情说明写在<<用户访问工作记录单>><<支出证明单>>上，如替客户办什么事或因什么原因无发票，用什么发票代替等,同时注意编号要对应;
（6）公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件;
（7）个别报销项目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替，但填写费用报销单时，须根据实际支出项目在单摘要栏如实填写，并在备注栏中注明发票与支出项目不符的原因。
4.2.7报销使用单据规定
（1）差旅费：
使用《差旅费报销单》，后附《出差申请表》;
（2）市内交通费：
使用《费用报销单》，后附《派工单》;
（3）日常招待费：
使用《费用报销单》，后附《用户访问工作记录单》;
（4）凡需事先审批再开支的事项：
报销时需附事项申请单;
4.2.8各项费用报销内容及标准
（1）招待费：
见《招待费管理办法》;
（2）差旅费：
见《差旅费管理办法》;
（3）采购人员外出零星采购的物资：
凡属固定资产、低值不易耗品，均需先入库后报销，填写物料采购报销单，后附仓库入库单，采购发票及采购申请单。
采购进来立刻被相关部门全部领用并一次性消耗的低值易耗品，则不需入库，直接做为费用报销，填写费用报销单，后附经使用部门签收的发票及采购申请单;
（4）其他费用：
按预算额度或申请额度在合理范围内报销;
4．3约束
4.3.1报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，对当事人处报销金额3倍罚款。
部门经理或上级领导对报销单的真实性负责，并对其部门经理或主管处50元/次罚款并通报;
4.3.2借款超出时限，无正当理由不报销又不还款的，超出时限的天数处借款人20元/天的罚款。
且给予全公司通报批评，并给予50元/次罚款，
4.3.3越权批准用款的，处以批准人当月工资3%的罚款，并承担由此造成的损失。
相关会计不抵制，不汇报，或流程未完即出凭证要求出纳付款的，同时处50元/笔罚款;
4.3.4报销超过报销期限在一个星期内的，对当事人处20元/笔罚款，超两个星期的，处40元/笔罚款超过20天的不予报销;
4.3.5需事先申请再执行的事项，或预算外的事项，不得先斩后奏，否则可给予每笔50-500元的罚款;
4.4该规定经公司领导批准发文之日起实施，解释权归财务管理部。
本办法由财务部负责解释，自2015年7月1日起执行。
5.相关文件
《差旅费管理办法》
《招待费管理办法》
6.表单
《部门备用金申请单》
《借款单》
《差旅费用报销单》
《费用报销单》
《支出证明单》
《派工单》
《用户访问工作记录单》
差旅费管理制度（暂试行）
为控制费用，提高效率，规范出差人员的审批及报销程序，根据有关规定并结合本公司的实际情况，特制定本制度。
本制度适用全体员工，规定员工因业务、培训等事宜，按公司指令被派遣到国内外出差时的旅费支付标准为目的。
一、出差的审批报销流程
1、出差申请流程
1.1因公出差人员必须事先填写“出差申请表”，注明出差地点、事由、天数、所需资金、交通工具等相关事宜，经部门负责人审核签字，总经理批准后，交于行政部后方可办理出差借款事宜。
若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制出差申请表。
《出差申请表》必须在出差前一至三日内审批完毕，如有特殊情况出差前未能及时进行出差审批的，请及时在群里公示，出差结束后一个工作日内必须补办出差审批，并附纸质签报说明原因，经部门负责人及总经理签批后方可报销差旅费。
1.2出差申请表一式两份，由财务部和行政部各一份留存，并作为部门费用考核依据。
员工出差返回后，应先到行政部销假，并执出差申请表到财务报销费用，否则不允报销。
财务部应根据留存的《出差申请表》内容按照财务制度严格审核有效出差单据。
超出财务制度的费用，财务部门不予核销。
1.3出差人员借款需持批准后的《出差申请表》，填写《借款单》，部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，总经理审批后方可借款。
同时财务部实行“前帐不清、后帐不借”的原则。
特殊情况由总经理特批，对违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。
借款具体流程如下：
出差人员—部门负责人—（市场、人力总监）— 总经理— 财务负责人 — 出纳（借款）
1.4.提交出差申请时应注意以下事项：
（1）原则上在财务部门挂有以前借款没有清理的员工，不得再行借款。
（2）参加会议、培训的需附会议、培训通知。
（3）总部组织的培训或会议，公司人员有前往参会、参训的，需在接到通知后及时完成《出差申请表》审批。
2、差旅费报销流程
2.1出差人员返回公司3个工作日内，必须整理好报销单据（正式发票、收据、白条等）如实填写“差旅费用报销单”，填明出差所需职务、往返时间、地点、、交通工具、出差事由等。
每次出差的交通费、住宿费单据必须一次性报销，同时按本制度规定的标准计算填写各种补助。
然后交部门负责人签字，再交由财务部按标准审核。
与原“出差申请表”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经总经理签署意见后方可报销。
凡无特殊原因超过3个工作日不报账者，财务部将按借款金额或报销金额的5%收取罚金（取高点）。
具体审核流程如下：
出差人员—部门负责人—（市场、人力总监）—财务负责人—总经理— 出纳（报销）
2.2报销标准及原则
（一）、交通工具的使用
1、公司总（副）经理可乘飞机经济舱、火车软卧（座、铺）、高铁及动车一等座、轮船二等舱。
2、公司总监及经理级别以上可乘飞机经济舱、火车硬（座、铺）、高铁及动车二等座、轮船二等舱。
3、其他员工可乘火车硬卧或硬座、高铁及动车二等座、轮船三等舱。
其他员工出差原则上不允许乘坐飞机，特殊情况需要乘坐飞机的，需事先上报总经理室审批。
若乘坐飞机需符合以下条件：
①车程超过16个小时；
②机票七折（含）以下
陪同重要客人必须的
确属事情突然，乘坐火车等交通工具来不及的。
若不符合上述乘坐条件时，原则上不得乘坐飞机。
因工作安排需要，经总经理室审批同意需乘坐飞机可提前给行政对接，公司统一订购机票。
可按全额报销，报销时须附总经理同意乘坐飞机的书面意见，否则以火车、汽车票价或七折机票价限额报销，超出部分个人承担。
4、自驾车报销标准 ：
如公司员工出差因工作需要省内出差人数三人以上，可申请使用公务用车，如车辆无法调剂，为防止出现安全隐患，公司不鼓励自驾车辆出差，在总经理特批许可的情况下，员工出差可以选择自驾。
自驾车每车补助往返油费、过路费报销标准：
150公里内每车每次补助 150元， 150- 300公里内 500元， 300—600 公里内 700 元， 600公里以上 至1000元封顶。
超出部分个人承担。
公司不再承担除此外的其他任何费用。
（二）、住宿费、餐费、市内交通费标准
（1）住宿标准（金额单位：
元。
下同）：
人员
特区北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、厦门等经济特区、直辖市
省会城市、市级地区
县（区）级地市
总经理（副）
实报实销
总监及部门经理以上
500
450
300
主管以下人员
400
200
160
（2）伙食补助费：
人员
特区北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、厦门等经济特区、直辖市
省会城市、市级地区
县（区）级地市
总经理（副）
实报实销
总监及部门经理以上
90
主管以下
60
（3）出差地市内出租车费：
人员
特区北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、厦门等经济特区、直辖市
省会城市、市级地区
县（区）级地市
总经理（副）
实报实销
总监及部门经理以上
80
60
40
主管以下
60
40
20
（三）报销细则说明：
1、出差期间发生的公交费全额报销，出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：
（1）出差目的地偏远，经考察确实没有公共交通工具的；
（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；
（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；
（4）陪同重要客人外出的；
（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的。
以上情况应事前征得总经理的批准，经财务严格审核后凭票按上述标准范围内结算报销；事后补签，一律不认可。
2、公司人员在同城出差，要求同性别人员两人同住一间；职级不同的二人同住一个房
间时，住宿费用由级别高者结算报销；
3、住宿费票据应符合要求，单位全称、入住时间、住宿天数、金额标准填写齐全，住
宿发票应填写酒店电话号码供查验。
4、由公司或客户统一安排食宿的，不再享受餐饮住宿补贴；因参加会议或培训出差，组织方已提供食宿的，不予报销补助，出差人员参加各种会议培训的，报销时必须将相关的会议通知文件作为原始凭证的附件在报销时一并提交财务部门，否则财务部门不予报销
5、出差补助天数的计算规定为:
12点前出发的，按一天计算，12点后出发的按半天计算；12点以前返回的的按半天计算,12点以后返回的按一天计算。
当天的出差地以当天的住宿地为准。
6、住宿补助标准及交通补助标准，只针对短期或临时性出差工作的人员；对于长期驻扎或是学习者，公司会针对实际情况另行安排。
7、出差人员在出差期间发生其它费用，包括快递费、复印费等，以提供正规发票予以报销。
因公携带的行李托运费、物件寄存费应有正式的运费收据。
8、连续出差时间达1个月以上（含30天），如机构蹲点、督导、长期培训等，出差补助不按以上标准执行，按人事标准规定的生活补贴60元/天，住房补贴230元/天执行，不再另行报销餐费、市内交通费和住宿费。
9、乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次一份，保险费不超过20元），凭据报销除车票船票中绑定的保险费可以与车船票一同报销外，员工出差自行购买的航空意外险等保险，公司不予报销。
10、出差期间，若因工作需要而发生招待费，应当单独签报，按照《招待费报销制度》要求执行，并在招待费项目中列支。
11、参加总部会议培训，各项标准均按本办法执行。
如有特殊情况的，须事先经总经理室审批同意方可报销。
12、员工报销差旅费，需提供合格的差旅费票据，不得以车辆燃油费、路桥费票据作为出差的交通费报销。
13、公司员工出差期间，除上述已明确的标准内的费用项目外，其余费用一律不得报销。
2.3报销凭证的有关规定：
（1）、出差人员在报销费用时，应到财务部领取差旅费报销单，依据公司财务部规定的标准粘贴相应的原始凭证（发票），否则，视为无效凭证，不予报销。
（2）、填写单据要求：
报销费用时，单据应分类粘贴，且整齐规范。
凭证内容遵循真实、清晰、明了、准确的原则。
用黑色碳素笔填写单据。
粘贴内容：
机票、车船费、住宿费、市内交通费等。
（3）、报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质，即支出费用要有相对应的正规发票和项目。
因公携带的行李托运费、物件寄存费应有正式的运费收据。
（4）、差旅费报销如出现以下事项，需由出差人提供详细书面说明，多个特殊事项应分开说明，部门负责人、分管总监、总经理签批后方可报销：
、差旅费发票因遗失、不合规等原因导致发票的开具日期在出差期间以外的;
、员工出差期间因工作需要、或遇意外事件等原因，需延长出差时间或改变出差行程的;
、实际报销时，交通费、住宿费、出差补助等分项均不得超过相应标准，如因特殊情况造成差旅费超标的;
、发生行李打包费、改签费、退票费等额外费用的。
、出差人员中途患病、天气原因、突发事件或因工作增加导致无法在预定的期限内返回，需要延长出差时间，出差人员需出具申请或证明，方可支付差旅费，否则不予报销多出部分的费用，但事后总经理特批者除外。
本办法由财务部负责解释，自2015年7月1日起执行。
招待费管理办法（暂试行）
一、业务招待费适用范围
业务费：
指因业务需要发生的礼金、礼品、佣金及因业务需要赠送的烟、酒等招待费：
指因工作关系招待有关人员的就餐费、住宿费等。
二、业务招待费的使用原则
业务招待费应坚决贯彻“态度热情，费用从简”的使用原则。
三、业务招待费的管理原则
1、在公司预算限额内使用业务招待费，严禁超支现象发生。
所有招待费实行提前申请，定额审批的原则。
2、严格执行分档次接待原则，各种档次选定1-2家酒店、宾馆，由人资部按核定标准安排接待，禁止越档次接待。
3、 业务招待费分工作餐和客餐：
工作餐：
因工作关系，外单位一般来客，一律用工作餐招待，计费标准不超20元/人。
客餐分：
一般客餐、高档客餐和特殊客餐
一般客餐：
每人限额50元，每席不超过500元（含酒水）。
需要安排住宿，限额120元/人。
高档客餐：
每人限额100元，每席不超过1000元（含酒水）。
需要安排住宿，限额402元/人。
招待政府部门副局级以上人员适用高档客餐。
特殊接待：
招待特殊客人，费用标准由总经理确定审批。
3、接待用餐时，严格控制陪客人数，实行对口接待。
原则上陪客人数2人，不超过3人。
4、业务部门执行招待前，应填写《业务招待费申请表》，经部门负责人签字后报人资部、财务主管审核，总经理确认后方可执行。
5、因业务需要发生的礼金、礼品、佣金及因业务需要赠送的烟、酒等由一律事前报总经理批准，按批准的额度标准开支。
6、业务招待费报销时附《业务招待费申请表》，日常招待费附《用户访问工作记录》、《支出证明单》，发票由公司参与人共同签字证明。
经部门主管、财务审核、由总经理最终审核批准报销。
500元以上费用不得现金支出，原则上银联刷卡结算，保证报销时必须提供银联刷卡记录单。
本办法由财务部负责解释，自2015年7月1日起执行。
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