一页纸报告速成教材.docx
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一页纸报告速成教材
“一页纸”报告速成教材
一、什么是“一页纸”报告?
二、“一页纸”报告的编写原则与步骤
(一)编写原则
(二)编写步骤
三、“一页纸”报告的主要类型与通用格式
(一)提案型
(二)计划进展状况型
(三)信息传达型
(四)解决问题型
四、“一页纸”报告其他编制注意事项(附加)
Ⅰ、写报告时的注意事项
Ⅱ、发言时的注意事项
A3是一种标准化的思维方式,而非某种书写技巧
一、什么是“一页纸”报告?
所谓一页纸报告,即指将报告的内容浓缩于一页纸内,所有报告的内容呈现与一张A3纸中(A3国际标准纸张的尺寸),又称“单页报告”或“A3报告”。
Ø过滤、提炼你的思想,使其浓缩在一页纸上、管理者阅读这页纸后,他们就能了解问题的来龙去脉——这就是精益的本质。
ØA3是一种标准化的思维方式,而非某种书写技巧。
Ø一页长,迫使演示者对他/她想展示的信息进行“挑剔”或做成”精品”,纸上每一空间都具有价值。
Ø按逻辑的流程把所有相关信息浓缩到单独的一张纸上,以便快速评审。
Ø一种包括所有需要信息的沟通工具:
在特定的提议上做出决定、在特定的问题做出决定、对一个明确的目标的执行情况进行沟通、对一个更大目标的要点进行沟通。
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二、“一页纸”报告的编写原则与步骤
(一)编写原则
报告格式简化、模板化、表格式,栏目设计科学、有逻辑。
1、为掌握整个局势而规划时间;
a、在宽泛的范围内考虑信息来源。
b、依据事实而不是观点来书写报告。
c、考虑长期的影响
2、确定你需要那种A3报告,为你的读者着想,考虑他们的需要和对问题背景的了解。
3、将报告与公司的价值观和哲学观联系起来。
4、使报告具有逻辑顺序。
5、惜墨如金,尽可能使用图表和可视化的方法来书写报告
6、具体一些,并且避免使用简写术语。
7、考虑每部分的可读性,为此来帮助你书写A3报告。
(二)编写步骤
1、按照报告的主题,选择一个故事模版
决定你的报告的目的:
你是希望得到允许来继续工作吗(提议型)?
你是试图解决问题吗(问题解决型)?
你是对新的情况进展做一个汇报吗(更新情况型)?
你是分享新信息吗(信息分享型)?
2、根据报告的内容,分类进行罗列,清晰的列出几大部分
3、简化内容,达到清晰、简明
详细查看每一部分的信息并自我提问:
我能用更少的信息讲述吗?
我们能用不同的方式展示信息以便更好地阐明观点吗(例如:
表格、图表)
4、仔细检查每一步
退回一步,浏览整个报告:
有无拼写错误吗?
是在讲述一个故事吗?
是否简单明了?
我是否得出结论?
我的建议是什么?
我是否达到了我的目的?
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三、“一页纸”报告的主要类型与通用格式
(一)提案型
用来提出一个方案或者新的设想。
它不仅是一个建议,还必须包括一个清晰的执行计划、解决的问题及时间表。
结构:
举例:
(二)计划进展状况型
用于说明正在进行中的项目状况,这类A3报告需要最近行动进展信息;项目的目标是什么?
怎样与目标联系起来?
实际开展状况与计划时间的对比如何?
有些什么问题需要解决?
今后的工作如何进行?
结构:
(三)信息传达型
目的在于传达信息,比如竞争对手或丰田内部的信息,信息A3的形式很自由,版面设计和表现方式等留给作者发挥。
结构:
(四)解决问题型
公司没有满足计划、目标时。
那么就一定存在某些问题。
这种A3需要对计划—实施—检查—执行(PDCA)的整个过程进行沟通,这其中隐含的是丰田问题的解决方法,即使目标明确、当前状况的数据、对根本原因的详细分析、寻找对策以及衡量执行情况。
后续跟踪必须包括验证对策行动的有效性、未来将采取的行动以及验证过程中吸取的教训等。
结构:
举例:
(返回目录)
四、“一页纸”报告其他编制注意事项(返回目录)
Ⅰ、写报告时的注意事项
在写报告时首先应该知道的一点,就是要“站在对方的立场上”。
对于这一点,做以下阐述:
(1)读者并不具备初步知识:
读报告的人对于自己职场的状况,不具备初步知识的情况很多。
*注:
对部门内的专业术语要增加易理解的补充说明。
(2)论点的论述要简明扼要:
什么东西是什么?
如何做?
像这样各部分在整体上的联系,即简明扼要地阐述论点是非常重要的。
*注:
最好是先确定整体的骨架,然后再明确各部分着重写什么?
(3)写得太多会使人失去阅读的兴趣:
整张纸上如果密密麻麻地写满字,则不容易读出重点,因此使人变得失去兴趣。
*注:
在书写数量上努力控制在读者能理解基础上的最小限度。
(4)一看就明白:
如果是写在一张A3纸上的报告,要求用眼看一分钟就可以明白它想说明的是什么。
*注:
可对该部分重点文章或数字进行特写。
(一)关于全盘的布局
(1)决定大概的布局,然后给各部分分配空间。
*注:
重要度高的部分要多给空间。
(2)留有适当的空白,保持适度的占有率。
*注:
从左边边界密密麻麻地写到右边边界,这样非常不容易读,一般采用70%的页面被认为是最容易读的。
(3)各部分用方框框起来,并加上箭头。
*注:
这样的话,整体的流程就容易理解了。
(4)各部分的排列,以“从左向右”“从上向下”较易读。
(5)纸张的右侧必须留出2cm位置。
*注:
是为了装订成文件时打孔用的空间。
(二)关于在易读上下功夫
(1)各部分前要标注序号
大标题:
Ⅰ、Ⅱor1、2等
中标题:
(1)
(2)or①、②等
小标题:
iⅱ
(2)重点可用粗体字或大字书写,起到强调的作用。
(3)数字一般保留3位数字程度。
Ex.3,500,021元-------约350万元
(4)活用表格、图形、曲线,便于看懂。
*注:
比起文章来,具有易理解、书写量少的优点。
Ex.全体有200个,A有90个,占45%;B有60个,占30%;C有50个,占25%;
(5)同表格相比,图形、曲线的易看懂,效果要大一些。
附件一,图形曲线的种类及用途
附件二:
图形(曲线)的画法
1、根据目的的不同选择合适的图形。
2、加上易懂的标题。
3、加上序列号。
4、数据的出处、调查方法等特别记录事项要写上“注明”。
5、必须注明单位(不能忘记“0”)。
6、刻度和划线要画清楚。
7、如果有很多线同时出现的话,一定要想办法使它容易看明白。
附件三:
画图形和曲线时的注意事项
(三)如何写出简明易懂的文章
1、要简洁,删除无用的修改性语言
2、回避长句,尽可能分条列项
3、要具体,避免抽象的表现
4、要直截了当,避免迂回繁琐(双重否定等)
5、采用能动态,避免被动的表现
6、给专业用语加上简明的补充说明
7、在一句话中不要重复使用同一词语
8、文体要统一
Ⅱ、发言时的注意事项
1、关于事前的准备
(1)确定发言的重点:
a.确定哪部分为一带而过,哪部分重点地详细说明。
b.明确哪张图的哪部分进行说明。
(2)一定进行试讲(排练)
a.能否在规定时间内讲完;b.第三者(专业外人士)能否容易听懂;
c.是否有讲话时的不良习惯,例如,这个……,啊……,嗯……等。
2、关于发言的方法
(1)遵守规定的时间10分钟的情况下,在9-11分钟内讲完。
(2)讲话要让人容易理解:
a.声音要洪亮,注意把句尾的话讲清楚;
b.讲话要有节奏;
c.在您想强调的部分要放大声音,或放慢速度进行;
d.避免使用暧昧的讲法;
例:
“我想……”“可能……”“应该……”“大概……”的表现方式会给人的结果尚不明确的印象。
要想清楚地表现出结果请用“…是…”的判断句式。
e.请选择恰当的“接续用语”。
例:
根据对以上原因的分析,得出以下对策例:
据此…,其结果为…,总而言之…
(3)集中“重点”进行说明:
重点解释说明最想表达的部分。
(4)讲解的同时要注意对方的反应:
a.不要总低着头看着资料,也要时不时地目视对方,确认对方的反应,进行讲解。
b.如果得到对方适度点头表示的话,说明对方理解了;如果流露出不理解的表情,说明需要再次重点解释。
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