酒店档案管理规定与制度.docx

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酒店档案管理规定与制度

酒店档案管理规定与制度

第一条为加强酒店档案工作建设，促进酒店档案的标准化、规范化，更好地为酒店经营管理服务，根据上级有关规定，特制定本规定。

第二条酒店档案是酒店在各项活动中形成的全部档案的总和。

其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的档案。

第三条酒店档案工作是酒店工作的重要组成部分，是酒店信息管理的一项管理内容，是维护酒店历史真实面貌的一项工作。

第四条酒店档案工作要坚持集中统一管理的原则，积极提供利用，为酒店各项工作服务。

第五条酒店的档案工作由保密档案室负责，其职责是：

1.经管酒店各单位秘密以上文件、资料、信息的运转和其它文件材料的处理工作。

2.负责酒店定期档案的整理、保管，提供利用和永久归档材料的立卷、上送工作。

3.承办酒店文件保密检查工作。

4.积极向酒店领导请示、汇报工作，认真完成领导交办的有关事项。

5.保密档案室由酒店总经理办公室负责管理，在业务上接受上级保密档案室的指导、监督和检查。

第六条文件材料的运转要遵循计划、生产、技术、经营管理等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。

第七条酒店文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产经营管理程序和工作计划；列入有关单位的职责范围和有关人员岗位责任制。

第八条酒店生产经营活动中形成的科技文件材料（含照片、录音、录像等），由具体承办人员负责积累、整理后归档。

第九条酒店文件材料归档的基本要求

1.归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合文件格式；不得使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料起草和批改文件。

2.归档的文件材料必须完整、准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等活动的真实内容和历史过程。

3.照片、底片、影片、磁带等材料，应注明拍摄时间、地点、内容和拍摄人姓名，及时编写说明词，以利日后整理、查证。

4.所有酒店工作人员应增强档案意识，树立整体观念，维护本酒店归档材料的齐全完整。

任何人均不得以任何理由私自保存和销毁归档的文件材料。

第十条文件材料的归档范围

文书档案材料有：

1.党建工作方面：

包括酒店党务工作以及组织、宣传、纪检工作中的各种文件材料和共青团、工会等组织形成的各种文件材料等。

2.行政管理方面：

包括酒店行政管理、文秘工作、安全保卫、监察、审计、劳动人事管理、员工教育、福利、外事、法律事务、医疗卫生、计划生育等方面形成的文件材料。

科技档案材料有：

1.产品生产方面：

包括产品设计、工艺、工装的图样和技术文件、鉴定材料、说明书、合格证、商标、广告、原材料检验、材料消耗、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料及优质产品报批材料等。

2.设备仪器方面：

包括设备购进（自制）的随机文件及安装、调试和验收过程的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装、转让和报废的文件材料等。

3.技术管理方面：

包括质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源环保与安全、科技情报、科技档案、出版刊物等管理中形成的各种文件材料。

4.科学研究方面：

包括科技规划、计划及总结，科研课题准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等全过程中形成的文件材料。

5.基本建设方面：

包括总体规划、产权证明书、征地报告和批准书、土地划拨图；地形测量图；基建规划图；功能分区图和总平面布置图及工程项目的勘探、设计、施工、竣工、工程管理等全过程形成的文件材料。

专门档案材料有：

1.经营销售方面：

包括酒店经营决策和经销管理的各种纪录文件、合同协议等文件材料，市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料。

2.计划统计方面：

有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。

3.物资供应方面：

有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

4.财务管理方面：

包括财务管理规章制度及各种报表、帐簿、凭证、工资表等。

5.劳动工资方面：

包括定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、职工管理等工作中形成的各种文件材料。

6.教育培训方面：

有管理人员、员工教育和技术培训的文件资料、教材等。

7.保卫案件档案材料：

包括酒店保卫部门对本酒店中的违法犯罪分子进行立案侦察形成的文件材料。

8.党纪案件档案材料：

包括酒店党的纪检部门对本酒店中的党员违犯党的纪律进行立案审查所形成的文件材料。

9.已故人员档案材料。

10.干部人事档案材料。

11.职工人事档案材料。

12.其它需要归档的文件材料。

第十一条文件材料的归档时间

1.产品试制、课题研究、基建工程或其它技术项目，在任务完成或告一段落时，将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，交酒店保密档案室归档。

2.各项管理工作中形成的文件材料，在第一年上半年内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，交保密档案室归档。

3.酒店重大会议和文件材料及种类案件材料，应在会议结束和结案后及时整理归档，交酒店保密档案室。

4.酒店新购重要设备仪器（包括引进设备或技术）的档案材料，应开箱验收后及时交酒店保密档案室。

5.酒店工作人员因公外出参加学习、考察和参加各种会议带回的文件材料应在回来后1个月内交酒店保密档案室归档。

第十二条酒店各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十三条对应归档的文件材料，按组卷的原则要求和方法，组成案卷（保管单位）。

第十四条组卷的原则要求

1.组卷要保证案卷内反映某一问题的文件材料的齐全完整。

2.组卷要保证案卷内文件材料与其反映的实际或实物准确无误。

3.组卷要遵循文件材料的形成规律，要保证同一案卷内文件材料的相互联系。

一个产品、一台设备、一项科研课题、一个工程项目、一个案件的一套有机联系的文件材料可组成一个案卷（保管单位），内容较多的也可以分别组成几个案卷（保管单位）。

（1）反映产品或工程同一结构的文件材料可以组成一个案卷（保管单位）。

（2）产品生产的同一流程、课题研究或工程建设的同一工作程序内形成的文件材料可以组成一个案卷（保管单位）。

（3）反映同一专业内容的文件材料可以组成一个案卷（保管单位）。

（4）同一时间或反映同一问题、同一案件的文件材料可以组成一个案卷（保管单位）。

（5）同一作者或同一形式的文件材料可以组成一个案卷（保管单位）。

4.组成的案卷必须整齐、美观，便于保管和提供使用

第十五条卷内文件材料的排列方法

1.按重要程序排列。

重要的排在前面，一般的排在后面。

2.按结构排列。

主要结构在前，一般在后。

3.先按问题再按时间排列。

即先按问题分开，每一问题再按时间顺序排列。

4.按文件材料形成时间顺序排列。

5.图样材料可以根据图样目录和图样编号排列。

文字材料和图样材料排列时，如果文字材料是对整个对象作基本的全面说明或指示的，文字材料应放在图样材料的前面；如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明文字材料则应排在相应图样材料的后面。

6.来往文件材料的排列：

请示件在前，批复件在后；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正式文件在前，底稿在后。

7.卷内文件备考表置于卷内文件目录之后，与卷内文件目录装订在一起，放在卷内文件的最前面。

第十六条卷内文件的加工

1.永久归档的案卷一般采取以单份文件为单位用白线（绳、带）装订（取掉卷内文件上的金属品），并在每份文件左上角加盖档号章，用黑色铅笔填写。

然后用统一格式的卷宗盛放。

科技档案和专门档案也可采取整卷装订的办法。

2.科技档案的图样材料折叠成四号图样大小，左面留出25mm装订线，图样标题栏应露在外面。

整卷装订时，左侧应加硬纸衬，用白绳（带）装订。

3.底图、底片、磁带、样品等统一编号，分别单独存放。

第十七条对排列好的文件，按逐份文件编写张号（整卷装订的按卷编张号），填写卷内文件目录、备考表、案卷封面。

案卷标题（保管单位名称）要力求全面、准确、精练，能反映出卷内文件的基本内容，即要避免笼统、抽象、滥用省略，又要避免烦琐、拉杂、堆砌，并用毛笔或钢笔（碳素墨水）正楷书写在案卷封面上。

第十八条档案的立卷归档制度

1.酒店形成的文件、资料（含底稿）上下级机关的来稿，办理完毕后，由档案室档案员负责进行立卷、归档。

2.每年度的文书立卷工作，由档案员在平时立卷的基础上负责组织和完成；科技、专门档案的立卷由各部门兼职档案员负责完成。

3.立卷工作要根据分类大纲进行分类，并按照有关立卷工作的原则、方法和要求进行整理，确保案卷的质量。

4.当年的文书、科技、专门档案的立卷工作，要在第二年的六月底以前完成。

5.及时督促有关业务部门上交立好卷的科技、专门档案至保密档案室。

每年上交一次，今年交上年。

第十九条酒店档案部门要对酒店文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

第二十条档案管理

酒店要建立健全管理制度，把档案工作纳入酒店的发展规划和目标管理；建立由主管领导兼任档案室主任的领导体制，配备专职档案员。

主管领导负责解决酒店档案工作的重大问题和制订工作计划，且组织检查落实，档案员负责日常业务工作。

第二十一条档案分类

1.档案分类原则。

酒店档案分类要体现集中统一管理原则，以酒店全部档案为对象，依据企业职能，结合酒店档案的内容、特点及其形成规律，保持档案信息之间有有机联系，便于科学管理与开发利用。

2.酒店档案应首先区分不同保管期限，然后统一将其分为文书、科技、专门档案三大门类。

各门类下根据不同情况，设分类和属类。

文书档案采取按年度（时期）分类；类下根据文件材料的多少，采取按组织机构（问题）设属类或不设属类（即直接组卷）。

科技档案一般按产品生产、设备仪器、技术管理、科学研究、基本建设等进行二级分类；类下可视不同情况，分别采用按型号、课题、项目或专业性质、时间、问题、组织机构、文件名称等设属类。

专门档案按经营销售、财务管理、劳动工资、保卫案件、党纪案件等进行二级分类；类下根据文件材料的多少，分别按时间、机构、问题分设属类或不设属类。

3.录音、录像、照片等声像档案和实物（奖状、奖杯、锦旗、赠品等）一般不单独分类，但应单独保管。

具体可在全宗介绍或文件目录中注明其存放位置，以保持其文字材料的联系。

个别与卷内文件联系密切而又整理在一起的照片，可随文件保管，不必抽出单独存放。

第二十二条酒店档案要编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位（卷内文件）目录及其它必要的检索工具。

第二十三条档案保管

1.酒店档案部门要建立保密、安全、保管、借阅等制度，并严格执行。

2.档案部门接收档案时必须认真验收，并办理交接手续。

3.存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

一般应由左至右，从上到下排列。

4.底图除修改、送晒外，不得外借。

修改后的底图主库，要认真检查其修改、补充情况。

底图存放以平放为宜。

5.缩微胶片、照片、磁带等要用特制的密封盒和影集等存放，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

缩微母片和拷贝片应分别存放。

6.要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。

对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。

库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

7.保存档案必须有专门的档案库房。

一般应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温、防紫外光的设施和能力。

库房温度一般应控制在18—24°C，相对湿度保持在65%左右。

第二十四条图纸的修改、补充

1.修改已归档的图纸要经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

必须注意对档案的正副本、底图和蓝图、样板和样品同时修改。

2.修改内容较小时，可直接在图上“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改上标注“修改标记”。

3.修改内容较多时，应别出新图代替，原来图纸作废。

新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图纸图号。

作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

4.整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。

原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

5.文字材料的修改一般可将修改部分另行打印，附在原件的后面。

第二十五条档案鉴定

1.根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。

确定保管期限的基本原则是：

（1）对酒店有长远利用价值的档案应永久保存；

（2）对酒店在一定时间内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

2.鉴定工作要由领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。

每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

3.鉴定工作应定期进行，具体由酒店根据实际需要确定。

4.鉴定中发现档案不准确、不完整时，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

第二十六条经鉴定确认已失去保存价值的档案，要编造档案销毁清册，报请主管档案工作的负责人批准后销毁。

销毁档案时要注意以下几点：

1.档案销毁清册未批准前，应将待销毁的档案妥善地单独保存起来，以备审查。

2.销毁档案时，要有两人监销。

档案销毁后，监销人应在清册上注明“已销毁”字样和销毁日期并签名盖章。

3.在鉴定工作经验不足的情况下，为防止错销，也可将已批准销毁的档案暂存一个时期，待确认已无保存价值时再销毁。

第二十七条档案统计

1.档案统计的基本原则是：

实事求是，数据准确可靠。

2.档案部门应建立登记统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等情况进行定期统计。

3.档案室要建立案卷收进、移出登记簿和调借档案登记簿，及时登记、统计，做到心中有数。

4.档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计等。

第二十八条酒店档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

凡利用档案的部门与个人，不能泄露机密档案内容。

必须爱护档案，不得遗失、涂改、勾划、批注、剪裁、拆散、损坏或转借。

第二十九条凡借阅档案的部门和个人，都必须履行借阅手续。

因工作需要复制一般性档案，由部门领导批准；机密、绝密的档案材料，原则上不准复制，并在档案室内查阅，不予外借，如需外借，应经酒店领导批准，借出的档案要规定期限，一般不得超过10天。

外单位查阅档案，须持该单位的正式介绍信，并经部门领导批准。