公文写作的误区.docx

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公文写作的误区

公文写作的误区

作者：

德布

单位：

**************

【摘要】在党政机关公文写作中，一些作者经常会陷入文字运用中的误区和语言表达的误区，这些误区主要体现在不恰当的使用关联词语、不正确的使用一些相近词汇、错误的使用标点符号、不清楚阿拉伯数字与汉字的混合使用方式、年月日落款的不规范使用以及在书面语中滥用方言、滥用口语、滥用俗语俚语、滥用外来语、滥用缩略语、误用文言文。

这些误区严重的影响了公文的庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范的形象。

造成这些误区的主要原因是：

一些作者由于没有弄清楚公文的写作特点、文学功底不够扎实、急于求成没有对词句反复推敲，还有一些作者受到平时语言环境和口语的影响，在书面语中滥用口语，更有部分作者在写作时刻意的追求华美、韵味，使得公文失去了其简朴、庄重的特点。

本文对当前公文写作中的种种误区从理论与实践的结合上进行剖析,提出克服语病,写好公文应“多阅读、多研究，勤查阅、勤记录，实事求是，反复推敲、认真修改”，以便更充分地发挥公文的作用。

【关键词】公文写作误区原因改进办法

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

这使得公文具有法定的权威性、行政的制约性、明确的时效性，在文字上，要求其严谨、准确；在语言运用上要求其庄重、调理清晰、简明并且平实。

在实际的工作中，有些作者在日常写作中，不够细致。

还有些作者没有掌握公文语音的特点和要求，在公文写作中陷入了误区。

一、公文写作中的误区

常见的误区主要是文字运用中的误区和语言表述中的误区。

（一）文字运用中的误区

1.错误的使用关联词语

主要有关联词语的残缺、误用、滥用、搭配不当和关联词语的错位。

关联词语是复句的重要组成部分，它可以清晰地显示分句之间的意义关系和语法关系，使语意表达得严密而有条理，错误的使用关联词语，严重的影响了公文写作的准确性。

例如：

①虽然我们的工作还赶不上先进单位，我们还是要尽自己的最大努力干出好成绩来。

②我们在各项工作中，首先要有勤奋苦干的精神，然后要有科学运用的头脑，发扬科学工作的精神。

③尽管任务多么艰巨，我们也要按时完成。

④不管任务十分艰巨，但我们也要按时完成。

⑤会时，作报告的人一方面要注意语言简洁、内容生动、有吸引力；另一方面听报告的人也要自觉遵守会场纪律，不要闹闹哄哄、进进出出。

例句①中的第二分句前应填上“但”或者“但是”，与第一分句中的“虽然”构成转折关系。

例句②中第一分句与第二、三分句之间不是承接关系，而是并列关系，因此应该把“首先……然后……”改为“既……又……”。

例句③和例句④属于关联词语的搭配错误用法，关联词语在日常使用已经形成了固定的搭配方式，如“尽管……但是……”、“如果……就……”、……等等，这两个句子中的管理词语搭配错误，使得句子的意思令人费解。

将③、④中的关联词语对调，改为：

“不管任务多么艰巨，我们也要按时完成。

尽管任务十分艰巨，但我们也要按时完成。

”这样句子就通畅了。

例句⑤中后面的分句和前面的分句并不是一个主语，所以“一方面”应该放在“作报告的人”前。

2.一些词语的错误使用

常见的使用错误的词语有“做与作”、“需要与须要”、“必须、应当与必需”、“涉及与涉及到”。

3.一些符号的使用误区

在这里我只谈谈公文写作中常见的一些标点符号的错误用法，平时写作中的那些错误的标点符号的使用情况，如：

逗号，分号，句号的使用方法，我个人认为属于写作中的常识问题。

在公文中较为常见的不恰当的标点符号用法主要有：

3.1.书名号使用中的误区

某某某镇接到一份文件，题目是《转发〈关于转发内蒙古自治区《关于……的决定》的通知〉的通知》。

一般情况下，书名号在套用的时候，我们只使用两层，像上例的这种情况比较少见，当作者遇到类似《关于转发内蒙古自治区《关于……的决定》的通知》这类文件的时候，很容易写成《转发〈关于转发内蒙古自治区〈关于……的决定〉的通知〉的通知》。

因此建议在实际的使用中，应当尽量避免三层或更多层的引号、书名号的用法，层次多了，读者不容易分清楚。

3.2.用日月简称给事件命名的误区

用汉字书写的表示事件、节日和其他意义的日月简称，为了避免月份与日期的混淆不清，涉及一月、十一月、十二月，应当用间隔号将表示月日的数字隔开，并外加引号，以避免歧义。

涉及其他月份时，不用间隔号。

例如：

“一·二八”“一二·九”“九一八”。

一般情况下只需要给日月的简称加引号即可，如：

“一二·九”运动。

如果是为了突出和强调事件，也可以都加上，如：

“一二·九运动”。

还有部分事件因知名度较高，日月简称就不需要加引号了，例如：

“五一劳动节、十一国庆节”中的数字不用加引号。

日月简称也可以用阿拉伯数字表示，与汉字不同的是，用阿拉伯数字表示时，需要在用间隔号将日月分开。

例如：

“9·11”“3·15”。

这种用法不适用于传统节日。

4.阿拉伯数字与汉字的混合使用中的误区

我发现在各单位的公文中，经常有阿拉伯数字与汉字不规范的使用情况。

例如：

将“2012年”写成“一二年”或“12年”。

年份一般是不用缩写的。

具体的数字用法，在《中华人民共和国国家标准：

出版物上数字用法的规定》中已经做了详细的规定。

这里我将常出现的几处误区简单的举例指出：

物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。

例：

8736.80㎞（8736.80千米）600g（600克）100㎏~150㎏（100千克~150千克）12.5㎡（12.5平方米）外形尺寸是400㎜*200㎜*300㎜（400毫米*200毫米*300毫米）34℃~39℃（34摄氏度~39摄氏度）。

非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。

例：

21.35元，45.6万元，48岁，11个月，1480人，4.6万册，600幅，550名。

整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，使得局部与整体上的一致。

例1：

一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了十遍、五个百分点；例2：

截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1516人。

数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。

例：

我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人；1990年人口普查人数为11亿3368万2501人。

相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。

例：

二三米，一两个小时，三五天，三四个月，十三四吨。

时、分、秒可以用阿拉伯数字和汉字表示。

例如：

3点37分、14点40分28秒。

也可以用阿拉伯数字表示，并用冒号分隔时、分、秒。

运用这一格式时须注意采用24小时计时制，例如：

04:

00、15:

40。

其中的冒号要规范书写，不能标在中间，要标在下方。

5.年月日落款的不规范使用

这条本应该归属上文第三条的，但是我发现，上至国家各部委下至各级行政机关、企事业单位，公文不规范的年月日的落款已普遍使用。

比如：

像“二0一三年*月*日”或“二〇一三年*月*日”这样的落款，还有将“零”用英文字母“O”表示的。

这样的落款随处可见。

“零一二三四五六七八九”属于汉字的数字写法，而“0123456789”这是阿拉伯的数字写法，“OPQRST”这是大写的英文字母的写法。

“二0一三年*月*日”和“二〇一三年*月*日”这样的落款错在将数字与汉字、英文字母与汉字混淆使用。

至于“〇”这个字在字典中是可以查到的，因为在手写中，这个字容易和“0”和“O”混淆，所以不常用。

在如今电脑普及的时代，“〇”这个字可以不可以使用，需要有关部门规定。

在《中华人民共和国国家标准：

出版物上数字用法的规定》中提到，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字，遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持统一。

重排古籍、出版文学书刊等，仍依照传统体例。

那就是说一般使用正确的年月日落款应是：

“2013年*月*日”的。

但为了使公文显的庄重，数字运用上的统一，也可以用汉字表示，那也只能是用“二零一三年*月*日”的写法，但“二0一三年”汉字和阿拉伯数字混用或者“二O一二年”汉字和英文字母混用的写法是肯定不能算对的。

之所以将落款单独的从数字和汉字的混合使用中拿出来谈，是因为公文的写作更应该注重细节，规范使用汉字。

从细节着手，从点滴做起。

（二）语言表述中的误区

公文语言，有其独特的特点，可以说是一种循规蹈矩的语言。

在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。

在公文写作中，每一种体式在写作中都有固定的套路，一些固定的模式化语句和语词经常被沿用的现象比较常见，可以说公文的体式就是模式化的，沿用这些固定模式化的语句，方便、简洁、有效。

如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，从古至今一直沿用。

但有些作者在写作时故意标新立异，反而使得公文不伦不类。

1.公文中口语化倾向

从古至今，书面是公文的唯一形式，不仅当时是“明文”规定，“明令”执行的，事后还要归入档案，以备查考。

使用规范的书面语，也是公文风格庄重典雅的因素之一。

书面语是在口语基础上提炼加工的结果，相比之下，书面语系统、规整、精密，含义明确，文理通顺，口语就显得零乱、驳杂、粗疏，含义模糊，甚至有的文理不通。

公文中口语化倾向主要包括以下几个方面：

滥用方言。

如鄂尔多斯地区有把“别人”写成“人家”。

例⑥：

靠南边的三栋楼把后面的楼房倚的，阳婆照不到了。

滥用口语。

例⑦：

“今年的错误要纠正，去年的也不要放过。

今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。

”

滥用俗语俚语。

例⑧：

有一份批复，文中肯定下级机关增设便民信箱举措时，竟借用这句电影台词：

“高，实在是高”。

滥用外来语。

对一些已通用的外来语，如拖拉机、俱乐部、爱滋病等当然可以适当使用，而对未经规范化处理的外来语，还有网络上流行的一些语言，如“的哥”、“灌水”等词语，原则上不能搬上公文。

这些词语，不仅与公文语言规范庄重不符，而且与明晰、朴实的要求相悖。

滥用缩略语。

对一些尚未约定俗成的缩略语，在公文写作中应慎用，避免发生歧义。

如：

在一份函中写着商购“黄白芝麻”品种，这里是指黄色和白色的两种芝麻，还是指黄白相间的一种芝麻，只有发函者知道了。

类似这样的缩略或简称，原则上应先用全称或作补充说明；而在规范性公文写作中，一般不宜使用。

2.误用文言文

如：

鉴于土地已被强占,多次交涉没有结果。

我部张副部长亲自莅临开工典礼,表示祝贺。

前程如何，令人担忧。

“鉴于”是说觉察到,考虑到,常常用于因果复句的前一分句,这里没有因果关系,不应使用“鉴于”；“莅临”表示来临,用于所尊敬的人（贵宾、领导）,是从接受的角度说的，这里表示发出动作，使用“莅临”显然不够妥当。

“前程”是指前面的路程，比喻未来在功业上的成就。

大多用于积极意义，例如：

远大前程、美好前程等等。

这里是说将来可能出现很糟的情况,使用“前程”就很不恰当。

二、公文写作产生误区的原因

（一）文字运用误区产生的原因

1.不注意炼词炼意，缺乏过硬的文字功夫

1.1.不明词义内涵

如：

上文提到的“做与作”、“需要与须要”、“必须、应当与必需”、“涉及与涉及到”这四组常用错的词语，是典型的不明词义内涵造成。

“做”和“作”在有些意义上是相通的，按照使用习惯有所分工，在汉字中，“作”字出现很早，“做”字出现较晚，开始凡写“做”的地方都可写“作”，现在已有分工，不能混用。

习惯上，制作或活动涉及的对象是具体的，一般用“做”；抽象一点的或书面