行政管理制度.docx

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行政管理制度

企业管理制度

编号LYJS/GLZD/XZ-001

制度名称行政管理制度

修订日期2003年6月5日

解释部门总经理办公室

行政管理制度目录

一、档案管理办法

二、接待管理办法

三、文件编号规定

四、印信管理办法

五、附表

行政管理制度

一、档案管理办法

第一章总则

第一条按照国家档案法和档案工作条例等有关规定，根据本公司的实际情况和QB／lyjs.zlcx.05.01《文件记录控制程序》的规定，特制定本办法。

第二条本办法适用于本公司所有档案的管理。

第二章档案概念与范围的界定

第三条文件与资料分类、立卷，入库保存后即成“档案”。

第四条文件的范围：

文件分内部文件和外部文件，具体范围如下：

1、内部文件：

公司自制文件；公司机关部门及各项目部所制发的文件。

2、外来文件：

党政军群团来文；行业管理部门来文；顾客、监理、设计方来文；其他方面来文。

第五条资料的范围：

1、各项工作及会议记录；

2、各种质量、环境、职业健康安全记录；

3、各种有使用及保存价值的材料（包括内部的与外来的文字资料和图片、照片、录音、录像、磁盘、光盘、拷贝等）；

4、各种信函（包括发出的与收到的）；

5、各种与公司业务有关的，有使用保存价值的书、报、刊以及工具书、简报等。

6、各种庆典和各类活动的计划实施方案和音像资料、图片等。

7、各职能部门在日常管理工作中形成的文件资料，如财务报表、账册等。

第三章档案的立卷范围

第六条文件和资料形成或接收以后，确定立卷范围以做好归档立卷工作。

按立卷范围可分文书档案和技术档案。

第七条文书档案的立卷范围：

1、本公司必须贯彻执行的上级来文。

2、反映本公司主要工作活动和基本情况，保证各项工作顺利进行所形成的各类管理文件和资料。

3、本公司收到的下级单位的各类来文。

4、与本公司业务有关的同级或非隶属单位来文。

第八条技术档案的立卷范围：

公司在施工生产等活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，以及在一系列质量活动中所留下的记录（表式表格等）。

第四章档案的保管期限

第九条档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，长期为十六年至五十年（含五十年），五十年以上为永久，短期为十五年以下（含十五年）。

第十条档案保管期限的原则：

1、凡是记述和反映本公司主要质量职能活动和基本历史面貌的，在生产、经营等各项工作、活动中形成的文字资料，对国家、行业、企业有长远利用和保存价值的，应定为永久保管。

2、凡是公司在生产、经营等各项活动中形成的文件资料，对本企业在较长的时间内具有利用价值的，应定为长期保管。

3、凡是公司在生产、经营等各项活动中形成的文件资料，对本公司在短期内具有利用价值的，应定为短期保管。

第十一条确定档案的保管期限，要从公司实际情况和长远利益出发，并以保存公司制定的文件资料为重点。

第十二条档案保管期限的计算方法，应该从次年的一月一日算起。

第十三条文书档案（管理文件和资料）的保管期限见附件。

第十四条技术档案（技术文件和资料）的保管期限见附件。

第五章档案的库房管理

第十五条档案必须有专用库房，并存放在专用的箱柜内，由专人管理。

第十六条切实加强库房管理，确保档案安全，最大限度地延长档案寿命。

第十七条接收和装订好的档案应及时入库保管；借出的档案应按时收回，收回后应及时入库放回原处。

第十八条档案库房内严禁吸烟，不得存放易燃易爆杂乱物品。

第十九条安全使用电器设备，下班前应关闭各种电气用具、检查门窗，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉。

第二十条库房要经常做好防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染等“六防”安全保护措施。

第二十一条档案库房内应尽量保持相对的温湿度，以确保档案保管期限。

第二十二条具有永久和长期保存价值的档案，要作定期检查，发现破损或字迹模糊，要及时修补和复制。

第二十三条非档案人员，未许可，不得进入库房。

第二十四条档案库房管理员必须严密保管档案箱、橱的钥匙，学会使用消防用具。

对保管的档案要经常进行检查，发现问题，随时汇报，查明原因，及时解决。

第二十五条档案管理人员调动工作时，须在离岗前，办理好交接手续。

第六章档案的借阅

第二十六条借阅档案需经申请并经批准，批准手续参照《文件记录控制程序》办理。

第二十七条借阅档案要保证案卷完整，保持案卷的清洁整齐，不得随意涂改、拆卷、撕毁、损坏或做记号。

第二十八条质量记录等重要的、保密性强的档案，只准在档案室或由档案员指定场所阅看，不得外拿。

第二十九条借阅者未经批准，不得私自复印和转借。

第七章档案的鉴定

第三十条档案鉴定，主要是根据档案的现实和历史价值，根据价值的大小和使用时效确定保管期限，对失去价值的档案及时进行销毁。

第三十一条鉴定工作的组织：

1、档案鉴定工作应成立鉴定工作小组，由负责档案工作的领导、档案工作人员和相关部门人员组成。

2、日常鉴定工作由档案部门负责进行，在鉴定到某一部门的档案时，应邀请相关部门派人参加。

第三十二条鉴定办法

1、以案卷上写明的保管期限或年限为依据，审阅、鉴别档案内容，确定档案的存毁。

2、“鉴定意见”由档案管理员提出，在《档案签定表》上填写并说明理由，初定存毁或保管期限。

3、在档案管理员初鉴的基础上，集体审查，分析比较，听取鉴定人对有关问题的说明，形成集体意见，并由鉴定小组负责填写鉴定小组意见。

第三十三条鉴定后的处理

1、经过鉴定，对确定不需要继续保存的档案，必须由档案管理员编制清册和提出处理申请。

2、销毁档案由鉴定小组在《档案鉴定表》上填写意见，明确销毁。

3、销毁档案时，要严格手续，明确销毁人和监销人，必需要三人以上监销。

销毁后，在《档案销毁清单》上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期，并签名盖章，销毁清册永久保存。

4、为了保守秘密，对批准销毁的档案，如果数量较大应送到指定的造纸厂打成纸浆，不准出卖给废品收购站或留作它用。

5、因档案销毁，导致案卷发生变动时，应及时做好善后处理。

第八章附则

第三十四条本办法解释属于总经理办公室。

附件：

一、关于文件起草、收发和阅办的规定

二、文书档案（管理文件和资料）的保管期限

三、工程档案（技术文件和资料）的保管期限

附件一

关于文件起草、收发和阅办的规定

一、文件的草签：

1、以公司名义发出的全局性、行政性的重要文件由总经理办公室（以下简称“总办”）负责起草，办公室领导核稿，总经理签发。

2、以公司名义发出的业务性文件，由该项业务的主管部门负责起草，总办核稿，公司分管领导（必要时应由总经理）签发。

3、以业务部门名义（例工程部、经营部等）发出的文件，一律由业务部门起草和核稿，部门主管或公司分管领导签发，发文当天应分送总办阅知和档案室存档。

4、以总办名义发出的文件，由总办负责起草，有关人员核稿，办公室领导签发。

5、以项目部名义发出的文件，由项目部起草，有关人员核稿，项目经理或主管领导签发。

二、文件的收发：

收文：

1、凡寄公司和总办的文件（包括信函，下同）等一律由总办专人拆阅、登记，并按规定程序传递批阅。

2、凡寄公司各业务部门的文件由总办专收人员转送接收部门拆阅、登记和办理。

3、凡寄私人（含公司领导）的信函，交由个人拆阅。

单位或个人寄公司领导的函件，经领导授权也可由专收人员拆转。

4、凡寄项目部（或交项目部）的文件、信函，由项目部文秘人员拆阅。

发文：

1、公司制发的文件由总办专人寄发。

2、公司各部门制发的文件原则上由各部门自行寄发。

三、文件的传递：

1、文件传递批阅程序：

来文专人拆封登记后，先交负责人阅，并根据批示传递轮阅。

公司收文先交办公室主任阅后，呈总经理，根据总经理批示传递轮阅。

2、文件传递运行和办理结束后，必须及时交还，不得拖延和私藏。

3、项目部文秘人员将收到的文件、资料拆封编号登记后，先请项目经理阅示，然后根据阅示意见进行传递，传递结束后，及时交由文秘人员保管。

四、文件的办理：

1、文件经领导轮阅后，应明确指定主管部门和主管人员负责，认真及时办理，不得延误。

2、办理完毕后，应将结果及时报告主管领导，重大事件的办理结果还应报告总经理。

附件二

文书档案（管理文件和资料）的保管期限

一、永久保管

1、公司领导班子重要会议记录

2、年度工作总结、计划、规划

3、贯彻上级决定、指示形成的文件或本公司颁发的决定、规定、通知、通报（重要的）

4、启用印章印模通知

5、公司大事记、机构建制

6、公司荣获各类荣誉材料及上报材料

7、全国质量管理奖评审材料

8、获省以上优质工程评比材料

9、干部调动、任免、招聘的请求、批复、决定、通知

10、管理评审资料

11、党委会、办公会、职代会、党代会会议形成的重要文件

二、长期保管

1、公司领导大会重要发言稿、典型交流发言稿等

2、公司颁发的规章制度、各部门职责范围

3、公司重大活动形成的照片、录音、录像等

4、申请登记工商行政管理的资料和材料

5、上级机关对计划工作的指示、规定、通知等文件

6、技术职称评定、奖惩、考核等材料

7、上级机关关于企业机构设置的决定、通知、批复及本公司的请示

8、上级及公司对行政工作批示、规定、决定和通知。

三、短期保管

1、有关竞赛、评比资料

2、干部名册、大中专毕业生分配名单

3、各类合同、协议书（除工程承发包合同、协议书）

4、公司通讯

5、贯彻上级决定、指示形成的文件或本公司颁发的决定、规定、通知（一般的）

6、重要业务会议记录

附件三

工程档案（技术文件和资料）的保管期限

一、土建

1、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久

2、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期

3、建筑材料试验报告长期

4、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批短期

5、工程定位测量、地质勘察短期

6、土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图长期

7、施工记录、日记、大事记短期

8、隐蔽工程验收记录长期

9、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录事故处理报告长期

10、分项、分部、单位工程质量检查、评定长期

11、交工验收记录证明长期

12、竣工报告、竣工验收报告长期

13、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工

安全措施、施工工艺长期

14、施工总结、技术总结长期

二、设备及管线安装

1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期

2、施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施长期

3、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批短期

4、焊接试验记录、报告、施工、检验、探伤操作记录短期

5、隐蔽工程检查验收记录长期

6、强度、密闭性试验报告短期

7、设施调试记录短期

8、施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期

9、系统调试、试验记录短期

10、管线清洗、通水、消毒记录短期

11、管线标高、位置、坡度测量记录长期

12、中间交工验收记录证明、工程质量评定长期

13、竣工报告、竣工验收报告长期

三、电气仪表安装

1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期

2、施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施长期

3、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批短期

4、调试、整定记录长期

5、性能测试和校核长期

6、施工安装记录、质量检查评定事故处理报告长期

7、操作、联动试验短期

8、电气装置交接记录短期

9、中间交工验收记录、工程质量评定长期

10、竣工报告、竣工验收报告长期

注：

长期保管的工程技术档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

四、其它质量记录

其它质量记录（即程序文件和管理制度中的附表所形成的记录）的保管期限为四年。

二、接待管理办法

第一章总则

第一条接待工作是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使其规范有序，统一公司形象，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于全公司各部门、各分公司（办事处）。

第二章接待范围

第三条本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各分公司（办事处）、项目部经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同考察参观等方面的安排和工作。

第四条接待的对象分为内宾和外宾。

第三章接待部门

第五条各部门负责本部门的接待，办公室负责公司级的接待及对各部门接待提供服务性工作。

第六条遇到重大接待工作和活动，可由公司领导协调若干部门共同做好此项工作，有关部门应主动积极配合。

第四章接待原则

第七条接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而去。

1、平等原则。

对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。

一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

2、对口原则。

各职能部门对口接待。

综合性接待时各部门应予以协调，具体事务由对口部门负责。

3、节约原则。

招待来宾不铺张浪费，不重复宴请，主方人数一般不多于宾客人数。

4、周到原则。

接待程序应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

5、保密原则。

向来宾介绍情况，注意保守公司秘密、国家机密。

重要会议有记录。

巧妙回避不宜回答的问题。

第八条接待规格的确定。

1、高规格接待。

适用于上级部门重要领导、其他企事业单位重要领导洽商重要事宜等情况。

2、对等接待。

适用于上级机关、其它企事业单位一般领导接待活动。

3、一般性接待。

适用于经常性业务往来。

第五章接待礼仪

第九条接待的礼仪规范：

1、见面。

原则为主动、热情、礼貌。

（1）主动起迎，问明来意，交换名片。

（2）根据来宾来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；

（3）如因工作忙难以抽身时，应向客人说明，暂请他人代接或另商时间；切忌让客人久候而无人过问。

（4）客户如提出与领导或他人交谈，应随机联络，妥善处理，征得同意后，将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

2、引见。

（1）引见顺序：

A、按职务高低，依次介绍一行来客；

B、职务相同，先介绍年纪大的。

（2）领导与来宾见面后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

3、行路。

（1）陪同客人行路，请客人行于自己右前方。

（2）乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先；

（3）主陪人员，应并排在客人左边。

4、其他。

（1）穿着不得过于随便，应衣着整洁，有风度；

（2）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残疾人士；

（3）尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节；

（4）因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

第六章接待内容和程序

第十条接待内宾。

1、了解情况。

弄清来宾的基本情况：

单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘座乘座交通工具及车次或航班。

2、布置接待。

提出接待意见：

接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。

3、迎接安排。

根据来宾身份、人数、性别、预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点；如需派人派车迎接，应尽早了解抵达时间、地点、人数及用车要求。

4、看望、商议日程。

来宾入住后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

5、领导会见。

按接待规格和礼节，有关领导去住处看望，接待人员应安排会见地点、时间，做好组织工作。

6、活动组织。

按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。

7、送别。

根据客人要求，预订车、船、机票；结算相关帐目。

根据情况，派人派车送至车站、码头或机场。

8、小结。

每次较大规模、较高规格接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

第十一条接待外宾。

接待内容与程序基本相同，但应安排陪同翻译人员。

第十二条其它事项。

1、会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前一天通知对方。

2、我方人员应提前到达，并在门口迎接。

3、对会见会谈场所、座位事先精心安排，留足座位。

双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，接待外宾，桌上放置中外文座位卡。

4、会见座位的安排按国际惯例。

5、如有合影，事先安排摄影人员。

合影一般由双方主谈人居中，按礼宾次序排列。

6、就餐：

（1）有宴会（午餐、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作餐，必要时安排有关人员陪同共进早餐、夜宵。

（2）举办何种宴会活动，根据来宾身份活动性质、经费预算等因素确定。

7、文艺晚会：

根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位。

8、参观游览：

根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对的游览项目，安排身份相当的陪同人员。

第七章接待标准

第十三条用餐标准

招待对象

标准

陪同人员

审批权限

重要官员、客户

不限

公司领导等

公司领导

较重要官员、客户

50—120元/人餐

公司领导等

公司领导

地方一般干部、外单位来人

25—100元/人餐

部门主管

部门主管

公司分支机构来人

4—30元/人餐

对口部门

部门主管

常客

员工标准

对口部门

部门主管

第十四条住宿安排

招待对象

标准

审批权限

重要官员、客户

不限

公司领导

较重要官员、客户

200—350元/人间

公司领导

地方一般干部、外单位来人

100—300元/人间

部门主管

公司分支机构来人

30—250元/人间

部门主管

常客

员工标准

部门主管

如因客房紧张，超出住宿标准，由办公室主管批准。

第八章附则

第十五条涉及重大接待活动，需办公室会同有关部门协调执行。

第十六条本办法由办公室负责解释、补充。

三、文件编号规定

第一章总则

第一条为保证文件管理规范化，文件均应进行编号标识。

第二条本规定适用于公司所有的文件、制度、职责及其表式。

第二章一般文件的标识与编号

第三条外来文件均遵照原编号与标识。

第四条内部文件及转发上级有关部门文件，发文编号统一为：

龙元建设（XXXX）第XXX号。

举例：

龙元建设（1999）第010号

表示：

龙元建设集团股份有限公司1999年颁发的第10号文件。

第五条公司内部党、工、团、妇等文件，发文编号依次为：

龙元建设党字（XXXX）第（XXX）号、龙元建设工字（XXXX）第（XXX）号、龙元建设团字（XXXX）第（XXX）号、龙元建设妇字（XXXX）第（XXX）号。

举例：

龙元建设党字（2002）第1号

表示：

龙元建设集团股份有限公司党委2002年颁发的第1个文件。

第六条公司各职能部门文件，编号为龙元建设XX（XXXX）第（XXX）号，其中“龙元建设”后的“XX”表示各职能部门简称。

各部门简称统一如下：

办公室为“办”、经营部为“经”、工程部为“工”、财务部为“财”、材料部为“材”；分公司在“分”前加所在省市的简称，办事处在“办”前加所在省市的简称，专业分公司在“分”前加专业的简称二个字，特殊的如上海第一分公司以“沪一分”作为简称。

举例一：

龙元建设技（2002）第02号

表示：

龙元建设集团股份有限公司技术科2002年颁发的第2个文件。

举例二：

龙元建设杭分（2002）第03号

表示：

龙元建设集团股份有限公司杭州分公司2002年颁发的第3个文件。

第三章质量、环境、职业健康安全管理体系文件的标识方法

第七条名称代号的表示方法一般按中文音序拼合而成（特殊名称代号使用国际国内通用的代号），主要名称代号列举如下：

A、QB—企业标准；

B、LYJS—龙元建设集团股份有限公司；

C、ZLSC—质量手册；

D、CX—程序文件；

E、WI—作业指导书；

F、WI（GF）—作业指导书（工法）；

G、GLZD—管理制度；

H、GWZZ—岗位职责。

第八条质量管理体系中的某个条款用阿拉伯数字表示。

例如：

QB/LYJS。

ZLCX.4.2.3.01表示：

企业标准/龙元建设集团股份有限公司.质量体系4.2.3条款中的第1个程序文件，以此类推。

第九条文件版本号的表示方法

用第1版、第2版、第3版……表示版本，也可用A、B、C……表示版本，即A表示第1版，B表示第2版……版本号可在封面标识，并可在每页中与0，1，2……组合表示该页的修改状态。

第十条各种文件编号的排列格式（表示法）

1、质量手册

格式：

QB/LYJS.ZLSC—X—XXXX

表示：

企业标准/龙元建设集团股份有限公司.质量手册—第X版—XXXX年编制。

2、程序文件

格式：

QB/LYJS.CX

举例：

QB/LYJS.CX4.2.3.01

表示：

企业标准/龙元建设集团股份有限公司.质量体系4.2.3条款中的第1个程序文件。

3、作业指导书

格式：

LYJS/WI

举例：

LYJS/WI7.5.1-2-2002

表示：

龙元建设集团股份有限公司/质量体系7.5.1条款的第2个作业指导书—2002年编制。

4、作业指导书（工法）

格式：

LYJS/WI（GF）—

举例：

LYJS/WI（GF）—2—2002

表示：

龙元建设集团股份有限公司/作业指导书（工法）中的第10个工法—1999年编制。

第十一条修改状态和页码的表示方法：

修改状态是指文件被修改页修改情况的标识，主要用于对《质量手册》和《程序文件》的控制。

在文件的每一页中用“第X版第X次修改”的形式表示。

第十二条这里指的页码是指对《质量手册》和《程序文件》页数的控制，在文件的每一页中用“第X页共X页”表示。

如“第5页共8页”表示该章节（程序）共8页，本页为第5页。

第十三条文件附表的标识方法：

凡公司编制的文件附表均应统一标识。

标识统一为文件代号加阿拉伯数字，特殊情况如程序文件附表用“QR”表示。

格式：

QR或QR

举例：

QR4.2.3.01—3表示：

质量管理体系4.2.3条款第一个程序文件中的第3个附表。

第十四条对国家、建设部、地方等上级主管部门统一编制的质量记录和规范（标准）均遵照原编号标识。

第四章受控文件补领与复印标识

第十五条补领的文件，其分发号仍沿用原分发号，但必须在分发号前加字母“B”，以示该文件属补发。

举例：

B-35

表示：

原分发号为35的部门补领的该文件。

第十六条复印受控文件，其复印件编号为：

“F”加本部门（岗位）的分发号以及该复印件的分发号。

举例：

F28—3

表示：

分发号为28部门复印该文件的第3份（亦即该复印件的分发号）。

第五章附则

第十七条本规定由办公室解释。

四、印信管理办法

第一章总则

第一条为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生