数据透视表教程3在数据透视表中排序.docx

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数据透视表教程3在数据透视表中排序

本课主题：

在数据透视表中排序

对于普通的Excel表格，是可以根据不同的数据类型进行升序和降序进行排序的。

一、排序的顺序

1、升序排序的顺序：

数字、文本、逻辑值、错误值、空白单元格。

2、降序排序的顺序：

错误值、逻辑值、文本、数字、空白单元格。

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空白单元格无论是升序还是降序都会排在最后。

升序和降序的顺序刚好相反。

3、单独文本排序：

符号、英文字母、中文排序顺序。

4、中文文本排序顺序则是按照拼音字母在英文字母顺序中的顺序进行排列。

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数据透视表与普通数据有十分相似的排序功能和完全相同的排序规则。

在普通数据表格中可

以实现的排序效果大多都可以应用于数据透视表。

二、排序的方式：

1、手工排序数据透视表

A、使用工具栏按钮排序：

先选中需排序的字段或字段下的单元格》单击升序或降序排列按钮。

如图1：

注意：

如果透视表中有分类汇总项，在进行排序时不能选中整个字段所有项目进行排序，只能选择字段中的单个项目进行排序，否则会出现错误提示。

如图2：

B、使用菜单命令排序：

先选中要排序的字段或字段下的单元格》单击菜单栏（数据）》排序》排序依据选择（升序或降序）》排序选（标题）》确定。

如图3、4：

利用手动排序也可对局部区域进行排序，局部排序的方法：

选中需排序的局部区域》单击菜单排序图标》选择升序或降序》确定

注意：

如果通过手动排序的数据透视表的数据源发生变动或更新，刷新透视表后并不会对发生变动和更新的数据进行排序，需要重新对数据透视表进行手动排序。

自动排序功能则没有此限制。

C、右键快捷菜单的顺序命令：

选中要进行排序的单元格》右键》顺序》选择移动方向即可。

如图5：

D、利用鼠标快速排序：

单击要移动的单元格》移动光标到单元格边缘》当光标变成十字形时按住左键不放》拖动单元格到新位置时松开左键。

2、自动排序数据透视表：

如果需要在数据透视表刷新的同时进行透视表自动的排序，就需要用到自动排序的功能。

A、双击字段名称设置自动排序：

双击要排序的字段》高级》自动排序选项选择（升序或降序）》选择使用字段》确定。

如图6：

B、利用数据透视表工具栏自动排序：

选中要排序的字段》单击数据透视表工具栏》排列并列出前10个》自动排序选项选择（升序或降序）》选择使用字段》确定。

如图7、8：

C、根据列字段数据顺序对行字段进行排序：

通过学业总评分对学员名单进行排序》双击学员名单字段》高级》自动排序选择（降序）》使用字段选择（学业总评分）》确定。

如图9：

D、关闭自动排序：

双击相应的数据透视表字段》高级》在自动排序选项中将（升序或降序）改为（手动）即可。

如图10：

3、按笔划顺序排序：

在默认情况下，中文字符的排序方式是按照字符的拼音首字母在英文字母中的顺序进行排序的，在首字母相同的情况下，依次比较第二个，以此类推。

笔划排列的次序是按照字符的笔画数进行排列，如果笔现数相同就按起笔顺序排列（横、竖、撇、捺、折），如果笔画和起笔都相同就按字型结构排序（先左右、后上下，最后整体字）

A、按笔划顺序纵向排序：

选中行字段任意单元格》单击菜单的（数据）》排序》排序依据选（降序）》排序选择（标题）》单击（选项）》方法选择（笔画排序）》确定。

如图11：

B、按笔划顺序横向排序：

选中列字段任意单元格》单击菜单的（数据）》排序》排序依据选（降序）》排序选择（标题）》单击（选项）》方法选择（笔画排序）》确定。

如图12：

4、自定义顺序排序：

Excel在排序功能在默认的情况下，仅仅包括数字的大小、英文、拼音字母顺序等等有限的规则来排序，但有时需要用某个特定的规则排序，可以通过自定义序列的方法创建特定的顺序，然后按照特定的顺序进行排序。

A、添加自定义序列的方法：

单击菜单》工具》选项》自定义序列》在序列里输入顺序（输入一个序列之后按回车再输入下一个，也可以从已有的表格中导入序列）如图13：

B、按自定义序列排序方法：

单击菜单栏（数据）》排序》排序依据选（升序或降序）》排序选择（标题）》单击选项》单击主关键字排序次序下拉按钮》选择自定义的序列》确定。

如图14：

5、应用排序进行数据分析：

利用数据透视表排序功能对数据进行综合分析

A、显示优秀学员的前10名候选人：

双击学员名单字段》高级》自动排序选择（降序）》使用字段选择（学业总评分）》自定义显示前10项选（打开）》显示选择（最大）》10或调整大小》使用字段选择（学业总评分）》确定。

如图15：

B、显示业绩最差的5名销售人员：

双击销售人员字段》高级》自动排序选项选择（升序）》自动显示前10名选择（打开）》显示选择（最小）》调整大小到5》使用字段选择（销售金额）》确定。

如果是要显示最好的5名销售人员将最小改成最大。

如图16：

C、显示数据透视表最小15%的数据：

选中透视表最右侧的单元格》单击菜单栏的数据》筛选》自动筛选》单击透视表销售金额下拉按钮》选择（前10个）》显示选择（最小）》15》将（项）改为（百分比）》确定。

如图17、18、19：

在设置自动筛选时也可以扩展到整个字段列表。

如果不是数据区就不能显示前10项，也可以选择自定义进行筛选。

要去掉自动筛选按钮先选中单元格》数据》筛选》再次单击（自动筛选）即可。

BIN_YANG168不愧为数据透视表的泰斗级人物，讲课时语调清楚，操作流畅。

听完这节课，我感觉收获很多，这节课主要讲解了对数据透视表的数据进行排序和筛选，在分析数据量很大的数据时排序和筛选功能很有用，所以下课之后我还得要认真地去巩固一下，多操练操练，就让我们在百万数据中尽情的排序和筛选吧！