电子文档归档管理规范.docx

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电子文档归档管理规范

Q/XF

杭州市幸福机电科技有限公司企业标准

Q/XF021A—2010

电子文件归档与管理规范

2010-03-31发布2010-05-01实施

杭州幸福机电科技有限公司

前言

本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T18894-2002《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：

电子文件归档与档案管理》起草。

本标准的附录A和附录B为规范性附录。

本标准由技术中心提出并归口。

本标准起草部门：

技术中心、综合办。

本标准主要起草人：

张洁裔、彭宇林。

本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。

第一章总则

第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。

第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。

第三条基本术语解释

（一）电子文件：

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：

指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

本规范具体指：

军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。

第二章   电子文件归档与管理体系 

第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。

第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。

第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。

归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。

具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

第九条 军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责组织项目组成员，按规定整理完善本阶段的电子文件，将阶段最终有效的电子文件移交档案室；民品项目在产品交付后，由项目设计人员负责将应归档的电子文件移交档案室。

军民品的售前技术方案可以在每月20号前进行月度汇总后，一次性移交档案室。

第十条 资料管理员每月25日前将当月电子文件归档汇总表上报技术中心负责人。

第三章   电子文件的真实性、完整性和有效性保证

第十一条 技术中心采取以下可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如设计者、起草者、校对者、审核者、审批者等）。

（二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、来文发文者、收文者、资料管理员、调用者等）。

（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。

（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

（五）电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定。

第四章   电子文件的收集与积累

第十二条收集与积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

若正式文件是纸质的，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。

（二）当事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动，同时应随时对电子文件进行备份。

（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

文字型电子文件以doc为形成文件的通用格式。

（四）对用扫描仪等设备获得的的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式jpeg。

（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

CAD图形文件以dwg为形成文件的通用格式。

三维图形的生成格式为PRO-E。

（六）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。

（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（八）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

（九）积累过程中电子文件的更改由设计者实施更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。

（十）积累过程中应每月备份一次，防止出现差错。

第十三条电子文件的登记

（一）电子文件在收集积累过程中，要及时登记。

对于需要多年才能完成的项目，要分段、积累。

归档电子文件积累登记表格式见附录A中表A1、表A2。

（二）电子文件的更改单应收集、积累、登记，并应在检索系统中体现出。

更改情况登记表格式见附录A中表A3。

（三）电子文件登记表应与电子文件同时保存。

（四）电子文件登记表应制成电子表格，并与电子文件一同归档保存，永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

（五）电子文件类别代码：

T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。

第五章电子文件的归档

第十四条归档要求

文件形成责任人应每月把经鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，由档案资料员按档案管理要求的格式将其存储到档案室（存档电脑、存档硬盘、档案柜中）。

第十五条鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

（二）归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《电子档案检查表》（见附录B的表B4）。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。

（三）电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。

应在电子文件目录上标注保管期限。

第十六条归档时间

（一）产品研制、工程设计的电子文件归档时间

产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束，产品定型、工程竣工后，由有关责任人进行系统整理，并在3个月内完成归档。

（二）科研课题的电子文件归档时间

科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。

（三）其他类目的电子文件归档时间

其他类目的电子文件归档时间按各类目纸质文件归档时间要求执行。

第十七条检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：

硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

第十八条归档

电子档案的归档，按照鉴定标识进行。

归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等技术因素。

（一）凡符合本规范第三条规定的电子文件，均应按规定完成归档。

（二）每月30日前，由资料员把当月已归档的电子文件，整理分类刻制成光盘，一式2套，一套（A盘）封存保管，一套（B盘）供查阅使用。

（三）本规范推荐采用的载体为只读光盘和硬磁盘。

不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（四）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明编号、名称、类别号、密级、存入日期等。

（五）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

（六）将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档。

（七）电子文件经整理后按项目填写“电子档案登记表”一式两份。

“电子档案登记表”格式及填写方法见附录B中表B1、表B2、表B4。

（八）电子档案的更改单应收集、积累、登记，并应在检索系统中体现出。

更改情况登记表格式见附录B中表B3。

（九）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的档案目录。

（十三陵）归档完毕，电子文件形成者应将归档前电子文件保存至少1年。

第六章电子档案的移交、接收与保管

第十九条移交、接收与保管要求

对归档电子档案，应按有关规定进行认真检验。

在检验合格后将其移交至档案室，由档案室集中保管。

第二十条移交、接收检验

（一）档案室在接收电子文件之前，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％时方可进行交接。

（二）检验项目如下：

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

（三）档案室应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。

对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

第二十一条移交手续

档案室验收合格，完成《电子档案检验表》（见附录B中表B4）的填写、签字、盖章环节。

检查表一式2份，一份交归档人，一份由档案室自存。

第二十二条保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a）归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层。

b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d）环境温度选定范围：

17℃～30℃；相对湿度选定范围：

35%～45%。

第二十三条有效性保证

（一）档案室每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

（二）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

（三）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。

原载体同时保留时间不少于4年。

第二十四条利用

（一）归档光盘不外借，只能以拷贝的形式提供利用，并应登记。

使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

（二）电子档案可在归档电脑上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。

（三）电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案。

同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。

第二十五条归档电子文件的鉴定销毁

（一）归档电子文件的鉴定销毁，参照公司文件销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

（二）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁。

不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十六条统计

　　档案保管部门应及时按月度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附录A

表A1电子文件积累登记表（封面）。

电子文件积累登记表

项目名称：

项目代号：

设计阶段：

负责人：

年月日

表A2电子文件目录（里页1）。

电子文件目录

序号

文件名称

代号（图号）

归档人

归档单号

日期

格式/软件版本

备注

表A3电子文件更改记录（里页2）。

电子文件更改记录

序号

更改日期

更改单号

更改者

电子文件名

备注

表B1电子档案登记表（封面）。

电子档案登记表

项目名称：

项目代号：

负责人：

归档日期：

年月日

表B2电子档案目录（里页1）。

电子档案目录

光盘编号：

序号

代号

题名

电子档案名

密级

保管期限

备注

表B3电子档案更改记录（里页2）。

电子档案更改记录

序号

更改日期

更改单号

更改者

电子文件名

备注

表B4电子档案检查表（里页3）。

电子档案检查表

项目代号

项目名称

文件名称

格式类别

软件环境

版本

项目情况及归档电子文件简要说明：

归档人：

电子文件检验情况：

填写实际检验的结果（主要检验电子文件与纸质版本是否相同；电子文件的完整性是否符合技术要求或公司程序文件要求；检验电子文件有效性等）。

检验工作主要由归档人协助档案资料员完成，归档部门负责人（或项目负责人）审核。

检验：

日期：

审核：

日期：

审批意见：

批准：

日期：

备注：