6OA办公系统功能描述概述.docx

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6OA办公系统功能描述概述

数字校园系列软件产品

OA办公系统

功能描述

目录

1.项目总体框架1

1.1.网络环境1

1.1.1.网络结构1

1.1.2.基本的运行环境1

1.2.数据库系统1

1.3.电子邮件系统2

1.4.网络协议2

1.5.操作系统2

2.功能介绍3

2.1.公文签批及审阅协同管理3

2.1.1.工作流设计3

2.1.2.工作流控制3

2.1.3.工作流办理4

2.1.4.工作流委托4

2.2.日常管理4

2.2.1.会议管理5

2.2.2.车辆管理6

2.2.3.办公用品管理7

2.3.文档管理与共享8

2.3.1.公共文件柜8

2.3.2.网络硬盘9

2.3.3.图片浏览10

2.4.公共信息管理11

2.4.1.公告通知11

2.4.2.新闻13

2.4.3.讨论区13

2.5.个人办公14

2.5.1.个人文档14

2.5.2.个人邮件14

2.5.3.通讯录15

2.5.4.内部短信16

2.5.5.手机短信16

2.6.系统管理17

2.6.1.组织结构及权限管理17

2.6.2.控制面板17

2.6.3.数据库备份与恢复17

2.6.4.文件备份与恢复18

1.项目总体框架

1.1.网络环境

1.1.1.网络结构

1.1.2.基本的运行环境

项目是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows2000/XP/2003操作系统或Linux/Unix系统，办公自动化系统（OA）内置了基于Apache的WEB服务器、PHP运行环境以及Oracle数据库，安装后自动配置完成。

客户端只需要安装Windows98以上版本的操作系统，使用IE5.0以上版本的浏览器。

不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE6.0。

当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。

1.2.数据库系统

数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。

信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。

业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。

校园办公自动化系统（OA）项目使用Oracle数据库作为信息管理系统的数据库系统。

1.3.电子邮件系统

电子邮件是OA的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：

1）内部教职工的电子邮件；2）收发教职工的外部Internet邮件。

内部邮件内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部教职工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。

而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。

外部邮件外部邮件实现收发、管理教职工外部邮件的功能。

在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。

教职工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。

外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。

1.4.网络协议

网络协议建议采用TCP/IP。

通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。

1.5.操作系统

整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。

采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。

2.功能介绍

2.1.公文签批及审阅协同管理

主要以工作流模块实现公文的签批及审阅工作，主要通过工作流的设计、监控、办理以及特殊状态处理来实现流程的运转。

2.1.1.工作流设计

工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成，系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制组成。

表单设计

在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类纸制或WORD工作单；除表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。

表单格式可以用DreamTongda、FrontPage等网页设计工具或Word设计，设计好后复制、粘贴到OA的“表单智能设计器”中，再添加表单控件就可以了。

流程设置

在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。

每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息。

执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。

任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。

流程需要支持并发、上级非经办人查询、工作委托、工作销毁。

2.1.2.工作流控制

工作流控制主要以流程监控与流程查询的方式实现，主要针对中高层及系统监控人员设置。

工作流查询

工作流查询统计针对收文和发文的具体信息进行查询和统计，可以按照状态、文号、日期，甚至可以根据自定义的表单各字段内容进行查询和统计，并可以导出到Excel文件进行其它操作。

流程监控

工作监控模块主要是针对具有某个流程监控权限的用户，监控人可以查看表单并将流程转交下一步和流程目前大概的办理时间与进度。

流程监控人员，具有强制转交下一步、删除当前流程、强制委托和进行超时流程催办的权限。

2.1.3.工作流办理

工作流的办理主要是从接收流程起至流程转交结束为一个周期，进入流程的主办后即可进行流程处理。

流程的办理除了需要对表单中指定可写字段进行输入，还需要在办理完毕后将流程转交下一步，直至下一主办人员接收流程并进行办理。

2.1.4.工作流委托

在流程运行中，可以对流程的主板状态进行委托，包括主动设定一定时间段内的流程委托规则和在流程运行中由流程监管人员进行的流程委托等功能。

2.2.日常管理

资源管理应包含固定资产管理、办公用品管理、图书管理、车辆管理、会议管理以及人力资源管理。

2.2.1.会议管理

会议管理包括会议申请、会议查询、会议信息管理和会议室设置、管理员设置和会议纪要六个部分。

1．会议申请

会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。

被批准的申请具有短信提醒功能。

如下图所示：

待批会议由列表可以看到，等待会议管理员的审批。

申请以前，可以查看该会议室的预约情况，审批通过后会有短信息提醒。

至于已经批准的会议、正在进行的会议和未获批准的会议，都会如下图一般以列表形式罗列出来，供用户查询。

在用户申请会议后，会议管理员未审批通过时，该会议处于“待批会议”中。

如果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议”，不批准则是“未批准会议”。

“进行中的会议”中所罗列的是已经通过审批并且到达会议开始时间的会议。

会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和管理员可以对会议纪要进行修改。

2．会议查询

会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。

查询的结果以列表列出。

3．会议信息管理

会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。

管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。

4．会议室设置

会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。

5．管理员设置

管理员设置模块主要设定管理会议的管理员，在设定好管理员后，用户申请会议时可以选择向其中一位管理员提交，并等待该管理员的审批结果。

6．会议纪要

会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。

对于管理员和会议申请者，可以修改会议纪要。

2.2.2.车辆管理

车辆管理共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“部门审批管理”、“车辆使用管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分，支持系统或手机短信提醒。

车辆的申请和管理是由申请人申请，并有车辆调度员与部门审批人共同审批。

同时车辆的使用情况与维护情况都可以通过模块进行管理与查询。

2.2.3.办公用品管理

办公用品信息管理主要实现对办公用品的登记、分类、领用和报表统计功能。

在新建办公用品前需要建立不同的办公用品分类。

办公用品的信息可以“CSV”格式批量导入。

办公用品登记管理：

办公用品登记管理包括类型：

采购入库、领用、借用、归还、报废。

其中采购入库需要输入单价、办公用品类别、办公用品名称、数量和备注。

办公用品登记查询及统计报表

办公用品登记信息的查询可按多种条件实现，查询需要具备该用品的管理权限。

查询结果可以以报表方式进行罗列。

2.3.文档管理与共享

文件共享和管理包括公共文件柜、网络硬盘和图片浏览等主要模块

2.3.1.公共文件柜

公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。

权限分为访问、管理、新建和下载/打印权限，可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。

可以在线建立并编辑Office文件、也可以通过“附件”上传任意类型的文件。

文件列表界面：

权限设置界面：

2.3.2.网络硬盘

网络硬盘实现对服务器上文件的管理，并以访问、管理、新建和下载/打印权限进行细化授权，以人员、部门和角色为范围进行授权。

网络硬盘除可作为文件共享与管理、在线视频点播等功能的实现平台。

视频点播模块可以对OA服务器上的开放目录直接进行展示，用户客户端可以直接对视频、音频、图片等媒体文件进行在线播放和浏览。

该模块方便易用，管理员在新建目录的时候直接指定服务器的目录即可，可以对目录设置访问、新建、管理等权限。

列表界面：

播放界面：

2.3.3.图片浏览

图片浏览也是系统中实现文件共享的重要模块之一，但该模块主要实现对图片文件的管理和预览，并可设定相关的“开放范围”、“上传权限”和“管理权限”。

在打开图片浏览时，会将该文件夹下面的所有图片以缩略图的方式显示，用户可以按名称等类型进行排序调整，并可以上传和删除管理图片。

2.4.公共信息管理

公共信息包括公告通知、新闻、讨论区和投票等主要功能

2.4.1.公告通知

公告通知可以按照普通格式或者MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。

可以上传附件并控制附件的下载打印权限、可以选择使用系统短信或者手机短信进行提醒。

发布人员可以查看阅读情况。

公告发布界面：

公告新建界面

公告审批

公告通知发布时，选定审批人，在该审批人的“公告通知审批”模块中即可见到如下图所示的待批公告列表，审批人点击“批准”或“不批准”完成审批。

点击“标题”即可进入公告详细内容。

上图为点“不批准”时出现的页面，审批人可在“审批意见”一栏中输入意见，并点击“不批准”完成审批，系统即刻发送短信至公告通知发布人短信箱中。

2.4.2.新闻

新闻管理和公告通知一样，可以按照普通格式或者MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。

可以上传附件并控制附件的下载打印权限、可以选择使用系统短信或者手机短信进行提醒。

发布人员可以查阅人员阅读情况。

新闻模块还支持实名或匿名评论。

2.4.3.讨论区

OA本身自带BBS讨论区可新建、编辑和删除讨论区，可以分部门、分主题讨论、支持匿名讨论。

同时也可以无缝集成网络最主流的Discuz论坛。

讨论区列表：

浏览帖子界面，支持快速回复：

2.5.个人办公

个人办公主要包括日程安排、工作日志、工作计划以及控制面板等主要功能。

2.5.1.个人文档

个人文件柜可以分级、分目录存放个人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文档方便共享给别人，也可以查看别人共享给自己的文档。

主界面如下：

2.5.2.个人邮件

OA的个人邮件分内部邮件和Internet邮件两部分。

内部邮件

内部邮件基于OA的数据库，与Internet邮件无缝集成在一起，可以同时向OA内部用户和Internet邮箱发送邮件，优点是OA内部用户之间发邮件，尤其是群发，具有速度快，占用空间小，群发多封邮件时只占用一封邮件空间的特点。

撰写发送邮件可以从客户端或服务器带附件、并能选择使用内部短信和手机短信提醒收件人。

下图为内部邮件界面：

Internet邮件

外部邮件实现收发、管理教职工外部邮件的功能。

在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。

教职工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。

外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。

2.5.3.通讯录

公共通讯薄支持分组、按姓氏索引排序、按关键字查询等，支持批量导入，支持导出Foxmail和OutLook格式。

2.5.4.内部短信

内部短信是基于OA内部的短信息，用于教职工及时消息沟通和邮件、日程、公告、流程等模块的提醒，支持定时发送。

内部短信可以群发等批量操作，用于OA内部，不额外产生任何费用。

发送短信界面：

提醒界面：

2.5.5.手机短信

手机短信采用工业级短信设备和OA的手机短信服务器程序相结合，发送短信不受时间和地域的限制，只要有手机信号的地方就可以发送。

发送资费同手机发送资费。

同时也可以接收外部发送的手机短信，转为内部短信提醒OA用户。

下图为发送手机短信界面：

2.6.系统管理

2.6.1.组织结构及权限管理

办公自动化系统（OA）中可以建立无限层级的组织机构，并在人员管理中，对人员的管理范围、主要角色权限以及系统登录权限做了全面而细致的设定。

以组织机构为“骨”，以人员的角色权限为“络”，以人员的管理范围为“经”，构架起学院整体的监控及组织支撑体系，每个教职工分别赋予不同的角色权限，就可以区别其在系统中的不同工作权限，不同的管理范围限制了他的作业空间，处于不同的组织机构决定了用户在系统中的逻辑存在。

2.6.2.控制面板

控制面板体现了系统中灵活的用户个性化定义功能，包括用户自定义界面主题、自定义菜单快捷组、自定义桌面模块显示、自定义个人资料、自定义昵称、自定义用户组以及对于个人账户的密码及登录日志管理。

2.6.3.数据库备份与恢复

数据库备份采用我公司自行开发的数据库备份软件，可以对MySQL数据库定时自动备份，保证数据的安全。

界面简单易用，在数据出现问题的时候可以通过该工具手动恢复，使系统可以及时恢复运行。

2.6.4.文件备份与恢复

文件备份采用FileGee文件备份软件，可以实现对指定目录实时、定时、批量、增量、完整等多种方案的备份，做到万无一失，保证系统的正常运行和数据的完整性。

●备份同步共支持以下几种类型：

1.镜像同步A型

每次执行任务时，软件复制源文件夹中新建或更新的文件到目标文件夹中，不会重复复制相同的文件，并在目标文件夹中删除源文件夹中已经删除的文件。

2.更新同步（只保留跟源目录中不同的文件，目标目录中跟源目录中相同的将被删除）

每次执行任务时，软件发现源文件夹中有新建或更新的文件，则复制到目标文件夹下，并删除目标文件夹下之前复制的所有文件，只保留最新的文件。

3.累加同步（不删除目标目录有而源目录没有的文件）

每次执行任务时，软件发现源文件夹中有新建或更新的文件，则复制到目标文件夹下，且不删除目标文件夹下原来的其它文件。

目标文件夹下会保留所有在源文件夹下曾经出现过的文件而且是最新的。

4.增量备份

每次执行任务时，软件发现源文件夹中有新建或更新的文件，则在目标文件夹下建立一个新的目录保存这些新的文件。

虽然这些文件只反映了执行时源目录的一部分，但您可以利用软件中提供的文件恢复工具来恢复出执行时源目录中的目录结构和所有文件。

第一次执行增量备份时，任务会对源文件夹做一次完全备份，以便以后能恢复。

5.完全备份

每次执行任务时，软件发现源文件夹中有文件被新建、更新或者删除，则在目标文件夹下建立一个新的目录保存源文件夹中的所有文件。

6.镜像同步B型（始终和源目录保持完全一致，删除源目录中没有的文件）

每次执行任务时，任何源目录中存在而目标目录中不存在的文件，或者两目录中最后修改时间不同的文件都会复制到目标文件夹中。

任何源目录中不存在而目标目录中存在的文件都会被删除。

此任务始终保持目标文件夹中的文件和源文件夹中的文件一模一样。

除镜像同步B型外，所有类型的任务对于用户自己对目标文件夹中进行新建、更新、删除的文件不做处理。

也就是说，不是本软件复制到目标文件夹而存在的文件，软件认为它不存在，不是被本软件删除的文件，软件认为文件还在目标文件夹下存在。

以上各任务在执行时，如果发现源文件夹中文件没有发生过变化，将不做任何处理只会记录最后检查时间。

●备份方案：

1、增量备份

采用上述第4种备份类型，实时地对文件进行备份，保留所有曾经存在过和修改过的文件，即使文件被删除后仍然可以恢复。

恢复文件的时候可以选择恢复到什么时间的文件。

2、完全备份

采用上述第5种备份类型，每周对所有文件做一次完全备份。