华南理工大学学生会办公室.docx
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华南理工大学学生会办公室
目录
序华南理工大学学生会办公室-2-
第一章秘书部简介-6-
第二章办公室秘书部工作-7-
第三章办公室工作规范-11-
第四章部门对外工作-14-
第五章“红旗分会、表扬分会”评选制度-15-
第六章工作培训及学生会绩效考核制度培训-18-
第七章学生会其他各部门职能-19-
序
华南理工大学学生会办公室
部训：
谦和谨信，行胜于言
这是办公室人五十年来一直禀承的优良传统
这是办公室人代代相传生生不息的原因所在
这是办公室人发自内心溢于言表的切切情感
这是办公室人精诚团结恭行善举的卓越精神
凝聚了华工无数俊杰的心血
承纳了华园一方圣地的灵韵
于是——
我们——
将一如既往
去续写
昨天的
感人的
故事……
五心+五新
五心：
细心耐心热心诚心恒心
五新：
新理念新空间新视野新起点新人生
细心：
我们一丝不苟井然有序
耐心：
我们始终如一不骄不躁
热心；我们笑容相对热情服务
诚心：
我们真心相待诚信对人
恒心：
我们追逐信念一如既往
新理念：
你会懂得快乐与付出同在
你会懂得成长与汗水并存
新空间：
一个新的舞台
一方新的天地
新视野：
更多的精英与你相识共进
更多的挑战与你相遇共存
新起点：
这里让你羽翼丰满
这里让你傲视苍穹
新人生：
精英的思想在这里孕育
精英的路途在这里启程
传承
言谈之中彰显儒雅
规矩之外可见创新
稳健之后蕴涵锐气
进退之内体现精神
服务理念
一个微笑一声问候一份关怀一种感动一丝温暖
行为理念
倾听不同的声音做出有效的回应
沟通从心开始感动无处不在
MODERNIDEAR
HAPPYOFFICE
H——HEARTFELT真诚
A——ABILITY才智
P——PERSISTENCE执着
P——PHILANTHROPY关爱
Y——YOUTHFUL青春
O——OBLIGATION责任
F——FORERUNNER开拓
F——FORTITUDE勇气
I——INTEGRATION团结
C——COMMUNICATION沟通
E——ENTHUSIASM热情
WEAREATEAM；
WEAREAFAMILY；
WEAREALWAYSTOGETHER；
NOMATTERINGAINS
ORINRAINS……
第一章
秘书部简介
华南理工大学广州汽车学院秘书部作为学生会的信息枢纽，负责学生会的日常行政事务，为学生会提供后勤保障及指导各院、各系分会秘书部工作开展的职能部门。
秘书系统使院学生会与各系学生会之间得到了很好的交流，为院学生会发布各种重要新闻提供了便利，也为各院、各系及时反馈信息提供了良好的平台。
总体而言，华南理工大学广州汽车学院秘书部主要包括以下五点职能：
1.
负责参与华南理工大学广州汽车学院科技文化节活动考核工作，包括场地申请，现场考核，统计结果等工作。
2.负责参与华南理工大学广州汽车学院学生会“红旗分会、表扬分会”的评选工作，包括资料提交，资料审核和统计结果并公布等工作。
3.负责参与华南理工大学广州汽车学院学生会“红旗分会、表扬分会”评选制度的修改工作，包括各项制度的修改和完善，各份考核表的完善，以及考核方式的完善。
4.负责整个华南理工大学广州汽车学院学生会的物资交流，包括向校学生会申请物资，和各系之间的物资交流，为各项活动的开展提供了良好的后勤保障。
5.秘书系统群的建立是为了是各项工作能够更快捷、更准确、更有效地开展，也为秘书系统工作人员相互熟悉提供了良好的平台。
第二章
办公室秘书部工作
一、值班工作
1.值班时间：
周日至周四17：
30——18：
30
2.值班工作流程：
1）
凭学生会出入证或本人学生证到办公室负责人处领取钥匙
2）开门（打开办公室窗户，保持室内空气流通）
3）值班中
值班人员应该做到衣着整洁、态度热情主动、言行举止文明礼貌。
在值班时间内保持良好的精神面貌，时刻注意出入办公室的人员。
发现门口有徘徊者或前往值班室有意咨询的人员要主动上前询问，并在职权范围内尽量提供相关帮助。
1物资出借
I.查看值班登记，确认出借对象、借用物品的名称、数量；工作物件服出借要查看有老师签名的工作物件出借申请。
II.填写物资出借登记表注意事项：
务必注明借方单位联系人及其联系方式，其余按照表格要求填写，赔偿要求参见物资出借制度。
III.请假条、复印条存放在指定的文档柜，使用要求参见请假条使用制度。
2接待来访人员
I.接待地点：
办公室
II.接待要求：
安置好客人，了解相关事宜，注意文明礼貌，联系相关人员。
3物资整理
I.整理办公桌上的文件夹，按标签归类。
II.物资，资料的整理：
物资室资料的整理，文档柜及陈列柜的资料整理。
4值班日志的填写
I.办公室日常登记，包括物资出借、打印条请假条、学生会办公室借用、资料借用。
II.值班本登记包括两大部分：
本日值班摘要和下次值班须知（本日未完成的工作，下次仍需继续完成）
4）每天值班的同学下班前打扫办公室卫生
5）
关好风扇、日光灯、门窗，归还钥匙
注意：
1.学生会办公室内不能胡乱堆放物资，归还后的物资要及时放到物资里。
2.来访同学提出的意见、建议、批评、投诉等，由办公室移交有关部门。
移交本会各部门的，该部门须在一个工作周内将处理结果转达提出的同学，并办公室备案。
3.本会值班及接待实行首问负责制，来访人员提出的学生会职责范围内的问题，首先接触的干部必须为来访同学解决或指引联系到本会相关部门或人员。
4.每年寒暑假、法定节假日、公休日，考试周及其前一周，值班及接待工作停止，有特殊需要的，由办公室作特殊安排。
附：
1.请假条的使用
现行的请假条须由请假当事人在学生会办公室值班时间到值班室取用。
当事人必须根据实际情况填写请假内容和理由，办公室值班人员把副
本存根，然后对请假条存根一个月装订一次，并检查、核实请假情况。
2.办公室的使用
秘书部可以直接使用，学生会办公室放有使用登记表，其他部门使用完以后自行登记。
注：
学生会办公室都只能由院学生会内部使用，不能借给外部使用。
3.会议签到制度
每一次会议用固定好的会议签到表。
4.
纸质文档管理规范
I.活动策划书文档：
各部门的活动策划应在学生会办公室值班时间到学生会办公室领取活动项目申请表格，填写审批后将其交由办公室入档存放。
II.活动总结文档：
各部门在活动结束后一个星期内写好工作总结，于学生会办公室值班时间交办公室人员入柜存档。
活动总结为活动经费报帐提供依据。
III.活动相关参考资料：
各部门根据部门特点把相关文档归进部门文档柜中，做好资料的备份和整理。
IV.送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚。
手写文档应用碳素墨水工整书写，在文档入柜的同时要填写好文档入柜凭条。
注：
活动策划书和活动总结均一式两份转交学生会办公室存档，
二.物资管理制度
1.物资出借
1）申请程序：
写好书面申请——>.由辅导员签名同意——>交申请书到办公室物资出借负责人——>组织物资出借
2）审批程序：
由秘书部审批通过。
（我们将会在每天晚上11点前做好审批的工作）
2.物资归还程序：
在活动结束当天（晚上的活动，次日归还），在周一到周五下午办公室值班时间17：
30——18：
30把物资整理归还到物资室，并做好相关的登记。
注意事项：
1.物资申请在活动开展前三天做好准备，紧急申请没通过而造成活动不能顺利开展的，责任自负。
2.十一点之后申请的物资，无特殊原因，作为第二天申请的处理。
3.一般情况下，如果没有提前在书面申请，而是直接通过联系申请的物资，一般是不被批准的。
4.请妥善保管并在用完物资之后按时归还物资，如果无故迟还或丢失会有相应的惩罚措施。
5.请按规定在值班时间取还物资，配合值班人员做好登记工作。
第三章
办公室工作规范
一、日常工作规范
1.办公室钥匙使用规范
1）
学生干部必须凭校园卡、学生证和个人身份证等有效证件之一到管理人员处领取钥匙，并做好出借登记。
（包括时间，部门，姓名，钥匙种类、联系方式和归还时间等）。
2）钥匙的使用权限仅限于学生会全体委员会和其他秘书部成员，其他部门干事必须凭所在部门部长的有效证件方可取用学生会钥匙。
3）钥匙使用期间，使用者必须妥善保管，不得将钥匙带离学生会办公室，离开者须将钥匙归还管理人员或转交于学生会秘书部现场干部，并作好相关的证件替换和钥匙续借登记手续，使用者必须负责学生会办公室内的设施安全，确保门锁上后归还钥匙。
2.公众场合行为规范
1）会服着装标准：
红马夹、浅色上衣、深色裤子
2）不得穿拖鞋进入工作现场。
3）工作中要面带微笑，注意自己的礼仪。
3.会议行为规范
1）会议成员必须按时到场，无故迟到、早退者将按考核制度处理。
2）会议中，手机等通讯工具调为振动或关闭状态。
3）与会成员必须做好会议记录，每次会议要有专门人员做好详细的记录保存入档。
4）工作汇报要言简意赅。
5）会议期间各部门要注意保持会议室的卫生环境，会后要做好会议室的整理和清洁工作。
4.请假条的使用规范
现行的请假条须由请假当事人在学生会秘书部值班时间到值班室取用。
当事人必须根据实际情况填写请假内容和理由，并把副本存根交由办公室人员整理。
秘书部将对请假条存根一个月装订一次，并检查、核实请假情况。
5.打印条的使用规范
常委、各部门部长根据需要，在值班时间内到学生会办公室领取打印条并做好领取使用登记。
注：
复印、打印超过200元，需经团委老师审批。
多份资料打印规则：
先打印一份，其他复印。
6.办公室的使用规范
1）值班人员必须维护学生会办公室的室内清洁，妥善安排携带物品。
2）值班时间内的各部门会议等活动应在办公室内进行，以保证值班工作的正常进行。
3）办公室须在申请审批通过的条件下使用。
使用者必须遵守办公室的管理规范，保持办公室的整洁、干净。
7.物资的使用规范
1）学生会物资必须遵守“节约、爱惜和保护我们的有限资源”的原则进行使用。
2）对于重复使用的物资要保持其干净、整齐归还。
注：
学生会红马夹每次使用后，由所使用的个人清洗，并由部门统一收集归还。
弄脏的桌布必须清洗干净后归还，并向秘书部值班人员报告相关的使用情况。
8.文档管理规范
1）活动策划书文档：
各部门的策划书先通过学生处的批准，在活动结束后进行修改并将打印稿交由办公室存档。
2）活动总结文档：
各部门在活动结束后一个星期内写好工作总结，于学生会秘书部值班时间交办公室人员入柜存档。
活动总结为活动经费报帐提供依据。
3）活动相关参考资料：
各部门根据部门特点把相关文档归进部门文档柜中，做好资料的备份和整理。
4）送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚。
手写文档应用碳素墨水工整书写，在文档入柜的同时要填写好文档入柜凭条。
二、工作流程规范
1.
办公室物资出借、归还流程
1）活动部门写申请条，根据物资需要提交申请物资清单，注明领取物资时间和联系人及联系方式→交给各系辅导员签名→交往秘书部物资出借管理人员→管理人员做好物资出借登记。
2）活动期间妥善保管好物资。
3）活动后在学生会办公室值班时间归还物资，并作好物资归还登记。
注：
如果所申请物资为一次性使用物资，即可在配合值班人员填写好物资出借表。
2.办公室使用申请流程
1）各部门写好申请条直接交给秘书部物资出借管理人员。
2）审批通过即可获得会议室的使用权。
注：
相关物资出借均有物资丢失、损坏赔偿规定。
第四章
部门对外工作
一、华南理工大学学生会全体大会
华南理工大学广州汽车学院学生会举办这次大会是希望能够增进各部门之间的交流和合作，让各部门能够相互了解，相互熟悉，相互协助，从而更有效率地完成学生会的各项日常工作。
同时也希望学生会各部门通过此次会议对前期工作做一个总结和对以后工作做一个展望。
让学生会能够在这学期很好地完成各项工作，实现“源于华汽，服务华汽”的宗旨。
二、华南理工大学学生会生日Party
这次Party的目的是组织学生会的成员进行联欢，促进各部门的交流，加深学生会成员的感情，使得学生会成为一个更加紧密的大家庭，提高工作效率。
也让学生会成员更进一步地了解彼此，增进学生会内部交流。
其对象为学生会全体成员、上任学生会全体成员，以生日会的形式促进全体学生会成员的感情交流。
第五章
“红旗分会、表扬分会”评选制度
总则
1.华南理工大学广州汽车学院学生分会表彰评选每一年举行一次，根据本办法实施评选，按评选结果依名次评选出在当年度系学生分会工作中表现突出、成绩显著的系学生分会，授予“红旗分会”称号或“表扬分会”称号。
并根据实际需要，设立若干单项奖，以表彰系学生分会在某单项工作中的突出表现。
2.参评“红旗分会”的系学生分会应在当年度工作中，按本会的宗旨和职责，出色完成了《华南理工大学广州汽车学院学生会章程》中所规定的相关的基本任务，在各自系党委领导及系团委的指导下积极开展工作并做出突出贡献。
评选内容
1.系学生分会组织机构建设（15%）
2.各系学生分会在任期内承办的活动及其活动影响、效果等（25%）
3.各系学生分会参与校科技文化节的情况（20%）
4.在任期内参与校内各类活动的积极程度和获奖情况（15%）
5.各系学生分会与校学生会之间的合作（15%）
6.各系学生对本学院学生分会的评价（10%）
7.其他经主席团讨论后再列入考核的内容。
评选办法
1.经学生会主席团会议审议通过，华南理工大学广州汽车学院学生会“红旗分会”和“表扬分会”的评选采用考核小组制，即各系学生分会秘书部部长为主要负责人，负责以下几个方面的参评和考核工作：
1）收集和整理本系学生分会的参评“红旗分会”或“表扬分会”所需要提交的材料（详见评选前期公布的评选指南），并将其在规定的时间内交到指定的地点。
2）
对整个“红旗分会”、“表扬分会”的评选过程进行监督，并及时指出评选过程中的不公平之处，经讨论通过，对其改正，以便使“红旗分会”和“表扬分会”的评选真正做到公平、公正、公开，使评选结果具有可信性和权威性。
3）参加各系学生分会在科技文化节中的活动承办考核，并在具体考核工作中对活动提出宝贵建议，以加强各系学生分会的联系，互通有无，使活动能够更好的开展，并为以后的活动开展留下宝贵经验。
2.参评“红旗分会”、“表扬分会”的各系学生分会，需在进行评选之前提交申报参评。
提交参评申请时需要同时附交申报材料一份，作为参评“红旗分会”或“表扬分会”的重要依据之一。
各系学生分会在申报参评“红旗分会”、“表扬分会”时，还需要提交的材料有：
1）各系学生分会制定的规章制度（要求提交能证明其制定时间的材料）。
2）各系学生分会对其学生分会内部组织机构建设、人员培训和相关人员考核制度的材料。
3）各系学生分会在过去一年任期中，组织本学院学生参加的全院型的各种课外科技学术创新、体育、人文等活动所获得的集体奖项。
4）要求提交获奖证书的复印件；若是奖杯或奖牌，要求提交主办单位的证明材料）。
5）各系学生分会在过去一年任期中承办或合办的各类活动项目列表，列表中要求写明活动的时间、地点、主题、规模、主办单位、审批单位等事项。
3.各系学生分会组织机构建设的考核。
此项考核分为制度建设考核和学生干部（干事）管理考核，由院学生会秘书部进行考核。
4.各系学生分会在科技文化节系列中的表现考核。
此部分考核将分为活动承办考核和活动参与考核。
活动承办考核原则上是由各系派出一名具备要求的考核人员在系学生会的牵头下对其他系承办的活动进行分组考核。
活动参与考核由活动主办单位配合系学生会相应部门进行考核。
5.院学生会各部门对各系学生分会相应部门的考核。
院学生会各部门部长通过对各系分会相应部门一年来会议出席、工作配合、相互交流学习的记录，对各系学生分会进行考核。
6.
对参评各系学生分会学生的抽样调查评价各系学生分会的工作。
7.评选程序分初评和复评两部分。
1）初评由学生会秘书部根据“组织机构建设考核得分表”、“获奖和参与情况统计表表”、“相应部门工作考评表”、“承办活动得分表”计算总分并排名，并评出最佳宣传奖、最佳组织奖、最佳进步奖。
秘书部调研结束后，计算最后总分，评选出红旗分会和表扬分会。
2）初评结束后，召开主席团会议，进行初评结果公布。
对结果有异议者可当场提出，由考评负责人解释得分依据。
经民主讨论决定后，得出复议结果。
此结果即为最终结果。
奖项设置
1.“红旗分会”：
按本评分方法获得总分前3名的系
2.“表扬分会”：
按本评分方法获得总分4-5名的系
3.“最佳组织奖”：
本评分方法中相应部门的工作考评、大型活动月考核、学院承办活动三项分数总和最高的系
4.“最佳宣传奖”：
全年中对学校大型活动的宣传工作得分最高的系
5.“最佳进步奖”：
对比去年成绩进步名次最多的系各奖项数量如有变动，以当年具体情况为准
第六章
工作培训及学生会绩效考核制度培训
一、培训的主要内容
1.日常工作培训
2.科技文化节考核工作培训
3.红旗分会及表扬分会评选工作培训
二、培训的原则
1.明确工作要求，提高办事效率
2.明确工作原则，维护部门形象
3.明确工作能力，提高综合素质
4.明确工作态度，热忱积极认真
5.明确工作目标，一切为华汽人
三、培训的目标
1.提高业务素质。
校学生会办公室是校学生会的运转输纽，这就要求我们有较强的业务办事能力。
这其中包括了科技文化节考核工作与红旗分会及表扬分会评选工作等办公室的两个工作大块。
2.提高综合素质。
仅有业务工作能力是不够的，校学生会办公室要求自己的成员要有较高的综合素质。
我们要做到：
热忱接人，要笑脸迎人
仔细认真，要一丝不苟
态度友好，要待人以礼
工作严谨，要效率工作
第七章
学生会其他各部门职能
宣传部
宣传部是开展学生思想政治自我教育以及管理和使用学生媒体的职能部门。
宣传部的主要职责：
1.了解党和国家思想政治教育的方针，协助党团组织开展思想道德和科学文化宣传。
2.
了解掌握全校学生的思想状况，规划和组织思想政治自我教育工作，通过书画比赛等形式开展学生思想政治自我教育。
3.围绕学院各阶段的中心工作和各项活动，通过宣传部长联席会议等形式，协调各院系宣传部门，步调统一地开展宣传发动和形象设计工作。
4.加强对海报、黑板报等学生媒体的管理，规划和管理我校各种宣传文化阵地。
体育部
体育部是本会组织和管理学生体育活动的职能部门。
体育部的主要职责：
1.掌握党和国家的体育工作方针，了解本校体育工作意向，协助学校进行体育教育等体育工作，促进我校的校园群众体育运动的开展。
2.与学校体育工作部门建立和保持联系，配合学校的体育工作，反映同学们的愿望和要求，促进我校体育工作的进步和同学们的身体素质提高。
3.根据学校对体育工作的总体需求，规划和组织各类普及性强的体育活动，并协助学校组织校运会等各类体育比赛。
4.通过多种形式和途径宣传体育工作的重要性，提高同学们的体育观念，促进群众体育运动的开展，动员同学们积极参加体育锻炼。
5.协助学校管理体育运动场地和设施，协调体育场地和设施的使用，促进
体育场地和设施的合理利用。
6.通过体育活动，发现和培养体育积极分子，加强体育队伍的建设和管理，帮助体育骨干解决实习、生活和体育活动等方面的困难。
7.加强与兄弟院校学生会体育部门的联系，与兄弟院校开展校际体育运动竞赛，促进校际体育交流的发展。
外联部
外联部是是一个与各界沟通联系的部门，为学生会和学生活动筹集资金,作为连接各个兄弟学院和社会的桥梁,加强院际交流的纽带。
外联部的主要职责：
1.对内协调好与各系部、各社团外部之间的关系。
内部管理的最终目的是统一规范外联工作，并协同各系外联工作走向合理化、高效化、统一化。
2.对外联系扩大学院学生会及学院的影响力，提高学院的知名度。
为我院学生的涉外活动提供一个良好的环境。
3.对外联系学院所举办的活动的赞助，使我院、系的学生活动顺利开展，保证我院、系的活动能够高质量的举行。
4.努力加强学生会与外界的联系，树立系学生会的良好的形象,促进彼此间的交流与联系。
并为系学生会的发展提供资料、经验及方案。
生活部
生活部是本会开展学生内务管理和服务的职能部门。
生活部的主要职责：
1.与学院后勤部门和企业建立和保持联系，了解学院膳食、宿舍等后勤工作的动态，配合学院的后勤工作，反映同学们的愿望和要求，促进我校后勤工作的进步和同学生活条件的提高。
2.规划和实施有关学生生活的服务工作，配合学院后勤部门，位同学们的
生活提供便利，解决同学们在生活中遇到的实际问题。
3.为同学们与学校后勤部门和企业的坐谈、对话牵线，增进同学们和学院后勤企业之间的相互理解与沟通。
4.配合学院加强学生饭堂的管理，组织学生开展帮厨、搞清洁卫生、维护就餐秩序等多种有益活动，让同学了解食膳工作。
5.搞好日常生活和环境卫生管理。
6.规划和组织内务评比等各项有利于宿舍文化建设的活动。
7.组织同学们参与学院的后勤工作管理，协助学院搞好食堂和宿舍的民主化管理。
指导各院系分会的生活工作的开展。
文娱部
文娱部是本会组织和管理学生文艺活动的职能部门。
文艺部的主要职责：
1.掌握党和国家的文艺工作方针，了解本院文艺工作意向，协助学院进行艺术教育等文艺工作，促进我院的校园文化建设。
2.与学院文艺工作部门和学院艺术团建立和保持联系，配合学院的文艺工作，反映同学们的愿望和要求，促进我院文艺工作的进步和同学们文艺素质的提高。
3.根据学院对校园文化的总体需求，结合我院理工学校的人文特点，规划和组织各类同学们喜闻乐见的、深入同学生活的文艺和娱乐活动，并协助学院组织文艺节等重大文艺活动。
4.开展美育活动，提高学生的文艺鉴赏能力，促进健康文化的发展。
5.发挥文化载体在思想政治教育中的作用，通过寓教于乐的形式，加强对学生的思想政治教育。
6.通过文艺活动，发现和培养文艺活跃分子，加强文艺队伍建设，帮助文艺骨干解决实习、生活和文艺活动等方面的困难。
7.加强与兄弟院校学生会文艺部门和艺术团的联系，通过相互的友情文艺活动，促进校际文艺交流的发展。
学术部
学术部是本会组织和管理学生学术、科技、实践活动的职能部门。
学术科技部的主要职责：
1.掌握党和国家的教育方针，了解本院的培养目标，协助学院进行考勤等教学管理工作，促进我院优良学风的建设。
2.
学院教务部门建立和保持联系，配合学院的教务工作，反映同学们的愿望和要求，解决同学们在学习中遇到的实际问题，促进学院教学工作的进步和学生学习条件的改善。
3.根据同学们求知成才的需要，规划和组织学习竞赛、知识讲座等各种学术科技活动，并协助学院组织科技文化节等重大学术科技活动。
促进严谨治学气氛的形成，活跃第二课堂。
4.了解学院党团组织关于社会实践的指导思想和总体要求，协助学院管理学生社会实践活动，提高
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