天展照明河南招商大会.docx
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天展照明河南招商大会
天展照明河南招商大会流程
目录
1、会议主题及大体流程
2、会前准备
3、会议中的工作
4、会后工作
五、人员具体安排
六、公司相关信息
1、会议主题及大体流程
A.选准行业、选对品牌、搭乘新能源快车
B.同心协力、共赢未来
C.真诚携手、共谋发展
二、会前准备（8项）：
准客户搜集、招商信息编辑、招商信息发布、客户预约及确认、酒店准备、会议所需物资筹备、会议演讲人员流程预演、文件准备、人员工作分工等。
1、招商信息编辑：
招商海报、招商软文、招商短信编辑。
以下工作均有相关负责人落实上报最终敲定。
展示形式
负责人
完成时间
招商海报制作
招商软文编辑
招商短信编辑
电话预约话术
2、招商信息发布：
以下工作均有相关负责人落实上报最终敲定。
发布方式
负责人
完成时间
短信群发
XX推广
地方论坛（以大豫网为首）
官方网站招商信息发布
收集客户名单进行电话邀请
3、确定有效客户：
确定有效客户、发送邀请函、邀请短信。
电子邀请函制作、客户回传其身份信息；短信邀请编辑、客户回复其身份信息。
以下工作均有相关负责人落实上报最终敲定。
工作内容
负责人
完成时间
电子邀请函制作
短信邀请编辑
确定有效客户、发送邀请函
邀请短信
客户预约：
前提是根据会议目的精确定位需要邀约的客户群。
客户预约必须明确每位电话预约工作人员的预约客户范围、人数，并要做好电话预约客户的记录。
电话预约话术必须提前演练，熟练后方可进行电话预约工作。
A、会议前天要有电话预约后的初步确定的客户名单；如预约人数不足会议预期邀约人数，则继续电话预约。
对预约客户名单整理，并演练下一阶段电话确认话术。
B、会议前天对预约客户进行短信或电话确认。
对前一阶段未预约成功的客户再进行一次征询。
整理第二次预约后确认的客户名单，并演练下一阶段电话确认话术。
C、会议前天对客户进行最终确认。
D、会议开始后，对没能按时出席的客户进行电话跟踪，确认是否已在路途中。
如客户没来，询问其原因，做好记录。
E、对所有确认的名单进行分析，筛选最可能成单的客户。
根据客户构成，研究座位安排。
4、酒店安排：
距离工厂距离比较近，性价比高的酒店，住宿、饮食方面与酒店协商对接负责人万佳靖。
5、物资准备：
按照100人准备物资。
（按照一市一家的招商原则，一线城市按4家、二线城市按3家、三、四线城市2家、）以下物资均有相关负责人落实上报最终敲定。
序号
物资
预计数量（个）
放置位置
负责人
作用
完成时间
1
易拉宝
6
会议室
展示宣传企业及产品
负责人员递交内容
2
PPT首页做喷绘
1
会议室前面
会议主题展示
负责人员递交内容
3
照相机（带录像机）
1
待定
4
笔记本、稿纸或者A4纸
100
放置文件袋中会议室座位
5
油性笔
100
放置文件袋中会议室座位
6
企业宣传册
100
放置文件袋中会议室座位
7
文件袋
100
放置文件袋中会议室座位
普通透明袋
8
手提袋
100
放置在会议室座位
负责人员递交样板
9
协议合同
100
会议室后面
签约组
10
收据
2本
会议室后面
收费组
11
移动POS机
会议室后面
收费组
负责人落实
12
礼品
50
会议室门口
责人落实
13
接送车
2
责人落实
14
横幅
3
楼大门口、会议室前
责人落实
15
话筒
1
会议室
16
音箱
2
会议室
17
投影仪
1
会议室
18
电脑
1
会议室
19
矿泉水
100
会议桌
20
纸杯
100
大小会议室
21
水果、甜点
小会议
22
果盘
2
小会议
23
宾馆
价格
24
餐
如何安排及价格
横幅（给出方案如下）：
A、品牌赢销、团队致胜、同舟共济谋大业B、同心同力合作共赢C、热烈祝贺天展照明代理商会议隆重召开！
（地点：
四楼会议室）
6、会议演讲人员流程预演：
演讲人员招商流程预演，确定负责人。
根据会议招商销售目标，明确各销售人员业绩，对销售流程进行预演。
会议前2天完成。
7、文件准备，以下文件准备均有相关负责人落实上报最终敲定。
文件
撰稿人
完成时间
演讲人
会议流程
主持人文稿
总经理致辞稿
产品介绍
招商加盟政策
嘉宾发言稿
讲解稿（参观工厂）
会议签到表
销售演练话术
音乐文件
8、人员安排：
以下工作均有相关负责人落实上报最终敲定。
人员
工作职责
负责人
总指挥
负责整个招商会议总体安排、指导
门口接待员
负责嘉宾到达会场所在地后引导至签名处
签到处
负责嘉宾签到、礼品发放等工作
会场接待员
负责嘉宾进入会场的礼仪接待，展现气势
引导员
负责引导嘉宾按号入座
销售员
工作核心是成单，辅助维持会场秩序
音响师
负责会场音乐播放、投影仪播放
灯光师
负责会场灯光调节
摄像师
负责会议中的摄录工作
财务人员
负责会议中成单后的财务工作
主持人
负责会议的主持工作
茶水人员
负责会场的茶水添加
物资运输员
负责会议所需的物资运输
会场布置人员
负责会场的布置
住宿安排
负责客户房间安排
领队讲解
负责带领客户参观工厂车间、展厅讲解
第二部分会议中的工作
会议中的工作具体包括参展、团队展示、会议销售、现场成单等环节。
参展（展厅展示）
1、这一环节主要针对的是新客户。
通过参展，让新客户更多的了解公司，增加成单的可能性，并要求购买样品。
2、团队展示一般是舞蹈展示。
如果会议中有团队展示环节，需要在会前进行充分准备，确认人员、展示内容、目的。
没有则跳过。
3、会议销售
会议销售作为会议的核心环节，由主讲者引导，每桌的销售人员必须全力配合，根据会前分析的客户资料展开销售。
销售人员需要询问嘉宾存在的疑虑、担心，并给予完善的答复。
一般会分为几个阶段。
A、第一阶段由主讲者对老客户、最可能成单的客户进行逼单，百分百成交，给后续会议销售打好基础。
B、第二阶段由主讲者引导，销售人员按照会前销售预演流程进行成交沟通。
C、其余阶段按照前面两阶段成交情况具体确定方式。
4、现场成单，主持人和销售人员要全力配合，调动气氛，音响师播放音乐。
对成单的客户要播报。
销售人员必须能详细讲解活动方案、加盟方案、优惠活动等。
以下物资均有相关负责人落实上报最终敲定。
会议流程控制（预计上午到客、中午就餐、下午会议4个小时）
序号
地点
活动内容
大约时间
人数
1
车站
签到处
来宾报道（佩戴相关会议牌，便于寻找客户）安排食宿（落实实到人数和联系方式）
半天
2-3人
2
会
议
中
来宾入场签到发企业资料
期间会场播放企业宣传片广告等视频
20分钟
2人
3
主持人致欢迎词及介绍与会重要人员
15分钟
会场服务人员5人
4
企业负责人介绍企业
15分钟
5
特约嘉宾代表致辞
10分钟
6
专业产品介绍
30分钟
7
现场有奖互动（让客户更加深入了解企业和产品知识）
15分钟
2人
8
市场部介绍新产品推广策略
30分钟
9
策划部讲解宣传片
30分钟
10
经销商代表发言（提前沟通）
15分钟
11
现场签约活动介绍
20分钟
12
商务洽谈疑难沟通促成签约（产品展示）
根据具体时间协定
5人
东以公司会议室布置为案例
北南
西
第四部分会后工作（出具回访记录报表）
会议结束后，销售人员必须给自己负责的客户群通过电话、短信方式进行跟踪问候。
如会后还有其他活动（如培训课程等），要告知顾客。
对合作成功的顾客要表示祝贺；对未来可以合作的顾客要表示期待问候，并做好定期的电话回访。
第五部分、人员具体安排：
小组分为：
领导组：
XXX（总指挥）--负责验收指挥全局工作；XXX--筹备组组长；XXX-宣传组组长；XXX--邀请组组长；XXX--会务组组长；XXX--接待组组长；XXX--签到组组长；XXX--签约组组长；XXX--运输组组长；主讲组--XXX组长；机动组--XXX组长；
1、筹备组：
XXX（组长）、XXX、XXX、XXX、
工作内容
负责人
完成时间
验收人
招商海报制作
已经完成
招商软文编辑
招商短信编辑
电话预约话术
电子邀请函制作
短信邀请编辑
PPT首页做喷绘、会议统一模板制作
礼品准备
讲解稿（参观工厂）
酒店住宿餐饮安排
2、宣传组：
XXX（组长）、XXX、XXX、
发布方式
负责人
完成时间
验收人
短信群发
XX推广
地方论坛（以大豫网为首）
官方网站招商信息发布
3、邀请组：
XXX（组长）、XXX、XXX、XXX、
确定到会人数
部门
负责人
验收人
35
工程部
35
LED
35
无极灯
工作内容：
收集客户名单进行电话邀请、确定有效客户、发送邀请函、邀请短信
工作流程：
客户预约：
前提是根据会议目的精确定位需要邀约的客户群。
客户预约必须明确每位电话预约工作人员的预约客户范围、人数，并要做好电话预约客户的记录。
电话预约话术必须提前演练，熟练后方可进行电话预约工作。
A、会议前天要有电话预约后的初步确定的客户名单；如预约人数不足会议预期邀约人数，则继续电话预约。
对预约客户名单整理，并演练下一阶段电话确认话术。
B、会议前天对预约客户进行短信或电话确认。
对前一阶段未预约成功的客户再进行一次征询。
整理第二次预约后确认的客户名单，并演练下一阶段电话确认话术。
C、会议前天对客户进行最终确认。
D、会议开始后，对没能按时出席的客户进行电话跟踪，确认是否已在路途中。
如客户没来，询问其原因，做好记录。
E、对所有确认的名单进行分析，筛选最可能成单的客户。
根据客户构成，研究座位安排。
4、会务组：
XXX（组长）、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。
XXX：
负责会场的布置、负责会场的茶水添加
XXX、XXX、XXX、XXX：
会场引导员、会场接待员、负责会议室内会场秩序。
俎可蒙：
负责会场音乐播放、投影仪播放、负责会场灯光调节、负责会议中的摄录工作
会务用品
位置
负责人
验收人
照相机（带录像机）
随身携带
董珊珊
董珊珊
笔记本、稿纸
放置文件袋中会议室座位
油性笔
放置文件袋中会议室座位
企业宣传册
放置文件袋中会议室座位
文件袋
放置文件袋中会议室座位
手提袋
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