采购部工作职责及流程DOC 11页.docx
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采购部工作职责及流程DOC11页
希波集团有限公司
分公司采购部
一、岗位描述
采购部：
是公司原料、辅料、包装，低耗以及办公用品的采购、储存、发放的职能部门。
主要工作内容如下：
1．执行低价采购原则，原辅料采购成本平均下降4%。
2．执行定点采购且保证供应、生产且品种齐全。
3．产品堆放整齐，标识、标签齐全，不同品种、规格区分码放。
4．做好库温及除霜记录，仓库分类卡登记及时、准确、摆放合理。
5．存货日记帐与帐卡、与实际存货相符。
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6．统计报表及时、准确、无遗漏。
7．保证供应商档案齐全，合同审批按照公司规定执行，传真合同妥善处理。
8．每两周进行一次采购物资合理储存量及采购预警体系的综合分析。
9．保证物资采购合格率达到90%以上，且验收手续合理、齐全。
10．及时完成交办事项，无事故。
11．及时、准确登记存货日记帐并经常与保管卡及存货核对。
12．依公司规定开具增值税发票。
二、工作流程
（一）物品采购工作流程
主责人：
采购员
上级主管：
采购部经理
1．由物资需求部门提出申请（填写采购计划单）,部门主管审核签字后，将采购计划单交采购部。
2．采购部主管接到采购计划单后，先看是否有库存，如果有库存请需求部门填写领料单，领料单必须有需求部门主管签字，如果没有库存，采购部主管审核签字后交业务员具体办理。
3．业务员接到采购计划单后，应按照比质、比价、比运费的三比原则，马上询价。
4．业务员在采购前，应先按采购物品大概所需要的金额填写借款借据，借现金1000元以上，须由分公司总经理审核签字，借现金1000元以下的，由采购部主管审核签字后，方可到财务借款。
5．业务员将采购来的物品送到库房，需品控部检验的物品，由保管员填写待检单，品控部需在24小时内，将检验结果报到采购主管和保管员，检验合格后方可办理入库手续；不需检验的物品，保管员核对数量后，可以办理入库手续，然后在购货发票上签字，业务员本人在购货发票上签字后分别送至采购主管→分公司总经理分别审核签字后必须将品控单、入库单、购货发票同时送到财务部报帐，然后价管员对所报的票据进行审核如发现问题应马上同采购部主管联系，同时和经办业务员联系，问明情况让业务员马上和供应商取得联系协商将超值购货款退回或将货物退回，如达不成协议，超值购货金额全部由经办业务员承担，对超值部分进行加倍罚款。
6．凡大宗采购价值超过500以上的必须经分公司总经理批准，其中包括有合同发订单订货的、赊帐月结的。
（二）采购部统计工作流程
主责人：
采购部统计员
上级主管：
采购部经理
1．负责每天原料肉、辅料、包装物、低耗品的出入库的统计，负责大宗原料，包装物，辅料库存日报表，周报表，月报表工作，日报表必须每日9点上报，周报表必须每周一9点上报。
日，周报表（采购部→储运部→综合计划部）
月末报表（采购部→分公司总经理→财务部）
2．负责每月原料肉、辅料、包装物及低耗品的盘点工作，月末盘点表必须每月5日之前上报。
3．负责每月3日前同财务部材料会计对帐工作。
4．负责有购货合同的供应商发订货订单的工作。
（三）采购部保管员工作流程
主责人：
采购部保管员
上级主管：
采购部经理
1．物品购进后需要检验的保管员应在1小时内填写品控单，通知品控对物品进行感官和理化指标检验，并在待检物品上挂上待检标识。
2．经检验合格的物品马上办理入库手续，并将待检标识换上合格标识，物品按公司和品控要求进行摆放，分品种、分规格进行摆放并挂上合格标识，标识应填写规格、数量、货物名称、进货日期和生产厂家，放在冷库的物品必须按集团品控QM-006文件要求码放，不合格的物品存放到不合格库挂上不合格标识，将不合格品控单送交采购部主管以便在三日内和供应商取得联系，七日内协商出结果，十日内将事情处理完毕。
3．保管员每天应做好库房通风、防火、防盗、防鼠的工作，冷库保管员应每天测两次库温并做好库温记录。
4．保管员应记好每天的出入库帐，做好日报表和月末盘点工作，做好包装物，原辅料库存告警和保质期告警工作。
5．保管员每天应严格按出库手续办理出库物品，出库单必须把规格，数量，用途按规定认真填写清楚，必须有物品需要部门主管审核签字，否则不准出库。
6．保管员每天下班前应对库房门锁、电源及火源进行一次认真的安全检查。
（四）保管库内的辅料最低库存量
品名
单位
最低库存
保质期
品名
单位
最低库存
保质期
玉米淀粉
kg
6000
12个月
精盐
kg
4000
无限期
分离蛋白
kg
900
24个月
高粱红
kg
48
18个月
香油
kg
1500
6个月
五香汁
kg
23
24个月
鲜姜
kg
1900
6天
虾酱
kg
370
6个月
花椒面
kg
65
12个月
沙茶王
kg
1300
12个月
白胡椒面
kg
125
12个月
羊香精
kg
20
12个月
红萝卜
kg
3420
72小时
猪肉香精
kg
60
12个月
元葱
kg
2500
72小时
桂皮
kg
10
12个月
丁香
kg
0.5
12个月
茴香
kg
13
12个月
虾皮
kg
170
24个月
味源糖
kg
0.5
12个月
甜蜜素
kg
4
24个月
味精
kg
4500
18个月
绵白糖
kg
3000
18个月
变性淀粉
kg
3500
24个月
鸡油
kg
225
12个月
高粘变性淀粉
kg
25
24个月
红麻椒面
kg
68
12个月
一品鲜鸡酵母精
kg
50
24个月
芝麻
kg
68
12个月
一品鲜牛香精
kg
5
12个月
精炼油
kg
750
18个月
一品鲜猪肉香精
kg
5
12个月
胳朊酸钠
kg
10
12个月
（五）保管库内的包装物最低库存
品名
单位
最低库存
品名
单位
最低库存
品名
单位
最低库存
540羊箱
个
3000
340羊箱
个
3000
210牛丸箱
个
1000
540羊袋
个
15
340羊盒
个
15
210牛丸袋
个
10
540羊排箱
个
1000
340羊排箱
个
1000
210猪丸箱
个
1000
540羊排袋
个
10
340羊排盒
个
8
210猪丸袋
个
15
540牛箱
个
2000
340牛箱
个
3000
210鸡丸箱
个
500
540牛袋
个
12
340牛盒
个
10
210鸡丸袋
个
10
540牛排箱
个
500
340猪箱
个
500
香甜PP膜
kg
45
540牛排袋
个
8
340猪盒
个
5
EPE膜
kg
20000
540鸡箱
个
1000
340丁香什锦箱
个
100
小什锦袋
个
2000
540鸡袋
个
10
340丁香什锦盒
个
4
大什锦袋
个
3600
540猪箱
个
200
340鸡箱
个
1000
石油醚
瓶
8
540猪袋
个
5
340鸡盒
个
8
雪花胶
kg
50
270羊箱
个
2000
360羊箱
个
300
跟踪小票
张
650000
270羊袋
个
10
360羊袋
个
8
料包片材
kg
350
270羊排箱
个
500
360牛箱
个
300
牙签
件
30
270羊排袋
个
8
360牛袋
个
8
胶带
卷
600
270牛箱
个
500
360鸡箱
个
300
托盘
个
140854
270牛袋
个
5
360鸡袋
个
8
衬袋
个
331
270牛排箱
个
500
360猪箱
个
300
瓶胶
瓶
300
270牛排袋
个
5
360猪袋
个
8
小盒PP膜
kg
620
270鸡箱
个
200
210羊丸箱
个
2000
270鸡袋
个
8
210羊丸袋
个
15
三、岗位职责
（一）采购部经理
职位名称：
采购部经理
直接隶属：
分公司总经理
直接下属：
分公司采购部业务员、统计、保管员、司机、装卸工
协调部门：
集团综合计划部、分公司生产部、财务部、储运部
岗位描述：
协调、组织、安排公司各部门所需各类物资的采购及调拨工作，监督仓储物资的保值工作。
主要职责：
1．对直接下属的行为负领导责任。
2．组织、安排公司所需各类物资的采购及调拨工作，逐步完善仓储工作，确保公司资产保值。
3．对分公司采购部所辖范围内大宗物资采购合同的签订及付款负把关责任。
4．及时了解市场行情，加强价格管理，降低成本，优质采购。
5．对岗位职责的整体工作绩效，向分公司总经理负责。
主要权力：
1．有权确定市内所购物资的供货商。
2．有权要求提出物资采购部门提供明确、详细的采购标准；标准不清楚有权拒绝采购。
3．因降低成本、提高质量等原因需更换供货厂家时，有权购入200元以内的样品，以供检验及试用。
4．对直接下属有工作评价，指挥与100元内的奖罚、任免建议权。
薪资待遇：
1.薪资待遇按现行标准执行。
2．试用期工资：
一档工资的60%—80%，以百元取整；特殊情况，经集团总经理批准后，以拟定转正工资，按上述比例确定试用期工资。
3．工作满三年以上，无重大失误与缺陷，由集团人力资源部审核，报集团总经理批准后，可晋升一档工资。
4．人力资源部每半年至一年考核一次员工业绩，对优秀者10%，报集团总经理批准后，可晋升一档工资；落后者5%，降一档工资。
5．其它待遇参照集团有关规定执行。
任职条件：
1．文化程度：
大学专科以上学历，物资管理等相关专业。
2．年龄：
30-45岁，身体健康，有3年以上采购管理工作经验，无任何违反职业道德等行为。
3．基本素质：
良好的人际沟通与语言表达能力，善与他人合作，有感召力和凝聚力，较强的责任感和事业心。
（二）采购部业务员
职位名称：
采购部业务员
直接隶属：
分公司采购部经理
直接下属：
无
协调部门：
品控部、保管员、生产部
岗位描述：
各种物资采购的具体实施
主要职责：
1．采购员在采购各类物资时一定要坚持“四比原则”，选择供方要先国营、后集体、再个体以及先厂价后批发、特殊情况买零售的采购原则。
2．采购员对自己所分管采购的物资要做到“三个保证”、“四个了解”：
即保证生产供应、保证货物质量、保证采购价格；了解物资日用量、月用量；了解物资品种、规格；了解物资货源、产地；了解物资市场行情。
3．采购员每月要按生产计划制订出各种物资的月采购计划，并根据库存情况适时、适量进货，确保生产供应。
4．采购员要对供货厂家建立详尽的供方档案，每月及时上报主管经理审核、检查。
5．采购员根据自己所采购的物资情况，做到有合同的按合同规定付款方式适时付款结算，临时性采购物资，完成后三日内及时报帐。
6．积极与生产、品控、保管员配合，正确对待价管员询价。
主要权力：
1．有权要求物资所需部门提供准确的采购计划，如计划不准确出现的错误采购，由计划部门负责。
2．对生产急需且金额不超过200元的物资，有权先购买后补办请批手续。
3．有权对个别不合理的采购计划提出异议。
4．库存所需物资不足时，有权申请购买。
薪资待遇：
1．薪资待遇按现行标准执行。
2．试用期工资：
一档工资的70%—90%，以50元取整；特殊情况，经集团总经理批准后，以拟定转正工资，按上述比例确定试用期工资。
3．工作满三年以上，无重大失误与缺陷，由集团人力资源部审核，报集团总经理批准后，可晋升一档工资。
4．人力资源部每半年至一年考核一次员工业绩，对优秀者10%，报集团总经理批准后，可晋升一档工资；落后者5%，降一档工资。
5．其它待遇参照集团有关规定执行。
任职条件：
1．文化程度：
中专以上学历
2．年龄：
25-40岁，身体健康，有3年以上采购工作经验，无任何违反职业道德等行为。
3．基本素质：
良好的人际沟通与语言表达能力，善与他人合作，有一定的应变能力，较强的责任感和事业心。
（三）采购部保管员
职位名称：
采购部保管员
直接隶属：
分公司采购部经理
直接下属：
无
协调部门：
生产部
岗位描述：
各种物资的入库、出库、仓储及报警工作。
主要职责：
1．到货时严格按照公司的要求，在规定时间内通知品控人员检验，验收合格后及时办理入库手续；不合格品决不允许发放。
2．保管员对自己库内所保管的物资负资产保值责任。
3．了解所保管物资的日用量、月用量以及公司对各品种物资的库存限量要求，到仓储警界时及时报警。
4．对验收时有特殊情况的物资，出库时要以书面形式通知使用单位。
5．对临界保质期的原辅料，应在规定时间内及时提出报警；库存已到保质期仍在使用的原辅料，应在每次使用前通知品控检验，检验合格后方可发放。
主要权力：
1．对物资的摆放、贮存位置有支配权。
2．对常用物资的采购有申报权。
3．有权申请对库存物资进行必要的清理或处理。
薪资待遇：
1．薪资待遇按现行标准执行。
2．试用期工资：
一档工资的70%—90%，以50元取整；特殊情况，经集团总经理批准后，以拟定转正工资，按上述比例确定试用期工资。
3．工作满三年以上，无重大失误与缺陷，由集团人力资源部审核，报集团总经理批准后，可晋升一档工资。
4．人力资源部每半年至一年考核一次员工业绩，对优秀者10%，报集团总经理批准后，可晋升一档工资；落后者5%，降一档工资。
5．其它待遇参照集团有关规定执行。
任职条件：
1．文化程度：
高中以上学历。
2．年龄：
25-40岁，身体健康，有3年以上仓储工作经验，无任何违反职业道德等行为。
3．基本素质：
懂帐务管理，具有良好的人际沟通，较强的责任感和事业心。
（四）采购部司机
职位名称：
采购部司机
直接隶属：
分公司采购部经理
直接下属：
无
协调部门：
保管员
岗位描述：
采购、调拨物资时的运输工作；对车辆的维护及保养负全责。
主要职责：
1．保证物资调配用车，并保证节假日临时用车。
2．严格执行用车审批手续，不用私车，发现出私车一次取消奖金并罚款500元。
3．保证乘车人员以及调拨货物的安全，定期进行车辆维护、保养、确保行车各项手续齐全。
4．做好行车记录，每月月末把月修车情况、行程公里数、用油数量等有关记录上报部门经理。
主要权力：
1．有权根据车辆的运行情况，提出对车辆进行维护、保养、修理建议。
2．对车辆超载情况有权提出异议。
薪资待遇：
1．薪资待遇按现行标准执行。
2．试用期工资：
一档工资的70%—90%，以50元取整；特殊情况，经集团总经理批准后，以拟定转正工资，按上述比例确定试用期工资。
3．工作满三年以上，无重大失误与缺陷，由集团人力资源部审核，报集团总经理批准后，可晋升一档工资。
4．人力资源部每半年至一年考核一次员工业绩，对优秀者10%，报集团总经理批准后，可晋升一档工资；落后者5%，降一档工资。
5．其它待遇参照集团有关规定执行。
任职条件：
1．文化程度：
高中以上学历。
2．年龄：
25-40岁，身体健康，有5年以上汽车驾驶经验，无任何违反职业道德等行为。
3．基本素质：
精通驾驶技术，有一定的车辆维修及保养知识，为人忠诚，爱岗敬业。
（五）采购部装卸工
职位名称：
采购部装卸工
直接隶属：
分公司采购部经理
直接下属：
无
协调部门：
保管员
岗位描述：
物资的装卸
主要职责：
1．严格按照公司要求进行装卸，不允许有野蛮装卸行为发生；
2．确保运输物资完好无损，对人为因素造成的损坏或流失负赔偿责任；
3．物资调拨时，装卸工组长要认真清点车上物资，避免发生多装或漏装情况。
同时带好物资调拨单，与调出、调入部门保管员做好交接工作。
主要权力：
1．有权对所装物资是否能够安全运输提出异议。
2．文件规定的不允许随意返库的物资返库时，有权要求返库单位出据返库手续。
薪资待遇：
按现行标准执行。
任职条件：
1．年龄在20岁至40岁之间，身体健康。
2．对工作认真负责，服从领导，爱岗敬业。
（六）采购部统计员
职位名称：
采购部统计员
直接隶属：
分公司采购部经理
直接下属：
无
协调部门：
综合计划部、财务部、保管员
岗位描述：
各类统计报表、文件、资料整理归档工作、票据传递、往来明细帐工作、定点采购物资电话订货通知工作、经理不在时代经理处理日常工作。
主要职责：
1．每月月初时根据月生产计划做好月采购计划，月末汇总计划完成情况。
2．按时完成综合计划部及公司内部所需各种报表工作。
3．对公司下发的各种文件及时整理归档。
4．有新增客户及时索要各项有关资料并记录归档，同时把各种订货合同整理归档。
5．建立采购部台帐，做好各种物资采购、付款、挂帐等记录工作。
月末将各种数据汇总后报采购部经理。
6．在没有外购物资采购员的情况下，协助采购经理做好外购
7．收到外购物资发票后，按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。
8．详细了解所有客户的各项情况，采购部经理有事不在时，代经理接听电话，有理有度地回答客户提出的各种问题，保持好良好的客户关系。
主要权力：
1．有权要求保管员提供所需的各种物资库存、用量等相关数据。
2．有权检查保管员的帐物管理情况。
3．特殊情况由经理授权，有权处理采购日常业务。
薪资待遇：
1．按现行标准执行。
2．试用期工资：
一档工资的70%—90%，以50元取整；特殊情况，经集团总经理批准后，以拟定转正工资，按上述比例确定试用期工资。
3．工作满三年以上，无重大失误与缺陷，由集团人力资源部审核，报集团总经理批准后，可晋升一档工资。
4．人力资源部每半年至一年考核一次员工业绩，对优秀者10%，报集团总经理批准后，可晋升一档工资；落后者5%，降一档工资。
5．其它待遇参照集团有关规定执行。
任职条件：
1．文化程度：
中专以上学历，统计或相关专业。
2．年龄：
25-35岁，身体健康，有3年以上统计工作经验，无任何违反职业道德等行为。
3．基本素质：
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