印章使用管理条例.docx
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印章使用管理条例
集团印鉴管理制度
为了加强公司印鉴管理，确保用印无误，维护公司印鉴的严肃性和权威性，使公司的印鉴管理更加程序化、规范化，特制定本制度。
一、总则
（一）目的
本制度就集团及各子公司、分公司使用印章的制发、改正与废止、保管及使用方法做出规定。
（二）印章的定义
本规定中所指印章是在集团或各子公司、分公司发行、管理的文件、凭证文书、合同等与集团或各子公司权利义务有关的文件上，因需以集团或各子公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
集团内部横向或纵向行文使用的部门章及其他橡皮图章，不在本规定所指印章之内。
二、印章的刻制与改刻、废止
（一）提起议案者
印章的制定、改刻与废止的议案由办公室综合秘书提出。
（二）相关手续
行政办公室综合秘书必须在提出的议案中将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限进行说明。
（三）刻印与改刻
印章的刻制由行政办公室综合秘书负责，同时，如有需要更换或废止的印章应由第十二条规定的各管理人迅速将旧印章交还综合秘书。
（四）废止印章的保存年限
除特别需要，由办公室综合秘书将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。
（五）散失、损毁、被盗
印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向秘书递交说明原因的报告书。
同时秘书根据情况依本章各条规定的手续办理。
三、印章的登记
（一）印章登记台账
印章在办公室综合秘书处进行登记。
秘书应将每个印章登入印章登记台账内，并将此账永久保存。
（二）印章在企业以外申报时的登记
印章在企业以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报秘书。
四、印章的使用
（一）使用范围
1．人事章用于人事部门出具的在职证明、工资标准及保险等证明材料；
2．财务章用于财务部门出具的相关财务证明材料；
3．合同专用章用于集团及各子公司一切经济合同；
4．公章用于其他内、外事务。
（二）审批权限
1．人事章在相关部门确认后由人事部门负责人审批；
2．财务章由财务负责人审批；
3．合同专用章与公章原则上由集团总裁审批。
（三）印章管理
1．人事章由人事部门指定专人保管；
2．财务章由财务部门指定专人保管；
3．合同专用章与公章由办公室指定专人保管；
4．办公室应将印章置于专门保险柜中保存，并对该区域进行全天候监控，监控录像定期归档。
人事部门和财务部门参照管理；
5．印章更换管理人应在部门负责人在场的情况下办理，交接单存档；
6．各部门拟定印章保管人，由人事部门审核通过，报办公室备案。
（四）经办人
1．申请使用印章的部门直接办理人为经办人；
2．经办人必须将用印材料各项目填写完整；
3．经办人申请用印，需填写相关登记薄，并提供一份材料原件作为用印备案使用。
（五）用印人
1．印章保管人可做用印人；
2．办公室应指定两名用印人，分别称为用印人和代理用印人。
用印人不当班时由代理用印人在代行用印人职责；
3．用印人必须严格控制用印范围，经领导审批，监印人监印后用印，并仔细检查用印材料的规范性；
4．用印人用印后应在用印登记薄上签字。
（六）监印人
1．监印人由经理（主管）级以上员工担任；
2．监印人与用印人同时用章，审核需用印材料与审批材料的一致性；对审批人签字权限进行审核；对用印人的用印情况进行监督；
3．监印人监印后应在用印登记薄上签字。
（七）用印流程
1．常规用印流程，经办公系统流转完毕后，经办人填写《用印登记薄》（见附件二），申请用印；
2．紧急情况下，由经办人填写《用印审批表》（见附件三），经逐级审批后，申请用印；
3．特殊情况下，需要带印外出的，由经办人填写《外出用印审批表》（见附件四），逐级审批后，由印章保管部门派员带印外出；
4．监印人、用印人审核后，在用印监控区内用印；
5．监印人、用印人在相关登记薄上签字，备案材料由用印人统一归档。
（八）拒绝用印
监印人和用印人必须坚持原则，按规定用印。
监印人和用印人对未经审核的文件材料、对未经有权签字人签字或重要事项留有空白及其他不合乎用印手续的文件，有权拒绝用印。
五、用印要领
（一）用印方法
1．加盖印章应端正、居中下压成文时间；
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
2．盖印材料如为两页以上，其骑缝处应盖（印）骑缝章。
六、附则
（一）本制度解释权归集团总裁办公室。
（二）本制度自公布之日起执行。
附件：
一、集团印鉴管理实施细则
二、用印登记薄
三、用印审批表
四、外出用印审批表
附件一：
集团印鉴管理实施细则
本着规范、便捷、效率的原则，根据《集团印鉴管理制度》制订本细则。
一、印章定义
1．本细则所指印章，主要指由总裁办公室和各集团办公室负责管理的法人单位印章，目前包括：
公司公章：
公司合同专用章：
2．党支部印章、工会印章、消防安全管理委员会印章由办公室统一管理，比照公章管理权限使用。
3.下述印章由各部门负责，可参照《集团印鉴管理制度》及本细则管理：
人事专用章，由人事部门负责管理；
财务专用章、财务票据专用章、发票专用章、转账收讫章、现金收讫章、现金付讫章等财务用章，由财务部门负责管理；
其他部门用章由使用部门负责管理。
二、印章的刻制、废止与登记。
1．刻制、更换印章，由发起部门填写《刻制印章申请表》（见附件1），带有公司名头的印章由总裁签批，部门其他印章由部门负责人签批，交由行政办公室综合秘书统一办理。
2．新章启用前，由印章管理部门填写《新启用印章登记表》（见附件2），经相应权限签批后，印章管理部门可到办公室领取并启用新印章。
办公室对新印章留模备案，增列至《部门印章汇总登记表》中。
3．需要废止（封存）的印章，由废止（封存）印章的部门填写《印章销毁/封存登记表》（见附件4），经签批后由管理人在三日内将旧印章交还综合秘书，由公司档案室统一封存保管。
4．综合秘书即时登记印章台账，并于每年12月复查印章登记台账，核对印章的存废，标注存废的具体时间。
三、印章管理
1．保险柜启用2把钥匙，其余钥匙在档案员处封存。
2．用印监控内容包括：
保险柜的开启和关闭、用印人和用印明细。
监控数据根据存储情况，定期刻制成光碟存档，相同内容资料刻制2张光碟。
3．用印人和代理用印人，报人事部门审核，报总裁办公室备案。
变更用印人和代理用印人，应在3日内履行相关手续。
4．在部门负责人在场的情况下进行印章交接，填写《印章交接登记表》（见附件3），一并移交《用印登记薄》等相关表薄。
5．监印人由办公室（副）主任担任，办公室（副）主任不在的，可授权经理、主管级员工担任。
6．监印人对用印人的用印进行监督，核对用印材料与审批材料的一致性，并在用印登记薄上签字。
7.经办人须详细填写《用印登记薄》中“用途”栏。
包括但不限于材料受理方及具体事项。
8．总裁办公室（副）主任对《用印登记薄》、《用印审批表》、《外出用印审批表》等印章刻制、使用和管理情况进行不定期抽查，每年至少抽查4次。
四、印章的使用
1．合同专用章与公章原则上由集团总裁签批。
经集团总裁授权，下列事项可做特殊处理：
⑴介绍信等证明员工身份的函件，由用印部门总裁签批；
⑵特卖合同、与供应商的各类函件，由集团总裁签批；
⑶在职证明、个人收入证明、各类保险、住房贷款证明及表格、表彰证书、技术证明等证明文书，原则上使用人事专用章。
根据证明材料的具体要求，确需盖印公章的，经员工所在部门确认，由人事部门总裁签批；
⑷各部门报备案需用印的档案材料，由各部门总裁签批；
⑸各类银行开户、结算、资金使用情况表格、说明、申请、纳税申报和税务报表、保险索赔资料，由财务部门总裁签批。
2．本细则由集团总裁办公室负责解释。
3．本细则自公布之日起执行。
附件：
1、刻制印章申请表
2、新启用印章登记表
3、印章交接登记表
4、印章销毁/封存登记表
5、用印登记簿
6、用印审批表
7、外出用印审批表
1：
刻制印章申请表
部门：
年月日
新章名称
申请原因
目前状态：
□有原章□无原章
原章印模：
是否交回：
原章印模：
是否交回：
原章印模：
是否交回：
原章印模：
是否交回：
申请部门经理
申请部门负责人
总裁办公室
总裁
2
新启用印章登记表
部门：
年月日
新章名称
新章印模：
价格：
元
总裁办
经办人
总裁办
负责人
启用部门
经办人
启用部门
负责人
总裁
3：
印章交接登记表
年月日
印章名称
印模：
交接原因
交章部门
交章人
负责人
收章部门
收章人
负责人
4：
印章销毁/封存登记表
部门：
年月日
印章名称
办理事项
□销毁□封存
印模：
销毁/封存原因：
经办人
部门
负责人
总裁
监毁/封人
（总裁办）
5：
用印登记簿
序号
日期
用印部门
用途
文件名称
印章名称
用印份数
经办人
用印人
监印人
审批人
备注
6：
用印审批表
用印名称：
用途：
备注：
用印部门
部门经理
经办人
部门副总
部门总裁
总裁办公室
法律顾问审核或相关部门会签
审批
日期
份数
是否已存档
用印人
监印人
7：
外出用印审批表
日期
用印部门
借用印章名称
数量
用印内容明细
借用事由
交接人
接收人
归还日期并签字
审批人
备注
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