最新核电文档信息管理系统n资料.docx

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最新核电文档信息管理系统n资料

OA需求分析与详细设计手册（第五分册）

文档信息管理系统

编制：

审核：

批准：

一设计目标

建成核电公司统一的文档资源数据库，以客观反映文档信息资源的状况，为其它各种应用系统（如CMS）提供服务和支持，为借阅管理提供统一的对象。

同时，该系统为公司文档产生或形成部门、文档主管部门提供统一的数据管理与数据维护工具，以优化、简化工作程序，使档案库房管理更趋合理，提高工作效率。

二主要功能

分别建立文档目录数据库与电子文档数据库，具有数据录入、修改、维护、数据自动接入、归档确认、目录数据与电子文档的关联、复合查询、常用报表等功能。

其数据来源如下：

●在各电子流程中产生，归档后进入文档数据库，由文档管理人员检查后执行归档操作。

这些文件包括程序文件、请示报告、公司收文、公司发文、函件、内部文件。

●公司各部门按照记录报告的归档要求，目常或定期录入记录报告的条目，文档管理人员定期检查、补充后执行归档操作。

●各部门、各承包单位直接提交到信息文档处，由文档管理人员直接录入后进行归档。

三文档目录数据库

数据结构设计如下：

1，vol_id总序号整数型　8主健

2，vol_dh档案分类号　字符型43

由档案人员产生的检索号，如：

“G2-11-IN1-27”

3，item212文件主类　字符型100

（字典库）　将电子文档库的二级类目集中归纳在此，如“管理程序.AD”“技术程序.异常工况运行规程.事故诊断规程”。

4，item213文件子类字符型100

（字典库）备用分类标识

5，item214文档状态字符型20

（已过时、已作废、已升版、已生效等）

6，item215系统代码字符型20

（未来是字典库）如“RCP”

7，item216设备代码字符型20

（未来是字典库）如“1RRI001PO”

8，item217子项代码字符型20

（未来是字典库）如“RX”

9，item218专业、工种字符型20　

10，item219文档原编码一字符型25　

文件生效之时的编码

11，item220文档原编码二字符型25　

文件生效之时的第二个编码

12，item250原图纸图册号字符型40

为了弄清每份文件的变更数。

13，item221收发号字符型25　

文件收发时收人员给的登记号

14，item249收发时间日期型8

15，title文档主标题字符型200

16，item223文档副标题字符型200

17，item224文件形成部门字符型100

18，item256批准人字符型10

19，item225文档形成时间日期型8

20，item226文件生效时间日期型8

（程序等）

21，item227文件质量级别字符型3

（QSRQRNQR）

22，item228文档内容开始时间日期型8

文件产生周期（记录报告）每月、每季、每年

23，item229文档内容结束时间日期型8

24，item230馆藏份数整数型8

25，item231文档页数整数型8

26，limited页次字符型10

27，item232版次字符型5　

如：

“1”“A”

28，item233卷数整数型8

（记录报告）一份文档被装订成几卷

29，item234载体类型字符型10

（纸质、图像、影像、声音）

30，item252载体的保管期限字符型10

31，item235信息类型字符型10

（文本、图像、影像、声音）

32，item236载体规格字符型4

（A0-A4）

33，item222存放地址字符型20

34，item237排架号字符型30

（对普通用户保密）

35，item238原文件路径　字符型200

36，item239原文件类型字符型10

（WORD、EXCEL、……）

37，item240电子文件路径字符型200

38，item241文档密级字符型10

（秘密、限制、无密级）

39，item242档案保管期限字符型10

40，item243文档所涉人名字符型100

41，item244文档所涉系统字符型100

42，item245文档所涉设备字符型250

43，item246关系密切的文件字符型250

44，mainword主题词字符型100

45，item247关键词字符型100

46，item248工作流ID号字符型20

47，item251工作票号字符型20

48，item253标志位字符型1

指明是基准文件或历史记录。

49，item254操作用户字符型10

50，vol_date操作时间日期型8

51，vol_flh立卷人字符型10

52，begin_date立卷日期日期型8

53，vol_qzh装盒厚度字符型10

54，secret机组号字符型10

55，item255备注字符型200

56，vol_mlh电子文件关联状态字符型10

三电子文档数据库

电子文档库在SHAREPOINTPORTALSERVER下建立，分层结构设计如下：

文档数据库

法规标准

法规

标准

执照申领文件

红头文件

年度

管理程序

AD

PO

IP

BP

技术程序

运行规程0

运行规程9

运行规程1

运行规程2

维修程序.维修大纲

维修程序.维修规程

维修程序.操作规程

维修程序.检查和试验规程

维修程序.定期试验规程

技术服务程序

保健物理专项程序

合同文件

年度

技术支持文件

系统设计手册

技术规格书与技术条件

设备完工报告

调试完工报告

信函

年度

记录报告

　　（准备到大亚湾调研后确定）

图书期刊

图书

期刊

　参考资料

按专题

WANO资料

四目录数据管理详细设计

4．1系统登录

系统启动后进入如下界面，用户输入自己的用户名和密码完成登录。

然后进入文档管理系统的主界面：

4．2目录数据库分类引导设计

主类分为行政文件、程序、技术支持文件、记录报告、函件、合同、内部文件、竣工档案八大类，系统管理员具有自行调整分类的能力。

每一主类下属的子类设计如下：

1、行政文件：

2、程序：

3、技术支持文件：

4、记录报告：

5、函件：

6、合同：

7、内部文件：

8、竣工档案：

文档详细信息界面设计如下所示：

通过点击“电子文件”按钮查找该文档的电子文件

4．3系统菜单设计

文档管理系统主菜单设计如下：

4．3．1系统管理

根据用户权限的不同，每个人的系统管理菜单能操作的栏目不同。

1、文件主类

文件主类即文件的大类，点击此按钮进入下图界面，来进行主类字典的维护，可以进行增加、删除和保存等操作。

2、文件子类

文件子类是指文件大类下的分类，点击此按钮进入下图界面，来进行字类字典的维护，可以对文件主类下的子类进行增加、删除和保存等操作。

3、文档状态

定义文档的状态字典，具体操作如下图所示：

4、链接地址

链接地址加上数据库中的相对地址构成文件的绝对地址，以访问服务器上的电子文件

5、质量级别

定义文件的质量级别字典，具体操作如下图所示：

6、载体类型

定义文件的载体类型字典，具体操作如下图所示：

7、信息类型

定义文件的信息类型字典，具体操作如下图所示：

8、载体规格

定义文件的载体规格字典，具体操作如下图所示：

9、装盒厚度

定义文件的装盒厚度，具体操作如下图所示：

10、文档密级

定义文件的密级字典，具体操作如下图所示：

11、主类设置

完成文件主类字段的显示设置，具体操作如下图所示：

12、子类设置

完成文件子类字段的显示设置，具体操作如下图所示：

13、用户管理

完成用户权限管理，具体如下图所示，

14、修改密码

用户可以修改密码。

具体见下图：

15、离开系统

点击此按钮退出文档信息管理系统。

4．3．2数据操作

1、增加

点击此按钮进入数据录入界面。

录入完成后点击“保存”按钮增加一个记录，接着可以录入下一条。

2、删除

选中一条文档信息，然后点击“数据操作”菜单中的“删除”项，弹出删除提示进行确认。

3、修改

选中一条文档信息，然后点击“数据操作”菜单中的“修改”项，弹出详细信息进行修改。

4、复制

复制选中的文档记录，显示在被复制的文档旁，如下图所示：

5、

赋值

此功能用来满足对数据的批量修改。

6、关联

关联是指建立目录数据库和电子文档之间的关联，点击“数据操作”菜单中的“关联”项，会弹出下图所示界面，可以查询文档的关联情况，对于没有关联的文档　进行关联操作

7、导出

将文档数据库存成Excel表格等格式。

点击“数据操作”菜单中的“导出”项，会弹出下图所示界面，保存即可。

4．3．3归档操作

包括程序自动归档、行政收文归档、行政发文归档、函件自动归档、请示报告归档、记录报告归档和直接录入归档。

此归档操作是指对来自其它系统和人工录入的数据的第一次确认。

如上图所示，图中将显示出所有待归档的程序文件，通过选中需归档的程序记录前的方框中（打勾），然后点击“归档”按钮完成操作。

未归档时数据显示时序号为红色。

4．3．4入库操作

库房管理人员在接收文档入库时录入排架号。

1、文档入库

通过如下界面在入库时给定排架号。

2、调整排架

通过如下界面完成排架号调整工作。

4．3．5数据检索

1、检索条件

点击“检索条件”项，弹出下图：

通过上图的操作设定检索范围。

为提高日常操作速度，系统默认自动检索最新的1000条记录。

2、

3、The鏃犳澘Luтjoys复合查询

TheXian侀€?

Mei佷笟鍌ㄥ?

点击“数据检索”菜单中的“复合查询”项，弹出上图所示界面，　按“并且”的关系组合查询。

4、

5、The閲囪breathesheavilythe鍓嶇Jiang鏃Duo棿组合排序

点击“数据检索”菜单中的“组合排序”项，弹出下图所示界面，

Ping曚man

可以将文档记录的字段按照一定的方式进行排序显示，首先选择是否对该字段排序，然后选择是升序还是降序

6、

7、The鍦version柟Geng$the悊鐗╄祫数据判重

TheYue氱墝鍖呰点击“数据检索”菜单中的“组合排序”项，弹出下图所示界面，

通过此项设置可以对某些重复字段的文档记录进行检索

TheZhou悜鐭F

4．3．6常用报表

完成案卷封面、移交清单、背脊标签的打印，要具有预览、调整的功能。

1、

2、The闆嗚Geng?

封面打印。

3、移交清单

The閲嶅姏Liao忚Chuai鏋?

4、标签打印

5、

6、The鐗╄祫鍚堢悊Xian佸悜文件目录