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人际交往中应具备的语言技巧
毕业论文
（2010届）
题目：
秘书在人际交往中应具备的语言技巧
系别现代文秘系
专业班级07文秘（3）班
学生姓名张影
学号0721010340
导师姓名冉晓丽
成绩
年月日
目录
摘要
一、引言
二、秘书人际交往的重要性
（一）人际关系是维护秘书身心健康的重要途径
（二）人际交往是秘书成长成才的重要保证
三、语言技巧在人际交往中的应用
（一）巧妙掌握说话的时机
（二）讲话开好头的窍门
（三）说话前先调整呼吸
（四）觅取话题的窍门
（五）说话要注意前提
（六）各种类型的反问技巧
（七）提问要讲究艺术性
（八）高明的插花技巧
（九）间接提示对方的技巧
（十）别用质问的语气说话
四、如何提高语言技巧
（一）提高思想修养和文化品味
（二）加强对语言知识的学习和语言技能的磨炼
（三）把握语境特点，注意角色关系的转换
（四）多角度、多层次学习语言
（五）正确读解、使用人体语言
五、总结
参考文献
致谢
秘书在人际交往中应具备的语言技巧
现代文秘系07文秘（3）班张影
指导老师：
冉晓丽
摘要：
秘书在人际关系及其交往中处在一个较为复杂的地位，经常向领导口头汇报工作、反映情况或代表组织到下级机关口头传达领导指示或在机关接待访客等，都要使用有声的口头表达语言。
本文以人际交往为切入点，着重强调了秘书在人际交往中应具备的语言技巧。
关键词：
秘书 人际交往 重要性 语言技巧应用 提高
一、引言
秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。
人际交往就是人
人相互交往
过程，借由思想、感情、行
表现
交流而产生
互动关系。
语言技巧就是把自己的意思传达给对方，让对方对其理解、接受并有同感，进而使对方能按自己的意愿行动的方法。
秘书是一个特殊职业，所以他口语表达的技巧是共性与个性的统一，既有一般秘书所共有的说话特征，也有个人在说话实践中形成的个性特征。
要做到二者统一，才不至于众口一词、千人一面。
二、秘书人际交往的重要性
人是社会性动物，很难想象，离开了社会，离开了与其他人的交往，一个人的生活将会怎样？
有人存在，就必须与人交往。
秘书会与各种各样的人打交道，在与人交往中，能否得到别人的支持、帮助，就会涉及到自身能力的问题。
善于与人交际，你会从中学到很多书本上学不到的东西。
（一）人际交往是维护秘书身心健康的重要途径
１、人际关系影响秘书的生理和心理状况
刚入企业的秘书，思想活跃、感情丰富，人际交往的需要极为强烈，人人都渴望真挚友爱，大家力图通过人际交往获得友谊，满足自己物质和精神上的需要。
但面对新的环境、新的对象和紧张的工作生活，使得一部分秘书由此而导致了心理矛盾的加剧。
此时，积极的人际交往，良好的人际关系，可以使人精神愉快，情绪饱满，充满信心，保持乐观的人生态度。
一般说来，具有良好人际关系的秘书，大都能保持开朗的性格，热情乐观的品质，从而正确认识、对待各种现实问题，化解工作、生活中的各种矛盾，形成积极向上的优秀品质，迅速适应工作。
相反，如果缺乏积极的人际交往，不能正确地对待自己和别人，心胸狭隘、目光短浅，则容易形成精神上的巨大压力，难以化解心理矛盾。
严重的还可能导致病态心理，如果得不到及时的疏导，可能形成恶性循环而严重影响身心健康。
２、人际交往影响秘书的情绪和情感变化
处于青年发展期的秘书，正处在人生的黄金时代，在心理、生理和社会化方面逐步走向成熟。
但在这个过程中，一旦遇到不良因素的影响，就容易导致焦虑、紧张、恐惧、愤怒等不良情绪，影响学习和生活。
实践证明，友好、和谐、协调的人际交往，有利于秘书对不良情绪和情感的控制和发泄。
３、人际交往影响秘书的精神生活
秘书情感丰富，在紧张的工作之余，需要进行彼此之间的情感交流，讨论理想、人生，诉说喜怒哀乐。
人际交往正是实现这一愿望的最好方式。
通过人际交往，可以满足秘书对友谊、归属、安全的需要，可以更深刻、更生动地体会到自己在集体中的价值，并产生对集体和他人的亲密感和依恋之情，从而获得充实的、愉快的精神生活，促进身心健康。
（二）人际交往是秘书成长成才的重要保证
１、人际交往是交流信息、获取知识的重要途径
现代社会是信息社会，信息量之大，信息价值之高，是前所未有的。
人们对拥有各种信息和利用信息的要求，随着信息量的扩大，也在不断地增长。
通过人际交往，我们可以相互传递、交流信息和成果，使自己丰富经验，增长见识，开阔视野，活跃思维，启迪思想。
２、人际交往是个体认识自我、完善自我的重要手段
孔子曾说过：
“独学而无友，则孤陋而寡闻”。
人际交往，可以帮助我们提高对自己的认识，以及自己对别人的认识。
在人际交往的过程中，彼此从对方的言谈举止中认识了对方。
同时，又从对方对自己的反应和评价中认识了自己。
交往面越宽，交往越深，对对方的认识越完整，对自己的认识也就越深刻。
只有对他人的认识全面，对自己认识深刻，才能得到别人的理解、同情、关怀和帮助，自我完善才可能实现。
３、人际交往是集体成长和社会发展的需要
人际交往是协调一个集体关系、形成集体合力的纽带。
而一个良好的集体，能促进青年秘书优良个性品质的形成。
如正义感、同情心、乐观向上等都是在民主、和睦、友爱的人际关系中成长起来的。
良好的人际关系还能够增进秘书集体的凝聚力，成为集体中最重要的教育力量。
人际交往是人与人之间的一种互动。
良好的人际交往能力是积极向上的；反之，不利于个体的全面健康的发展。
三、语言技巧在人际交往中的应用
在人际交往中，我们发现总是有人成为大家的中心，受到大部分人的欢迎；而也有人总是被冷落。
究其原因，除了行事风格、人品等因素外，是否能够高水平地运用语言技巧，无疑是十分重要的。
（一）巧妙掌握说话的时机
说话除了要选择适当的场合，还要适时。
一个人说话的内容不论如何精彩，但如果机会掌握不好，就无法达到说话的目的。
因为听者的内心，往往随着时间变化而变化。
要对方愿意听你的话，或者接受你的观点，都应该选择适当的场合是时机。
但何时才是这“决定性的瞬间”，怎样才能判明并咬住，并没有一定的规则，主要是看对话时的具体情况，凭你的经验和感觉而定。
一般来讲，应该从下面几个方面把握：
１、讲话要“及时”切入话题，首先必须找到双方共同关心的基本点
２、切入话题要注意双方所关心的共同点，还要考虑在什么时候最好
在讨论会上，要是先发言，虽可以在听众心中造成先入为主的印象，但因过早，气氛还比较沉闷，人们尚未适应而不愿随之开口；若是后进，则可进行归纳整理，井井有条，或针对别人的漏洞，发表更为完善的意见，但因太晚，人们都已感到疲倦，想尽快结束而不愿再拖延时间，也就不想再谈了。
专家经过研究指出：
最好是在二三个人谈完之后及时切入话题，这样效果最佳。
这时的气氛已经活跃起来，不失时机地提出你的想法，往往容易引起关注。
３、尊重对方，考虑对方在什么时候谈话才有较大兴趣
尽管场合、时机都与人的心境有关，但是，把人的心境单独提出来，作为一个独立因素仍然是必要的。
俗话说：
“出门看天气，进门看脸色。
”看了脸色，才决定说什么话。
这种所谓的“脸色”，不过是心境在脸部的一种表情而已。
在人心境好时，“无所不乐”；心境不好时，“无所不愁”。
当你与人说话时，必须把这作为一个前提来考虑。
（二）讲话开好头的窍门
许多有经验的人在长期的实践中体会到这样一个事实：
在最初十分种内，吸引听众是最容易的；但是保持这个状况就困难了。
因此，从讲话的最初几句起，就要设法像磁铁一样吸引住你的听众。
１、用故事开始讲话
一般来说，幽默的和一般的故事都可以用。
但是幽默的故事不可妄加使用，除非讲话者有幽默的禀赋，否则效果不会很理想。
而后一类故事，只要讲话者在叙述时有具体情节，就能达到吸引听众的目的。
２、用展示的物品开始说话
展示的物品可以是一幅画、一张照片或一件其他实物，只要有助于讲话者阐述思想就行，甚至讲话者在一张纸上写几个字，也能引起话题。
３、用提问的方法开始说话
用提问开始说话，听者就会按你提出的问题去思考，就会产生一种要求知道正确答案的欲望
４、引用名言开始说话
名人在一般人的心目中是崇拜的对象，他们的话总有一种吸引力。
５、用令人震惊的事实开始说话（申黎：
王刚讲故事）
这种事实可以使听者产生一种要对说话者述说的东西追究到底的“悬念”。
６、用赞颂的话开始讲话
一般人总是喜欢听赞颂话的。
因此，讲话者开始讲话时，可以赞颂他正在讲话的地区的悠久历史和光荣传统等，这样气氛很快就会活跃起来。
（“在此提出表扬”袁总表扬前台）
７、用涉及听者利益的话开始讲话
把自己的讲话内容与听者的切身利益联系起来，引起听者的关注和重视。
８、从有共同语言的地方开始讲话
这些话可以涉及双方以往的相同经历和遭遇，也可涉及双方以前的密切合作，还可以展望双方友谊发展的前景，等等。
（三）说话前先调整呼吸
人的说话是在吐气中载着语音，所以呼吸一混乱，话就会说不出来。
不少人在众多的人面前说话时，容易怯场。
首先是呼吸不正常，这样就无法说好话。
一旦想要说话时呼吸紊乱，氧气的吸入量会减少，势必影响大脑的正常工作。
从某种意义上说，“呼吸”和“气息”是一个意思，因而“调整呼吸”就是“使气息安静下来”。
说话前，全身不用力，使全身处于松弛状态，静静地进行深呼吸，然后在吐气时稍微加进一点力气即可。
这样一来，心就塌实了，做出的有意识的笑的状态才能镇定。
“哈哈哈”笑的时候，吐气中加入力气。
笑对于缓和全身的紧张状态有很好的作用。
笑调整呼吸，还能使头脑的反应灵敏，话语集中。
（四）觅取话题的窍门
有些人谈话总是找不到题材，认为只有那些不平凡的事件才值得谈。
因此朋友想见总在脑子里苦苦思索，企图找一些怪诞的奇闻、惊心的事件或刺激性东西当话题。
其实，人们除了爱听一些奇闻轶事外，更多的人是爱听与日常生活有关的普通话题。
对话题的另外一个误解是，以为必须谈些深奥的、显示学问的题材，才能获得别人的尊敬。
因此常在交际场合中想跟别人谈些抽象的理论，或谈些高深的知识。
但这类问题，一般场合上往往难以找到知己。
其实，只要有心和别人接触，话题实在很多。
一个人所看到、听到、感受到的事物都是很好的话题。
但是，有些话题是要小心避开的：
１、对于你不知道的事，不要冒充内行；
２、不要向陌生人夸耀你的成绩；
３、不要在公共场合去议论朋友的失败、缺陷和隐私；
４、不要谈容易引起争执的话题；
５、不要到处诉苦和发牢骚，这不是争取同情的正确方法。
（五）说话要注意前提
利用语言交际的过程，是一个信息传递的过程。
说话是为了向别人传递新信息，而听话人对新信息的接受和理解，必须建立在已知信息的基础上。
这就是“话语前提”。
说话如果不注意前提，就可能造成意思含糊不清。
注意交际中的“话语前提”，可以从以下几个方面入手。
（１）避免表达含糊和有歧义；
（２）说话内容要有足够信息量；
（３）言语要有顺序。
（六）各种类型的反问技巧
反问，既反过来问，答者变问者。
在交谈中，巧与反问，可以平中出奇，一语中的，入木三分。
常见的反问类型有：
１、机智型反问
参考交谈情境和对象，从不同角度和侧面反问对方，机智巧妙地表达反问者的观点、态度和倾向。
２、幽默型反问
３、讽刺型反问
４、肯定型反问
答问者以反问的语句直接明确地表达自己的观点和态度。
这种反问比正面回答更有力。
５、疑问型反问
直接而公开地表示反问者观点、倾向，以证明、推理、辩驳、抒情等手法对事物发表议论、评判。
６、抒情型反问
这是揉进反问者情绪和感情倾向的反问形式。
７、悬念型反问
这种反问，是为了引发提问者的疑问和好奇心。
８、引语型反问
引语的性质可分为引经和稽古两类。
引经，就是引用权威性的语言或有说服力的话来证明；稽古，就是引用前人的事迹或历史故事来说明。
９、层递型反问
层递型反问从层层深化的语气中使人加深对所叙事物的认识和印象，步步深入，可收言简意赅、引人注目之效。
（七）提问要有技巧
在人际交往中怎样才能问得巧呢？
首先要选择恰当的提问形式。
提问形式有很多种：
１、限制型提问
这是一种目的性很强的提问技巧，它能帮助提问者获得较为理想的回答，减少被提问者说出拒绝的或提问者不愿接受的回答。
２、选择型提问
这种提问方式都用于朋友之间，同时也表明提问者并不在乎对方选择。
３、婉转型提问
这种提问的意图是为了避免对方拒绝而出现尴尬局面。
４、协商型提问
如果你要别人按照你的意图去做事，应该用商量的口吻向对方提出。
各种发问方式都有其有点和局限性，不能只用其一种。
在交际过程中，要从交际需要出发灵活恰当地选择发问方式，求得最佳效果。
俗话说：
“到什么山唱什么歌，见什么人说什么话。
”提问者要考虑对方的年龄、身份、文化素养、性格特征等。
有的热情豪爽，有的性格内向，有的大大咧咧，有的审慎多疑，性格不同，气质迥异。
如果不顾这些特点，仅用一个腔调，一种方式提问，就会碰壁。
（八）高明的插话技巧
１、当对方在同你谈某事，因担心你可能对此不感兴趣，显露出犹豫、为难的神情时，你可以伺机说一二句安慰的话。
２、当对方由于心烦、愤怒等原因，在叙述中不能控制自己的感情时，你可用一二句话来疏导。
３、当对方在叙述时急切地想让你理解他的谈话内容时，你可以用一二句话来“综述”对方话中的含意。
以上三种谈话方法都有一个共同的特点，即不对对方的谈话内容发表判断、评论。
（九）间接提示对方的技巧
使用间接提示法，就是为了避开那些有可能触及对方自尊心或隐私的言语，而将话题从另一个角度引入。
（十）别用质问的语气说话
谈话时习惯质问对方的人，多半是胸襟狭隘，好吹毛求疵，与人为难，或性情乖僻，或自大好胜，所以在谈话小节上，他把他的品格也不自觉表现出来了。
其实除了在某些场合如法庭上的辩论等之外，质问是大可不必的。
如果你觉得对方意见不对，不妨把你的看法表达出来，而不必用质问来使对方难堪。
四、如何提高秘书语言技巧
语言技巧是每个秘书人员必须具备的基本素养之一。
秘书通过信息的传递，沟通社会组织和公众关系，语言是信息传递最重要的载体。
因此，社会组织的秘书部门几乎无一例外地，都把语言技巧作为秘书从业人员的第一职业要求。
下面就语言技巧谈谈秘书从业人员如何提高语言技巧的问题。
（一）提高思想修养和文化品味
“语言是思想的直接现实。
”一个人的语言运用，既受到文化素养、道德情操等自身文化品味的制约，同时，语言本身又必然地被打上说写者本身思想素养的印记，直接体现着他本人的文化品味。
因此，人们常常可以通过言谈举止来判定一个人文化品味的高下，并进而显示好恶，作出取舍。
语言作为思想的直接实现，它反映一个人的思想品质、文化品味，是直截而无所偏袒的。
对高品位者，它会赋予语言高品位的印记，通常会表现出温文尔雅、谈吐不俗、文明礼貌的言语特色；反之，则会烙上低品位的印记，通常会表现出粗浅庸俗、缺少内涵、没有礼貌乃至更等而下之的品性。
总之，它会把语言使用者不同的内在品味如实地呈现在公众面前，让公众去评判。
毋庸讳言，就公众的一般心态来说，总是选择前者而鄙弃后者的。
从这个意义上说，作为文化品味、思想品位直接体现者的语言，其表达上的差异，实际也就给使用者铺就了成功抑或失败的不同道路。
所以，对于渴求自身形象完美和事业成功的秘书人员来说，必须不断努力提高自己的政治思想和文化修养。
（二）加强对语言知识的学习和语言技能的磨炼
语言是一个有内在规律的符合体系，无论是对于语音、语义、词语、语序的运用，还是对语法、修辞及一些特殊手段的运用，都不能违背语言的内在规律。
因此，作为一个秘书人员来说，要用好语言就必须对语言本体构造的各部分的知识有所了解和把握。
例如，在语音方面，要懂得准确的发音、声韵节调、语气和停顿；词汇方面，要有丰富的库藏，要有理解词义，区别同义、近义，运用各类熟语等能力；语法方面，要能分辨词类，掌握各类词的组合能力，把握句型，消除歧义；修辞方面，要懂得切合题旨情景以遣词造句的原则，懂得修辞手段的作用和运用，以及去区别各类语体的总体特点等等。
有了这些方面知识的把握与积累，又磨炼得善于将这些知识转化为种种现实的表达能力，那么，无论在什么情况下，都能准确无误地传递各类信息，去圆满地实现目标。
语言是门精巧的艺术，要下苦功夫才能学到，只有在平时对语言不断积累，刻苦磨炼，才能孕育出传情达意时的种种切情切境的技巧来。
（三）把握语境特点，注意角色关系的转换
任何语言的运用，总是在一定的语境中进行的。
语境对语言表达有着很强的制约作用，并给表达效果以深刻的影响，任何人的语言运用要取得好的表达效果，必须让语言表达形式的选择与环境特点相适应。
特别要十分明确和调整好自己的角色地位，并采取与之相应的角色的语言表达形式。
秘书人员也是社会中人，在生活工作中也在充当着不同的角色，对于丈夫她是妻子；对内她是领导，对外她是组织代表，在有的场合，她也许就是普通的一员，等等。
但当她在从事组织活动时，必须时时想到自己是代表组织的的秘书，也就必须注意自己的言行要符合秘书的角色，而事实上秘书并未意识到这种角色关系转变的例子是常有的，值得引起重视。
（四）多角度、多层次学习语言
俗话说，“巧妇难为无米之炊”。
对一位秘书人员来说，“话到用时方恨少”的情况并不少见。
改变这种状况的唯一途径，便是不断充实自己的语言库存，而语言是要靠平时不断积累的。
“一口吃不成胖子”，语言的积累也是如此。
读读书，看看报，听听广播，看看电视，可以说都是汲取语言养料的好渠道，但这种学习一般来说是不自觉，不成系统的。
而要真正学好语言，则还需要从这种不自觉的状态进一步升华到自觉的有意识有系统的学习，力求从多种角度、多种层次入手来学习语言，提高语言素养。
所谓多角度、多层次的学习，大致包括：
1、向群众学习
人民群众的语言是很丰富的，而且生动活泼，贴近现实生活，表现现实生活。
在改革开放的大潮中，许多新的词语、新的说法在群众中不断涌现，去粗取精，有所取舍，有所选择地运用这些语言来充实自己的语言库存，对秘书人员成功地完成任务，实现目标，是很必要的。
再说，秘书人员也有很多的机会接近公众，参与社会，这为秘书人员更好地向群众学习语言提供了有利条件。
2、学习古典语言
在古人的语言里，有许多至今还富有生命的东西，是很值得秘书人员学习的，这些语言常常是许多代人智慧的结晶，对它们的学习、运用，可使秘书人员的语言迸射出一种高雅气质，这对于秘书人物语言品味的提高是极有帮助的。
3、学习外国的语言
这主要是指外国语言中吸取我们所需要的东西，以充实我们自己。
特别是在改革开放的今天，国际交流日益增多，许多新事物、新思想、新观念不断进入我们的社会生活。
学习这些语言，从一定意义上说是秘书人员做好秘书工作、与国际接轨所必需的。
当然，在这里也同样存在一种选择、取舍的问题。
“唯洋是取”的做法是不可取的，像那种被称作“歪风卑格”的“鸡尾语言”、“混血语言”（不中不洋、中洋夹杂），是应该摒弃的。
此外，对那些具有特殊性的语言运用习惯，最好也要能够有所掌握，这样在秘书跨文化交流中才可避免失误，显得主动。
4、学习文学语言
文学作品是人类文化宝库中最为璀璨的瑰宝之一。
文学是语言的艺术，是人类语言运用的珍品，通过文学作品的学习，必能学到许多运用语言的技巧，更能提高秘书人员语言的文化品位。
（五）正确读解、使用人体语言
在日常生活和工作中，人的身体、衣饰、姿势、动作、眼神、脸色等等，无不传递出大量的无声信息，无不显露出动作者心中真实的情感、真实的态度，以及性格、意向、志趣等。
有专家认为，人们在面对面交谈时其有声部分低于35%，而65%的交际信号是无声的。
人体无声语言在信息传递中的作用是不容忽视的。
特别是在情感的表达、态度、性格、风度、气质和意向的表现方面，更能显示出它独特的可靠性、隐喻性、“言简”多意性，以及强烈的感染力和吸引力。
人体语言是秘书人员语言综合能力的重要组成部分。
1、正确读解人体语言，在综合的基础上把握通过人体语言传递出来的信息
要正确解读人体语言，不仅要充分理解人体语言本身的直接意义，同时也要准确把握相关的背景、具体语境方面的相关信息，只要这样才能真正通过确切地读解人体语言，及时捕捉可靠信息为我所用，而不至于出现意外乃至相反的情况。
值得一提的是，在对人体语言的解读上，同时还应该联系特定的文化、风俗、习惯。
2、正确运用人体语言，增前自身魅力
秘书人员的穿着打扮、举手投足不仅关系到自身的形象和魅力，也关系到她所代表的组织形象的塑造和威力，必须予以足够的重视。
作为人体语言附带的饰物语言也是一种很具感染力的信息传播媒介，它能助你事业成功，也可成为事业失败的催化剂，关键就在于正确把握并恰当地运用。
无论在哪一种文化中，人体语言总是伴随着人类的有声语言同时发生，不可否认，有声语言是信息传播中的主要载体，但是，也不能忽视无声的人体语言的重要作用。
对于秘书人员来说，必须具有“听其言，观其行”的能力，同时也不能缺少“观其行”而“知其言”的能力，两者相辅相成，缺一不可。
五、总结
综上所述，具备语言技巧对于秘书来说是非常重要的，但这并不是一件简单的事。
秘书在平时的交际中仍存在一些不足和问题，要想让自己的人际关系更加和谐，就得在语言技巧的提高上下苦功夫。
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