公章管理及文档管理制度.docx

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公章管理及文档管理制度

公章管理制度

1．　总则

1.1　公章是企业合法存在的标所，是企业权力的象征。

为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。

1.2本规定中的公章包括公司间、公司法人章、总经理印章、合同专用章、财务专用章及各部门印章等代表公司或公司各部门行使权力的印章。

1.3法定代表人章、总经理印章应由法定代表人、总经理授权总经办管理，管理规定参照本公章管理制度执行。

授权委托书应注明委托人和被委托人、授权范围、授权期限和授权时间，一般一个任期授权一次。

2.公章的刻剐

2.1公章印章的刻剐均须报公司总经理批准，由总经办凭公司介绍信统一到指定的公安机关办理刻剐手续。

2.2印章的形体、规格按国家有关规定执行。

3公章的启用

3.1新印章要做好戳记，并统一在公司档案室留样保存，以便备查。

3.2印章启用前应由总经办下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

4公章的保管和交接

4.1公司各类印章必须有专人负责保管，各保管人员对印章的规范使用负管理责任。

4.1.1公司法人章、总经理印合同专用、公司公章由文书负责保管。

文书因事外出，交总经理办公室主任代为保管。

4.1.2财务专用章由财务部部长负责保管。

4.1.3各部门印章由各部门部长（主任）负责保管。

4.2各保管人员因事长期外出应指定一名代为行使管理职权的负责人，交接手续要完整。

4.3公章严禁带出公司，若因特殊需要带出公司，要经公司总经理批准，原则上应由保管人员或总经办主任携带随行。

5公章的使用管理

5.1公章的使用范围

凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章。

凡属以公司名义对公司内部的行文，也使用公司章。

凡属部门业务管辖范围内的行文、制度或规定加盖部门印章。

由属合同类的用合同专用章

凡属财务会计业务的用财务专用章，需要时可加盖公司章及法人章。

5.2使用公章时，保管人员应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决；对有关事项有疑问时，用印人员应积极做出解释或澄清，否则保管人员有权拒绝盖印；在未检查清楚的情况下，公章保管人员盖印，则由保管人承担责任。

严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。

因特殊原因需要在空白的信笺、介绍信上用印，需经公司分管领导批准。

5.3使用公司章、公司法人章、总经理章、合同专用章一律实行审批登记制，凡不符合用印需要和审批权限的，公章保管人员均有权拒绝盖印。

用印人应填写公章记录本，注明用印单位、事由、用印份数、申请人、使用日期等内容，经公司领导审批后方可用印。

6　公章的停用

6.1有下列情况，印章须停用：

A．机构变动要改变机构名称；

B．上级部门通知改变印章图样；

C．印章使用损坏；

D．印章遗失或被窃，声明作废。

6.2印章停用要及时报送总经理办公室，由总经理办公室将停用印章送制发机关封存或销毁。

7附则

7.1未按本规定的要求使用、保管公章，造成丢失、盗用、仿剐等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

文档管理制度

为逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化，根据公司档案管理的特点，特制定本文档管理制度。

第一章　文书管理

1　文书处理

1.1公文收拆

信封上写明“公司”、“领导同志”、“负责人”收的函件由机要秘书负责收拆，并根据公文的密级、内容、性质、缓急进行处理。

写明领导姓名的亲收件送交本人拆封。

1.2公文签收、登记

上级机关发来的信件要登录。

登录项目包括编号、份数、收文时间及发文机关等。

中央、省级机要文件签收要逐件清点，发现问题及时向发文单位查询。

1.3传递

1.3.1中央、省委及各级党委文件及内参选编等，先由总经办主任阅批，再送书记和其他党委成员阅，根据内容的需要还须送其他公司领导传阅。

1.3.2省府、市府、股东单位文件先由总经办主任阅批，再送有关领导阅知或阅示。

1.3.3以上文件若需本公司贯彻的，领导阅知或阅示后送承办部门阅办。

2批办、承办

2.1凡需要办理和答复的，公司领导或总经办主任都应批示承办部门或承办人；需几个部门协办的应指明主办部门与协办部门。

2.2机要秘书根据总经办主任或领导批示组织文件的传阅。

需职能部门承办的，承办人接到公文后，一般应在五个工作日内或领导规定期限内办文完毕。

并将承办结果记载于收文签字页内并退回签名的文件；凡是不需要办理回复公文的，可电话答复，但必须把处理结果记载在收文件上，以备查考；需要办回复公文的，承办人先行拟稿连同收文一并送主管领导会稿。

涉及多个部门时，由主办部拟稿，有关部门会稿。

3公文起草、审核

对上级机关的请示、报告，对各部室、车间的通知、批复都必须用公司名义。

以公司名义发文的文件须用公司的统一发文稿纸拟稿。

部门拟稿后，交部门负责人审核签字，应由其它有关部门会签的文件在会签后，再由拟稿部门呈公司主管领导签发。

以上公文稿一律使用钢笔、碳素墨水或蓝黑墨水。

凡发现不符合规定的须退回撰稿人，重新抄正。

4文号编制

公司领导已签发的文件原稿根据文件内容分类，由总经办文书按有关格式和要求统一编号。

5公文核发

在公开正式印发前，文书应对公文的审批手续、文件标题、密级、发文字号、发送单位、印刷份数、文种格式等进行复核并加上主题词。

6打印、校对

凡使用公司统一编号、使用南硬红头文件纸的，统一由总经办打印，打印后的文稿由总经办文书负责校对。

第二章　　文档资料管理

1文件材料的收集管理

1.1凡以公司名义缮印发出的公文（含审批的原稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）由总经办统一存档。

1.2公司内部的工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.2.1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议、颁奖仪式等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料、奖状、奖牌、奖杯等向总经办办理归档手续。

总经办签字认可后财务部门才给予核报旅费。

1.2.2本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等报总经办办理归档手续。

总经办签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

1.2.3归档范围

以下文件、材料由总经办直接存档：

（1）公司重要的会议材料，包括会议的通知、汇报材料、决议、会议纪要、会议记录等。

（2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、批示、指令、条例、规定、计划等文件材料。

党、政、工、团系统下达的文件。

（3）以公司名义的正式发文。

（4）本公司总部下达的各种有关企业管理、生产经营、培训教育、责任考核等方面的重要文件、报告、计划及统计报表等。

（5）信访纪检工作材料

（6）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料

（7）本公司关于职工奖励、处分的文件。

（8）本公司干部、职工人事、劳动、工资、福利方面的文件材料

（9）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

以下文件、材料由各主办部门存档：

（1）与上级业务对口部门及与有关工作单位的往来传真、文件、资料、信函等。

（2）采购、销售合同、协议。

（3）本部门、车间的责任制、规章制度及考核材料。

（4）部门（车间）的工作计划、统计资料、培训资料、会议资料等。

1.2.4文件存档及保管要求　

（1）按文件类别、时间分类分期存档。

（2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　（3）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；有密级的文电单独立卷。

（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

（5）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。

（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。

（7）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

（8）案卷封面应按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（9）所有档案应有专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。

（10）应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗的保护工作。

1.2.5档案的查阅、借阅和复制

（1）公司人员查阅文档经主管部门负责人签字批准，公司外人员须经公司领导签字批准方可查阅。

复制文件一律经公司主管领导批准。

（2）除特殊情况经公司领导批准外，档案原件一律不得带出档案室，借阅其它文件应办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。

（3）查阅、借阅档案应爱护，不得在文件上作任何标记和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免损坏文档。

1.2.6档案的销毁

（1）存档到期的档案的销毁应经过严格鉴定。

确已失去使用价值的档案，经部门领导审核，公司领导批准后方可销毁。

（2）建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记。

（3）销毁档案应有档案管理员及主管部门领导在场，严禁私自销毁档案。

办公大楼管理制度

1办公大楼由总经办统一管理。

管理人员有权对违反本制度的行为作出处理。

2工作人员在办公室要讲究文明，保持安静的工作环境，不得大声喧哗和嬉闹。

3各办公室要经常保持室内干净卫生、桌面整洁。

4严禁乱丢纸屑、瓜皮果壳，严禁乱倒污水、垃圾，违者罚款50元。

5严禁随地吐痰，违者罚款50元一次。

6办公室、会议室、走廊、大厅等处严禁吸烟，违者罚款50元一次。

7严禁在办公室用餐，严禁在办公楼内吃西瓜，违者罚款50元一次。

8办公室内不准使用电炉、电饭煲（杯）等电器，下班时间不得使用空调，（公司安排加班除外）违者罚款50元一次。

9墙上不准钉钉子，不准张贴纸张。

10爱护公共财物，损坏照价赔偿。

11下班之前要关灯、关好门窗，要检查电脑、空调等电器电源是否关闭。

下班后电器未关的，罚款100元/次。

12汽车、摩托车、自行车须按规定地点摆放。

13卫生区分片包干，每天打扫一次。

14外来人员进入办公大楼要出示证件并登记。

15不准带家属及其他非工作人员进入办公楼，违者50元/次。

计算机使用和管理规定

1公司所有微机由总经办统一管理，日常使用管理纳入对各部门负责人的考核范围。

2各部门须指定专人负责管理本部门的微机，非微机所属部门人员要使用其微机时，应征得该部门负责人的同意。

3不得使用外来软件、数据，特别是通过软盘拷贝的软件；未经许可不得将本部门使用的软盘带到外部门使用。

4任何人不得私自拆卸和连接微机的硬件和各种外部设备，更不得私自调换。

5任何人不得私自安装删除软件，不得擅自修改系统配置。

6正确使用微机，严格按照开机、使用、关机、关闭电源的步骤执行，使用人离开前应退出系统并关机。

7如遇打雷、闪电的下雨天气，各微机使用者一定要注意尽量不要使用微机，上网人员关机后切记拔下电话线。

8不能使用微机从事与本职工作无关事项，更不允许玩游戏、播放VCD和CD。

9部门微机上网费用由财务部核定，超费用部分由部门负责人承担。

10要做好保密工作，上网的微机内不允许保留有关我厂商业机密的文件，不得私自查阅别人的资料、文件，禁止复制别人的文件。

11对上网信息实行严格的保密审查把关。

上网前，应登记上网人、上网内容、上网时间段，以备核查。

上网信息必须经过公司领导审批。

12电脑感染病毒应由专业人