单证文员岗位职责精选3篇单证岗位职责.docx

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单证文员岗位职责精选3篇单证岗位职责

单证文员岗位职责（精选3篇）_单证岗位职责

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第1篇：

单证员岗位职责

单证员岗位职责1.预核签章

A.缝纫机出口报关时必需要供应正本的机电商会的预核签章，在办理预核签章的时候要提示业务员可能一起办理，节约邮寄费用。

B.留意预核签章的时间性，合理支配时间，在确保影响出货的前提下尽快申请预核。

从北京将正本的预检签章寄回公司须3天，打算报关资料时肯定要留意时间性。

2.选择货代

选择货代要考虑货代的运价和服务，要综合各方面的因素确定。

对于运价、船期、服务、资信等状况要综合考虑。

3.定舱

（1）、订舱时间

一般在货物备好前7天传定舱单给货代进行定舱（节假日则需更早些定舱，因为那是舱位较惊慌，制定货代要提前14天定舱，因为要跟目的港确认后，方会定船期。

（2）、分票报关

A若在宁波定报关，订舱时要将一票货分几票报关告知货代，以便货代定舱出单（无论分几票，订舱单只要一份），有关数据最晚要在截关前2天确定，否则将会影响报关。

B在上海进行报关，订仓时一票货分几票就要供应几份报关定舱单，全部报关资料都须正本。

C若货物有所变动，须提前2、3天通知货代。

D权衡是否走整柜

若货物不满一个货柜但走散货又比较多时，走散货还是走整柜衡量的标准是大于16个立方走整柜，小于16个立方走散货。

4、确定装柜时间、打算报关资料

一般支配货柜在截关前两天来工厂装柜，这样可有足够的时间整理报关资料，但因工厂生产的繁忙等状况，装柜许多状况下支配在截关前一天，这样就得在当天整理好打算的报关资料给货代，以便其次天可顺当进行报关。

5、通知仓库货柜到达时间

要在货柜来厂前一天先告知仓库、生产部等货柜到达的也许时间。

货柜来的当天要对货柜进行跟踪，尽早告知仓库其精确的到达时间，以便仓库支配装柜，还要在出货前告知仓库如何开出库单。

6、检查是否须要唛头

散货必需有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的状况下才须要唛头。

7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来8、退仓

若货柜订好后，货物未能按时备好，则须在截关前两天告知货代进行退仓，若未刚好通知，货柜提出后则须支付提箱费还箱费，若货柜到达工厂则需支付放空费，散货也一样要提前两三天进行退仓，否则会产生亏箱费。

9、上网备案核销单

核销单要提前在网上备案才可以10、报关

若在宁波报关，报关资料中正本的核销单、报关托付书、预签章最晚要在截关前一天寄到货代处，而发票、报关单与装箱单则可用传真件；

若在上海报关，全部的报关资料全部要用正本，而且最晚要在结关前两天寄到货代处。

报关留意事项：

A无论在哪里报关，报关时的件数肯定要精确，体积肯定要合理，重量也要很留意。

20尺货柜，提单上的重量不行超过26吨（有些不行超20吨）。

B若涉及到做进料加工，则务必和货代沟通好手册所须报的项号，报关资料一般须在截关前一两天供应给货代。

C报关时务必与货代将报关时的品名确认清晰，若时报工业缝纫机配件（一般我们电机报此名）、机架台板、工业缝纫机零件时肯定要提示货代报关单上显示的重量务必时将单个的净重乘以箱数，否则将不得不进行改单。

11、确认提单

A、截关前要将提单确认好（个别船公司须在截关前一两天确认好）。

做信用的提单务必要按信用证上的确认，做D/A,D/P,T/T的，若客人设特别要求别可按常规确认。

B、若发觉确认好后的提单有问题则须马上向货代提出更改，若他们提单已签或已截则会产生100员的改单费，若他们已将提单的信息发到目的港（一般会在7天发走，航程短的则在2天左右内发走），则会有40或80美元的改仓单费与100人民币的改提单费。

12、保险

若价格条件是CIF，无论是何种付款方式，都要在船开前投保。

制作保单时，若付款条件是信用证，保单根据信用证要求做；若是其它付款方式，可按常规做。

13、制单

A、若是信用证，则其它单据依据信用证要求做，个别客人若对单据有特别要求，则要依据客人要求制作，（比如去哥伦比亚、叙利亚等须要供应机器编号，去埃及等C/O等领事管认证，去澳大利亚须供应无木质包装申明，去土耳其须供应CE证明，英文土耳其文说明书等）。

B、发票、装箱单若没特别要求则可按常规制作（业务员制作）

特别单据：

去印度、越南、土耳其等国家客人要供应C/O，去欧盟国家别须要FORMA，C/O,（FORMA若做信用证则须按信用证确认，若是其它的若客人没特别要求则可按常规制作）若客人没要求，C/O或FORMA则无须办理。

（去印度、越南的C/O一般需加盖商会章）。

14、交单和寄单远洋出口（如欧、美、非等地）的单据要求在拿到提单后3日内将单据完成，邻近国家出口，由于船的航行时间很短，要求在拿到提单的当日将单据处理完毕。

若太慢则会让客人在目的港产生滞箱费等费用。

15、制作统一发票

每月底27号左右要依据报关资料制作缮打统一发票，留意事项：

（1）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，价格条件是CIF或CNF时，统一发票上面的海运费预保费的金额肯定要和实际发票金额相一样（保额从人民币换算橙美元的汇率要是每月的基准值）；

（2）若是以商贸公司（万事通）出口的，价格条件是CIF或CNF价格条款时，统一发票上面的海运费与保险须与报关单上金额相一样；

（3）统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去；

（4）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去；若是以商贸公司（万事通）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去。

（5）统一发票整理好后，记账联要在月底前给财务记账，核销联与结汇联先留着，等报关单退下后在处理。

16、整理出货明细

每月月底须将出货明细整理出，要将报关时的万事通的中文品名，单位，数量精确的供应给财务，以便财务可依据此催或开具增值随发票以便退税17、处理结汇水单

银行若有款到帐，财务会将收款底单给我们，我们要确认此款是哪个客人的，对应哪个发票号的。

将收款底单复印留底，正本交给财务。

18、制作销售报表每月月底或月初3前，要依据收款状况与出货明细计到期货款与制作销售报表，并将此两份东西速交给领导查阅，也须给个业务员参考催款（银行的正式收款底单须还给财务做账，我们须复印留底连同报销专用联等东西一起交给核销员）19、记账与对账

依据出货明细与每月的收货状况建立手工台帐，并将此账务跟楼下财务进行校对。

20、催讨核销单

每月月底30日前要将前两个月出口的核销单催付回（账务必需在出口后3个月内将报关单进行申报、否则会造成整票货的退税损失，所以催讨工作是很重要的），若海运费、内陆费未付，货代一般是不会将校销单退回，所以要将海运费、内陆费提前整理出给领导签字，个别货代是非得等款到帐后，才将销款单退回，所以催讨检销联理在一起交给财务，要将核销单的进料加工专用联（若是进料加工报关出口的）与核销专用联与统一发票中的结汇联理在一起交给核销人员。

21、进口报关

（1）清关

我们公司进口的货物一般都是对应进料加工手册的，清关时若单据通过银行做D/P、D/A或L/C，清关是须供应下列单据：

A、已承对或已付款的证明（银行会供应上面须盖银行章与我们公司章有固定格式的）。

B、发票、装箱单、提单（发票上要有价格条款与成交方式，提单北美须盖公章背书）。

C、进出口合同。

D、正式手册。

E、报关托付书。

F、若货物是从日本等欧盟国家进口还须供应正本的无木质包装申请，若是木头包装的则须供应熏蒸证明。

G、若货物须商检的则须供应正本的报检托付书。

若单据是T/T或电放的，则上面的A中的单据不用供应，但是电放提单要供应正本保函（一般有肯定的格式），并在电放提单正面加盖公章。

（2）运回货物

（3）货物清好后，依据货物多少，采纳下列方式运回公司A、整柜则支配集装箱干脆送到工厂

B、散货则最好让自己熟识的托运站去提货，并支配运回工厂，若让货代支配的话费用会很高

C、若货物少而急，可支配快递。

（3）备案与退单

（4）进口报关单的进料加工专用联（复印附）要在当月催过来连同手册上面的进口料付登记表一同给财务，以便财务去国税备案。

正本的进口报关单的进料加工专用联与付汇证明联退下后则交给手册办理员。

22、监管《进料加工手册》

运用进料加工手册要特别当心，手册超报的话要补税，手册报不完的话，经过两次延期后将不行在进行延期（每年延期为半年），所以手册要尽量支配在延期前报完，若报不完则要提前和手册办理者沟通，请其去办理延期，若两次延期后仍报发觉在规定时间内报不完则要进行适当的处理。

手册中的出口成品登记表要时常关注，因为有些货代将不完全根据我们的指示的项号报，所以每次报手册是都要和货代强调报的项号，万一不一样则要刚好更改我们的记录，要杜绝超报现象的发生。

每月月底还要将此月个手册总共出口的数量统计给财务及楼下成品仓库与零件仓库，个手册的出口状况也要刚好的更新复检，避开发生差错，另手册在料件没有全部定完的状况下是不以根据手册上所写的数量报，而要按实际定多少，只可报多少（进料加工是海关严格管制的规范之列，所以特别细致与重视）。

23、突发事务的处理

第2篇：

单证员岗位职责

单证员岗位职责

【篇1：

外贸单证员岗位职责说明书】

外贸单证员岗位职责说明书

岗位名称：

单证员所在部门：

业务部

干脆上级：

业务部经理业务代理人：

无

干脆下级：

无代理权限：

无

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，帮助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。

职责与内容

1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理

（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理

（4）负责依据业务要求制作、审核各种外贸单证

（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作2、帮助公司进出口合同的申报工作

（1）协作相关部门进出口合同申报资料的供应

（2）帮助财务部门相关合同执行的税务处理

（3）协作相关部门对境外政府机构的工作关系协调3、负责公司进出口商品出货对账工作

（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的支配

（2）协作业务人员涉外事务的处理

（3）负责广化寺商品出货运输支配及跟进

工作权限

1、外贸工作规划参加权

2、市场推广方案、调研方案参加权3、选择货代、船务公司的建议权4、其他经经理批准给予的权限

协作关系

内部协作关系：

本部门及相关部门

外部协作关系：

各政府机关、海关、运输等部门

单证员职责：

1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清楚的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料；

2.协作业务组缮制和打算相关出口单据：

出口报关单、代理报关托付书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；

4.帮助业务组处理相关办公室工作，如：

业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，嘱咐发货，邮寄样品，查询等工作。

***********

岗位名称单证储运岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期2004年10月8g%q.u9p1a9n.u.x7u#p

干脆上级国贸部经理职务代理人无（v6v8j!

{8q/iy0w负责依据业务要求制作、审核各种外贸单证。

5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。

二、职责表述：

帮助公司进出口合同的申报工作

工作任务：

1、协作相关部门进出口合同申报资料的供应。

2、帮助财务部门相关合同执行的税务处理。

3、协作相关部门对外政府机构的工作关系协调。

三、职责表述：

负责公司进出口商品出货对帐工作

工作任务：

1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的支配。

2、协作业务人员涉外事务的处理。

3、负责公司商品出货运输支配及跟进。

五、职责表述：

其它

工作任务：

其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划参加权2、市场推广方案、调研方案参加权3、选择货运、船务公司的建议权4、其它经部门经理批准给予的权限

协作关系

内部协调关系：

本部门及相关各部门

外部协调关系：

各政府机关、海关、运输等部门

任职资格

教化水平：

中专及以上学历专业：

国际贸易、管理和其他相关专业阅历：

5年以上工作阅历，2年以上本行业或相近行业营销管理经验培训经验：

单证员培训、公共关系培训学问：

精通海

关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等学问。

技能技巧：

娴熟运用word,excel等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络学问，具备娴熟的英语应用及对话实力个人素养：

具有推断与决策实力、人际交往实力、沟通实力、影响力、安排与执行实力

考核指标

kpi指标：

合同申报及资料的精确刚好性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。

边际指标：

预算限制状况、部门合作满足度

实力指标：

推断与决策实力、人际实力、沟通实力、影响力、安排与执行实力、专业学问及技能

备注

岗位名称外贸内勤岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期2004年10月

干脆上级国贸部经理职务代理人无

干脆下级无代理权限无:

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职位描述

负责日常办公室事务处理，帮助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售状况。

职责与任务

一、职责表述：

负责日常办公室事务处理

工作任务：

1、支配工作会谈、负责本部门来访人员的接待及支配工作。

2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者供应信息。

3、负责本部门日常邮件收发，及一般文档管理。

4、负责本部门相关文件的打印、复印等。

二、职责表述：

帮助业务人员完成销售任务

工作任务：

1、帮助业务人员完成客户的各项询问事宜。

2、负责客户档案的建立及更新，并帮助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。

3、帮助业务人员完成客户询价、报价工作。

4、帮助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。

5、收集到客户信息，刚好通知业务人员，确保信息的刚好有效性。

三、职责表述：

负责统计业务人员销售状况

工作任务：

1、刚好对业务人员的销售状况进行统计。

2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。

四、职责表述：

其它

工作任务：

其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划建议权2、市场推广方案、调研方案建议权3、其它经部门经理批准给予的权限

协作关系

内部协调关系：

本部门及公司各相关部门

外部协调关系：

客户

任职资格

教化水平：

中专及以上学历专业：

国际贸易或相关专业阅历：

2年以上相关工作阅历培训经验：

行政管理培训、办公礼仪培训学问：

具有相应的企业管理学问技能技巧：

娴熟运用自动化办

公软件，具备较强的网络学问，能娴熟应运英语写作及对话。

个人素养：

具有较强的沟通实力、安排与执行实力、推断与决策实力、人际实力

考核指标

kpi指标：

表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成状况

边际指标：

预算限制状况、部门合作满足度

实力指标：

推断与决策实力、人际实力、沟通实力、影响力、安排与执行实力、专业学问及技能

备注

岗位名称客户服务岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期2004年10月

干脆上级国贸部经理职务代理人无

干脆下级无代理权限无

职位描述

负责为本部门供应专业的技术支持，负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作，负责出口产品的售后服务与跟踪。

职责与任务

一、职责表述：

负责为本部门供应专业的技术支持

工作任务：

1、负责为业务人员供应专业的技术询问服务。

2、负责为全部客户供应专业的技术询问服务。

3、帮助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并刚好供应相关数据及建议。

二、职责表述：

负责出口产品的售后服务与跟踪

工作任务：

1、负责刚好的为现有客户供应产品的售后服务，及技术支持。

2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并刚好对客户的投诉做出记录。

3、刚好的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满足。

4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益。

三、职责表述：

负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作

工作任务：

1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，刚好了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的学问。

2、负责为业务人员供应最新的产品数据及新产品研发状况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广供应快捷的服务及强有力的产品信息。

四、职责描述：

其它

工作任务：

其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划建议权2、市场推广方案、调研方案建议权3、其它经部门经理批准给予的权限

协作关系

内部协调关系：

本部门及公司各相关部门

外部协调关系：

客户任职资格

教化水平：

中专及以上学历专业：

机械专业和其他相关专业阅历：

3年以上工作阅历，2年以上本行业或相近行业技术服务经验培训经验：

客户服务、公共关系培训学问：

精通机械专业学问，通晓客户管理、公共关系等学问，了解相关公司产品的专业学问技能技巧：

娴熟运用word,excel等办公软件，具备基本的网络学问，具备娴熟的英语应用及对话实力个人素养：

具有推断与决策实力、人际交往实力、沟通实力、影响力、安排与执行实力

考核指标kpi指标：

客户满足度、客户信息反馈精确性、客诉处理刚好性、重大任务完成状况

边际指标：

预算限制状况、部门合作满足度

实力指标：

推断与决策实力、人际实力、沟通实力、影响力、安排与执行实力、专业学问及技能

【篇2：

单证员工作职责】

单证员职务说明书

【篇3：

单证员岗位职责】

单证员岗位职责1.预核签章

a.缝纫机出口报关时必需要供应正本的机电商会的预核签章，在办理预核签章的时候要提示业务员可能一起办理，节约邮寄费用。

b.留意预核签章的时间性，合理支配时间，在确保影响出货的前提下尽快申请预核。

从北京将正本的预检签章寄回公司须3天，打算报关资料时肯定要留意时间性。

2.选择货代

选择货代要考虑货代的运价和服务，要综合各方面的因素确定。

对于运价、船期、服务、资信等状况要综合考虑。

3.定舱

（1）、订舱时间

一般在货物备好前7天传定舱单给货代进行定舱（节假日则需更早些定舱，因为那是舱位较惊慌，制定货代要提前14天定舱，因为要跟目的港确认后，方会定船期。

（2）、分票报关

a若在宁波定报关，订舱时要将一票货分几票报关告知货代，以便货代定舱出单（无论分几票，订舱单只要一份），有关数据最晚要在截关前2天确定，否则将会影响报关。

b在上海进行报关，订仓时一票货分几票就要供应几份报关定舱单，全部报关资料都须正本。

c若货物有所变动，须提前2、3天通知货代。

d权衡是否走整柜

若货物不满一个货柜但走散货又比较多时，走散货还是走整柜衡量的标准是大于16个立方走整柜，小于16个立方走散货。

4、确定装柜时间、打算报关资料一般支配货柜在截关前两天来工厂装柜，这样可有足够的时间整理报关资料，但因工厂生产的繁忙等状况，装柜许多状况下支配在截关前一天，这样就得在当天整理好打算的报关资料给货代，以便其次天可顺当进行报关。

5、通知仓库货柜到达时间

要在货柜来厂前一天先告知仓库、生产部等货柜到达的也许时间。

货柜来的当天要对货柜进行跟踪，尽早告知仓库其精确的到达时间，以便仓库支配装柜，还要在出货前告知仓库如何开出库单。

6、检查是否须要唛头

散货必需有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的状况下才须要唛头。

7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来8、退仓

若货柜订好后，货物未能按时备好，则须在截关前两天告知货代进行退仓，若未刚好通知，货柜提出后则须支付提箱费还箱费，若货柜到达工厂则需支付放空费，散货也一样要提前两三天进行退仓，否则会产生亏箱费。

9、上网备案核销单

核销单要提前在网上备案才可以10、报关

若在宁波报关，报关资料中正本的核销单、报关托付书、预签章最晚要在截关前一天寄到货代处，而发票、报关单与装箱单则可用传真件；

若在上海报关，全部的报关资料全部要用正本，而且最晚要在结关前两天寄到货代处。

报关留意事项：

a无论在哪里报关，报关时的件数肯定要精确，体积肯定要合理，重量也要很留意。

20尺货柜，提单上的重量不行超过26吨（有些不行超20吨）。

b若涉及到做进料加工，则务必和货代沟通好手册所须报的项号，报关资料一般须在截关前一两天供应给货代。

c报关时务必与货代将报关时的品名确认清晰，若时报工业缝纫机配件（一般我们电机报此名）、机架台板、工业缝纫机零件时肯定要提示货代报关单上显示的重量务必时将单个的净重乘以箱数，否则将不得不进行改单。

11、确认提单

a、截关前要将提单确认好（个别船公司须在截关前一两天确认好）。

做信用的提单务必要按信用证上的确认，做d/a,d/p,t/t的，若客人设特别要求别可按常规确认。

b、若发觉确认好后的提单有问题则须马上向货代提出更改，若他们提单已签或已截则会产生100员的改单费，若他们已将提单的信息发到目的港（一般会在7天发走，航程短的则在2天左右内发走），则会有40或80美元的改仓单费与100人民币的改提单费。

12、保险

若价格条件是cif，无论是何种付款方式，都要在船开前投保。

制作保单时，若付款条件是信用证，保单根据信用证要求做；若是其它付款方式，可按常规做。

13、制单

a、若是信用证，则其它单据依据信用证要求做，个别客人若对单据有特别要求，则要依据客人要求制作，（比如去哥伦比亚、叙利亚等须要供应机器编号，去埃及等c/o等领事管认证，去澳大利亚须供应无木质包装申明，去土耳其须供应ce证明，英文土耳其文说明书等）。

b、发票、装箱单若没特别要求则可按常规制作（业务员制作）

特别单据：

去印度、越南、土耳其等国家客人要供应c/o，去欧盟国家别须要forma，c/o,（forma若做信用证则须按信用证确认，若是其它的若客人没特别要求则可按常规制作）若客人没要求，c/o或forma则无须办理。

（去印度、越南的c/o一般需加盖商会章）。

14、交单和寄单

远洋出口（如欧、美、非等地）的单据要求在拿到提单后3日内将单据完成，邻近国家出口，由于船的航行时间很短，要求在拿到提单的当日将单据处理完毕。

若太慢则会让客人在目的港产生滞箱费等费用。

15、制作统一发票

每月底27号左右要依据报关资料制作缮打统一发票，留意事项：

（1）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，价格条件是cif或cnf时，统一发票上面的海运费预保费的金额肯定要和实际发票金额相一样（保额从人民币换算橙美元的汇率要是每月的基准值）；

（2）若是以商贸公司（万事通）出口的，价格条件是cif或cnf价格条款时，统一发票上面的海运费与保险须与报关单上金额相一样；（3）统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去；

（4）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去；若是以商贸公司（万事通）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去。

（5）统一发票整理好后，记账联要在月底前给财务记账，核销联