社区居委会文书档案的整理方法.docx

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社区居委会文书档案的整理方法

社区居委会文书档案的整理方法

一、归档目的

有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。

二、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。

三、归档要求

1、做好文件材料的收集，收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。

长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。

3、归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或裁剪，小于A4规格及破损的要托裱。

如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。

四、归档整理方法

1、总的方法：

顺其自然，单件归档。

即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2、“件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件；

（2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

（4）会议记录每次为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

3、编制页码：

原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

4、分类

按年度——类别（党务工作、行政工作等）——保管期限（永久、长期、短期）由各线专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。

5、编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：

全宗名称

年度

件号

类别

保管期限

机构

（2）档案章的项目及填写内容：

全宗名称：

填写社区居委会名称；

类别号：

一个建档单位不同门类档案的代号。

如：

文书档案：

A

机构或内容：

填写类别名称。

如：

党务、行政。

件号：

文件的顺序号。

按类别（党务工作、行政工作）、保管期限（永久、长期、短期）编制1个流水号，每年断号。

年度：

填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。

如：

“2000”

保管期限：

归档文件保管期限的名称。

如：

“永久”

在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

档案章用黑色签字笔填写。

6、装盒及填写盒内备考表

（1）归档文件编号后。

按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同类别的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上填上各项内容（用红色的印章盖印，机构一栏用色红色签字笔填写）。

盒号暂不要编。

（2）填写盒内备考表

盒内情况说明：

主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；

整理人：

负责整理归档文件的人员姓名；

检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

日期：

归档文件整理完毕的日期。

7、填写归档文件目录

（1）按类别（党务、行政、民政工作）保管期限——年度编制的流水号；

（2）责任者：

文件的署名者或发文机关；

（3）文号：

文件的发文字号（没有文号的不用填写）

（4）题名：

即文件的标题，一般应照实抄录。

原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。

凡加拟的标题都外加“[]”号；

（5）日期：

指文件形成的日期；

（6）页数：

指每一份归档文件本身的有效页数；

（7）备注：

用以标注归档文件的变化情况或参见标号；

（8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。

8、编写归档说明

归档说明的内容包括：

（1）社区居委会的名称；

（2）社区居委会主任人员名单及任免时间；

（3）当年的主要工作情况

（4）当年档案归档情况。

9、档案目录夹的整理

按归档说明——归档目录——年度排列的顺序用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。

街道社区居委会实物档案整理方法

一、归档范围：

本单位的集体或个人在各类活动中，获得国家、省、市、

区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及纪念品、馈赠纪念品等实物，均作为实物档案进行归档整理。

二、实物档案的保管期限分为永久、长期、短期三种

（一）获省级以上的（永久）

（二）获市级的（长期）

（三）获区级的（短期）

光荣册放在文书档案归档。

获省级以上的光荣册放永久，获市级的光荣册放长期，获区级的光荣册放短期。

三、分类及代号：

实物档案分可折叠的实物，不可折叠的实物两类整理归档。

街道社区居委会的荣誉档案以“K”为该类的代号。

K1——可折叠的荣誉实物包括奖状、奖旗、证书等。

K2——不可折叠的荣誉实物包括奖杯、奖牌等。

四、实物档案的整理

1、按年度分可折叠和不可折叠两类归档，一件实物（奖状、奖旗、证书等）为一卷。

2、案卷号的编制

一卷（件）为一个号，按时间顺序编一个流水号，并将案卷号标识粘贴在每一个实物的背面。

填写实物案卷目录（电脑打印，一式一份），装订成检索目录册（用红色档案目录夹装订）。

案卷号编制方法如下：

K1——1

案卷顺序号

属类代号（1为可折叠类、2这不可折叠类）

3、入盒

实物档案分为可折叠和不可折叠两类，它的保管方法亦分两种：

一是可折叠档案在贴好标识后按顺序放入实物档案盒中保管；二是不可折叠档案在贴好标识后放在陈列柜或专用柜保管。

实物标识要注明归档单位名称和案卷号。

4、编目

目录号的编制：

指每本目录的顺序号。

其模式为：

K——1

实物档案第一本目录

实物档案代号

五、档案盒面的编制（见附件1）

1、类别：

盖上“K1”的印章。

2、编号：

不用印章。

3、案卷号：

盖上该盒里面的案卷起止号。

4、全宗名称：

单位的全称。

六、实物档案盒脊背的编制（见附件2）

1、实物档案“（）”盖上“K1”的印章。

2、案卷号：

盖上该盒里面档案的起止号。

七、实物档案案卷目录的编制

1、类别：

填写代号。

2、档案号：

填写该档案的案卷号。

3、时间：

填写立卷归档时间。

4、荣誉称号：

填写获得的荣誉名称。

5、批准单位：

真写发证单位，多单位的标注两个主要的。

6、批准时间：

填写发证时间。

7、备注：

填写实物档案的保管期限。

社区居委会声像档案的整理方法

一、归档范围

声像载体类档案是社区在各项活动中形成的，具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体。

归档的主要内容包括照片类、录音类、录像类、磁盘类、光盘类等。

1、照片档案归档范围：

（1）建设面貌类：

本社区居委会辖内的名胜古迹、自然风光、民间风俗及社区居委会办公、活动场所、自然灾害等照片；（永久）

（2）人物类：

本社区居委会历届领导照片；

（3）业务活动类：

各类会议、领导视察、业务活动、重大事件、事故、文体活动等照片；（长期）

（4）荣誉实物类：

奖状、奖旗、证书、奖杯、奖牌等实体拍成的照片。

（长期）

2、声像档案其它载体的归档范围：

包括录音带、录像带、磁盘、光盘等。

（长期）

二、归档时间及要求

1、声像档案一般在形成后一个月内归档，要做到及时跟踪，尽快收集。

2、声像档案根据材料形成规律和多种载体的特点，分为：

底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等类分别整理归档。

三、照片档案的整理方法：

照片档案分为底片和照片两大部分。

社区居委会的照片档案以“G”为该类代号。

底片：

G1照片：

G2

（一）底片的整理：

1、底片不分类，按形成时间的先后编流水号，再装入底片册。

装满一册为一卷。

对无法装入册的底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号。

2、底片号的编制：

底片号一般由底片代号、案卷号、张数组成。

如：

G1——1

（1）

每张照片顺序号

案卷号顺序号

底片代号

在每个底片袋上亦要填写底片号，用油性笔写。

3、底片册封面背脊的填写（见附件1、2）

封面正面的填写内容包括：

①全宗名称（填写本居委会的全称）②题名（只写“底片”二字即可）③全宗号（不用填写）④案卷号（真写该底片册的册号）⑤目录号⑥起止张号（填写该底片册内的起止张号）⑦年度（填写该底片内起止年度）⑧保管期限

底片册的目录号和保管期限是不用填写的。

背脊的填写内容包括全宗号、目录号、年度、类别、案卷号，除“类别”外，填写方法与封面正面相同。

“类别”外，填写方法与封面正正相同。

“类别”项可填写“底片”二字。

附见1：

底片封面正面：

全宗名称：

题名：

全宗号

案卷号

目录号

起止张号

年度

保管期限

附见2：

背脊：

全宗号

目录号

年度

类别

案卷号

（二）照片的整理

1、照片档案按年度——内容分类方法归档，同一类内容的照片按时间顺序装一照片册，不同类内容的照片不能组合在一册内。

（照片的分类参照社区分类方案）

2、照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：

将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。

总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。

单张照片不用写总说明。

如荣誉实物类。

总说明格式：

题名：

照片号：

底片号：

总说明：

3、照片册内每张照片必须按照照片册内标签的格式，填写分说明。

分说明格式：

照片号

底片号

参见号

摄影者

说明：

4、照片号的编制：

照片号由照片代号、类号、案卷号、张数组成。

如：

G2·1—1

（1）

张数

案卷号顺序号

二级属类代号

照片代号

注意：

每张照片背面都要贴上照片号。

6、照片档案卷内目录的编制：

照片档案卷内目录采用电脑打印，一式二份。

它的内容：

①照片号：

填写每张照片的照片号

②底片号：

填写每张照片的底片号

③题名：

每张照片的内容

④拍摄时间：

每张照片拍摄的时间：

⑤备注

7、照片册封面和背脊的填写方法：

照片封面正面填写内容包括：

①全宗名称（本居委会全称）②题名（填写该卷所属类）③全宗号（不用填写）④案卷号（填写该照片册的册号）⑤目录号（填写案卷所属目录的代号）⑥起止张号（填写该照片册内的起止张号）⑦年度（真写该照片册内的起止年度）⑧保管期限

照片封面正面格式：

全宗名称：

题名：

全宗号

案卷号

目录号

起止张号

年度

保管期限

背脊的真写内容除“类别”外，填写方法与封面正面相同。

“类别”项可真写该卷所属类。

背脊格式：

全宗号

目录号

年度

类别

案卷号

8、案卷目录及目录号的编制：

每册照片作为一卷拟写照片档案案卷目录，案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。

照片档案案卷目录采用电脑打印，一式一份。

把打印出各类照片的案卷、卷内目录一起装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。

每装订一本声像目录应编一个目录号，照片档案的目录号由照片档案的代号和目录号的顺序号组成。

如：

G2——1

目录顺序号

照片档案代号

（三）其它载体声像档案的整理

录音带、录像带、磁盘、光盘等载体类的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编一个流水号。

其档案号编制方法如下：

G3——1

盒（张）号

属类代号

以盒（张）为案卷，填写案卷目录（电脑打印，一式一份），装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。

目录册的编号格式如下：

G——1

目录顺序号

声像档案代号