企业差旅管理系统需求规格说明书需求模版.docx
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企业差旅管理系统需求规格说明书需求模版
企业差旅管理系统
需求规格说明书
第六组
组长：
组员：
2015年7月14日
1引言.
1.1目的
本说明是企业差旅管理系统软件产品的总体设计和实现说明，包括程序系统的基本处理流程、程序系统的组织结构、模块划分、功能分配、接口设计、运行设计等,记录了系统整体实现上技术层面上的考虑，并且以需求说明作为依据，为程序的详细设计提供基础。
同时该文档将作为产品实现、特性要求和控制的依据。
软件开发小组的每一位参与开发成员应该阅读本说明，以清楚产品在技术方面的要求和实现策略，本手册将进行技术评审和技术的可行性检查，同时为下一步的详细设计说明提供框架。
1.2背景.
目前，为了加强对员工出差行为的管理、规范出差流程，决定针对性开发一套出差管理系统，搭建一个统一的企业出差管理平台。
本系统是专门为企业方便管理员工出差的管理系统，其中包括出差申请、财务报销、统计分析、系统维护等，从而对员工的差旅获得能够有效控制，减少线下工作流程，提高公司效率。
为现实企业效率最大化的作用，来弥补现实中差旅管理效率低下的种种不足。
在这种条件下，我们开发了差旅管理系统。
1.3产品的范围
本系统实现出差管理的相关功能，比如出差申请、出差审批、预付借款、出差报销等等，对于与出差相关的后续业务，如：
出差假期调休等；以及本文涉及到的其他，诸如：
员工请假等日常办公管理功能的实现不在本系统的设计范围之内。
1.4参考文献.
2综合描述
2.1产品的前景.
传统的差旅管理费用高额，而且管理流程不透明，容易产生报销中的虚假行为。
公司无法了解整体员工的出差计划。
本系统是基于互联网提供的在线服务，它是对传统差旅的优化与改进。
本系统为整个公司服务，简化了传统公司的流程，公司职员只要在网上操作就能完成差旅申请。
实现差旅信息在职员，经理和财务部门三方透明，方便了每一个人的工作，提高了对公司职员、财务的管理效率。
在信息化的今天，网络化服务是必然的选择，本系统将会在差旅管理上发挥巨大作用，并且会不断优化，以提供更好的服务。
2.2产品的功能
本差旅管理系统分为五个子系统：
个人信息管理子系统，差旅管理子系统，经理系统，财务管理系统，系统管理员子系统。
普通员工系统能够实现员工的登录、申请差旅提交差旅计划，查看申请状态等功能。
财务系统能根据差旅信息表为员工发放差旅预支金，差旅费用报销，以及审核预支金及实际费用并生成报表。
经理系统可以让经理审批员工的差旅申请以及管理员工信息并能够查看财务报表。
2.3用户类和特征
本系统的用户分为四类：
普通用户，经理，财务部门和系统管理员。
普通用户就是企业的普通员工，他们是本系统的主要使用者，本系统为他们提供申请差旅服务。
经理负责审批以及对员工和财务的管理。
财务部门负责差旅过程中财务的支出审核，系统管理负责权限的发放和部门管理、职务管理。
2.4运行环境
网络环境：
本系统需要连接因特网使用。
硬件环境：
笔记本电脑，台式机。
本系统暂不能在移动端使用。
软件环境：
Windowsxp以上操作系统。
Internet浏览器。
2.5设计和实现上的限制.
开发工具：
eclipse、tomcat、
数据库工具：
MySQL、navicat
开发框架：
JSP+Servlet+Struts+Spring
编程语言：
java
2.6假设和依赖
本系统在2015年7月30日之前完成。
本系统性能良好，能稳定运行。
本系统无资金预算。
3外部接口要求
3.1用户界面
屏幕格式：
所有的界面使用web风格。
输入：
系统的全部数据输入均要求采用填空格式的键盘输入，在所有应提示信息处（如：
实施单位等），系统应能给出下拉式的提示并能由用户根据需要进行选择。
同时，会用足够的信息以校验用户的输入是否具有合法性。
输出：
系统的运行结果均能通过屏幕进行输出，并能将输出的信息灵活地进行屏幕转换，以提高信息的可读性与操作的灵活性。
报表打印格式：
按现行人工管理业务中报表格式进行打印输出，有些统计类型的报表将结合计算机数据处理重新设计报表输出格式
3.2硬件接口
P1000、内存256M以上PC机满足输入端条件
3.3软件接口
基础业务接口：
用来实现系统基础资料数据同步和传输的系统数据接口。
业务处理接口：
用来实现出差完成对应衍生的后续业务处理的系统接口。
3.4通信接口
无特殊要求，需考虑与外部移动设备的通信。
4功能需求
4.1角色定义.
角色或者执行者（Actor）指与系统产生交互的外部用户或者外部系统。
一：
员工：
员工是指在这个企业差旅管理系统中通过注册的人员，这个Actor主要参与行程安排出差制定、预算申请、报销申请，查看出差记录等功能。
二：
财务部门：
财务部门指在这个企业差旅管理系统中担任预算、报销和记账功能的部门。
这个Actor主要参与预算处理、报销处理、报表生成，报销和预算对比分析等功能。
三：
经理：
经理是指在这个企业差旅管理系统中负责主要管理功能的人员。
这个Actor主要参与预算审批、报销审批、员工行程基本信息查询和员工信息管理等功能。
四：
系统管理员。
给每个部门和不同类别的员工设置不同权限。
4.2系统主用例图
4.3个人信息管理子系统
个人信息管理系统是公司所有员工使用这个系统的基础。
用例图：
流程图：
时序图：
信息管理系统的功能如下：
4.3.
1：
注册
所有员工使用这个系统就要先注册，并获得权限，对系统进行后续操作。
4.3.
2：
登录
所有的注册员工可以通过用户名和密码登录到系统，通过不同权限对使用系统的不同功能。
4.3.
5：
修改个人信息
进入到系统的所有员工都可以查看自己的个人信息，并对其进行更改。
所有公司员工使用它这个系统都要先进行注册，需要把自己的个人信息：
姓名，密码，年龄，性别，部门，职位，联系方式等提交到系统。
注册后自动拥有普通员工权限，使用注册的账号和密码可以进行个人信息修改和差旅申请操作。
注册的账号由公司审批并进行权限分配。
用户根据被分配的权限增加对系统的更多功能的操作。
用例描述：
注册
执行者：
所有员工
前置条件：
使用者未登录系统
后置条件：
拥有普通员工权限，可以进行修改个人信息、申请差旅操作。
基本路径：
a.用户姓名输入。
b.用户密码输入。
c.用户年龄、性别。
联系方式输入。
\
d.用户部门输入。
e.用户职位输入。
数据字段：
员工信息修改数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
姓名
字符类，20长度
手动输入
必填
性别
布尔型
控件选择
必填
年龄
整型，10长度
手动输入
选填
密码
字符型，20长度
手动输入
必填
联系方式
整型，10长度
一般为邮箱
必填
部门
字符类，20长度
控件选择
必填
职位
字符类，20长度
控件选择
必填
权限类别
字符类，10长度
系统赋予
所有用户都要进行登录操作才能使用本系统。
公司人员根据不同的身份，被分配到不同的权限。
普通员工、财务部门、部门经理以及系统管理员登陆后分别进入不同的子系统，并能对系统进行不同的操作。
使用者退出系统后就放弃了对系统的使用权，将回到登陆页面不能查看使用本系统。
用例描述：
登录
执行者：
所有员工
前置条件：
使用者未登录系统
后置条件：
不同权限用户进入到不同子系统
基本路径：
a）用户账号输入
b）用户密码输入
所有进入系统的员工都可以查看并修改自己的个人信息以及登录密码。
及时对个人信息进行更新和完善。
修改/注册个人信息数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
姓名
字符类，20长度
手动输入
必填
性别
布尔型
控件选择
必填
年龄
整型，10长度
手动输入
选填
密码
字符型，20长度
手动输入
必填
联系方式
整型，10长度
一般为邮箱
必填
部门
字符类，20长度
控件选择
必填
职位
字符类，20长度
控件选择
必填
权限类别
字符类，10长度
系统赋予
必填
用例描述：
个人信息
执行者：
所有员工
前置条件：
使用者已登录系统
后置条件：
查看或者修改个人信息
基本路径：
a）修改个人信息时需要输入姓名、年龄、性别、联系方式、部门、职位等信息。
4.4差旅管理子系统
普通员工系统是差旅管理系统的核心系统，有核心的三个功能分别是行程制定、预算申请、报销申请，配合登录系统和差旅进度管理，构成了该子系统的主要功能。
普通员工系统的功能如下：
4.4.
1：
行程制定管理
员工用户如果需要出差，则需要制定行程。
需要向系统提交出差目的、出差目的地、出差时间、出差线路、主管单位。
4.4.
2：
预算申请管理
员工用户如果填写了行程计划，则需要填写预算申请。
需要向系统提交出差交通工具的费用、住宿选择和费用、伙食费用、业务费用、其他费用，并会同行程制定一同上交给经理审批。
4.4
.3：
报销申请管理
用户完成差旅计划之后需要提交报销申请，申请单中必须包括交通工具、住宿、伙食、业务及其他的实际费用，报销申请表会有经理进行审批。
4.4.
4：
差旅进度管理
员工用户如提交了预算与行程给经理后，随着差旅的进行，则可以查看审批进度。
员工用户如果需要出差，则需要制定行程。
需要向系统提交出差目的、出差目的地、出差时间、出差线路、主管单位。
用例描述：
行程制定
执行者：
员工用户
前置条件：
员工已经登录系统；
后置条件：
制定行程后可以填写预算申请
基本路径：
a）出差基本信息输入，包括出差的类型，出差的目的、主管单位等，
b）行程信息输入，包括起止时间、经过城市、使用的交通工具、停留时间。
数据字段：
基本信息数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
出差编号
10位数字
系统自动逐个增加生成
必填
出差目的地
支持10个字符长度
通过城市控件进行选择，不能手工填写。
必填
同行者
10个汉字，20个字符长度
系统检验是否有相关用户
选填
开始时间
日期格式：
yyyy-mm-dd
通过日期控件进行选择，不能手工填写。
必填
结束时间
日期格式：
yyyy-mm-dd
通过日期控件进行选择，不能手工填写。
必填
共计天数
5位数字
由结束时间减去开始时间，系统自动生成
必填
出差事由
支持200个字符
必填
行程段数
5位数字
行程数据字段填写后自动形成
必填
行程数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
起始时间
日期格式：
yyyy-mm-dd
通过日期控件进行选择，不能手工填写。
必填
结束时间
日期格式：
yyyy-mm-dd
通过日期控件进行选择，不能手工填写。
必填
交通工具
支持10个字符长度
包括：
“汽车”“火车”“飞机”“轮船”
必填
起始地
支持10个字符长度
通过城市控件进行选择，不能手工填写。
必填
终到地
支持10个字符长度
通过城市控件进行选择，不能手工填写。
必填
员工用户如果填写了行程计划，则需要填写预算申请。
需要向系统提交出差交通工具的费用、住宿选择和费用、伙食费用、业务费用、其他费用，并会同行程制定一同上交给经理审批。
用例描述：
预算申请
执行者：
员工用户
前置条件：
员工已经制定行程计划；
后置条件：
提交申请后可以查看审批情况
基本路径：
a）根据行程制定，生成交通工具的预算的录入
b）酒店预订和选择以及预算录入
c）饮食开销预算录入
d）业务费用预算录入及其他费用录入
e）预算汇总。
f）确定预支款，并填入申请。
g）提交预算与行程给经理
数据字段：
交通工具数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
交通工具名称
支持10个字符长度
系统根据行程自动生成
必填
车次
支持10个字符长度
选填
交通费用
最多10位数字
单位人民币
必填
酒店数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
酒店名称
支持10位字符长度
必填
住宿时长
支持5位数字
必填
单日费用
最多10位数字
单位人民币
必填
酒店总费用
最多10位数字
单位人民币
必填
饮食开销数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
每顿平均饮食花费
最多10位数字
单位人民币
必填
总计顿数
支持5位数字
必填
餐饮总费用
最多10位数字
单位人民币
必填
业务费用数据字段
业务名
支持10个字符长度
选填
业务花费
最多10位数字
单位人民币
选填
其他费用数据字段
其他花费名
支持10个字符长度
选填
其他花费
最多10位数字
单位人民币
选填
预算汇总数据字段
预算申请表编号
10位数字
系统自动生成
必填
交通工具花费
最多10位数字
单位人民币，由各段行程合计
必填
酒店总花费
最多10位数字
单位人民币，等于酒店总费用
必填
饮食总花费
最多10位数字
单位人民币，等于饮食总费用
必填
业务总花费
最多10位数字
单位人民币，由各项业务费用合计
选填
其他总花费
最多10位数字
单位人民币，由各项其他花费合计
选填
出差总预算
最多10位数字
单位人民币，由上述五项合计
必填
预支款数据字段
预支比例
百分数
必填
预支款
最多10位数字
单位人民币，由出差总预算乘以预支比例而得
必填
用户完成差旅计划之后需要提交报销申请，申请单中必须包括交通工具、住宿、伙食、业务及其他的实际费用，报销申请表会有经理进行审批。
用例描述：
报销申请
执行者：
普通员工
前置条件：
已完成本次差旅行计划
后置条件：
提交申请后可以查看审批状态
基本路径：
a）实际交通工具费用的录入
b）实际住宿费用的录入
c）实际饮食开销录入
d）实际业务费用录入及其他费用录入
e）开销费用汇总的录入
实际交通工具数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
实际交通工具名称
支持10个字符长度
系统根据行程自动生成
必填
实际车次
支持10个字符长度
选填
实际交通费用
最多10位数字
单位人民币
必填
实际酒店数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
实际酒店名称
支持10位字符长度
必填
实际住宿时长
支持5位数字
必填
实际单日费用
最多10位数字
单位人民币
必填
实际酒店总费用
最多10位数字
单位人民币
必填
实际饮食开销数据字段
名称
数据类型
说明
重要性
实际每顿平均饮食花费
最多10位数字
单位人民币
必填
实际总计顿数
支持5位数字
必填
实际餐饮总费用
最多10位数字
单位人民币
必填
实际业务费用数据字段
实际业务名
支持10个字符长度
选填
实际业务花费
最多10位数字
单位人民币
选填
实际其他费用数据字段
实际其他花费名
支持10个字符长度
选填
实际其他花费
最多10位数字
单位人民币
选填
实际花费汇总数据字段
实际交通工具花费
最多10位数字
单位人民币，由各段行程合计
必填
实际酒店总花费
最多10位数字
单位人民币，等于酒店总费用
必填
实际饮食总花费
最多10位数字
单位人民币，等于饮食总费用
必填
实际业务总花费
最多10位数字
单位人民币，由各项业务费用合计
选填
实际其他总花费
最多10位数字
单位人民币，由各项其他花费合计
选填
实际出差总花费
最多10位数字
单位人民币，由上述五项合计
必填
票据数据字段
票据编号
10位数字
系统自动生成
必填
票据内容
支持20字符
必填
票据面额
最多10位数字
单位人民币
必填
票据汇总
最多10位数字
单位人民币，由各项票据面额汇总
必填
员工用户如提交了预算与行程给经理后，随着差旅的进行，则可以查看审批进度。
包括是否通过审批、是否拿到预支款、是否提交报销申请、报销申请是否通过、是否完成报销。
普通员工的报销审批管理是普通员工查看自己报销申请状态的功能，如果被经理批准了，员工就可以去财务部门报销。
用例描述：
预算申请
执行者：
员工用户
前置条件：
依据申请提交情况、审批情况而定；
后置条件：
无
基本路径：
a）提交申请后未被审批，这显示审批未通过
b）审批通过后，且未领取预支款，显示审批通过，并未领取预支款
c）领取预支款后显示差旅进行
d）如果提交报销申请，显示报销申请待审批
e）报销申请审批通过后，显示报销申请通过
f）报销结算后显示差旅完成。
活动图：
4.5经理子系统
经理通过进入到经理系统，能够接收和查看财务部门发送过来的当前报表和相关的报销预算对比分析；对公司员工提交上来的预算申请和报销申请进行审批，审批结果交给财务部门发款；由系统管理员主导的登陆管理系统提供本公司各部门的员工信息表，供查询公司员工的基本信息，进行员工的信息管理。
用例图如下：
经理的功能描述如下：
4.5.1
：
预算审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，评估其中消费额度，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行预算处理。
4.5.
2：
报销审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，审阅发票等实际支出，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行报销处理。
4.5.
3：
员工信息查询与管理
经理可查询和修改来自注册登录系统中储存的所有员工的信息，包括姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别
经理可查询所有员工的
4.5.
4：
财务报表及分析接收与查阅
查看财务部门整理发送的财务报表，和当前的报销相关分析。
4.5.1预算审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，评估其中消费额度，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行预算处理。
用例描述：
预算审批
执行者：
经理
前置条件：
员工登陆成功，将预算申请提交给经理
后置条件：
财务部门收到通知进行处理
基本路径：
A）员工登录，根据出差计划预期支出（酒店饮食车旅费用等），填写出差预算表格
B）经理根据相关消费水平和出差标准决定是否予以预支，预支额度大小。
4.5.2报销审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，审阅发票等实际支出，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行报销处理。
用例描述：
报销审批
执行者：
经理
前置条件：
员工登陆成功，将报销申请提交给经理
后置条件：
财务部门收到通知进行处理
基本路径：
A）员工出差结束，根据出差实际支出，提供发票填写报销单
B）经理根据相关报销规定决定是否予以报销，报销额度大小。
4.5.3报表管理
查看财务部门整理发送的财务报表，和当前的报销相关分析。
用例描述：
财务报表及分析接收与查阅
执行者：
经理
前置条件：
财务部门收集整理财务报表，传达至经理
后置条件：
经理对现有经济计划进行调整
基本路径：
A）系统当期财务信息整理出表
B）由财务部门做出相关分析和同期对比
C）经理审阅做出经济决策
4.5.4员工信息查询与管理
经理可查询和修改所有员工的信息，包括姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别。
用例描述：
员工信息查询与管理
执行者：
经理
前置条件：
财务部门收集和整理员工报销信息，
后置条件：
经理查阅和变动员工信息
基本路径：
A）系统记录员工历次出差信息，形成员工信息表
B）B）经理查询员工出差信息，评价员工
C）经理在员工信息表之上，进行部门管理，职位管理，权限管理
4.6财务部门子系统
系统简述功能：
财务系统主要有三个功能处理。
预算处理、报销处理和统计分析数据。
预算处理主要是处理经过经理审批后的员工的预算申请书，根据员工的预算申请书，发放预付款项和登记入账，生成预算报表。
报销处理主要在员工出差后进行实际的结算业务。
根据员工的预算表和经过经理审批后的报销凭证进行差额结算，并生成报销报表。
数据分析处理主要是根据预算表报销表等数据，生成预算报销对比表，进行数据的分析，并提交给经理审阅。
预算报销对比表主要是方便高层对各部门的预算和报销情况进行查询与了解。
流程图如下
用例图如下
财务管理的功能用例描述如下：
4.6.1
：
登录处理
财务人员登录到差旅管理系统可以看到经过审批的员工的预算申请表和报销申请表。
4.6.
2：
查看预算申请
财务人员登录后查看通过审批的预算申请
4.6.
3：
预算处理
财务人员根据预算申请表进行预算处理，主要是登记入账，生成相应的报表，以及进行预付款项的支付。
4.6.
4：
查看报销处理
财务人员登录后查看通过审批的报销申请
4.6.
5：
报销处理
财务人员根据报销申请表和预算报表进行报销处理，主要是登记入账，生成相应的报销报表，以及进行款项的结算。
4.6.
6：
数据分析
财务人员根据预算报表和报销报表，进行综合预算报销报表的生成，然后对数据进行分析，并把预算报销对比表交于经理审阅。
4.6.1预算处理
如果财务人员需要进行预算处理，就开始录入员工预算申请，然后编制预算表。
具体描述如下
用例描述：
预算处理
执行者：
财务人员
前置条件：
财务人员登陆成功、经理预算审批通过
后置条件：
是否预付预算款
基本路径：
a）基本信息导入，从员工的预算申请表中直接导入包括员工编号、部门编号，员工名字，部门名字
b）原始信息导入，从员工的预算申请表中直接导入，出差日期，预计出差开始时间，预计出差结束如期，预计金额等项目，出差月份，出差年份
c）转账
d）写入数据库
e）输出预算表
预算表
名称
数据类型
说明
重要性
预算编号
10个数字
系统自动逐个生成
必填
预算申请表编号
10个数字
由预算申请表导入
必填
出差年份
日期格式：
yyyy
由预算申请表导入
必填
出差月份
日期格式：
yyyy
由预算申请表导入
必填
出差总预算
最多10位数字
单位人民币，由预算申请表导入
必填
部门编号
字符类，20长度
由注册表导入
必填
员工编号
字符类，20长度
由注册表导入
必填
部门名称
字符类，20长度
由注册表导入
必填
员工名称
字符类，20长度
由注册表导入
必填
入账日期
日期格式：
yyyy-mm-dd
获取本地时间
必填
审批经理名
字符类，20长度
由系统提供
必填
4.6.2报销处理
如果财务人员需要进行报销处理，就开始录入员工报销申请，然后编制报销表。
具体描述如下。
用例描述：
报销处理
执行者：
财务人员
前置条件：
财务人员登陆成功、经理报销审批通过，预算报表已生成
基本路径：
a）基本信息导入，包括员工编号、部门编号，员工名字，部门名字
b）原始信息导入，报销申请表编号，预算报
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