合同管理制度.docx
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合同管理制度
1.目的
为规范总公司合同的管理，保证总公司对外经济的正常开展和经营目标的如期实现，特根据《中华人民共和国合同法》以及有关规定，结合企业实际情况，制定本制度。
2.适用范围
总公司各部门、各附属公司
3.定义
本制度中的重大合同是指涉及公司重大经济利益和企业形象的合同。
一般合同指金额较高的一般业务性合同、协议等，包括销售、采购、承揽、租赁、融资、建设施工、勘察设计、技术合作、委托、运输、种（养）殖合同等，包括合同、订单、协议、标书、备忘录等类似文件以及合同原件、复印件、传真、电传、电子数据交换、电子邮件、电话原始记录等多种形式，以下均简称合同（不包括劳动合同等）。
4.职责
4.1总公司公司法定代表人（经理）负责重大合同的审批和授权签订工作，重大合同事宜由总公司各部门报请总公司董事会研究批复。
一般合同由分管经理或单位负责人审批。
4.2总公司各部门、附属公司是相关业务工作合同的承办部门，负责合同的洽谈、起草工作，经审批、授权后，负责签订正式合同并履行。
4.3各有权签订合同的单位、部门都要成立合同评审小组，评审小组成员一般有经理班子和相关部室、律师组成，集体研究决策，合同承办部门的主要负责人为合同的第一责任人。
4.4总公司人力资源与行政办公室是合同的宏观管理部门，负责总公司及所属附属公司送审合同的评审，对合同签订、履行情况的检查、合同纠纷的处理、所属附属公司合同管理工作的检查等管理、监督、考核工作。
5.合同的洽淡、起草
5.1总公司各部门、各附属公司的资产（金）出租、租赁、出售、借贷、担保、技术合作、项目合作、各类买卖合同、委托合同、建设工程勘察、设计、施工、发包和分包等任何合同、协议、意向等（以下简称合同）所有的经济活动均必须签订书面的合同；标的额较小且能够及时清结的除外。
5.2合同签订前，应做好市场调查、市场预测，制定谈判方案或拟制意向合同、草案。
5.2.1审查签约对象是否具有合法民事主体资格，具有相应的民事权利能力和民事行为能
力，身份证件、营业执照、注册资本、银行帐户、技术和生产能力、经营信誉、产品质量履约能力和履约信用等情况。
5.2.2对法定代表人、法人工作人员和委托代理人是否有代理权、代理范围、代理期限等情况进行审查，以确定其是否具备拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。
5.3总公司各部门、各附属公司根据业务工作需要，负责与业务合作方进行合同的洽谈。
5.3.1合同洽淡应由具有洽谈经验并且具有相应技术、经济和法律知识的人员负责，应严格依据《合同法》的要求和公司实际，遵循公平、互利的原则，洽谈时应充分了解公司的需求和顾客的要求，必要时应提供相应的图纸、资料、样品等作为附件。
5.3.2洽谈内容应全面详细，条款内容必须具备合法性，不能违背法律法规的规定，不能利用合同进行违法活动。
5.3.3合同条款要完备、表述准确，具备当事人的名称或姓名和住所，标的，数量，质量，价款或报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任，解决争议的办法等基本条款。
5.4洽谈双方就合同内容达成一致后，由洽谈人将合同内容进行起草。
起草时，严格遵守法律、法规和有关规章制度，做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密；一般情况下，力求争议管辖地约定在我方所在地。
如属对方起草，洽谈人应按上述要求进行审查和修改。
重大合同，律师要在洽谈初始参与，避免因法律问题不清提前承诺造成被动。
6.合同的审查、评审、批准、签订
6.1合同的审查
合同起草后，合同承办部门负责人应对起草的合同内容逐项审查，防止出现书写、计算、要求不明确，样品（或资料）与合同内容不符等方面的错误。
6.2合同的评审
6.2.1所有合同必须按规定程序进行评审；需要相关企业和部门共同配合履行的合同，必须由相关企业和部门对合同内容进行评审。
6.2.2评审对象为拟签订的合同文本和有关资料。
6.2.3评审时间必须为合同正式签订之前。
6.2.4评审办法：
合同承办部门（或企业）提出评审申请，填写《签订合同评审/审批单》，由合同经办人、法律顾问、相关负责人、财务负责人、部门主要负责人进行评审，并签字确认。
对评审不合格的合同内容，由合同起草（承办）部门负责修改并应当按修改后的签定和履行。
6.2.5各参与评审人员，必须严格、细致、认真，实事求是，以维护公司的利益为准则并对所评审内容的正确性、合法性、可履行性负责。
6.3合同的批准权限
见附件1：
《授权委托书》
6.4重大合同的授权签订权归总公司公司董事长。
由合同承办部门持合同文本和《签订合同评审/审批单》及评审记录报总公司董事长审查批示并授权。
6.5所有合同签订时，双方必须加盖公章或合同章。
公司各公章、合同章、印鉴持有部门，对外加盖有关合同印章时，必须认真审核合同原件与评审记录和授权委托书的一致性，做好盖章记录，手续不全一律不得加盖印章。
6.6为提高效率，简化程序，合同的洽谈、起草、审查、评审、批准可合并运行，不得因程序要求过细而延误合同签订。
6.7根据国家有关法律法规规定，需要有关专门机关进行批准、登记、备案或公证的合同，由合同承办部门负责办理相关手续。
7.合同的履行
7.1合同签订后，由合同承办部门将合同内容送达与履行合同有关的企业或部门，并将合同义务分解落实。
所涉及企业、部门必须严格按合同要求履行，不得擅自单方变更、修改、解除或终止。
7.2总公司办公室对履约情况进行监督、检查。
7.3合同在履行过程中，发现显失公平、有误和对方有欺诈行为，严重损害公司利益的，应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取有效措施，制止不良后果的发生，必要时可申请仲裁机关或人民法院予以变更或解除。
7.4因各种因素导致合同（全部或部分）无法或无力履行，必须及时处理，并向上一级领导汇报。
8.合同的变更、解除及违约和纠纷的处理
8.1合同在履行过程中，如要变更或解除，必须按照《合同法》的要求，经有关领导同意后，组织有关企业、部门对变更内容进行评审后方可执行。
8.2合同违约必须依法承担违约责任。
对方违约由合同承办部门和公司法律事务处或法律顾问对违约金及赔偿金追偿；我方违约由合同承办部门和所在单位负责人查清责任，经总公司办公室审核、董事长批示后，方可按规定办理违约金支付和赔偿手续。
8.3合同履行中一方或双方违约，必须上会研究处理方式并及时报告总公司办公室，透明操作，严禁私下处理或交易。
否则，对相关责任人进行严肃处理。
8.4合同履行中发生纠纷应及时处理并报总公司办公室，不能超过法定诉讼时效。
否则因此而造成损失将追究相关责任人的责任并予以处罚。
9.合同的管理
9.1总公司办公室是总公司及所属企业合同的宏观管理部门。
所有合同必须按如下程序进行传递和管理：
9.1.1所有合同正式签订后，合同原件及其附件（含合同评审表、授权委托书等）必须一周内交总公司存档，并送交总公司办公室备案。
合同承办企业、部门可保留复印件，并做好登记；部门或是附属公司如需保留合同原件的，必须保存在各部门、各附属公司的专、兼职合同管理人员处并建立合同台帐。
经办人因工作需要，可保留复印件。
9.1.2对合同要根据性质分别编号存档，做到整齐、无破损、有序，便于检索。
保存时，应加强防范措施，防丢失、防潮等。
若出现合同丢失等现象，将追究管理人员责任。
9.2所有合同均属商业秘密，未经分管经理同意，不得对外传阅、查阅、复印、抄袭等；任何单位和个人特别是类似法院、非我总公司的律师等的查阅，必须经分管领导批准，总公司办公室法律处审查同意。
9.3所有合同应长期保存至履行完毕20年，不得销毁。
重大合同永久保存。
10.奖罚原则
10.1有下列情况之一者，公司依法或依据规定对责任人追究法律和经济责任：
10.1.1违法和违反规定签订合同的；
10.1.2弄虚作假，徇私舞弊、以不法手段谋取财物的；
10.1.3签订合同不规范或条款不全，为合同履行造成障碍或发生纠纷的；
10.1.4没有代理权、超越代理权或代理权失效后签订合同的；
10.1.5没有对合同方进行资信调查或审查不认真、不准确的；
10.1.6由于管理部门或承办部门及个人责任原因造成我方违约的；
10.1.7对方违约为公司造成损失未及时追究的或超过诉讼时效的；
10.1.8应签订合同但未签订，给公司带来损失的；
10.1.9合同未审查、没有按规定会签评审或评审不认真、不细致带来损失的；
10.1.10未经批准且授权签订合同的；
10.1.11未按规定及时将合同进行传递，并分解落实的；
10.1.12合同管理不善，导致合同丢失，损坏的；
10.1.13合同签订以后才评审的或不将合同原件交合同管理员处保管的；
10.1.14违反本规定中的禁止性规定的；
10.1.15其他原因造成公司损失的。
10.2合同承办人员或合同管理人员在合同签订、履行或纠纷的处理过程中，为公司避免或挽回经济损失的，由公司根据情况给予适当奖励。
10.3奖惩事项由各企业、部门以不同形式向总公司进行反映，由总公司管理中心核实后，报总经理办公会研究后进行奖惩处理。
11、附则
11.1条本规定由总公司总经理办公室负责解释。
11.2本规定自生效日起开始执行。
发放范围：
总公司各部门、各附属公司
附件一：
授权委托书
附件二：
合同分类及审批权
附件三：
合同评审表
起草部门：
人力资源与行政部
签发：
发放范围：
公司各部门、各附属公司
附件一：
**有限公司
授权委托书
为提高企业管理水平，落实岗位职责，有效贯彻执行**有限公司（“总公司”）及各附属公司的各项政策，兹授权（身份证号码）按照如下授权处理各附属公司的相关业务，对**负责并报告工作。
授权范围如下：
1、业务引进;
2、 根据授权，代表总裁签署签订所在公司合同：
（1）50万元以上的各类合同均应由总裁作为法定代表人亲自签字；
（2）30万元至50万之间的除第（5）条合同外可由各附属公司授权人签字，但是签字前应取得总裁的同意；
（3）10万元至30万元之间的除第（5）条合同外可由各附属公司授权人签字，事后由各附属公司授权人应报知总裁；
（4）10万元以下的除第（5）条合同外，可由各附属公司授权人自行决定签署；
（5）工程技术类、融资类、合作类、保密协议类的合同无论金额大小，均应事前取得总裁的同意。
4、中层以下员工聘用：
各附属公司授权人聘用部门负责人以下级别的员工，并按国家规定办理相关手续。
一次性聘用超过10人，应事前报总裁同意。
此委托有效期自2013年1月1日起至2013年12月31日止。
授权人签字：
**有限公司
2013年1月1日
附件四：
合同分类及评审环节和批准权限
类别
子类
权限
范围
评审环节
批准人
投
融
资
类
银行借款、担保合同
所有
1.财务总监
2.分管领导
3.总裁
总经理
民间借款、担保合同
其他非银行融资、担保合同
1.律师
2.财务总监
3.分管领导
4.总裁
对外投资合同
股权转让合同
融资合作合同
中外合资、合作经营合同
★
设
计
研
发
类
委托设计研发
技术合作
委托加工等
50万元（含）
以上
1.律师
2.项目负责人
3.财务总监
4.分管领导
总经理
50万元
以下
1.律师
2.财务总监
总经理
★
项
目
筹
建
类
土建施工
附属公司项目筹建
10万元（含）
以上
1.律师
2.成本总监
3.项目总经理
4.财务总监
授权委托人
10万元以下
1.律师
2.财务主管
3.成本管理中心总经理
授权委托人
产
品
类
原料采购类
40吨（含）
以上
1.采购部经理
2.品控部经理
3.财务总监
4.分管领导
总经理
40吨以下
1.采购部经理
2.品控部经理
3.财务主管
授权委托人
产品销售类
外部合作
1.销售经理
2.律师
3.品控经理
4.财务总监
5.分管领导
总经理
内部合作
1.销售经理
2.律师
3.品控经理
4.财务主管
5.财务总监
授权委托人
办
公
类
办公物料、家具、礼品等加工制作合同
10万元（含）以上
1.律师
2.人力行政经理
3.财务总监
4.分管领导
总经理
10万元以下
1.律师
2.财务总监
授权委托人
其
它
类
调查、评估、顾问、财务审计、中介代理、专业咨询等合同
所有
1.律师
2.财务总监
3.分管领导
总经理
劳动类合同
所有
1.人力资源经理
2.律师
3.分管领导
总经理
未尽类别
10万元（含）以上
1.律师
2.财务总监
3.分管领导
总经理
10万元以下
1.律师
2.财务主管
委托授权人
备注：
①.带“★”号的合同，若使用合同范本，且没有原则性改动的情况下，律师可以不予评审，评审时可提交改动部分附加说明，由合同批准人审查决定；若要签约的合同没有包含在上述子类中，可按相近的合同类别执行。
②.公司重大重组、合并、分立合同、股权变更合同、投融资合同签订后，由合同责任部门报备监事会。
③.表中“分管领导”指合同责任部门的分管领导；
④.合同评审人或批准人已经就合同主要条款通过其他文件（如会签）予以明确批示，可逾越该环节，评审时附相关文件即可。
续签合同，文本无实质变化，附上次评审件，法务环节可以不予评审。
⑤.五万元以下的材料或设备采购，执行《供方管理规定》，可以不签订合同。
⑥．一万元以下的广告类、办公类费用支出，可以不签订合同；若经办部门认为需要签订合同，须提交该类合同下限额度的评审人评审。
⑦.部分合同类别参照下列分类确定：
附件五：
合同评审表
提交评审时间：
年月日合同编号：
合同名称
合同各方
甲：
乙：
合同
责任部门
负责人
执行人
供方确定权限人或者权限部门：
合同内容简介：
评审顺序①②③④⑤批准人：
①
签字/日期：
②签字/日期：
③签字/日期：
④
签字/日期：
⑤
签字/日期：
批准人意见：
签字/日期：
备注：
1、评审环节不足可增加，版面不足可增加附页。
2、若评审人提出的意见认为需要合同责任部门按照所提意见修改完毕后返回确认的，需作文字提示，合同责任部门修改后须重新提交该评审人进行确认签字；不作文字提示的，由监印人盖章前确认评审意见已经落实在合同文本中，否则，不得盖章。
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