PowerPoint经常用的115个技巧三.docx

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PowerPoint经常用的115个技巧三

PowerPoint经常用的115个技巧（三）

51.把幻灯片发到Word中 microsoft Office系列软件各个组件中都有着良好的合作关系，通过下面的技巧，可以把幻灯片发到Word中：

先启动PowerPoint，然后打开演示文稿，再选择“文件”→“发送”→“发送到Microsoft Word”对话框即可。

  52.自由控制编码列表的开始编号 在PowerPoint中，编号不一定非要从1，或者a开始不可。

完全可以自行设置编码列表的开始编号：

先在要更改开始编号的行中放置插入点，选择“格式”→“项目符号和编号”。

再在弹出对话框中单击“编号项”标签，再在“开始于”框中，选择所要的编号，完成后单击“确定”即可。

  53.自定义项目符号和编号 选择“格式”→“项目符号和编号”，在弹出对话框中使用“项目符号项”选项卡，然后单击“自定义”，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号，如“（、（、（、（”，将这些符号运用到幻灯片中，使内容更加丰富多彩。

   54.计算字数和段落 如果想让PowerPoint具有统计字数和段落的功能，可以这样来做：

选择“文件”→“属性”，在弹出对话框中单击“统计”标签，文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息就会被显示在统计的信息框中。

   55.隐藏幻灯片 如果演示文稿中有某些幻灯片不必放映，但又不想删除它们，以备后用。

就可以隐藏这些幻灯片：

在“幻灯片浏览”视图中选中这些幻灯片（可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片），再选择“幻灯片放映”→“隐藏幻灯片”即可。

  56.在放映幻灯片时显示快捷方式 如果需要在放映PowerPoint幻灯片时快速访问快捷键，只需按下F1（或Shift+？

），幻灯片放映帮助将自动显示。

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57.在放映时查看隐藏幻灯片  幻灯片被隐藏后，在放映幻灯片时是不能被放映的。

如果需要播放，可以使用下面的技巧：

在幻灯片放映时右击任意幻灯片，选择“定位”→“幻灯片漫游”。

弹出对话框中编号带括弧的幻灯片就是隐藏幻灯片，双击要查看的幻灯片就可以直接打开了。

 58. 更改自动文件恢复的保存间隔 单击“工具”→“选项”→“保存”，选中“自动保存时间间隔”复选框，再在后面填上保存的时间间隔，完成以后单击“确定”即可。

这样，PowerPoint会自动在后台保存演示文稿。

当使用计算机时，即使出现非正常关机、死机或程序出错等，可以把损失降到最低限度。

 59提高语音识别率 尽管PowerPoint支持语音输入功能，但是在进行语音输入时，其识别率并不是很好。

其实，在对计算机说话时一定要用一致平稳的语调说话。

说话声音过大或过柔都会使计算机很难识别所说的内容；同时请使用一致的速率说话，也不要忽快忽慢；而且说话时也不要经常停顿，因为语句比单个字词更易于被计算机解释并识别。

  60.快速关闭/打开普通视图左边的幻灯片区域 想要隐藏选项卡时，只要拖动选项卡右侧的垂直拆分条，将其一直拖动到窗口的左侧。

而如果要重新显示选项卡，只要将拆分条再拖回窗口右侧即可。

  61.在第二台显示器上安装运行演示文稿 如果机器上安装了多个监视器，那可以通过下面的技巧在主监视器上浏览普通视图中的演示文稿，而在另外一台监视器上以全屏模式放映幻灯片：

选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，然后在弹出对话框的“多监视器”列表中选择用于幻灯片放映的监视器，完成以后单击“确定”关闭对话框即可。

  62.打开 Web 服务器上的文件 在PowerPoint中，不仅可以打开存放在自己计算机上的演示文稿，还可以直接打开Web服务器上的文件：

选择“文件”→“打开”，在弹出“打开”对话框中，单击左边快捷方式列表中的“网上邻居”。

双击包含要打开文件的 Web 服务器的网络位置，再双击包含要打开文件的文件夹，然后双击该文件即可打开。

  63. 把的演示文稿发布到Web上  如果想把演示文稿发布到Web上，可以这样来操作：

先打开PowerPoint演示文稿，再选择“文件”→“另存为 Web 页”，接着在“另存为”对话框中单击“发布”按钮 。

此时，PowerPoint会弹出“发布为Web页”对话框中，并允许进行各种修改。

如果要设置其他Web页格式和显示选项，请单击“Web 选项”，再选择所需的选项，然后单击“确定”按钮。

在完成修改以后，在“发布一个拷贝为”之下，单击“浏览”，从文件夹列表中选择想要保存的位置，在“文件名”框中键入Web页的名称，在“保存类型”框中选择“Web 页”，再单击“确定”。

最后，单击“发布”按钮，演示文稿就会被保存成为一Web页文件，并可以用IE进行浏览。

 小提示：

利用此转换后，将会发现，PowerPoint把演示文稿转换成了一个具有左右框架结构的网页。

而左边框架中是幻灯片的序号，只要在左边窗口单击一个序号，就会在右边框架窗口中打开相应的幻灯片了。

  64.更改幻灯片起始编号 如果幻灯片不止一张，而且也希望在幻灯片中出现相应编号，则可以通过更改幻灯片的起始编号来使它们连续起来：

先打开欲更改编号的幻灯片，再选择“文件”→“页面设置”→“幻灯片编号起始值”，输入或者选择所需的起始编号。

  65.将幻灯片录制到录像带    把PowerPoint的演示文稿转移到录像带的最简单和最便宜的方法，就是使用PC-to-TV 扫描转换器。

该设备的作用是把显示卡的输出转换为电视和录像机可以使用的NTSC格式。

但在购买时，一定要选择一个能兼容你的显示卡分辨率的转换器。

 转换器安装过程十分简单：

把PC连接到转换器，再把转换器连接到录像机就可以了。

如果演示文稿中包含了声音，也需要把音频线从计算机的声卡（扬声器或耳机插座）连接到录像机的音频输入。

然后，按下录像机上的录制按钮并在PC上播放演示文稿就行了。

66.  快速获得幻灯片缩略图  如果在“大纲”窗口，而不是在“幻灯片”选项卡中工作，或仅在显示幻灯片的窗格的情况下，你将会发现幻灯片缩图非常有用。

可在幻灯片窗格中放大幻灯片或者使用灰度进行查看，但幻灯片缩图保持不变，从而提供完整的、格式化的幻灯片视图。

不过，在默认情况下，在 PowerPoint中，默认情况下并不显示幻灯片缩略图。

但通过下面的技巧，可以添加一个菜单项目或工具栏按钮来激活它：

选择“工具”→“自定义”，在弹出对话框中单击“命令”标签。

然后再在“类别”列表中，单击“视图”，在“命令”列表中，将“幻灯片缩图”拖至你要添加到的菜单或工具栏中。

这样，就可以随时单击该按钮或命令就可以激活幻灯片缩图。

  68. 自定义幻灯片放映  通过下面的技巧，可以让在所有的幻灯片中有选择地进行放映，这对于经常需要进行文稿演示，且演示内容基本不变的来说，将是一个非常方便的功能：

先打开欲自定义放映的文稿，选择“幻灯片放映”→“自定义放映”，会弹出 “自定义放映”对话框。

单击“新建”按钮，在弹出的“定义自定义放映”对话框中，即可选中幻灯片，再按下“添加”按钮，把演示文稿中的幻灯片添加到自定义放映的幻灯片中。

并为自定义放映的幻灯片命名，按下“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，按下“放映”键就可以开始此自定义放映了。

  69.自定义计时器   PowerPoint是一个很精确的软件，可以使用计时器来进行排练以确定放映时间。

选择“幻灯片放映”→“排练计时”，开始幻灯片放映，可以使用“预演”对话框中的不同按钮暂停幻灯片放映、重新播放幻灯片、以及换到下一张幻灯片。

PowerPoint 会记录每一张幻灯片出现的时间，并设置放映的时间，如果不止一次地显示同一张幻灯片，例如：

在自定义放映中，PowerPoint 会记录最后一次放映的时间。

完成排练之后，会弹出一个提示框，可以选择接受该项时间或者重新试一次。

幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。

希望对大家有所帮助。

由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。

这里刊登的是第三部分。

  70.创建一个摘要幻灯片   有时，在创建好一个PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一个简介、议程或小结。

其实，PowerPoint本身就提供了向现有演示文稿中快速添加摘要幻灯片的方法：

打开需要添加摘要的演示文稿，选择“视图”→“幻灯片浏览”，并在幻灯片浏览视图中选择所需幻灯片的标题（也可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片，当然一般应当选择那些最能概括该演示文稿的幻灯片作为摘要）。

再单击幻灯片浏览工具栏上的摘要幻灯片按钮，PowerPoint将会自动利用所选幻灯片的标题创建名为“摘要幻灯片”的新幻灯片，该幻灯片将出现在所选幻灯片的前面，并作为摘要。

小提示：

 可以双击该幻灯片，更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完善。

  71.快速重复上一动作  在PowerPoint中有时会进行很多的重复动作，不过，在执行了一个动作后，只要按下F4键即可重复这个动作。

F4键只是重复最后一个动作，并不能记录一系列动作，因此不能用它来完成多于一个动作的操作。

  72.将最喜欢工作视图作为默认视图   PowerPoint的默认编辑视图是普通视图，并带有“幻灯片”和“大纲”子窗口、备注窗格和幻灯片窗格。

如果你更喜欢其他的默认视图（如，只有幻灯片窗格，而没有幻灯片缩略图、大纲或备注等），也可以自定义默认视图：

选择“工具”→“选项”→“视图”，然后在“默认视图”下边的下拉列表中，选择所需的视图即可。

当然，如果选择“保存在文件中的视图”，那下次打开PowerPoint时，将会使用保存在当前文件中的精确视图。

    在Authorware中使用PowerPoint文件

    Authorware和PowerPoint是两种常用的课件制作软件，Authorware功能强大，交互性强，而PowerPoint在制作字幕和图像处理方面较为方便，这两者结合能够制作出使用更加灵活、操作更加方便的多媒体课件。

下面将告诉大家如何在Authorware调用PowerPoint。

    启动PowerPoint，并建立一个用于链接到Authorware中的演示文稿文件，命命名为link.ppt。

接着打开Authorware，并拖动一个显示图标到流程线上，双击该显示图标打开展示窗口，再选择Insert→OLE Object命令，此时将会显示Insert Object对话框。

选择“从文件创建”，输入框中单击“浏览”按钮找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，选中其下的“链接”复选框，单击“确定”按钮可将link.ppt插入到当前文件中，展示窗口中会出现link.ppt幻灯片的第一屏内容。

    此时，选择Authorware中的Edit菜单，再选择“Linked 演示文稿 OLE Object ”，选择Attributes选项，屏幕上将会出现Object Attributes对话框。

选择Activation Trigger下拉列表框，选择Single Click项，再选择Trigger Verb下拉列表框，从中选择“放映”项，并注意在对话框下方选中Package as OLE object复选框。

 设置完成后，单击“确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。

这样，运行Authorware，在屏幕上单击PowerPoint相应的图标，即可播放幻灯片。

用这一方法制作成的多媒体课件，同时具有Authorware和PowerPoint两种软件的优点，所插入的幻灯片如需修改、增添内容，只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可

在PowerPoint中插入几何画板文件。

 用过几何画板的人都知道，该软件提供的很多专业功能非常强大。

只是界面有些欠缺，而PowerPoint则被广泛地应用于很多领域。

不过，完全可以在PowerPoint中插入几何画板文件，制作出几乎完美的课件。

先安装这两个软件，然后在PowerPoint和几何画板中把相应的文件制作完毕。

再启动PowerPoint，打开绘图工具栏，选择“自选图形”→“动作按钮”，再用鼠标画出一个按钮，插入按钮后，PowerPoint会自动打开“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡中的“超链接到”下拉框中选择“其他文件”，再在“超级链接到其他文件”对话框中找到先前制作的几何画板文件，单击“确定”按钮即可。

经过上述设置后，在幻灯片放映时，只要单击刚刚新添加的按钮，即可快速打开相应的几何画板，而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中，非常方便。

  73.演示文稿合并技巧  此功能与Word XP中的文档合并非常类似，你可以将多个PowerPoint XP演示文稿合并成一个，而且每一部分仍保持原来的外观：

先打开一个PowerPoint演示文稿，选择“工具”→“比较并合并演示文稿”，在对话框中找到待合并的目标文件，单击对话框中的“合并”按钮。

按提示继续操作，目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前，保存后就会成为一个新的演示文稿。

  74.幻灯片浏览技巧   用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片，可以拖动并直接插入横线指示的新位置。

PowerPoint的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图，只需单击“普通视图”左侧的选项卡标签，就可以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。

选中其中的任意一张幻灯片，按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯片。

  75.添加并设置页眉 PowerPoint大家平时只用它来制作演示文稿，很少有人给自己的演示文稿添上页眉页脚的。

其实，PowerPoint也为演示文稿准备了很强的页眉和页脚功能：

只要选择PowerPoint“视图”菜单下的“页眉和页脚”，就会弹出“页眉和页脚”对话框。

在这个对话框中有两个标签，一个是“幻灯片”标签，另一个是“备注和讲义”标签。

在“幻灯片”标签中可以在“幻灯片包含内容”中看到一个复选框“日期和时间”，如果这个复选框被取消，那么其下的两个单选框将不能够被激活。

把它选中，并且选中“固定”复选框，然后即可在固定的文本框中输入日期如“2002年5月15日制作”等信息，这样幻灯片页眉就设置好了。

但使用这种方法生成的是“固定”日期，还可以选中“自动更新”单选框，然后在其下找到一种合适的时间格式，以后页眉上的日期信息就会随系统而自动更改。

  76.添加并设置页脚  选中“页脚”复选框，就能自行设置页脚内容，如现在可输入“太子梦幻主页制作”等信息。

另外，在“页脚”的最下方还有一个“标题幻灯片中不显示”复选框，如果选中它，那么在“标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。

而如果不选中这个复选框，那么“标题幻灯片”将被显示，而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚上！

即如果的幻灯片中没有“标题幻灯片”，那么设置的“页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分，而不会放置到页眉部分。

这一点，务必注意。

 77.设置备注和讲义  设置完了幻灯片的“页眉页脚”，让再来看看“备注和讲义”标签中的内容。

它主要是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚，其使用方法和使用幻灯片标签是一样的，不再重复说明。

  78.取消快速保存减肥文档 选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击“保存”标签，再选中“允许快速保存”复选框，再单击“确定”关闭对话框就可以了。

 由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。

取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。

  79.另存文件减肥法 选择“文件”→“另存为”，再把当前PowerPoint文件另存一下即可让PowerPoint文件减肥，效果绝对立竿见影！

  80.减小图片的长宽 首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。

如果图片比显示器屏幕区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。

这步很容易，在画笔、microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。

一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。

  81.图片建议保存为JPG文件 有时拿到两份同样几十页的PowerPoint文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们的大小相关却很大。

这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。

如果原图片尺寸很大，最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。

也可以把图片中无用的内容剪裁掉。

  82.插入WMF格式文件令文档更小   如果插入的图片是WMF格式的剪贴画，那PowerPoint文件也将会很小。

  83.内部压缩法 为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制作速度。

为了解决这个问题，PowerPoint XP增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。

具体操作方法是：

鼠标右键单击幻灯片中的图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”，然后单击“图片”选项卡中的“压缩”按钮。

你可以在“压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或更改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。

  84.使用链接的对象代替嵌入对象  将对象嵌入到Word文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。

但这一方面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。

其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新PowerPoint文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。

在PowerPoint中，我们要制作出漂亮的演示效果，少不了要和文本和字体打交道。

这次连载我们就来告诉大家一些在PPT使用文本和字体的超酷技巧。

由于内容较多，我们将其分为了两部分，这是上半部分。

 85.更改样式检查   在演示文稿中进行样式检查时，PowerPoint会在标点符号、大写和文本的可视元素（如磅的最小尺寸）等方面检查一致性。

但有时，可能需要对这些作一些设置：

选择“工具”→“选项”，再在弹出对话框中使用“拼写检查和样式”选项卡。

再在“样式”之下，选中“样式检查”复选框，再单击“样式选项”。

接下来，就可以在“样式选项”对话框中进行自由设置：

在“大小写与句尾标点”选项卡上，选中要检查其样式的任何复选框，然后单击复选框旁边的列表来指定样式检查的类型；在“视觉清晰度”选项卡上，选择要更改的可视样式检查，然后在列表框或旋转中选择一个新编号。

如果你希望还原到默认设置，请单击“默认”。

  86.选择庄重/轻快字体 如果你的观众属于保守型的，或要呈现的内容较严肃，那建议选择Times New Roman 字体；对于一些轻快消息，可以选择“活泼的”字体，如Comic Sans MS字体。

  87.注意一致性  由于Windows上的字体很多，而且各有各的特点，因此保持字体的一致性就显得很重要。

如果字体变化过于频繁，则可能向观众表达的消息会不一致。

在同一演示文稿中使用的字体最好不要超过三种或四种。

  88. 使用较强对比 字体颜色与背景之间应有较强的对比以确保可读性。

  89. 使用适当联机查看字体  当设计为联机幻灯片查看时，请使用适合联机查看的字体。

Verdana、Tahoma 和 Bookman等字体都是专门为联机查看设计的。

而且字体 Arial 和 Times New Roman 也是不错的。

  90.旋转表格中的文本  如果你的幻灯片中包含有表格，那也可以旋转表格中的文本以达到某种特殊效果。

如先选中欲旋转文本的表格，选择“格式”→“设置表格格式”→“文本框” →“将单元格内的文本旋转 90 度”，然后单击“确定”即可把文本变为竖排的。

 小提示：

在“格式”→“设置表格格式”→“文本框”下还有很多命令，利用这些命令还可以制作出更多的效果。

  91. 拆分正文文本 此技巧可让你无需“剪切”、“粘贴”，而直接把一个幻灯片上的正文文本拆分为两个幻灯片：

单击“格式”工具栏上的“减少缩进量”按钮，直到出现一个新的幻灯片图标和编号（拆分文本作为正文文本出现在下方），再键入新幻灯片的标题即可。

  92.自己绘制复杂的表格   PowerPoint中的插入表格功能只能创建简单的表格，如果你想自己制作复杂的表格，这时可以先打开“表格和边框”工具栏，再单击“表格和边框”按钮。

等鼠标指针变成笔形时，拖拉鼠标，创建表格中的行和列线。

  93. 设置表情符和箭头的格式为符号   如果你在PowerPoint中键入:

）或==>时，PowerPoint会自动将:

）更改成笑脸，而把==>更改成→。

如果发现PowerPoint中没有这个功能，可以这样来操作：

选择“工具”→“自动更正选项”，单击“键入时自动设置格式”标签，选中“笑脸 :

-） 和箭头 （==>） 替换为特殊符号”复选框。

  94.自动打开/关闭自动更正选项  如果想要打开/关闭自动更正中的一些内容，可以这样操作：

选择“工具”→“自动更正选项”，然后在弹出的菜单中选择“自动更正”标签，再根据自己的需要。

创建自动更正项的例外。

  PowerPoint的自动更正功能可以自动更正单词首字母的大写，但对于某些特定的单词，你可能希望能够保持输入原始状态不进行更正。

这时可以设置自动更正的例外：

选择“工具”→“自动更正选项”，在弹出对话框中单击“自动更正”标签，再单击“例外项”，此时PowerPoint将会弹出“自动更正例外项”对话框。

 接着，就可以创建单词首字母大写的例外，这时可以单击“首字母”标签，再在“其后不大写”之下，键入不希望带有大写字母的单词或缩写。

再单击“添加”按钮即可。

如果希望创建更正两个首字母大写的例外，则要使用“前两个字母连续大写”选项卡，在“不更正”之下，键入不希望自动更正修改的单词和短语。

之后单击“添加”。

设置完所有的例外后，单击“确定”关闭对话框，然后在文稿中输入例外单词时，就不会被系统自动更正了。

  95.用声音强调文本  如果希望强调幻灯片中的某一部分文字，则可以对这些文字进行动作设置，使得单击或鼠标移过这些文字时有声音效果出现：

先选中欲强调的文本，选择“幻灯片放映”→“动作设置”，然后你选择“单击鼠标”标签，并选中“播放声音”复选框，再指定所需的声音。

完成以后单击“确定”返回即可。

  96. 随时添加日期和时间  在幻灯片的页眉页脚中可以很方便地添加日期和时间。

事实上，在幻灯片中的任意一个位置，都可以添加日期和时间：

先选中幻灯片，然后选择“插入”→“日期和时间”，PowerPoint将会弹出“日期和时间”对话框，你可以选择自己喜欢的时间格式。

选完以后单击“确定”就可以了。

如果希望在每次打开幻灯片时，日期和时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时间，请选中“自动更新”复选框。

  97. 在幻灯片上添加幻灯片编号你可以在幻灯片上添加幻灯片的编号，方便定位和演示时掌握节奏。

方法在幻灯片上定位幻灯片编号的插入点，选择“插入”→“幻灯片编号”即可。

  98.在段落中另起新行   如果想在段落中另起新行，只要在输入文字后，按下Shift+Enter即可。

要注意，一定不能直接使用Enter，这样软件会自动给下一行添上制表位。

   99.在大纲视图中拖动文本  如果要拖动项目符号或幻灯片图标旁边的选定段落，请指向该项目符号或幻灯片图标，四向箭头出现后可以任意拖动。

拖动的同时鼠标指针会变成垂直或水平的双向箭头，并且出现标记文本目标的线条。

   100.自动选定整个单词  你可以设置PowerPoint，使得每次在一个单词上双击鼠标左键，就能选定整个单词和单词后的空格，而不必用鼠标拖过每个字符，以方便选择：

选择“工具”→“选项”，在弹出对话框中单击“编辑”标签，选中“自动单词选定”复选框。

   101. 快速选定超级链接文本   想要选中带有超级链接的文本，你一般的方法是用鼠标进行拖动，经常会拖过头，或没有完全选中，较为麻烦。

其实，可以通过下面的技巧来非常快速、准确地选中超级链接文本：

只需将光标定位到超级链接文本的前面，按下Del键就可以了。

  102.创