Office系列Outlook使用技巧.docx

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Office系列Outlook使用技巧

Office2007系列~Outlook使用技巧

0.初始设置

MSOffice2007以其华丽的界面、详尽的提示和傻瓜化的操作吸引了不少新手。

其中的组件OutLook2007的设置界面和步骤也与OutLook2003等以前的版本有很大的不同，因此，有人在设置上找不着“北”，而无法用OutLook2007来收发internet电子邮件。

    本帖以图文并茂的方式，介绍OutLook2007的基本配置过程以及一些应注意的细节，希望对有需要的网友提供些帮助。

    一、添加电子邮件帐户的配置

（一）没有任何电子邮件帐户情况下的设置

    在没有设置过电子邮件帐户的情况下，打开OutLook2007时就会自动弹出新电子邮件帐户的配置界面，一路“下一步”到下面的界面时，选择第一项。

    1、选择电子邮件服务器。

如无特殊，一般是POP3服务器。

    2、选手动设置电子邮件服务器。

    3、选Internet电子邮件。

    4、填写电子邮箱名称、收发邮件服务器和登录密码等，除“你的姓名”这一栏可以随意填写外，其余要严格按照电子邮箱的实际设置填写。

“帐户类型”一般选POP3，“接收邮件服务器”一般是把电子邮箱服务商的域名前面的www换成pop或pop3，“发送邮件服务器”则是改成smtp，登录的“用户名”一般是电子邮箱的前面那一段。

详细情形可以到电子邮箱服务商的网站查看“帮助”的有关内容。

    5、其它设置。

国内的电子邮箱服务商都设置了smpt验证，另外，为了安全起见，建议在电子邮箱保留电子邮件，否则OutLook把电子邮件下载到电脑后，会清空你的电子邮箱，有人就因为这样重装系统找不到原来的电子邮件了，嘿嘿！

    6、测试一下，看看是否配置对了。

在上一步的界面中点击“测试帐户设置”，过一小段时间后，如果出现下图的界面，说明电子邮件帐户配置成功。

如果是给出错误信息，应该仔细研究第4、5步中有无填错了。

    7、一些有用的设置。

有些ADSL拨号的网友可能遇到这些问题：

用OutLook收发邮件后，ADSL断开了；一打开OutLook，就会自动收发电子邮件等等。

这些问题可以通过更改设置了避免。

   点击“工具”→选项→邮件设置，不选“完成手动发送/接收后挂断”。

    点击“工具”→发送和接收→发送和接收设置，点选“禁用定期发送/接收”。

（二）在已电子邮件帐户情况下添加新的电子邮件帐户

    可能你不止一个电子邮箱，如果也想把它们加入OutLook的话，就应该添加到OutLook中去。

方法是：

点击“工具”→帐户设置→新建，就会出现第

（一）步的配置界面，按照上面介绍的步骤配置即可。

1.更加符合您工作习惯的设置

介绍Outlook2007中用户视图的配置方法。

不同的人使用Outlook会有不同的习惯， 

Outlook为每个用户提供了度身订造的界面，

您可以通过选择【视图】菜单中的【阅读窗格】来调整阅读窗格的位置；

通过【视图】菜单中的【待办事项栏】来调整待办事项栏的显示，

通过【视图】菜单中的【导航窗格】来调整导航窗格的显示状态。

这样，您就可以根据自己的工作习惯定义一个合适的Outlook工作界面了。

2.拽出来的高效

介绍如何使用Outlook2007中的待办事项栏。

待办事项栏是Outlook2007中全新引入的元素， 

在很大程度上能够提升用户的工作效率。

很多用户不习惯待办事项栏，往往会直接把它关掉。

其实，待办事项栏是个很不错的工具。

需要安排日程的时候，

只需双击日历上的日期，即可快速安排约会。

如果针对某一封邮件需要安排会议，或者添加一个任务，

只需要点中邮件，拖拽到日历的相应日期上，或者拖拽到任务列表中即可。

临近的约会会在待办事项栏中显示，随时提醒您不要错过重要事情！

3.使用颜色标记

介绍Outlook中，分类标记的使用。

Outlook2007中，每个邮件的后面都会有一个圆角正方形“类别”的标记， 

点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色，

用以标记邮件的类别。

用好这个功能能够让我们效率大增。

您可以右键点击这个小方块，选择【所有类别】，

在弹出的对话框中对颜色类别的名称进行设定，

比如红色代表“重要事项”，绿色代表“个人事件”，

黄色代表“电话会议”，蓝色代表“出差”…这样，在收到一封邮件后，

就可以根据内容进行类别的标记了，并且类别标记可以设置多个，

只需多次点击类别图标即可。

另外，邮件设置好了类别后也会方便进行检索，

例如，可以直接在搜索框中输入“出差”，

那么所有之前标记了蓝色“出差”标记的邮件都会被检索到。

这个标记类别还适用于日历中的日程。

4.重要人物特别待遇

介绍如何设置Outlook将不同来源的邮件显示成不同颜色，加以区分。

您是不是每天都会收到大量的邮件， 

而老板的邮件也会混杂在其中？

在收到的这些邮件中，自然应该优先查看老板发来的指示或者任务。

怎样才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同？

您可以选择【工具】菜单下的【组织】，

在【组织】设置界面中选择【使用颜色】，

设置“发件人为...”的时候使用“红色”，之后点击【应用颜色】。

这样，以后老板发来的邮件，会在收件箱中用红色显示，

您就再也不会错过重要任务了。

5.给同事上个闹钟

介绍如何为自己或他人添加提醒。

每天繁杂的工作，难免会有遗忘。

有没有下班走出办公室才想起有件重要的事情忘了做的经历？

很多时候我们需要一个助手随时提醒自己，

或者是提醒自己的下属。

在Outlook中发送邮件时，

我们不仅可以通过邮件告知对方工作的内容，

还能够通过撰写新邮件界面中【邮件】选项卡里【后续标志】

的功能来给自己或对方上个“闹钟”，以实时提醒重要的事件。

在【后续标志】的下拉菜单中，选择【添加提醒】，

可以在弹出的对话框中选择为自己添加提醒还是为收件人添加提醒，

并且可以设定提醒的具体时间，这样就不怕遗忘重要任务啦！

6.日历重叠显示

介绍日历重叠视图。

 Outlook可以打开多个日历以便安排和管理时间， 

但是日历并排显示的视图经常让我们疲于不停地转动脖子两边来回查看。

在Outlook2007有了一个很体贴的改进：

日历重叠显示。

当您需要打开两个或多个日历来查看和安排日程的时候，

每个日历的名称旁边都会有一个箭头形状的按钮，

点击这个按钮，日历就可以以一种重叠的视图显示出来。

上面的日历会正常显示，而被覆盖在下面的日历将以浅色显示以示区别。

这个功能在挑选两个人的共同时间时非常有用！

7.收集民意

使用Outlook的投票功能进行简单的调查

如果希望做个简单的民意调查， 

比如对某件事赞成还是反对，不用费尽周折收集信息，

Outlook轻轻松松就能搞定这件事。

首先按照常规的方式撰写邮件，把调查的内容如实写在邮件的正文中，

接下来在【选项】选项卡中找到【使用投票按钮】，

通过下拉菜单找到所需的选项，或者通过自定义进行按钮的设定。

设置完成后就像发送普通邮件一样发送这封邮件，

被调查者在Outlook收到这封邮件后，就能够看到您刚才设置的投票按钮，

只需轻松点击他的意向，这些信息就自动的收集到您的收件箱啦！

8.签名随心换

介绍Outlook中邮件签名的使用。

我们经常会面对很多客户， 

而针对不同的客户可能会需要不同的邮件签名。

在Outlook中，

您可以在【工具】－【选项】－【邮件格式】－【签名】

中设置多个签名档，比如一个是带有手机号码等联系信息的，

另外一个则不带有这些联系信息。

当发送邮件的时候，

您可以在邮件编辑的界面中，找到【邮件】选项卡中的下拉菜单，

非常轻松地选择针对这封邮件，使用相应的签名档，做到签名随心换！

9.日历打印技巧

本技巧向您介绍一个Office2007增值工具－日历打印助手

很多人习惯在Outlook的日历中管理自己每天的日程安排， 

很多人希望能够把Outlook中设置好的日程打印出来贴在自己的座位旁，

或随身携带以备时刻提醒自己。

如果使用Outlook自带的打印功能，

日历打印出来的样式非常有限，可用性也不强。

对于Outlook2007用户，我们还可以获得一个额外的增值小工具：

Outlook2007日历打印助手。

只需要访问MicrosoftOfficeOnline

搜索“Outlook2007日历打印助手”或访问

即可下载。

装上这个增值工具，您会发现在您的【MicrosoftOffice】

程序组的【MicrosoftOffice工具】中，

会多出一个【Outlook2007日历打印助手】工具，利用它就可以打印各种各样内容和版式的日历了！

10.邮件定时发送

让电子邮件按需、定时发送的技巧。

有些时候电子邮件并非越早发出越好， 

我们经常会选择一个最佳发送时机。

然而繁忙的工作往往使得我们在最佳发送时机到来的时候不方便甚至忘记发邮件。

那么我们可以提前撰写好邮件，在新邮件的界面中写好标题和收件人，

之后选择【选项】选项卡，点击【延迟传递】按钮，

在弹出的对话框中设置【传递不早于】选项，这样的话，

邮件就会乖乖的躺在发件箱里，直到设定的时间到了，

Outlook执行自动发送/接收时才会被自动发送出去。

11.备份

  OutLook2007相信有很多朋友都在使用它，当我们欲使用系统还原或Ghost还原系统时该如何备份或同步Outlook2007自定义设置和邮件规则呢？

这对所有Outlook用户来说是一件很痛苦的事情，因为Outlook2007并没有提供这方面功能！

不过，我们可以另辟蹊径。

通过自定义设置

Outlook2007的所有自定义设置位于C:

\用户名\AppData\Roaming\Outlook\（Vista用户）或C:

\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Outlook（XP用户）目录中，因此，我们只需将该目录中的所有数据复制备份到一个安全的地方即可，要转移或恢复只需重新黏贴到新系统的同名目录下进行覆盖即可。

数据文件夹对应自定义设置

  Outlook.xml：

“导航窗格”设置。

此文件包含“快捷方式”、“日历”和“联系人”连接；

  Outlook.srs：

发送/接收设置。

Outlook邮件账户的收发信息；

  Outcmd.dat：

命令栏和菜单自定义设置；

  Outlook.nk2：

联系人昵称；

  Outlprnt：

打印样式；

邮件规则的备份与同步

  要备份和同步Outlook2007的邮件规则简单很多，启动Outlook，点击菜单栏的“工具/规则和通知”命令，在弹出的对话框中选择“电子邮件规则”标签，然后单击“选项”。

接下来，在弹出的对话框中点击“导入规则”按钮，另存到一个安全的地方即可。

要恢复或同步到其他电脑上，则是点击“导入规则”按钮。

如果导出的规则需要和早期的版本兼容，导出时在“保存类型”下拉列表中，选择Outlook的早期版本。

联系人的备份

 联系人的备份时最为简单的，我们只需在Outlook主界面中，选择菜单“文件/导入导出”，在弹出的导入导出向导对话框中选择“导出到文件”，点击两次下一步之后选择“联系人”目录即可。

通过该方法还可以备份发件箱、收件箱和草稿箱中的邮件，从而确保系统还原时邮件不丢失。

账号备份

  Outlook2007没有提供账号备份功能，需要备份账号的朋友可以进入到注册表中操作。

  运行regedit打开注册表，依次展开如下分支：

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\WindowsMessagingSubsystem\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

  在该分支上点击鼠标右键，选择“导出”命令，将其导出为一个注册表文件即可。

需要恢复时，双击导入该注册表文件即可。

经过以上的Outlook2007备份方法设置之后，我们的Outlook2007邮件就不会丢失了，恢复系统后，重新导入设置，就可以恢复到我们熟悉的状态了。