展会现场管理计划.docx

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展会现场管理计划

文档编制序号：

[KKIDT-LLE0828-LLETD298-POI08]

展会现场管理计划

展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

一、观众登记和入场管理

观众登记处——

为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、展览会现场广告管理

在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，

但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。

即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

三、参展商行为管理

参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。

在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。

必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理

1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。

2.防止危险品进入展场。

在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。

3.安全责任实行问责制。

根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。

五、展会设备设施管理

1.设备管理：

保养、修理、更新等

2.环境管理：

养护、保洁、绿化等

六、媒体的接待和管理

展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

七、交通、物流管理

对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。

展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。

对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：

■一份相关联系人名单；

■场馆地图；

■展品抵达场馆的时间；

■现场交通规划草图；

■紧急情况应对计划；

■现场联络点，包括安全和志愿者。

八、餐饮管理

餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。

展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。

在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。

还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

九、证件管理

通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。

另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。

如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

十、参展商和观众投诉处理

在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商和观众的问询，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。

十一、新闻管理

一般来说，国内1万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。

新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

十二、知识产权保护工作

一般来说，国内1万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。

新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

十三、现场保洁管理

1.主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

2.基本原则：

1）坚决反对利用展览侵犯知识产权。

2）用证据讲话。

3）被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。

否则暂时撤下有疑问的展品。

3.双方应在展后诉诸法律解决。

4.现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。

展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。

展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。

特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

展览会布展和撤展管理

一、布展管理

布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。

譬如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。

对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。

表1布展期间的主要工作内容

工作项目

工作描述

搭

建

展

台

之

前

到管理部门办理相关手续

到工商、消防、公安和海关等部门报批和备案，并办理有关手续（对于有特殊需要的大型国际展览会，还应邀请这些部门现场办公）

与指定搭建商和运输代理商协调

共同讨论和预防展台搭建、展品运输过程中可能会出现的问题

安排餐饮、旅行等服务商

预先安排展览会现场的各项服务设施，其中，餐饮服务在搭建展台期间便可向参展商提供

争取其他部门的支持

有时，还要争取卫生、银行、交通、知识产权等部门的支持

搭

建

展

台

期

间

展位划线

根据各参展商租用的场地位置和面积，划分好每一个展位的具体范围

铺设地毯

在场馆的公共区域、标准摊位等地方铺设地毯

参展商报到和进场

参展商凭合同或参展申请回执等有效证明到现场报到，办理相关入场手续，并领取相关证件

现场施工管理

派专人管理指定搭建商和特装修参展商的现场施工活动，避免出现现场混乱或存有安全隐患

搭建标准摊位

完成所有标准摊位的制作，并认真核对展台号及各参展商的中英文名称等信息

海关现场办公

对于海外参展展品，主办单位应陪同海关进行现场抽查，如果海外展品比例较大，可邀请海关现场办公

现场安全保卫工作

做好相关安全保卫工作，如定期巡逻、执行出门证管理制度等

消防和安全检查

当全部展位搭建完毕后，主办单位应陪同消防、安保部门进行全面检查，以便及时发现和处理安全隐患

布展清洁工作

及时收集和处理布展所产生的垃圾

接待媒体

布展期间也会有部分媒体前来采访，因而主办单位还应安排专人负责媒体接待工作

■特殊搭建

租用光地的参展商均为特殊搭建展台，无论是由指定单位搭建还是自行搭建，均需在3月10日前将展台设计彩色效果图、平面图和所用材料防火证明报给主办单位，以便及时上报消防部门批准备案。

所有的搭建材料必须采用不燃或阻燃材料；未经同意的方案，消防部门不允许在展馆内搭建。

不委托指定搭建单位而自行搭建的参展商，展览馆规定需交纳以下两项费用方能准入搭建（进馆前向指定搭建单位交纳）。

——特殊搭建管理费，净面积200元/平方米/展期；搭建押金3000元/展台。

——施工人员“施工证”，临时施工证50元/张。

进馆前一天或当天在二楼现场服务处办理。

2、展台清洁

展览会开幕前和展览会开放期间，参展商要保持自己展台清洁，每天闭馆前请展商把废弃物品放在走廊废物箱里。

3、展台搭建注意事项

对于租用光地的参展商，布展时，任何物品离地面高度不得超过4米，并且不能超过所租展台的占地界限，如超过4米则必须通过消防验收方可搭建。

需要进行展台特殊搭建的参展商，请在2004年3月10日前将设计效果图复印两份交主办单位审阅以获批准。

对于租用标准展位的参展商，不允许私自拆搭展台。

二、撤展管理

表2撤展期间的主要现场管理工作

工作项目

工作标准

具体描述

拆除展台

安全操作、恢复场地原貌

对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指定搭建商负责拆除；特装修展台则由参展商负责。

参展商退还展具

协助参展商顺利退还展具

协调各方面的关系，帮助参展商及时将所租用的展具退还场馆的相关服务部门或指定搭建商

处理展品

协助参展商妥善处理展品

展览会结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、赠送、回运或销毁，必要时主办单位应提供协助

展品出馆管理

严格执行出门证管理制度

参展商向主办单位申请出门证，场馆保安人员检查放行

展场清洁

安全管理

加强安全和消防保卫工作

定时巡逻，及时消除各种安全隐患

三、配套服务管理

在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商（往往还包括一些媒体记者）提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

然而，许多展览会的组织者尚未重视布展和撤展期间的餐饮服务，认为还没有正式开展，这些事情应由参展商自己解决。

展览会运输代理商管理

1、运前：

认真挑选运输商

2、运中：

紧密联系运输商

3、进馆：

迅速有序搬进场

4、展后：

妥善处理参展品

对运输商的现场管理

绝大多数情况下，展览会主办单位都对运输商实行《运输车辆出入证》管理。

常见的规定有：

需要进入装卸区或展馆的车辆须事先到展馆物业管理处办理《运输车辆出入证》，凭证装卸货物；

如果参展商自备货车运送展品到现场，请提前与大会指定运输代理商联系卸货进馆事宜；

存储和运送展品的纸板箱、板条箱、包装材料和集装箱等不得存储在展馆内，参展商应和大会指定运输代理商联络存放事宜。

专业观众管理与现场服务

一、专业观众入场的基本程序

1、填写登记表

2、办理证件

3、检查门票

4、领取参观指南

5、免费赠送或出售会刊

6、参观引导

二、对专业观众的服务

1、现场咨询

2、商业搭对服务

3、餐饮、休息和娱乐服务

商业搭对服务的基本内容包括：

观众进行在线登录时，选择感兴趣的展品类别，展会组织者将根据他们的兴趣提供相应的参展商名单和产品信息；专业观众在展览会网站上浏览参展商名单，寻找他们感兴趣的参展商和产品；观众随即可约定与公司某一参展代表的现场会谈等。