会议组织与服务教案.docx

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会议组织与服务教案

贵州省经济学校教案首页

课次

第一章共8学时第1、2学时；总第1次课总第1、2学时

课型

会议组织与服务

课题

认识会议

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1、2

日期

2011.8．9

周次

二

星期

二

节次

12、56

教学

目的

初步掌握有关会议的基础知识及作用

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

一）理解会议的含义和基本要素；

二）掌握会议的常见分类，并领悟其与会议组织、服务的关系；

三）了解会议的作用。

课外

作业

课后

简要

分析

学生基本掌握

教案纸

教学进程

导入：

现代社会是开放的，任何一个社会组织也必然是开放的，都要通过各种途径与外界发生联系，进行各种信息交流和物质交换。

在众多联系途径中，组织或参加会议就是一种比较重要的途径。

那么，什么是会议呢？

任务一：

认识会议

一、任务描述和分析：

组织学生讨论

二、会议的含义与构成要素

1.会议是人们有组织地聚集在一起讨论和研究问题的一种社会活动方式。

大至国家管理，小到单位通报情况，甚至家庭内部商议事务，多可达万人，少则三五人，都可以开会，都需要会议的组织与服务。

2.无论何种会议，一般都有3个方面的构成要素。

（1）形式要素

（2）内容要素

（3）程序要素

三、会议的分类

在人们的学习、工作及日常生活中，都不可避免地要同会议打交道，甚至被名目繁多的会议所困扰。

会议分类是一个很复杂的问题，分类的标准不同，分出来的结果也不同，相应的会务工作要点也有区别。

秘书人员要弄清会议的常见分类，以便更好地做好会议的组织与服务工作。

四、会议的作用

会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。

随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。

今天，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。

会议的作用是多方面的，不同类型的会议显现出来的作用是不同的。

但总的说来，大多数会议都有以下4个方面的作用：

1）集思广益、发扬民主、科学决策的作用。

2）交流信息，发挥信息共享、开发智力的作用。

3）推动工作的作用。

4）协调矛盾、统一思想、交流情感。

五、技能训练

1．基本训练

建议：

全班参与，每个学生写出一个不同名称的会来，共同讨论：

1）分析这些会议的名称构成；

2）按照不同的分类标准，给这些会议划分类别；

3）分析不同类别会议的主要作用。

2．综合训练

在基本训练的基础上，从各会议类型中精选几个会议，在教师指导下分组讨论其主要的内容要素或程序要素，将讨论结果记录下来，整理成条文。

（10分钟）

（20分钟）

（10分钟）

（25分钟）

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课次

第一章共8学时第3、4学时；总第2次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

掌握会议服务的常规礼仪

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1、2

日期

2011.8．12

周次

二

星期

五

节次

34、56

教学

目的

学习和掌握会议服务的常规礼仪

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

一：

掌握接站、送站礼仪；

二：

能做好引导服务；

三：

技能训练

课外

作业

技能训练

课后

简要

分析

学生基本掌握

教案纸

教学进程：

复习上节课内容:

会议的含义与构成要素，会议的常见分类，了解会议的作用。

导入：

会议服务礼仪是会务人员与参会人员建立良好关系、留下深刻印象的重要工具和途径。

言行举止是思维的物质外壳，它体现了会务人员的精神涵养和态度、性格，是参会人员最能感受会议服务水平的重要方面。

任务二：

掌握会议服务的常规礼仪

一、任务描述和分析：

组织学生讨论

二、基本礼仪规范

1．会议服务要着装规范，保持良好的精神状态

2．会议服务的言行举止规范

三、会前服务礼仪

1．接站礼仪

2．签到礼仪

3．引导礼仪

四：

技能训练

1．基本训练

1）针对会议服务的着装规范，检查全班学生的着装，总结不符合要求的情形。

2）全班参与，分组进行会议服务的接站、签到、引导等礼仪训练。

建议：

分别扮演不同角色，“观众”评分，查找不足。

训练完毕，由教师评议。

（5分钟）

（10分钟）

（20分钟）

（25分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第3次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

会议服务的常规礼仪：

会中茶水服务、会后及送别礼仪

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1、2

日期

2011.8

周次

三

星期

二

节次

12、56

教学

目的

掌握会中、会后基本礼仪及送别礼仪

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

一、会中茶水服务礼仪

二、会后及送别礼仪

三：

知识拓展：

参会礼仪

四：

技能训练

课外

作业

课后

简要

分析

学生基本掌握

教案纸

教学进程

复习会前服务基本礼仪：

接站、签到、引导等礼仪，要求学生分组扮演。

一、会中茶水服务礼仪

1．奉茶、续水

2．会间茶歇

二、会后及送别礼仪

送别参会人员的规格与接站规格大体相当，只有送别顺序正好与迎接相反。

接站迎宾是会务人员在前、参会人员在后；送站告别是参会人员在前、会务人员在后。

对于会议主办方来说，送站、送客应注意以下礼仪。

1）账单准备

2）行李搬运。

。

3）开车门。

4）告别。

5）送站。

6）迎送重要参会人员或团体要提前准备，并做好相应的事务协助工作。

三．综合训练

1）全班参与，以教室为“会场”，分组模拟会间奉茶、续水礼仪训练。

建议：

分别扮演不同角色，“观众”评分，查找不足。

训练完毕，由教师评议。

2）以本班教室为“会场”，以班上其他学生为“参会人员”，自己作为会议服务人员，检查在平时的交往中，有哪些言行举止不符合规范。

建议：

自查，然后请其他学生互评，提出改进意见。

（15分钟）

[20分钟）

（20分钟）

（30分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第4次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

会前准备：

制定会议方案

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1、2

日期

2011.8

周次

三

星期

五

节次

34、56

教学

目的

掌握会议方案的主要格式和内容；并能看懂完整的会议方案。

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

一）了解会议方案的主要内容；

二）掌握会议方案的主要格式和内容；

课外

作业

技能训练

课后

简要

分析

学生初步了解会议方案的主要格式和内容。

教案纸

教学进程

导入：

做好会议组织与服务工作涉及方方面面，工作千头万绪，但是，做好会前准备工作是首要阶段、重要环节，是会议取得圆满成功的必要前提和重要保障。

会前准备阶段主要包括制定会议方案、制发会议通知、选择和布置会场、安排会议食宿和准备会议用品等几个方面。

任务一制定会议方案

会议方案的主要内容：

会议方案的主要内容包括会议的主题、名称、与会人员、主持人、时间、地点、议程、经费预算、组织机构和分工等，

1．确定会议主题

2．确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围

3．拟定会议时间、会期与地点

4．拟定会议的议程、日程与程序安排

5．会议经费项目预算

6．其他事项

二、会议方案的主要格式和内容

会议方案通常由标题、开头、主体和落款4个部分组成。

1．标题

规范的会议方案标题由召开单位或范围、会议名称、文种名称三要素构成，有时可以省略会议召开单位。

常用的文种名称有方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。

2．开头

开头部分一般写明召开会议的原由、宗旨、根据、主办单位与承办单位、会议名称等会议基本要素，说明会议召开的必要性、合法性，引出下文。

3．主体

主体部分一般要写明会议主要任务、会议形式、主持者、参与者、议程、日程、会务组织机构的分工、会议经费等事项。

它相当于一般计划中的“目标要求”、“措施方法”和“实施步骤”。

一般要分条列项写出。

4．落款

落款写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖公章。

三：

案例分析

（10分钟）

（25分钟）

（20分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

会前准备：

制发会议通知

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1

10旅游2

日期

2011.8

周次

四

星期

二

一

节次

教学

目的

掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；做好会议通知的发送工作

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

1）掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；

2）做好会议通知的发送工作，确保准确无误；

3）落实回执统计和信息反馈，核实与会人员情况。

课外

作业

草拟会议通知。

课后

简要

分析

学生通过技能训练基本掌握会议通知的写作要求。

教案纸

教学进程：

导入；在会议方案获得批准、各项会议准备工作基本就绪后，要尽早、准确地发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人员，尤其是会议需要讨论和研究的议题，以便与会人员提前做好准备。

一、会议通知的分类

会议通知有以下几种类型。

1．书面通知

2．口头通知

3．电话通知

4．手机短信通知

5．电子邮件通知

特别提示：

不管是采用哪种形式的会议通知，秘书人员都要做好反馈记录，以便查询。

二、会议通知的格式、内容与要求

1．会议通知的格式和内容

会议通知可分为标题、正文和结尾三部分。

2．拟定会议通知的基本要求

（1）全面

（2）清晰

（3）准确

（4）规范

（5）案例分析

（5分钟）

（10分钟）

（35分钟）

教案纸

教学进程

三、会议通知的发送

会议通知的发送可分为正式通知和非正式通知两种。

四、发布会议信息

发布会议信息，是会议组织者在会议准备工作基本就绪后，向与会人员发送会议通知的同时，通过一定方式向社会部分群体或公众公布会议的内容和情况，以期引起公众对会议的关注和参与，达到扩大会议影响和效果的一种常规做法。

五：

学习讨论

1）会议通知不可或缺的要素有哪些？

为什么？

2）为使会议通知能及时、准确地送达，应采取哪些保证措施？

3）会议通知发出后，会议地点因故调整，应采取哪些措施纠正或补救？

4）发布的会议信息是否要按规定程序审批？

为什么？

（10分钟）

（15分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

会前准备：

选择和布置会场

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1

10旅游2

日期

2011.8

周次

四

星期

五

节次

教学

目的

会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节，对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到重要的作用。

会场的选择和布置要考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

1）掌握选择会议场地的技巧；

2）能根据会议需要，安排会场座位；

3）能根据会议特点，装饰会场环境；

4）能正确使用会场的各种设备设施，使其安全有效

课外

作业

43页课后实训

课后

简要

分析

学生在训练过程中的表现，进一步提高了就业技能和专业能力。

教案纸

教学进程

导入：

先导案例分析，可见，在会议准备工作中，任何一点细微的疏忽，都会给会议的效果造成不良的，甚至是恶劣的影响。

那么，怎样才能科学合理、细致有效地做好会场的选择和布置工作呢？

会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节，对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到重要的作用。

会场的选择和布置要考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。

一、会场的选择

1）大小适中的原则。

2）交通便捷的原则

3）环境合适的原则。

4）设备设施齐全的原则。

5）成本合理的原则。

二、会场布置

会场布置是会前准备的一项重要工作。

秘书人员要根据会议的性质、与会人数、会议类型和议程等方面的因素来综合考虑，完成布置会场的工作。

三、会场相关设备系统的布置和检查

在布置会场的同时，还要对所有的相关设备系统进行调试、布置和检查，使其安全、有效，符合会议需要。

需要布置、检查的系统和内容如下。

学习讨论

1．选择会场应该注意哪些原则？

2．如果要召开一个20人左右的小型座谈会，会场适宜哪种布置形式？

为什么？

3．大型会议主席台座次排列应当遵照的要求有哪些？

4．为什么大型会议一般都要悬挂会标？

（10分钟）

（20分钟）

（15分钟）

（20分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

会前准备：

安排会议食宿

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1

10旅游2

日期

2011.8

周次

五

星期

二

一

节次

教学

目的

食宿安排是会前准备的重要内容，主要包括会议的住宿安排和餐饮安排和秘书人员应慎重选择适合的食宿场所，准确掌握与会人员的相关情况，精心安排、妥善落实。

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

1）慎重选择条件较好、符合会议需求的食宿场所；

2）准确、全面地掌握与会人员的相关信息；

3）掌握预订会议食宿的程序；

4）做好交通卫生和其他活动的安排。

课外

作业

综合实训

课后

简要

分析

学生通过该部分的学习和训练，提高了实际操作能力

教案纸

教学进程

导入：

会议通知制发了，反馈信息统计上报了，离会议报到还有几天时间，办公室刘主任又安排秘书小辛去落实与会人员的食宿问题，还提了一大堆的要求。

小辛该怎样做才能完成好任务呢？

精心设计、细致安排、周到服务，努力为与会人员提供良好的食宿条件，能够保证会议顺利进行，促进会议更有成效。

一、安排会议住宿

对于会期较长、与会人员较多的会议来说，做好住宿安排工作是会议主办者的重要任务之一。

1．明确住宿安排的要求

2．初步筛选住宿地点

3．对备选住宿接待单位进行考察比较

4．确定住宿接待单位

5．与会议住宿接待单位签订预订合同

6．确认住宿人员及相关情况

7．落实与会人员住宿安排

8．通知与会人员

二、会议餐饮安排

会期半天以上的会议，通常需要统一安排用餐。

与会人员对会议期间的餐饮安排都比较重视，因此，要努力做好餐饮安排工作，为与会人员提供健康、营养、美味的餐饮，使与会人员在会议期间更加精神饱满、心情愉快。

1．会议用餐地点的选择

（10分钟）

（25钟）

（20分钟）

教案纸

教学进程

2．用餐时间和用餐方式的安排

3．用餐菜单和酒水的安排

三、会议食宿安排应注意的问题

与会人员来自四面八方，生活习惯、性格特点各不相同，客观情况千变万化，在食宿安排时要尽量精心、细致、周到。

与接待单位的沟通配合也要准确到位，同时要注重流程化操作，特别要注意以下几个问题。

1．住宿搭配要精心

2．餐饮安排要细致

4．与接待单位密切合作

学习讨论

1）安排会议住宿有哪些程序？

2）如何才能准确掌握与会人员的相关情况？

3）确定会议用餐的菜单要考虑哪些因素？

4）会议食宿安排工作中还要注意哪些问题？

（15分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

准备会议文件资料和用品

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1

10旅游2

日期

2011.9

周次

五

星期

五

节次

教学

目的

会议文件资料和用品准备工作是会前准备的重要内容，要根据会议的实际需要，全面、细致、规范、认真地做好。

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

1）了解会议文件资料和用品的范围和分类；

2）掌握常规会议用品的基本制作方法；

3）理解会议用品准备工作中的注意事项。

课外

作业

课后实训

课后

简要

分析

学生根据会议的实际需要，全面、细致、规范、认真地做好。

教案纸

教学进程

导入：

会前准备是一个非常复杂的系统工程，任何一个环节的失误、任何一件物品的遗忘都会使会议的全部准备工作功亏一篑，都会给会议的效果造成难以估量的负面影响。

那么，如何才能细致周到地做好会议文件资料和用品的准备工作，更好地保障会议的顺利进行呢？

一、会议文件、资料的准备

会议文件的准备是会议召开前的一项重要工作内容，需要秘书人员认真、仔细、周到地加以安排。

会议文件的准备一般包括以下内容。

1．做好文件的印制或复制工作

2．认真校对会议文件

3．做好文件的发放工作

4．会议证件的种类、制作和管理

二、会议用品的准备

会议用品是指在会议进行过程中，根据需要所要使用的各种物品。

为保证会议的正常进行，要提前做好准备工作。

1．会议用品的分类

2．会议用品准备工作的基本要求

三、学习讨论

1）会议用品的分类和主要内容是什么？

2）会议用品的准备有哪些基本要求？

3）怎样避免在会议用品准备中出现浪费现象？

小结：

通过该部分的学习和训练，你有什么收获？

认真总结自己在训练过程中的表现，是否进一步提高了就业技能和专业能力？

（5分钟）

（35分钟）

（20分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

技能实训

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1

10旅游2

日期

2011.9

周次

六

星期

二

一

节次

教学

目的

通过实训了解会议食宿安排

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

1）会议住宿安排。

2）会议用餐安排。

3）临时调整用餐安排。

课外

作业

课后

简要

分析

学生基本掌握

教案纸

教学进程

技能训练

1．基本训练

1）会议住宿安排。

建议：

全班参与，假设本班要到郊区进行一次关于社会主义新农村建设的参观活动，需要在某宾馆住宿一夜。

随班级活动的有副校长1人，教务科长1人（女），学生科长1人（男，回民），教师3人（均为女性）。

试设计出该宾馆的楼层平面图，或以学校附近的宾馆平面图为例，做好全班学生及随队人员的房间分配。

安排结果在全班范围内讨论、评价，选出最优方案。

2）会议用餐安排。

建议：

全班参与，以上述资料及学校食堂的餐饮价格为素材，安排一次晚餐菜单，形式为围桌式，每桌10人，每桌用餐标准为200元（含饮料）。

将安排结果在全班范围内讨论、评价，选出最优方案。

3）临时调整用餐安排。

建议：

全班参与，仍以上述资料为素材，在该活动中全班有4位同学因感冒不能参加正常用餐，试写出晚餐调整的安排办法并说明理由，然后在全班范围内讨论，选出最好的解决办法。

（30分钟）

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课次

第一章共学时第学时；总第次课总第学时

课型

会议组织与服务

课题

综合实训

教具

授课时间

班级

10文秘

10旅游1

10旅游2

日期

2011.9

周次

六

星期

五

节次

教学

目的

根据基本资料，试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表示。

内容

提要

（在

重点

难点

下划

线）

某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加的为期3天的工作会议。

试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表示。

课外

作业

课后复习

课后

简要

分析

学生基本能根据要求训练，进一步提高了就业技能和专业能力

教案纸

教学进程

综合训练

某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加的为期3天的工作会议。

试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表示。

基本资料如下：

1）参会人数：

该公司中层干部共30人，其中男性20人、女性10人（含回民4人）；经理、副经理5人，其中男性4人、女性1人，上级领导2人，司机3人（均为男性）。

2）该会议中心设有双人间、单间和套间。

3）会议用餐标准每人每天70元（不含酒水）。

4）该会议中心餐厅的菜单与学校附近的餐馆菜单一致。

学习评估：

通过该部分的学习和训练，你有什么收获？

反思自己在训练过程中的表现，是否进一步提高了就业技能和专业能力？

（70分钟）

（15分钟）

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课

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