录入汇总操作说明.docx

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录入汇总操作说明

数据录入和汇总操作说明

一、环境要求

电脑上必须安装OFFICE系列办公软件中的Access2010或以上版本。

二、“乡镇（街道）计划生育管理人员信息录入系统”录入说明

（一）第一步

首次打开“乡镇（街道）计划生育工作人员信息录入系统”数据库时，出现如图1所示的安全警告。

点击“启用内容”才能正确运行系统。

图1第一次打开数据库跳出的对话框

（二）第二步

程序运行后，出现如图2所示的主切换界面，“汇总”按钮提供数据库汇总合并功能；“乡镇工作人员信息录入”按钮提供数据录入、查询和修改功能；“退出”提供退出数据库功能。

图2主切换界面

（三）第三步

开始数据录入工作。

选择“乡镇工作人员信息录入”按钮，进入如图3所示录入界面。

图3信息录入界面

当一条完整的信息数据录入完成后，点击“添加”按钮。

出现“已成功添加”对话框，如图4所示，则表示信息已录入，点击“确定”按钮完成本条信息的录入工作。

图4添加完成

（四）第四步

录入完一条完整的信息数据后，可点击“查看”按钮，出现查询界面。

查询界面以数据表的形式将已经录入的所有数据显示出来，如图5所示。

每一条信息字段较多，向右拉动下面的滚动条可查看所有字段内容。

每个单元格的长度也可以自由拖拉。

所有的数据均可直接在图5所示的数据表中修改，如将“湖北”改为“湖南”等。

修改值将会自动保存，无需手动保存，可直接关闭窗口。

图5查询界面

（五）第五步

本乡镇（街道）信息数据全部录入完成后，所有已录入信息数据已经自动保存，无需再手动保存，可直接点击“关闭”按钮，关闭录入界面。

这时，会出现如图6所示的警告框。

图6关闭录入界面时跳出的对话框

录入人员可以忽略此警告内容，直接点击“是”即可关闭录入界面，返回主切换界面。

若不小心点击了“否”，出现如图7的对话框，那么直接关掉这个对话框，返回录入界面，然后再点击“是”，关闭录入界面。

图7点击“否”后跳出的对话框

三、“乡镇（街道）计划生育管理人员信息录入系统”数据库汇总说明

（一）第一步

开始数据库汇总工作。

在图2所示的主切换界面上选择“汇总”按钮，进入汇总界面，如图8所示。

图8汇总界面

在汇总界面上，点击“浏览”按钮，打开文件对话框，选择需要合并的数据库（注意：

必须是与乡镇计划生育工作人员信息录入系统同一类型的数据库），我们选择文件“乡镇计生工作人员信息录入系统2”，如图9所示：

图9选择数据库

打开之后，在“选择要汇总的数据库”后面的空白框内会出现我们选择的数据库路径及名称，如图10所示：

图10数据库汇总路径

点击“汇总”按钮，弹出如图11的对话框，这表示汇总工作已经完成，点击“确定”按钮完成汇总工作。

汇总后的所有数据均存放在当前打开的数据库中。

图11汇总完成

（二）第二步

汇总时，将两个数据库中的数据直接进行了合并。

可通过图4中的“查看”按钮检查是否存在重复信息数据。

若有重复信息数据，必须对重复记录进行处理，使相同的信息只保留一条。

可点击“更新”按钮，即可删除重复记录。

如图13所示，则表示操作成功。

当数据量较大时，此操作效率较低，需要耗费较长的时间。

若确定无重复记录，最好不要进行此操作。

图12数据更新

四、“村（居）计划生育工作人员信息录入系统”录入说明

（一）第一步

第一次打开“村居计划生育工作人员信息录入系统”，界面和图1类似，需要启用内容才能正常运行程序。

具体步骤见图1。

（二）第二步

程序正常运行后，出现如图13的主切换界面。

进行功能选择。

“汇总”按钮提供数据库的汇总合并功能；“村（居）工作人员信息录入”按钮提供信息录入和查看修改功能；“退出”按钮则是退出整个数据库系统。

图13主切换界面

（三）第三步

开始信息数据录入工作。

点击“村（居）工作人员信息录入”按钮，进入如图14所示的录入界面。

图14村居计划生育工作人员信息录入界面

录入完一条完整的信息数据后，点击“添加”按钮。

出现“已成功添加”对话框，如图15所示，则表示本条数据已成功录入。

点击“确定”按钮，继续录入下一条信息。

图15录入完成

（四）第四步

录入完一条完整信息数据成后，可点击“查询”按钮，出现查询界面，查看数据录入情况。

查询界面以数据表的形式将数据库中所有的数据显示出来，如图16所示。

每条信息数据字段较多，向右拉动下面的滚动条可查看所有字段内容，每个单元格可自由拖拉以查看完整信息。

所有的数据均可直接在图16所示的数据表中修改，如将“湖北”改为“湖南”等。

修改值将会自动保存，无需手动保存，修改后可直接关闭窗口。

图16查询界面

（五）第五步

本乡镇（街道）所有村（居）计生专干信息录入完成后，直接点击“关闭”按钮，关闭录入界面。

这时，出现如图6所示的警告框。

忽略警告内容，直接点击“是”即可关闭录入界面，返回主切换界面。

若不小心点击了“否”，出现如图7的对话框，直接关掉此窗口，返回录入界面。

然后再点击“是”，关闭录入界面。

五、村（居）计划生育工作人员信息录入系统”数据库汇总说明

（一）第一步

开始数据库汇总工作。

在主切换界面上选择“汇总”按钮。

进入汇总界面。

如图17所示。

图17汇总界面

在汇总界面上，选择“浏览”按钮，打开文件对话框，选择需要合并的数据库（注意：

必须是与村（居）计生工作人员信息录入系统同一类型的数据库），如图18所示：

图18选择数据库

打开之后，在“选择要汇总的数据库”后面的空白框内会出现我们选择的数据库路径及名称，如图19所示：

图19汇总数据库路径

然后点击“汇总”按钮。

弹出如图20所示的“确定”对话框，点击“确定”按钮，此时汇总工作完成。

汇总后的所有数据均存放在当前打开的数据库中。

图20汇总完成

（二）第二步

汇总时，将两个数据库中的数据直接进行了合并。

可通过图15中的“查询按钮”查看是否存在重复数据。

若有重复信息数据，必须对重复记录进行处理，使相同的信息只保留一条。

可点击“删除重复记录”按钮，即可删除重复记录。

如图21所示，则表示操作成功。

当数据量较大时，此操作效率较低，需要耗费较长的时间。

若确定无重复记录，最好不要进行此项操作。

图21删除重复记录完成

六、注意事项

（一）项目文件需压缩后再移动（如拷贝到另一台电脑），以免文件损坏。

（二）在“村（居）计划生育工作人员信息录入系统”录入“政府为其缴纳保险情况”信息时，若回答是“没有任何保险”，此时各选项要么都保留空白，要么都选择“否”。

七、电脑操作系统说明

若使用的电脑操作系统是WindowsXP，在打开数据库之前应安装系统补丁，不然本数据库无法正常使用。

补丁已经和数据库打包，从国家卫计委基层指导司下载数据库后，请先行安装压缩文件中的补丁文件，名称分别是“补丁文件1”和“补丁文件2”。